¿Es factible una buena organización para el desempeño optimo en un a empresa?
Las compañías mientras van creciendo advierten que necesitan cambios en su organización y medidas que delimiten roles y optimicen sus rendimientos. Servioptica Ltda. Villavicencio es una compañía en pleno crecimiento y en vías de desarrollo. Su objeto social es la elaboración de lentes medicados y su campo de acción son las ópticas y EPS. El mercado en Villavicencio es el optimo puesto que pocas empresas están ubicadas en este campo por lo tanto la oferta es la mejor en estos momentos. Gracias a esto presenta un crecimiento acelerado pero también trae una desventaja y es debido a que no están muy preparados administrativamente para afrontar los cambios que están presentando. La parte de producción es su fuerte y goza de buena reputación pero las fallas en la administración desmejoran la labor empresarial. Es por medio de los conocimientos obtenidos en la materia de teoría de la organización que quiero explicar cuales son las inconsistencias vistas desde un nivel mas objetivo y con la intención de entender que errores se pueden hacer y cual es el camino para resolverlos.
En una organización formal se tienen definidos los cargos y determinadas relaciones de autoridad. Los roles de cada persona están demarcados y existe una división de trabajo racional y diferenciándose uno de otros con ciertos criterios establecidos; cabe anotar que algunas veces se tiende a sustituir las funciones de cada quien asignando tareas que no tienen que ver con el respectivo cargo y entorpecen de manera sobresaliente el rendimiento de cada rol en las personas.
Claro, esto se puede presentar ya que es una empresa que se encuentra en vías de expansión, quiero decir, están en pleno crecimiento en esta área de cobertura, pero es vital que dichas funciones sean establecidas de manera clara y en “papel” por así decirlo, ya que gracias a esta falla se presentan inconsistencias de rendimiento y demás consecuencias entre el personal que labora en la empresa.
Existen manuales de procedimientos y de organización, también de reglas e informativos tanto para la parte administrativa como para la parte de producción, pero no son puestos al conocimiento por parte del personal. Los empleados entienden cuales son sus funciones muy tácitamente pero gracias a que son informadas por terceros, es decir, por el mismo personal que labora en la empresa, y que es semejante a ellos en cargos y no por los superiores.
Se observa de esta manera que tiene definidos cargos, roles y procedimientos pero no es difundido de manera apropiada a los funcionarios de la empresa, si no que dichos empleados “sobreentienden sus funciones” gracias a la información de terceros. Esto trae como consecuencias el dificultar la operación de las funciones de cada quien en su campo de acción.
Así dañando el rendimiento en algunas ocasiones en casos especiales. Cuando el rendimiento debe ser al máximo en momentos en que el trabajo se acumula; los empleados se encuentran haciendo otras funciones que no son inherentes el cargo al cual han sido asignados.
Se deduce que hace falta una guía para el manejo organizacional de la empresa, puede ser en consecuencia por falta de experiencia y profesionalismo de parte de las directivas, obviamente es causa y resultado de ser una empresa familiar, en la cual se ha ido desarrollando por el tiempo y el trabajo de los altos directivos que han “heredado” dicho cargo y mas no por sus habilidades y experiencia profesional. No tienen una cultura “profesional” por así decirlo, las personas que ostentan los cargos directivos y administrativos, al igual que en la parte de producción, deben ser personas preparadas profesionalmente con conocimientos sobre el cargo y posición que ocupan y con las habilidades suficientes para desempeñarse competitivamente.
Servioptica Ltda. Es una organización de tramos estrechos, pese a que es una pequeña compañía y los niveles jerárquicos son pocos se puede manifestar de esta manera ya que los empleados no están directamente bajo el control del presidente y/o gerente de la compañía si no que se encuentran diferentes personas con cargos que tienen cierta autoridad y a su ves subordinados tanto en la parte administrativa como en la de producción. El administrador general cuenta con 5 personas a cargo y el supervisor de producción con tres operarios a cargo.
