Cómo conseguir un trabajo en equipo eficiente

“El hecho fundamental de la vida social es precisamente que es social; que los seres humanos no viven en aislamiento, sino que se asocian con otros seres humanos”

Resumen

Se ha dado demasiado énfasis al estudio de las características individuales de la gente. Los valores, las actitudes, la personalidad y similares características personales no es que sean inadecuados para entender el comportamiento organizacional.

Más bien, es que se obtiene un punto de vista bastante más rico si se observan las relaciones estructuradas entre los individuos en las organizaciones y la forma en que esas relaciones limitan y permiten que ocurran determinadas acciones.

Las organizaciones vienen con una enormidad de mecanismos de control, formales e informales que, en efecto, modelan, dirigen y restringen en gran medida el comportamiento de sus miembros.

Casi todas las organizaciones tienen documentación formal que limita y modela el comportamiento, como políticas, procedimientos, reglas, descripciones de puestos e instrucciones para el trabajo. Esta documentación formal fija normas de comportamiento aceptable e inaceptable. Si usted conoce las principales políticas de una organización y tiene copia de una descripción específica de un puesto, ya tiene una enorme ventaja para predecir una gran parte del comportamiento en el trabajo de ese empleado específico. Casi todas las organizaciones diferencian las funciones de manera horizontal. Es decir que se crean puestos y departamentos exclusivos.

Las organizaciones también diferencian roles en sentido vertical creando niveles de administración. Al hacerlo así, crean relaciones jefe-subordinado que restringen el comportamiento del subordinado. En nuestras vidas fuera del trabajo, no tenemos jefes que nos puedan decir qué debemos hacer, nos evalúen y hasta nos despidan. Pero la mayoría de nosotros si lo tiene en el trabajo. Hay que recordar que, los jefes evalúan el desempeño del empleado y, por lo general, controlan la asignación de recompensas. Así que, si yo sé cuál es el comportamiento que prefiere su jefe, puedo anticipar el comportamiento que más probablemente adoptará.

Cuando una persona se une a una organización, se espera que se adapte a las normas de comportamiento aceptable establecidas. No tienen que estar escritas estas reglas para que sean poderosas y lo controlen. Por ejemplo, una organización puede no tener un código formal sobre la forma de vestir, pero se espera que los empleados se “vistan en forma apropiada”, lo que significa adaptarse a las normas que involucran un cierto código.

Introducción

“Conocerse a si mismo” podría representar una forma para procurar comprender al hombre administrativo sobre todo para conocer el efecto que puede causar el individuo en un grupo, según el novelista Cervantes dijo: “porque ésta es la lección más difícil de la vida” refiriéndose a la orientación productiva, interés y sentimiento social, percepción correcta de la gente, afirmación de su propia voluntad, valor de ser, el hombre como persona, relaciones entre tú y yo, es decir una salud mental.

Conocerse a si mismo reflejaría actitudes, personalidad, formas de pensar, liderazgo de las personas, que muchos de esas personas influirían individualmente en un grupo ya sea por poder, por pertenecer a un grupo social o membresía.

“Entendiendo a otras personas” es clave para conocer las diferencias de forma individual ya que son características de la vida que todos nosotros entendemos y aceptamos. Por conveniencia es necesario reconocer estereotipos acerca de los individuos y grupos.

Por lo general debemos ser objetivos para evitar suponer la presencia de un rasgo de carácter a causa de la presencia de otro rasgo o permitirnos generalizaciones acerca del individuo.

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Una persona integrante de un grupo puede ser influenciada de muchas formas: en su pensamiento tras reconsiderar una manera de pensar y actuar que poseía y que a través de cierto tiempo adquiere por pertenecer en un grupo, su forma de comportarse interna y externamente,  e incluso su forma de vestir pude dejarse influenciar hasta en estos  detalles, el individuo podría irse moldeando si es que no tiene una identidad propia u obtener aquellos rasgos o actitudes que mejor le parezcan y adoptarlos como propios.

Otro efecto que se produce en el individuo en el grupo, es que por causa de pertenecer a determinado grupo adopta muchos de los comportamientos adquiridos en el grupo para sentirse parte de él y ser aceptado por sus compañeros.

