Importancia de la capacitación

Autor: Jack Fleitman

Formación y capacitación

15-01-2013

Para que las empresas puedan aspirar a tener una alta competitividad y un desempeño eficiente que las introduzca a la excelencia, deben atenderse las necesidades de desarrollo del elemento más importante: el personal.

La capacitación es un factor estratégico para que las empresas puedan ser competitivas, por lo que es necesario capacitar constantemente a los colaboradores de confianza y a todos los empleados.

Es conveniente que sean diseñados y puestos en marcha programas de capacitación basados en una investigación de las necesidades de cada individuo, de la empresa y del mercado.

La determinación de las necesidades de capacitación permite conocer los requerimientos del personal, lo que es de gran utilidad para establecer los objetivos y las acciones del plan de capacitación.

Un buen plan de capacitación debe contemplar los conocimientos, las habilidades y las actitudes que una persona debe adquirir, reafirmar y actualizar para desempeñar con mayor eficiencia y eficacia sus funciones.

Es conveniente capacitar al personal que ya labora en la empresa para que pueda ser ascendido a puestos de mejor nivel e, inclusive, para moverlos de un área operativa a una administrativa.

La capacitación sirve para que el personal se desarrolle y se forme en puestos ejecutivos medios a través de un proceso paulatino de aprendizaje que permita la comprensión de las actividades propias de un puesto mejor.

La adaptación al nuevo puesto tiene que ser progresiva para que la persona conozca todas sus responsabilidades y pueda manejar bien la autoridad que le confiere el puesto.

Cuando el personal de la empresa logra ocupar mejores puestos y la gente está consciente de que hay posibilidades de crecer dentro de la organización, el esfuerzo que se realiza es mayor, el grupo se identifica y la empresa se fortalece.

Una buena preparación es garantía de progreso económico y social, entre más y mejor capacitado está un individuo, más produce y más recibe.

Hay empresas especializadas en la detección de las necesidades de capacitación lo que permite tener recomendaciones específicas en cada caso en particular.

La capacitación es una de las mejores soluciones a los problemas de las empresas.

22 Principios básicos de la capacitación

1. Debe ser considerada una inversión y no un gasto ya que su costo es inferior a los beneficios que produce.

2. Es un recurso para el mejoramiento de la empresa.

3. Tiene que ser diagnosticada, dosificada, administrada y controlada por especialistas en la materia.

4. Debe de ser planeada profesionalmente.

5. Para ser impartida con éxito, debe determinar las necesidades reales que demanda el puesto.

6. La capacitación efectiva es la que responde a una enseñanza específica. Debe de enseñarse lo que se necesita y a quien lo necesita.

7. La capacitación enfocada a la competitividad debe orientarse a contrarrestar problemas organizacionales y operacionales.

8. Debe mantenerse en un proceso de permanente innovación y dinamismo, acorde a los avances científicos y tecnológicos en el mundo.

9. Debe ser adecuada para los diferentes niveles de la empresa.

10. Sirve para consolidar y potencializar la infraestructura del personal.

11. Es el medio más efectivo para generar en el individuo cambios de conducta en forma planeada y conforme a objetivos específicos.

12. Sirve para incrementar conocimientos, desarrollar habilidades, modificar actitudes, desarrollar el juicio y el criterio, ser más productivos, actualizar al personal en la aplicación de nuevas tecnologías y ocupar nuevas posiciones.

13. Forma ejecutivos, trabajadores y empleados más capaces, más competentes y realizados y con una mejor calidad de vida.

14. Es una herramienta que mejora la comunicación y la participación del personal.

15. Forma parte de la educación y de la formación integral de las personas.

16. Modifica la forma de pensar, actuar y sentir de las personas.

17. Es aprendizaje y el aprendizaje es cambio de conducta.

18. Constituye uno de los insumos más importantes de la efectividad con calidad.

19. Puede resultar peligrosa ya que una capacitación mal dirigida puede ser contraproducente, ya que puede propiciar cambios de conducta no deseados.

20. Los resultados de la inversión en la capacitación se aprecian en virtud de los problemas que se van superando y en razón del costo - beneficio.

21. Los cursos de un programa de capacitación deben probar su efectividad por la cantidad de conocimientos que una persona adquiere y el cambio que éstos provocan en ella.

22. Los contenidos de un curso, su metodología, el tiempo asignado y los materiales deben ser productos del alcance y la profundidad que indiquen los objetivos del mismo.

Mayor capacitación = más competitividad

Indicadores en la detección de necesidades de capacitación

Algunos indicadores que pueden utilizarse para detectar necesidades de capacitación son:

Indicadores de volumen de trabajo

Es un indicador cuantitativo que mide el número o la cantidad de actividades o trabajos realizados en un tiempo determinado.