En la parte de producción es claro el mando del supervisor y sus empleados a cargo tienen buena comunicación y rendimiento gracias a esto. En el caso de la parte administrativa se presenta cierta confusión y es precisamente respecto a esto. Todos dependen directamente del administrador y esto hace que el trabajo para ellos sea tenso ya que el tiene mucha responsabilidad encima y es incomodo para las dos partes ya que el no puede atender las necesidades de todos los empleados para la correcta función de la empresa y los propios empleados dificultan, sin ser ese su objetivo, sus tareas. Es decir, el mensajero que entrega los pedidos se entiende con el administrador y con el de despachos de pedidos. Esto es algo innecesario y quita tiempo, pues se puede entender directamente con el de despachos de pedidos, pues estos dos tienen claras cuales son sus funciones, el de despachos debe tener todos los pedidos listos y el mensajero debe entregar todos los pedidos recibidos por el otro empleado. Cuestión que no ocurre siempre de esta manera. El mensajero esta pendiente de la persona de despachos y también debe estar pendiente del administrador por si tiene algún pedido “especial” para entregar. Todas las solicitudes de despacho deben pasar directamente a la persona de despachos y de esta al mensajero así el trabajo torna más eficiente y rápido para realizar y también cesan los conflictos entre ellos.
Para encajar dentro de una estructura organizacional precisa a nuestra empresa, la más concordante es precisamente la departamentalización por funciones ya que se pueden evidenciar las actividades y tareas consecuentemente con las funciones principales desarrolladas como son la producción, la venta y el cobro de cartera.
En producción se elaboran los lentes a pedido de las ópticas, en la venta se encargan el mensajero y la persona que visitan las ópticas junto con la persona de despacho y en el cobro de cartera están dos personas encargadas de ello, que tienen que visitar las ópticas para el recaudo del dinero junto con la persona de facturación.
No es necesaria la creación de unidades estratégicas de negocio puesto que es una pequeña empresa todavía en proceso de expansión y no se hace necesario para su función, tampoco se ajusta a la clase de Departamentalización procurada.
En cuanto a autoridad se puede hablar del administrador, quiero decir, que posee la autoridad que se la da el cargo, y por consiguiente se siguen las ordenes que el trata, aun siendo ilógicas en ciertos momentos y puede que los empleados no estén de acuerdo se ejecutan debido a la autoridad que le da el cargo mas no por lo bien orientadas que sean.
Algo diferente se ve en la parte de producción y a la vez es ejemplo de poder. El supervisor de producción tiene ese poder, la habilidad de influir en sus empleados ya que es una persona que sabe llagar a ellos y dar las ideas de una manera clara y conciente de sus subalternos, que son personas que pueden cometer errores, quiero decir, que sus subalternos siguen sus ordenes porque saben que si cometen errores serán entendidos por el, y se buscara una solución en conjunto, puedo decir que es una persona con sentido humano que sabe entender a sus empleados, que les otorga la suficiente confianza, que posee tolerancia, estas son cualidades que le otorgan poder a las personas y también que hacen que los empleados lo acepten como su superior.
Para encajar al presidente y dueño de la compañía en un escalafón, es necesario analizarlo muy bien, más bien posee autoridad por obvias razones, pero es una persona ajena al clima organizacional de su empresa. Bueno el es la persona que esta al frente de los contratos y es algo importante puesto que de estos de pende el trabajo de la empresa pero se hace evidente que el vació creado es culpable de las fallas internas.
Empowerment es el delegar poder y autoridad a los subordinados y conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo. Es apresurado decir que en una compañía que en estos momentos esta en vías de expansión, como es este caso tengan esta noción presente y que la hagan aplicable. Con el tiempo y la experiencia se hará del personal una parte importante y que el clima laboral merezca ser atendido para el funcionamiento optimo de esta misma.
