Programa de las cinco S

Autor: Matias Pastori

Mejores prácticas

28-11-2007

Se llama programa de las 5S a unos principios de bienestar personal y organizacional expresados con cinco palabras japonesas que comienzan por S. Cada palabra representa un logro en la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar.

Son:

1. Seiri: Botar lo innecesario
2. Seiton: Ordenar
3. Seiso: Limpiar
4. Seiketsu: Mantener por costumbre
5. Shitsuke: Disciplina y multiplicación

Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sucio, como una respuesta natural nos sentimos acosados, el ambiente resulta desestimulante, perdemos eficiencia y el entusiasmo hacia el trabajo se reduce.

Seiri – Eliminar lo innecesario

Seiri significa eliminar los elementos innecesarios. Todos los que no son indispensables para realizar la actividad que tenemos entre manos.

En casa o en el trabajo, en las actividades laborales o en las de tiempo libre, con frecuencia coleccionamos elementos, herramientas, cajas con productos, útiles, papeles, libros y otros elementos personales. Asumimos que nos harán falta para nuestro próximo trabajo y no creemos posible realizar la actividad sin ellos.

Así creamos en pequeños espacios grandes almacenes del desorden que reducen el espacio útil, estorban la circulación, reducen la visibilidad y el control visual del trabajo, hacen perder tiempo en la búsqueda de elementos que pueden estar o no, e inducen a cometer errores en el manejo de materiales o materias primas, todo lo cual lleva al mal genio y en no pocas ocasiones genera accidentes.

El Seiri es simple: consiste en Separar las cosas que sirven de las que no sirven

Conservar lo útil y eliminar lo demás.

Efectos SEIRI

• Preparar las áreas de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento autónomo, ya que se puede apreciar con facilidad los escapes, fugas y contaminaciones existentes en los equipos y que frecuentemente quedan ocultas por los elementos innecesarios que se encuentran cerca de los equipos.

Seiton - ordenar

Seiton consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan hallar, utilizar y regresar a su lugar con facilidad.

Una vez eliminados los elementos innecesarios, durante el seiri, se define un lugar donde ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificándolo para reducir el tiempo de búsqueda y facilitar el retorno después del uso. En resumen:

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Efectos SEITON:

• Facilita el acceso rápido a los elementos de trabajo
• Evita errores y acciones riesgosas
• Facilita el aseo y el mantenimiento
• Mejora la presentación y estética del lugar
• Comunica responsabilidad y compromiso con el trabajo
• Libera espacio.
• Hace agradable el ambiente de trabajo
• Permite un control visual inmediato
• Reduce las pérdidas por errores
• Reduce los tiempos utilizados en cada actividad
• Mejora el evita averías cuidado de los equipos.
• Mejora la productividad personal
• En un grupo o empresa mejora la productividad global

Seiso - limpiar

Seiso significa limpiar y disponer para el uso. Implica inspeccionar el equipo durante el proceso de limpieza para identificar pequeños, o grandes problemas de funcionamiento: escapes, averías, fallos o cualquier tipo defecto o problema existente en el elemento. Muchas veces identifica elementos inservibles, que deben ser reemplazados, y muchas otras induce que sean enviados a reparación.

Seiso Exige la identificación de las fuentes de suciedad, contaminación o defectos para eliminarlas. Hace eficaz el proceso de limpieza y eficiente el trabajo de la persona involucrada.

Seiso es más que limpiar:
Limpieza es inspección

Efectos SEISO:

• Incrementa la vida útil de los equipos
• Mejora el bienestar físico y mental del trabajador.
• Permite identificar averías con facilidad y a tiempo
• Mejora la eficiencia
• Reduce los desperdicios por mal funcionamiento
• Mejora la apariencia de los productos
• Evita pérdidas por suciedad y contaminación

Seiketsu – Mantener

Seiketsu es mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S". Si desechar, ordenar y limpiar no se hacen continuamente, el lugar volverá a su antiguo estado.

Y cualquier costumbre es parte de una cultura de grupo. Es agradable recibir un elemento en buen estado y satisfactorio regresarlo igual. Es grato encontrar un lugar amable y placentero dejarlo de la misma manera: incluso provoca regresar.

Lo contrario es agresivo, molesto. Aunque permite un mensaje que es la clave del seiketsu:

Dejar las cosas igual o mejor que antes de usarlas

Efectos SEIKETSU

• Mantener un ambiente de trabajo estimulante, que nos llene de entusiasmo y nos lleve a la eficiencia.
• Reforzar la satisfacción personal con el lugar de trabajo
• Preparar a las personas para asumir mayores retos
• Incrementar la productividad personal y organizacional

Shitsuke – Hábito y multiplicación

Shitsuke es el hábito ganado con el tiempo. La costumbre de mejorar el entorno personal aplicando el programa de las 5S. Shitsuke implica desarrollar la fuerza del autocontrol, tomar el futuro personal en las propias manos.

Shitsuke es el ejemplo mudo del propio entorno amable, es la mejor consideración hacia las personas cercanas, que pueden sentir la comodidad, la amabilidad y la atención que se les presta.

Shitsuke es la reflexión sobre los diferentes aspectos de la vida personal, la aplicación de las 5S al entorno emocional y al uso del tiempo para conseguir que las personas que amamos sientan el respeto, la comodidad, la amabilidad, la atención y la calidez con la que se les considera.

Mi vida en mis manos

Efectos SHITSUKE

• Mejora el respeto de su propio ser y de los demás.
• Crea sensibilidad, respeto y cuidado hacia el entorno personal y el ambiente colectivo
• Permite apropiarse del lugar
• Permite identificarse con el lugar
• Hace atractivo el lugar
• Hace agradable llegar, o volver
• Renueva cada día la satisfacción personal

Otras dimensiones de las cinco S

El poder del programa de las 5S está en la facilidad de ejecutarlo y entenderlo, por eso resulta una maravillosa herramienta de sensibilización hacia la calidad integral.

Pero más allá del inicio, el programa 5S permite acciones y reflexiones sobre otros conceptos de la vida. Cada persona puede hacer los suyos, y con seguridad pueden ser incluso contrarios unos de otros.

En cualquier caso,

El camino más largo se inicia con el primer paso.

Siendo obvia la frase, oculta claves importantes:
• Será más rápido si no se permiten las distracciones
• Si se pierde la atención, también se pierde el camino
• El camino puede ser tan importante como la meta
• El camino también puede llevarnos a otra parte

Simplificar y enfocar

Es el fundamento del programa, aplicable a muchas de las actividades de la vida.

Con otras reflexiones es menos fácil estar de acuerdo:

Es necesario establecer normas, incluso escribirlas, es conveniente seguirlas, pero no es necesario respetarlas. Están allí para ser cambiadas. Dicho de otra forma, los hábitos y las costumbres establecidas son cómodas, pero no siempre son las mejores.

Las actividades agradables se realizan con entusiamo, las que no lo son, requieren disciplina. Las primeras se disfrutan, las segundas se abrevian.

En economía los recursos siempre son escasos, y/o en tiempos de crisis hay que regresar a lo fundamental: simple seiri, sólo invertir en lo necesario.

Matias Pastori

mdpastoriarrobahotmail.com

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