Organismos sociales y áreas funcionales por departamentos dentro de la empresa

Introducción

Hablar de los organismos sociales es tener en cuenta que tiene que haber o existir un objetivo específico, el cual debemos de trabajar en equipo, como un conjunto de áreas funcionales que actúan en forma integrada con el objeto de lograr un resultado.

Las áreas funcionales son las divisiones que se realizan en una empresa para lograr su mejor funcionamiento, así el éxito de la empresa consiste en la correcta coordinación de las diversas áreas funcionales.

Se les llama organizaciones sociales, a los sistemas que están constituidos por  procesos estructurados, en los que intervienen muchas personas, las cuales realizan tareas específicas  y diferenciadas para lograr una meta, es decir, luchan conjuntamente para lograr un objetivo en común.

La Interacción entre 2 o más personas, el deseo de cooperar, y tener la finalidad de alcanzar un objetivo en común, son las condiciones que debe de haber para que exista un organismo social.

La cultura organizacional es algo que comparten todos los integrantes de un organismo social, esta trata sobre las actitudes, motivaciones, creencias, valores, técnicas, etc. Esto y más veremos en esta investigación.

Organismos sociales y áreas funcionales

Organismos sociales: Son los procesos estructurados, en los que interfieren muchas personas, las cuales realizan tareas en específico y diferenciadas para lograr una meta, esto es que se realiza un trabajo en equipo para lograr un objeto en específico.

Áreas funcionales: Grupo de actividades que tienen las mismas características operativas.

Por lo que podemos decir que las organizaciones se pueden definir desde un punto de vista operacional, como un conjunto de áreas funcionales que actúan en forma integrada con el objeto de lograr un resultado.

Clasificación

Áreas funcionales
Áreas funcionales

A continuación se describirán las principales actividades de cada una de ellas:

Finanzas

Áreas funcionales
Áreas funcionales

Las principales funciones del área de finanzas incluyen: contabilidad, contraloría, tesorería, impuestos, planeación financiera, presupuestos, costos, administración de riesgos, cuentas por cobrar, crédito y cobranza, inversiones, impuestos y cuentas por pagar.

a) Contabilidad. Consiste en el registro detallado de operaciones que tienen un efecto económico en la empresa. El objetivo de la contabilidad es facilitar el proceso de toma de decisiones, mediante la elaboración de los estados financieros, en los cuales se plasma la situación y el desempeño financiero de la empresa.

Los estados financieros básicos son:

  1. Balance general. Es el estado que muestra la posición financiera de la empresa a una fecha determinada.
  2. Estado de resultados. Es el documento que muestra las pérdidas o ganancias de la empresa en un periodo determinado y la relación entre sus ventas y sus gastos.

b) Impuestos. Cálculo correcto y pago puntual y oportuno de los impuestos para cumplir con las obligaciones fiscales. En México, los impuestos principales que toda empresa debe cubrir son:

  • ISR: Impuesto Sobre la Renta.
  • IVA: Impuesto al Valor Agregado.
  • Impuesto al activo.
  • Impuestos derivados de relaciones laborales, tales como cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y al Sistema de Ahorro para el retiro (SAR).
  • Impuestos a las importaciones y exportaciones.
  • Impuestos especiales como tenencias, prediales, derechos de consumo de agua, luz, teléfono, alimentos, bebidas.
  • Impuestos locales del estado o municipio donde se encuentre la empresa.

c) Financiamiento: El financiamiento puede ser:

  1. Interno: Implica la reinversión de las utilidades y el manejo adecuado de inversiones propias de la empresa.
  2. Externo. Las fuentes son totalmente ajenas, tales como proveedores, créditos bancarios o descuento comercial de documentos.

d) Planeación financiera y presupuestos. Un presupuesto es un documento donde se expresan cuantitativamente los recursos financieros y monetarios para lograr los objetivos y el control de operaciones futuras. Generalmente, los presupuestos pueden ser: de ventas, de producción, de compras, de flujo de efectivo, de tesorería o de inversiones.

e) Costos. Rama de la contabilidad que trata de la clasificación, registro, distribución y recopilación de los costos incurridos en la producción de bienes o servicios, con el propósito principal de determinar tanto el costo unitario de fabricación de un artículo y, en consecuencia, el precio de venta.