De hecho existen factores que contribuyen a la membresía de un grupo a lo que se le llama dinámicas de grupo: en donde se describen los motivos económicos básicos, la estimulación proximidad física, pertenencia: necesidades sociales, las necesidades de ubicación y estimación y las de autorrealización, cada una de ellas pasan por las etapas de  desarrollo del crecimiento de un grupo como la aceptación mutua, la toma de decisiones, la motivación y el control; durante el desarrollo de los grupos existen tipos de grupos como: los comando, tarea, interés y los de amistad y ¿cómo operan los grupos? Pues de acuerdo a los papeles que surgen en su trayectoria, se les confiere una categoría, se imponen las normas, se practica la comunicación y se desarrollan las redes; también existe el filtro de efectividad que se refiere al tamaño del grupo, su dependencia, las características personales de los miembros del grupo, el éxito del grupo, la categoría a la que pertenecen y las demandas materiales cumplidas de alguna forma cada una de éstas dinámicas de grupo se puede llegar a decir y percibir la satisfacción de la membrecía y logro de la meta.

Dentro de los fundamentos del comportamiento individual habría que recordar que una aptitud es la capacidad que tiene un dividuo para llevar a cabo las diferentes tareas de un trabajo; las aptitudes generales de un individuo, están constituidas por dos factores: intelectuales y físicos.

Las aptitudes intelectuales son las que necesitan para desarrollar actividades mentales-pensar, razonar y resolver problemas.

Las aptitudes físicas son las capacidades para realizar tareas que demandan resistencia, destreza, fuerza y otras características similares.

Los factores que ayudan a obtener la información disponible en el perfil de un empleado: edad, género, raza y antigüedad del empleado al servicio de una organización; a ellas se les llama características biográficas.

Todo lo anterior contribuye a formar el efecto individual en el grupo, e incluso existen doctrinas sobre el aprendizaje que explican el proceso por el cual se adquiere un conocimiento y que de hecho se le llama patrones de comportamiento:

a) El de condicionamiento clásico: su efecto en el individuo en el grupo estriba en que es el tipo de aprendizaje en el que un individuo responde a cierto estímulo que por lo general no produciría dicha respuesta; el aprendizaje de un respuesta condicionada involucra la formación de una asociación entre un estímulo condicionado y uno no condicionado; se usa para explicar porqué es frecuente cierta conducta.

b) Condicionamiento operante: su efecto en el individuo en el grupo propone que el comportamiento se da en función de sus consecuencias. Las personas aprenden a comportarse para lograr algo que desean o para evitar lo que no quieren; es el tipo de aprendizaje en el que el comportamiento voluntario y deseado conduce a una recompensa o impide un castigo.

El proceso de reforzamiento fortalece un comportamiento e incrementa la probabilidad de que se repita; es probable que las personas tengan comportamientos deseados si se les refuerza positivamente para ello; esas recompensas serían más efectivas si siguen de inmediato a la respuesta deseada y que el comportamiento que no se recompensa o se castiga no es probable que se repita.

La doctrina del conductismo argumenta que el comportamiento sigue estímulos de manera relativamente no pensada, rechaza que las causas del comportamiento sean conceptos tales como los sentimientos, pensamientos y otros estados de la menta y afirma que las personas aprenden a asociar estímulo y respuesta.

c) Aprendizaje social: los  individuos también aprenden cuando observan lo que sucede a otras personas, porque algo que se les diga y por experiencias directas. Además supone que el comportamiento se da en función de las consecuencias: toma en cuenta la existencia del aprendizaje por observación y la importancia de la percepción en el proceso de aprender. Las personas responden a la forma en que perciben y definen las consecuencias, no a las consecuencias objetivas entre sí.

La influencia de los modelos tiene gran trascendencia para el punto de vista del aprendizaje social; que en sí existen cuatro procesos que determinan la influencia que tienen un modelo en el individuo:

  1. Procesos de atención: los individuos aprenden de un modelo sólo cuando reconocen y ponen atención a sus características críticas.
  2. Proceso de retención: la influencia depende de lo bien que el individuo recuerde sus acciones, en vez que éste no este disponible para él.
  3. Procesos de reproducción motrices: una vez que una persona ha observado un comportamiento nuevo en el modelo debe realizarlo; demuestra que el individuo es capaz de realizar las actividades modeladas.
  4. Procesos de reforzamiento: los individuos estarán motivados para tener el comportamiento deseado si se dan incentivos o premios positivos; reciben más atención, se entenderán mejor y se repetirán con más frecuencia.

