Una nueva forma de informar.
La auditoría interna constituye una actividad estratégica por cuanto por medio de su eficaz accionar permite reducir pérdidas, costos e improductividades. Su producto se ve revelado a través de los informes y recomendaciones.
Estos informes deben ser claros, precisos, oportunos y eficientes en cuanto al uso de recursos.
Los directores y propietarios a los cuales van dirigidos tales informes disponen cada día de menos tiempo, o para decirlo de otra manera para una misma cantidad de tiempo tienen cada día una mayor demanda de actividades. Ante ésta situación, los auditores internos se ven en la imperiosa necesidad de ser, como antes se expreso, claros, concisos, oportunos y aprovechar al máximo los recursos.
Cómo lograr lo antes expuesto? Cambiando radicalmente la manera de hacer y exponer las observaciones y recomendaciones. Ya no hay tiempo ni recursos para destinar a la preparación de tediosos y largos informes, como así tampoco dedicar excesiva cantidad de tiempo en la lectura y análisis de los informes por parte de los directivos o funcionarios a los cuales van dirigidos.
Los informes deben acoplarse en a la hora de su diseño, al diseño del proceso de controles, inspecciones y papeles de trabajo. De tal forma extrayendo de los papeles de trabajo los resultados y observaciones, las mismas pueden ser volcadas directamente al informe.
Ahora bien, qué características deben tener dichos informes?
1. Deben reflejar matricialmente, para cada sector, área, proceso, producto o servicio, y en función a diversos conceptos tales como: control interno, cumplimientos de normas impositivas, cumplimiento de normas laborales, niveles y control de calidad, entre muchas otras a definir para cada tipo de empresa y actividad en particular, mediante el uso de componentes gráficos el nivel de riesgo o defectos detectados. Dándole un color rojo para situaciones de riesgo, alto compromiso o graves defectos, y un color amarillo para un nivel medio. De tal forma los directivos tendrán un visión clara e impactante a primera vista de la situación observada.
2. Para cada segmento de control con observaciones en dicha matriz, dar la explicación por escrito en forma breve y clara, aconsejando las medidas a adoptar.
1.1 Almacenes – Inventarios
Se observó para un total de 10 artículos diferencias apreciables entre las cantidades que figuran en los Registros auxiliares y las cantidades físicas recontadas. El total de la diferencia corresponde a un monto de $ 24.500.- representativo del 5% del total contabilizado como inventarios de insumos.
3. Generar un puntaje por cada ítem, y luego exponerlo gráficamente en función a su mejora o empeoramiento en relación a los anteriores controles. De tal forma podrá observarse ítems que si bien no presentan en principio inconvenientes, su puntaje muestra un decaimiento en relación a los anteriores controles, o bien otros ítems en los cuales a pesar de registrar observaciones su situación (puntaje) mejora en relación a los meses anteriores.
En el caso graficado se puede observar que aunque la Calidad de la Información del área de Almacenes no registra inconvenientes, sí puede observarse una caída en el puntaje. De dónde sale tal puntaje? El mismo sale de las observaciones, cuestionarios, inventarios y cálculos realizados en función de la auditoría.
Conclusiones
Sí a lo anterior le agregamos un software especialmente destinado a dicho objetivo, tanto de calcular los puntajes como de sacar las gráficas, y a ello se le suma la posibilidad de consultar dicha información por pantalla, estamos ante una verdadera revolución en materia de informes de auditoría, donde los costos de su generación sufre una importante reducción, y donde además los tiempos destinados a su análisis y comprensión se reducen notablemente, haciendo de los informes de Auditoría Interna algo valioso y ágil, en lugar de algo pesado y monótono.
Los funcionarios y directivos no están sólo para leer informes de auditoría, tienen muchas otras labores o responsabilidades que atender, por lo tanto la Auditoría Interna debe facilitarle la apreciación de los mismos.
Bibliografía
Auditoría Interna. Un enfoque sistémico y de mejora continua – Mauricio Lefcovich – www.monografias.com – 2003.