Mercadotecnia

Áreas funcionales - Mercadeo
Áreas funcionales – Mercadeo

Phillip Kotler, conocido como uno de los grandes gurús de la mercadotecnia, la define como “un proceso social a través del cual los individuos y grupos obtienen lo que necesitan y desean, a través de la creación, oferta y libre intercambio de productos y servicios de valor por otros.

Las actividades que se desempeñan en el área de mercadotecnia son la investigación de mercados, la planeación estratégica, segmentación de mercado y la mezcla de mercadotecnia.

  1. Investigación de mercados. Consiste en recopilar, organizar, presentar, analizar e interpretar en forma sistemática los datos relevantes del mercado para obtener información acerca de todas las variables que intervienen en la decisión de compra del consumidor.
  2. Planeación estratégica. Implica el diseño de la filosofía, misión, objetivo, estrategias, programas y presupuestos del área de mercadotecnia.
  3. Segmentación de mercados. Consiste en tomar a una población heterogénea y dividirla en varias partes o segmentos con las mismas características.
  4. Mezcla de mercadotecnia. La mezcla de mercadotecnia se refiere a la combinación de elementos específicos del entorno y de la población, con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades del cliente y una mayor penetración en el mercado. Está integrada por las llamadas “cuatro P” de la mercadotecnia que son:

1) Producto. Definido como el conjunto de atributos y cualidades tangibles, tales como: presentación, empaque, diseño, contenido; e intangibles, como: marca, imagen, ciclo de vida y prestigio, que el cliente acepta para satisfacer sus necesidades y expectativas.

2) Precio. Es el costo monetario de un producto o servicio en relación a la percepción de valor del cliente.

3) Plaza. Se refiere básicamente a la colocación del producto en el punto de venta mediante los canales de distribución, comprendiendo el almacenamiento, transporte y posicionamiento del producto en el lugar idóneo.

4) Promoción. Se refiere al conjunto de actividades que estimulan la decisión de compra. Su finalidad es dar a conocer el producto, así como incrementar y garantizar las ventas.

Producción

Es el área encargada de la creación del artículo

Producción
Producción

El área de producción debe tomar en cuenta los siguientes elementos:

  • Mercado. Determinada por la demanda por cierto artículo, lo que motiva a la empresa para fabricarlo.
  • Materias primas. Considerando la naturaleza de los materiales: si son perecederos, renovables, autosustentables.
  • Recursos humanos. Integrada por la mano de obra.

Asimismo, en el proceso productivo intervienen los siguientes factores:

Factores regionales

  • Los costos de los transportes de las materias primas de su lugar de origen a la fábrica.
  • Costos de transportación de la fábrica hasta los centros de consumo.

Factores de aglomeración

  • Ahorro en los costos de producción por establecer la producción a gran escala.
  • Empleo de procesos o técnicas que generan disminución de los costos.
  • Existencia de mercado que asegure reducir el valor de los insumos.
  • Existencia de crédito accesible.
  • Ambiente económico, social y legal favorable a la empresa.