Dentro de la organización los gerentes tienen que ver la forma en que pueden enseñar a sus empleados a comportarse, de modo que la organización se beneficie al máximo “ modelar el comportamiento”, aquí se observa el efecto del individuo en el grupo.

Existen cuatro formas con que se modela el comportamiento:

  1. Reforzamiento positivo, que es el que proporciona algo agradable después de que se da cierta respuesta; ejemplo: el jefe elogia al empleado por terminar bien su trabajo.
  2. Reforzamiento negativo, es el que evita una consecuencia desagradable después de concluir algo; ejemplo: si un profesor hace una pregunta y el alumno desconoce su respuesta el alumno comienza a revisar sus apuntes es como anticipar que le van a preguntar, el alumno aprende a revisar apuntes con dedicación y evita que el profesor le pregunte.
  3. Castigo, es la condición desagradable en un intento de eliminar un comportamiento indeseable; por ejemplo: suspender a un empleado por dos días sin goce de sueldo por haber llegado en un estado inconveniente.
  4. Extinción, es el que elimina cualquier reforzamiento que sostenga un comportamiento.

El reforzamiento positivo o negativo da como resultado el aprendizaje; fortalecen una respuesta y se incrementa la probabilidad de su repetición, según estas doctrinas.

El efecto que se ocasiona en el individuo, comenzaremos por explicar que un grupo son dos o más individuos interdependientes que interactúan para lograr objetivos específicos: hay grupos formales que son grupos de trabajo, definidos por la estructura de una organización y con asignaciones de trabajo y tareas específicas dirigidas a cumplir los objetivos organizacionales. Los grupos informales son  grupos sociales, se presentan de manera natural en el centro de trabajo y se forman en torno a amistades e intereses comunes.

Los grupos se desarrollan en cinco etapas: formación, tormenta, normalización, desempeño y terminación.

  1. La de formación tiene dos fases: la primera se presenta cuando se unen personas al grupo por una asignación de trabajo, después se juntan y comienza la segunda fase: se define el propósito del grupo, la estructura y el liderazgo.
  2. La de tormenta se le dice así debido a los conflictos internos que se presentan al decidir quién controlará al grupo y lo que éste tiene que hacer aquí ya se habla de una jerarquía de liderazgo.
  3. La de normalización: es aquella en la que se desarrollan relaciones cercanas y el grupo demuestra cohesión, la estructura del grupo se solidifica y el grupo ha asimilado un conjunto de experiencias comunes o normas relacionadas con el comportamiento de sus integrantes.
  4. La de desempeño: la estructura del grupo está definida y es aceptada por los miembros del grupo.
  5. La de terminación: el grupo se prepara desintegrarse, se centra en concluir las tareas, más que en el desempeño.

El potencial de desempeño de un grupo depende en gran forma de los recursos que cada individuo aporta. Estos recursos incluyen conocimientos, habilidades, capacidades y rasgos de personalidad, los cuales determinan lo que los miembros pueden hacer y qué tan eficazmente pueden desempeñarse en un grupo. Los rasgos de personalidad afectan el desempeño, los rasgos positivos como la sociabilidad, autoconfianza e independencia tienden a relacionarse positivamente con la productividad y el ánimo del grupo y las características de una personalidad negativa como el autoritarismo, dominio y la falta de originalidad tienden a relacionarse de manera negativa con la productividad y el ánimo del grupo según Robbins,  Coulter.

Estructura de grupo

En los grupos de trabajo mantienen una estructura interna que define el comportamiento de los miembros e influye en el desempeño del grupo. La estructura define: roles, normas, aceptación, sistemas de status, tamaño del grupo, cohesión y liderazgo.