Indicadores de efectividad

  • Comparación de lo realizado con el objetivo previamente establecido.
  • Se determina si, de acuerdo a lo planeado, los objetivos y las metas han sido cumplidas.
  • Se efectúan pruebas a los individuos que intervienen para que sean analizados y evaluados.
  • Se verifica la parte del proceso para medir la eficacia de las áreas en cuestión.
  • Se evalúa la coordinación entre las áreas que intervienen.
  • Se compara la coherencia de la magnitud de las metas y los objetivos previstos en los programas y presupuestos, con los logros alcanzados.

Indicadores de eficiencia

  • Se elabora una comparación entre el rendimiento real del personal en sus acciones o condiciones actuales con una norma de rendimiento previamente definida y aceptada.
  • Se evalúa el trabajo útil desarrollado por el individuo y el esfuerzo y tiempo empleados en llevarlo a cabo.
  • Las operaciones deben evaluarse con criterios de medición adecuados en cada situación particular.

Se debe de reconocer que actualmente se tienen más criterios de medición en las empresas y las evaluaciones son más objetivas, pero es conviene advertir que, hasta ahora, no existe una escala de valores precisa y aceptada con la cual pueda medirse con exactitud el grado de eficiencia con la que se cumple una función o actividad.

Algunos valores quedan a juicio y criterio de quien efectúa el trabajo de evaluación y los directivos de la empresa que participan en ésta.

Indicadores de evaluación del desempeño

La evaluación del desempeño del personal es un punto muy delicado, ya que debe ser objetiva y justa para no generar conflictos.

  • Es necesario precisar tanto los objetivos y las metas para cada actividad, así como un programa que permita dar seguimiento y medir el desempeño del personal.
  • Es importante establecer las políticas de evaluación, los incentivos por buen desempeño y las medidas correctivas por desempeño deficiente.
  • Es indispensable establecer estándares que constituyan los parámetros propicios para elaborar mediciones objetivas.

Estos parámetros y normas específicas de desempeño son consecuencia directa del análisis de puestos y se obtienen vía observaciones directas, entrevistas profundas y por la comparación de los desempeños reales. Todo esto permite contar con una base confiable de evaluación.

Para que tales parámetros sean efectivos, deben guardar relación estrecha con los resultados deseados de cada puesto.

A partir de las descripciones del desempeño, aceptable e inaceptable, obtenidas de los diseñadores de la descripción del puesto, de otros empleados y de los directivos responsables, son determinados los parámetros objetivos que permiten medir el desempeño.

Para que las mediciones sean útiles deben ser de uso fácil, confiables y tienen que identificar los elementos esenciales que determinan el desempeño.

El desempeño individual de todos los empleados se puede evaluar en cuatro aspectos:

  • Evaluación de habilidades (disponibilidad, confiabilidad, responsabilidad, necesidad de supervisión, trabajo en equipo, iniciativa, comunicación efectiva, seguridad, asistencia y puntualidad).
  • Aspectos o tareas sobresalientes.
  • Áreas de interés profesional.
  • Aspectos o tareas personales que deberán ser mejoradas.

Las técnicas de evaluación de desempeño son:

Escala de puntuación

Evaluación subjetiva correspondiente al desenvolvimiento del empleado con base en una escala que vaya de bajo a alto.

Escalas de calificación conductual

Implantación de un sistema de comparación relativo al desempeño del empleado con parámetros conductuales específicos. El objetivo de esta técnica es la reducción de los elementos de distorsión y subjetividad.

Registro de acontecimientos críticos

Elaboración de una bitácora de las actividades más importantes, que habrán de ser divididas por su carácter positivo o negativo. Esta técnica es extremadamente útil para retroalimentar al responsable del área y al mismo trabajador.

Métodos de evaluación en grupos

Comparación entre el desempeño del empleado y el de sus compañeros de trabajo.

Análisis y adecuación de puestos

Análisis de las potencialidades y características generales y específicas de cada persona y puesto. También tienen que ser elaborados los requerimientos, la descripción genérica y analítica del puesto, así como las habilidades, actitudes, responsabilidades y grados de riesgo y adecuación de quien lo debe ocupar.

Análisis de clima laboral

Tiene que ser realizada una encuesta entre los trabajadores para conocer cuáles son sus actitudes y preferencias ante la organización, los directivos y sus compañeros; cuáles son sus percepciones y prestaciones en general, amén de sus actitudes y aptitudes respecto del trabajo; finalmente, cuál es la comunicación interna y el clima laboral.

Jack Fleitman - jackarrobafleitman.net

www.fleitman.net / www.ciemsa.mx

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