Recursos humanos

Recursos humanos
Recursos humanos

Las principales funciones del área de Recursos Humanos son las siguientes:

  • Reclutamiento y selección. Reclutamiento es un conjunto de actividades cuya finalidad es atraer personal debidamente calificado para ocupar puestos dentro de la organización. Puede ser interno (cubrir vacantes con los mismos empleados de la empresa) o externo (Con aspirantes que no pertenecen a la organización). Selección de personal es el conjunto de etapas y técnicas mediante las cuales se realiza una evaluación de las características y aptitudes de los candidatos, con el fin de elegir el más idóneo para un puesto.
  • Administración de sueldos y salarios. Implica la valuación y análisis de puestos, incentivos, y administración de nóminas.
  • Capacitación y desarrollo.
  • Relaciones laborales. Preparar y llevar a cabo negociaciones con el sindicato.
  • Higiene y seguridad industrial. Descubrir los factores ambientales que pongan en peligro físico o psicológico la salud de los empleados, con el propósito de reducir, controlar y evitar accidentes en el trabajo, y mantener el bienestar del personal.

Según el artículo 55 de la Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social los riesgos de trabajo pueden producir:

  1. Incapacidad temporal.
  2. Incapacidad permanente parcial.
  3. Incapacidad permanente total.
  4. Muerte.
  • Servicios y prestaciones. Proporcionar bienes, facilidades o actividades, con el fin de lograr que el personal obtenga beneficios adicionales al sueldo y, por ello, una mayor motivación, tales como: servicio de comedor, transporte, caja de ahorros, convivencias y préstamos para la adquisición de casa, automóvil, posgrados, entre otros.
  • Planeación y evaluación. Para ello se emplean las parrillas de reemplazo, que son documentos en los que se establece la sucesión natural de los puestos en función de las características y habilidades de los empleados que los ocupan, así como sus posibilidades de crecimiento y ascenso.

Los organismos sociales como sistema abierto

El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre él, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido.

La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales, a saber, células, plantas, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termóstato):

  • El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.
  • El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.

Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado. Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí:

  • Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados.

Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades.

  • Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas.
  • Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona también, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura.
  • Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa.
  • Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal y de mantenimiento.

El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo.

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:

“Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:

  • En el crecimiento.
  • En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
  • En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia.
  • Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes.
  • Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad”.

Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistema determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles.

Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.

El concepto Fayoliano y los componentes modernos de áreas funcionales

La teoría clásica de la administración, llamada también corriente fayolista en honor a su creador Henri Fayol, sus estudios abarcaron todas las esferas de la empresa, ya que para Fayol era muy importante tanto vender como producir, financiar como asegurar los bienes de una empresa.

Para Fayol, el obrero al igual que el gerente eran seres humanos, era necesario tomarlos en consideración para crear una sola energía, una unidad, un espíritu de equipo.

Creo escenarios propicios para la eficiencia administrativa y por ende, para la generación de utilidades para la empresa, todo esto Fayol lo define como el acto de administrar o proceso administrativo teniendo como pasos los de como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administrativas abarcan los elementos de la administración, es decir, las funciones del administrador.

  1. Planeación: Avizorar el futuro y trazar el programa de acción.
  2. Organización: Construir las estructuras materiales y sociales de la empresa.
  3. Dirección: Guiar y orientar al personal
  4. Coordinación: Enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos.
  5. Control: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.

Estos elementos de la administración, que constituyen el llamado proceso administrativo, se hallan presentes en cualquier nivel o área de actividad de la empresa. Esto es que el director, el gerente, el jefe, el supervisor, el capataz o el encargado desempeñan actividades de planeación, organización, dirección, coordinación y control, puesto que son actividades administrativas fundamentales.

Fayol reconoce el empleo de la palabra administración como sinónimo de organización, hace una distinción entre ambos vocablos. Según el, la administración constituye un todo, del cual la organización es una de las partes. La organización se refiere solo a  la  definición de la estructura y la forma; en consecuencia es estática y limitada.

La organización se divide en dos que son:

  1. Organización como entidad social: Las personas interactúan para alcanzar objetivos específicos; esto es que cualquier iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos. Las empresas constituyen un ejemplo de organización social.
  2. Organización como función administrativa y parte del proceso administrativo (planeación, dirección, coordinación y control): Aquí organización significa el acto de organizar, estructurar y destinar los recursos, definir los órganos encargados de la administración y fijar sus atribuciones e interrelaciones.