Tal vez está presente la pregunta ¿Afecta el tamaño de un grupo su comportamiento global? La respuesta a esta pregunta es un “sí” definitivo, pero el efecto depende de las variables dependientes que se observen. Por ejemplo, la evidencia indica que los grupos de menor tamaño terminan más rápidamente las tareas asignadas que los grandes. Sin embargo, si el grupo está ocupado en la solución de problemas, los grupos grandes consistentemente obtienen mejores calificaciones que sus contrapartes más pequeñas. El traslado de estos resultados a números específicos es un poco más arriesgado, pero podemos ofrecer algunos parámetros. Los grupos grandes —con una docena o más de miembros— son buenos para obtener diversos insumos. De manera que si la meta del grupo es encontrar datos, los grupos más grandes deberían ser más eficaces. En cambio, los grupos más pequeños son mejores en hacer algo productivo con ese insumo. Por tanto, los grupos de aproximadamente siete miembros tienden a ser más eficaces para emprender acciones. Uno de los descubrimientos más importantes relacionados con el tamaño de un grupo ha sido la llamada holgazanería social. La holgazanería social es la tendencia de los individuos para realizar menos esfuerzo cuando trabajan en forma colectiva que cuando trabajan en forma individual. Desafía directamente la lógica de que la productividad del grupo como un todo por lo menos debe igualar la suma de la productividad de cada individuo en este grupo.

Un estereotipo común acerca de los grupos es que la sensación de espíritu de equipo estimula el esfuerzo individual y mejora la productividad global del grupo. A fines de los años 20 un psicólogo alemán llamado Ringelmann comparó los resultados del desempeño individual y en grupo en una tarea de jalar cuerdas.  Esperaba que el esfuerzo del grupo seria igual a la suma de los esfuerzos de los individuos en el grupo, es decir, tres personas tirando juntas deben ejercer tres veces más fuerza sobre la cuerda que una sola persona, y ocho personas deben ejercer ocho veces más fuerza. Sin embargo, los resultados de Ringelmann no confirmaron sus expectativas. Los grupos de tres personas ejercían una fuerza sólo 2 1/2 veces el promedio del desempeño individual. Los grupos de ocho alcanzaron colectivamente menos de cuatro veces el esfuerzo individual.

Los procesos que suceden dentro de un grupo de trabajo son la comunicación, la toma de decisiones y el manejo de conflictos son importantes para comprender a los grupos de trabajo debido a que influyen positiva o negativamente en el desempeño y satisfacción. Un ejemplo: de un factor de proceso positivo es la sinergia de cuatro personas en un equipo de investigación de mercado que tienen la capacidad de generar bastantes ideas de las que podrían producir los miembros individualmente. Sin embargo, el grupo también puede verse afectado por factores de proceso negativos como la holgazanería social, altos niveles de conflicto o una comunicación deficiente mismos que entorpecería la eficacia del grupo.

La toma de decisiones y el manejo de conflictos en un grupo son procesos importantísimos; es muy raro que una organización no use comités, fuerzas de tarea, comisiones de revisión, equipos de estudio y otros grupos similares para tomar decisiones; el tiempo que se dedica en las reuniones es para el planteamiento de problemas, desarrollo de soluciones y a determinar cómo implementar las soluciones.

¿Qué técnicas puede usar un gerente para ayudar a los grupos a tomar decisiones más creativas? Una son las reuniones electrónicas en donde la toma de decisiones interactúa a través de las computadoras vinculadas, la otra es la técnica de grupo nominal en la que los miembros del grupo se les presenta un problema; cada miembro escribe de forma independiente sus ideas con respecto al problema; luego cada miembro presenta una idea al grupo, hasta que se presentan todas las ideas; no hay debate hasta que se han presentado todas las ideas.

Y una tercera opción es la tormenta de ideas que se refiere al proceso generador de ideas que fomentan las alternativas y evita las críticas.

En lo que se refiere al manejo de conflictos, el conflicto es percibido como las diferencias incompatibles que dan como resultado cierta forma de interferencia u oposición. Para desmenuzar los conflictos habría que estudiar desde varios puntos de vista el conflicto: tradicional en donde el conflicto debe evitarse,  de las relaciones humanas se refiere a que es un resultado natural e inevitable pero no  siempre es negativo, pero tiene el potencial de ser una fuerza positiva que contribuye al desempeño de un grupo. Y el de interacción el cual propone que el conflicto puede ser no sólo una fuerza positiva en el grupo sino que determinado conflicto es absolutamente necesario para que un grupo se desempeñe de manera eficaz.