Algo que vale aclarar es que la línea de autoridad se hace evidente y clara ya puede ser por la simplicidad de la organización y hace fácil entender quien esta arriba del mando de cada quien. El principio escalar y la autoridad de línea se pueden ver a simple vista; bueno también puede ser causa de la inevitable necesidad del hombre a mandar sobre los demás y sentirse superior –comentario inevitable, es que la falta de profesionalismo en las personas que ostentan cargos se refleja en la mala administración, nada alejado de la realidad.
Algo muy bueno es la constante capacitación que se recibe en la parte de producción las marcas de lentes con las que se trabaja siempre están a la vanguardia en tecnología y mejoramiento de sus lentes y por lo tanto se encargan de capacitar a los laboratorios con los que trabajan; la naturaleza y personal de staff se ve reflejado en este aspecto de la empresa pues siendo ajenos a la empresa asesoran para un optimo funcionamiento del laboratorio. En si la parte de producción funciona bien y da rendimiento pero el área administrativa presenta un mal manejo por este motivo a veces se entorpece el trabajo en general, como tal.
No existe una descentralización si no mas bien una marcada centralización, quiero decir, que toda actividad es realizada por el administrador, bueno en su mayoría, así queriendo tener toda potestad sobre las decisiones de la empresa y sobre sus acciones comunes. El administrador tiene muchas responsabilidades sobre el y tiene que ver directamente con todos y todas las funciones de los demás empleados pero también es debido a que de esta manera se la ha impuesto el gerente que es el superior al mando y así a otorgado las funciones para este sin considerar las malas consecuencias a nivel administrativo que pueden obtenerse en consecuencia.
La delegación de autoridad es mínima pero es en consecuencia del tamaño de la empresa y que las funciones son muy básicas. Cada quien hace lo que se entiende que es por defecto a su cargo y dependen todos directamente del administrador. A excepción del área de producción que cada quien se ocupa de una función especifica otorgada por el supervisor. En el área de bisel constan de tres operarios y el supervisor; un operario se encarga del diseño del lenta para las monturas, el siguiente opera las maquinas de biselado y se encarga directamente de los lentes para que salgan de acuerdo al diseño, y el tercero se ocupa de ensamblar los lentes en la montura adecuada, el supervisor casi siempre ejecuta el control de calidad y que todo salga perfectamente para ser despachado. Esta delegación de autoridad hace que el equipo de producción sea eficiente.
Se observa como es posible caer en ciertos errores administrativos y es debido y específicamente a la falta de información y a la falta de formación académica por parte de las personas que ostentan los cargos directivos es determinante la desorganización que se presenta para poder decir con seguridad que esta es la deficiencia presentada, y no es solo esto si no el crecimiento que esta teniendo la empresa en esta época; bueno, una cosa es consecuencia de otra pero son fallas que han de superarse con una adecuada orientación.
Gracias a las nociones aprendidas en este curso es factible ver y de manera analítica, sin ninguna pretensión personal cuales son los puntos a mejorar y de que manera se deben hacer. El delimitar los cargos es imprescindible para no obstaculizar el trabajo. El manual de funciones se debe hacer de conocimiento general para todos los funcionarios de la empresa.
La organización por tramos debe ser mas especifica para así evitar confusiones y delinear mejor la autoridad directa entre jefe y subordinado, esto tiene que ver también directamente con la Departamentalización por funciones, hace falta cargos en la parte administrativa para una mejor organización, son muchas tareas para unos pocos empleados.
La gerencia alta se debe hacer presente en el clima cultural de la empresa; esto ayuda al sentimiento de propiedad de los empleados para con la empresa y por consiguiente un mejor rendimiento. Se deben unir la parte de producción y la parte administrativa ya que se siente cierto vació entre estos dos y a veces funcionan como dos células aparte provocando malos entendimientos entre las dos partes.
Servioptica Ltda. Es una empresa con un crecimiento acelerado y debe prestarse atención sobre estos puntos precisamente y evitar un posible colapso interno. Debe aprovechar ese empuje que tiene a su favor en estos momentos, la capacitación es un factor poco existente entre cierta parte de la organización y es muy necesario para seguir con los éxitos que se esperan cosechar en todo su futuro.
Organigrama