Clasificación de las áreas funcionales de la empresa en relación con las operaciones realizadas:

Actividades identificadas por Henri Fayol

Áreas funcionales básicas de las empresas del siglo XXI

Técnicas Producción
Comerciales Ventas, mercadotecnia y distribución
Financieras Finanzas
Contables
De seguridad Recursos Humanos
Administrativas Dirección General

Ciclo de operaciones de una empresa

Conjunto de actividades que realiza una empresa con el fin de lograr sus objetivos a través de la satisfacción de sus clientes. Las funciones que comprende el ciclo de operaciones en una empresa son: compras, ventas, cobranzas y pagos.

Documentación de la operación de los Negocios:

  • Encabezado
  • Cuerpo
  • Pie

Control Interno de las empresas del ciclo de operaciones

Compras

Una compra se define como la adquisición de bienes que pueden realizarse al contado o a crédito. Algunas actividades que implican son: obtener precios bajos, calcular el tiempo de adquisición y recepción de la mercancía, evaluar la calidad que ofrece cada uno de los proveedores y el servicio que brindan.

Ventas

Significa transmitir la propiedad de un bien mediante un proceso convenido.

Pronósticos y presupuestos de venta

Son la base para la planeación de las operaciones a corto plazo de todas las funciones de la empresa.

Un pronóstico de venta puede definirse como una estimación de la demanda esperada de un producto en unidades durante un periodo específico de tiempo.

Cobranza

Constituye el momento en que la empresa logra recuperar su inversión, el cobro a clientes debe ser la principal fuente de efectivo de las empresas.

Crédito

Tiene como objetivo atraer un mayor número de clientes los que se traduce en una expansión de las ventas y una mayor generación de efectivo.

Cuentas por pagar: estas tiene lugar cuando la empresa liquida su deuda con el proveedor.

En cuanto concluye un ciclo de operaciones otra más se inicia y así de manera indefinida, lo importante es tratar de reducir al mínimo el plazo empleado para completarla.

Ciclo de operativo básico de una empresa
Ciclo de operativo básico de una empresa

Conclusión

Para finalizar podemos decir que las organizaciones se pueden definir desde un punto de vista operacional, como un conjunto de áreas funcionales que actúan en forma integrada con el objeto de lograr un resultado.

Así como las clases de los organismos sociales y sus derivados son un por ejemplo las áreas funcionales. Según la organización funcional generalmente las empresas se dividen en producción, mercadotecnia, finanzas y recursos humanos.

Esta es la forma más lógica, entre sus ventajas es de muy fácil supervisión ya que los gerentes se dedican a una área en específico y las habilidades especiales de cada departamento se pueden movilizar ágilmente de manera inmediata a otra área, establecer una jerarquía, para que haya un orden en la organización, ya que un organismo debe contar con líderes y subordinados.

Bibliografía

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Medina Cauich Martha. (2013, julio 23). Organismos sociales y áreas funcionales por departamentos dentro de la empresa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/organismos-sociales-y-areas-funcionales-dentro-de-la-empresa/
Medina Cauich, Martha. "Organismos sociales y áreas funcionales por departamentos dentro de la empresa". GestioPolis. 23 julio 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/organismos-sociales-y-areas-funcionales-dentro-de-la-empresa/>.
Medina Cauich, Martha. "Organismos sociales y áreas funcionales por departamentos dentro de la empresa". GestioPolis. julio 23, 2013. Consultado el 3 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/organismos-sociales-y-areas-funcionales-dentro-de-la-empresa/.
Medina Cauich, Martha. Organismos sociales y áreas funcionales por departamentos dentro de la empresa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/organismos-sociales-y-areas-funcionales-dentro-de-la-empresa/> [Citado el 3 de Diciembre de 2016].
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