Aunado a ello se puede utilizar la técnica de emplear una técnica que se usa en escuelas de administración de empresas se llama sociometría, misma que  consiste en una herramienta analítica para estudiar las interacciones de grupo.

La sociometría trata de encontrar lo que le gusta y disgusta a la gente y con quién desearía trabajar o no. Pero, ¿Cómo se obtiene esa información? Por medio de entrevistas o cuestionarios. Por ejemplo, se podría preguntar a los empleados: (1) ¿Con quién, dentro de la organización, le gustaría asociarse en el desempeño de su puesto? (2) Nombre algunos miembros de la organización con los que a usted le gustaría pasar parte de su tiempo libre. También se puede utilizar esta información para crear un sociograma, que es una representación gráfica de las interacciones sociales preferidas que se obtuvieron por conducto de los cuestionarios o entrevistas.

Aprender a conocer:

  • Redes sociales: como conjunto de vínculos específicos entre una serie definida de individuos.
  • Racimos: Grupos que existen dentro de las redes sociales.
  • Racimos prescritos: Grupos formales como departamentos, equipos de trabajo, fuerzas de trabajo o comités.
  • Racimos emergentes: Grupos informales, extraoficiales.
  • Coaliciones: Racimos de individuos que se unen temporalmente para alcanzar un objetivo
  • Camarillas.: Grupos informales más permanentes que involucran la amistad.
  • Estrellas: Individuos con la mayor cantidad de vínculos en una red.
  • Enlaces: Individuos que conectan a dos o más grupos o racimos, pero no son miembros de ninguno.
  • Puentes: Individuos que sirven como vinculo al pertenecer a dos o más racimos.
  • Aislados: Individuos que no están conectados a la red.

Tareas de grupo

El efecto de los procesos  de grupo sobre el desempeño y satisfacción de sus miembros cambia de acuerdo con la tarea que el grupo está realizando. La complejidad e interdependencia de las tareas influyen en la eficacia de un grupo.

Ahora bien ¿Cómo convertir a un grupo en un equipo eficaz?, los equipos de trabajo difieren de los grupos de trabajo y tiene sus propias características únicas. Los grupos de trabajo interactúan básicamente para compartir información y para tomar decisiones que ayuden a cada miembro a hacer su trabajo de manera más eficaz y eficiente.

Los equipos de trabajo son grupos cuyos miembros trabajan intensamente en un objetivo común y específico y usan su sinergia positiva, responsabilidad individual y mutua junto con sus habilidades complementarias.

  • En los equipos de trabajo: el rol de liderazgo es compartido, la responsabilidad por uno mismo y por el equipo, crea un objetivo específico, el trabajo se hace de manera colectiva.
  • En los grupos de trabajo: hay un líder a cargo, la responsabilidad sólo por sí mismo, su objetivo es tan amplio como el de la organización, el trabajo se hace de  manera individual.

Es sumamente importante que las organizaciones cuenten con una estrategia organizacional que suele establecer la administración superior, bosqueja las metas de la organización y los medios para alcanzarlas. Por ejemplo, podría dirigir a la organización hacia la reducción de costos, el mejoramiento de la calidad, la ampliación de la participación del mercado, o la reducción de tamaño de sus operaciones administrativas. La estrategia que persigue una organización en cualquier momento determinado influirá en el poder que detentan diversos grupos de trabajo, lo que a su vez determinará los recursos que la administración superior de la organización está dispuesta a asignarles para que desempeñen sus tareas.

Existe una variedad de equipos de trabajo: equipos de solución de problemas, de trabajo auto dirigido, multifuncional, virtual, un  gerente podría preguntarse ¿cuál de estos tipos de equipos de trabajo me sirven o puedo implementar en el centro de labores? Tal vez podría hacer una combinación o definir alguno de ellos de acuerdo a las necesidades que tenga la organización.

Los equipos de solución de problemas son aquellos equipos del mismo departamento que está involucrado en esfuerzos para mejorar las actividades laborales; los equipo de trabajo auto dirigido son los que operan sin un gerente y es responsable de un proceso de trabajo completo o de un segmento; los de equipo multifuncional son los equipos de trabajo formado por individuos de varias especialidades y los de equipo virtual son los que usa la tecnología para enlazar físicamente a miembros dispersos para lograr un objetivo común.

Para la formación de equipos de trabajo eficaces habría que apreciar en un equipo de trabajo algunas características: objetivos claros, habilidades importantes, confianza mutua, compromiso unificado, buena comunicación, habilidades de negociación, liderazgo adecuado y apoyo interno y externo.

Conclusión

Shakespeare dijo: “Todo el mundo es un escenario, y todos los hombres y mujeres son simplemente actores.” Usamos la misma metáfora, y todos los miembros del grupo son actores, cada uno desempeñando un papel. Por este término entendemos un conjunto de patrones esperados de comportamiento que se atribuyen a alguien que ocupa una posición determinada en una unidad social. La comprensión del comportamiento de papeles se simplificaría en un grado impresionante si cada uno de nosotros escogiera un rol y lo actuara con regularidad y consistencia.

Ahora, hay que destacar que son importantes las implicaciones para el Comportamiento Organizacional de este efecto sobre los grupos de trabajo. Cuando los administradores utilizan el trabajo colectivo para mejorar la moral y el trabajo en equipo, también deben proporcionar medios por los que se puedan identificar los esfuerzos individuales. Si no se hace esto, la administración debe ponderar las pérdidas potenciales en la productividad derivadas del empleo de grupos, contra cualquier beneficio probable en la satisfacción de los trabajadores. Sin embargo, esta conclusión tiene un prejuicio occidental. Es consistente con las culturas individualistas, como en Estados Unidos y Canadá, que están dominadas por el interés propio. No es consistente con las sociedades colectivistas, donde los individuos están motivados por metas de grupo.

La investigación sobre el tamaño del grupo conduce a dos conclusiones adicionales: (1) son preferibles los grupos con un número impar de miembros a aquellos con un número par, y (2) los grupos compuestos por cinco a siete miembros desarrollan un buen trabajo al ejercitar los mejores elementos de los grupos pequeños y grandes. El número impar de miembros elimina la posibilidad de empates al efectuar una votación. Y grupos compuestos de cinco a siete miembros son lo suficientemente grandes como para formar una mayoría y permitir insumos diversos, y, sin embargo, son lo suficientemente pequeños como para evitar los resultados negativos frecuentemente asociados con los grupos grandes, como el dominio por unos cuantos miembros, la formación de subgrupos, la inhibición participativa de algunos miembros y el tiempo excesivo necesario para llegar a una decisión.

Bibliografía

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  • Fiedler, Fred Edward. “Liderazgo y Administración Efectiva”. 2ª. Ed. Trillas, México, 1995.

Como colofón y complemento a este interesante texto sobre cómo conseguir un trabajo en equipo eficiente te sugerimos el siguiente video, en el que el reconocido coach y exjugador de balonmano Xeco Espar enseña cuáles son los cinco valores que, cuando son compartidos por los miembros de un grupo lo llevan a convertirse en un verdadero equipo efectivo. Muy interesante exposición para continuar aprendiendo sobre cómo lograr equipos de trabajo eficaces.

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Rodríguez Ramírez Guadalupe. (2013, junio 21). Cómo conseguir un trabajo en equipo eficiente. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/como-conseguir-un-trabajo-en-equipo-eficiente/
Rodríguez Ramírez Guadalupe. "Cómo conseguir un trabajo en equipo eficiente". gestiopolis. 21 junio 2013. Web. <https://www.gestiopolis.com/como-conseguir-un-trabajo-en-equipo-eficiente/>.
Rodríguez Ramírez Guadalupe. "Cómo conseguir un trabajo en equipo eficiente". gestiopolis. junio 21, 2013. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/como-conseguir-un-trabajo-en-equipo-eficiente/.
Rodríguez Ramírez Guadalupe. Cómo conseguir un trabajo en equipo eficiente [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/como-conseguir-un-trabajo-en-equipo-eficiente/> [Citado el ].
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