Negociación y el grupo negociador

Negociar requiere de conocimientos, habilidades y actitudes. Para lograr éxito en una negociación es necesario una preparación previa, entre cuyos aspectos principales se encuentran: definir los objetivos, aspiraciones y barreras; trazar la estrategia, táctica y técnicas a aplicar; establecer los límites de la negociación y sus posibles variantes; conocer el marco legal en que se desarrollará la negociación; caracterizar a la contraparte, a su grupo negociador y a las personas que lo integran.

Para ello la formación del grupo negociador es de vital importancia, ya que de su preparación dependerá, en gran medida, el éxito de la negociación en cuestión.

El enfoque que aquí se expone acerca del grupo negociador, aplica y reconoce la utilidad de las dinámicas del trabajo grupal, que definen al grupo como “conjunto restringido de personas por constantes de tiempo y espacio, en mutuo contacto, articuladas por su representación interna y que se propone –de forma explícita o implícita– una tarea…”[1].

Así, el grupo negociador puede ser visto como un grupo centrado en la tarea se caracteriza por la ejecución de una tarea específica de negociación, para lo cual se requiere el encuadre previo del grupo para un mejor desempeño de los diferentes roles de sus integrantes. Otra de sus características es la definición de un líder (coordinador) y la existencia de redes de comunicación centrífugas, (del grupo hacia el entorno) y centrípetas (del entorno hacia el grupo) en su dinámica.

La preparación del grupo negociador es fundamental, para que pueda dirigir la negociación hacia sus objetivos y aprovechar las oportunidades que aparezcan en su desarrollo.

Durante las negociaciones son disímiles las tareas que debe enfrentar el grupo negociador, por ello y como se refería anteriormente, es necesario asumir diferentes roles por parte de sus integrantes.

Rol es un modelo organizado de conducta que define la posición que deberá asumir un individuo. En el grupo negociador los roles se determinan de antemano, de acuerdo a la estrategia a seguir en la negociación y los objetivos de la misma. Entre los más importantes el autor considera:

  • Conductor (Líder). Es el encargado de la formación y preparación del grupo negociador. Debe asumir la responsabilidad del equipo durante la negociación aún cuando no sea el jefe en otras oportunidades. No es indispensable que sea el de mayor jerarquía, inclusive pudiera ser una táctica que no lo fuera.

Es el que abre la sesión de negociación, habla y da la palabra a los integrantes de su grupo; detecta y señala los obstáculos que presente la tarea; analiza la funcionalidad de los roles; cierra la sesión de negociación e informa a los jefes superiores.

  • Sintetizador. Se encarga de formular preguntas, hacer aclaraciones, resumir las generalidades, ganar tiempo en la negociación a favor de su grupo o de su conductor. Aclara las propuestas. Es un auxiliar del conductor.
  • Observador. Su labor fundamental durante la negociación consiste en escuchar, registrar señales, captar sutilezas y matices, “leer” el ambiente general y analizar las reacciones, la preparación y las relaciones entre los miembros de la contraparte.
  • Emergente. Puede preverse o surgir en la negociación. Da respuesta a la interpretación de una situación específica. Ayuda al clima y a la dinámica del proceso negociador.

Enuncia o transmite algo como propio pero que en todo momento se corresponde con los intereses del grupo negociador y con los objetivos de la negociación. En diferentes situaciones pueden aparecer distintos emergentes.

  • Chivo expiatorio. Es un tipo especial de emergente al que se le asignan determinados aspectos negativos en la negociación. Esto le crea una imagen desfavorable con la contraparte y con frecuencia es eliminado del grupo negociador una vez cumplido su rol.

Para la conducción del grupo negociador se deben seguir determinadas pautas metodológicas. En primer lugar se debe definir la tarea, el objetivo del grupo, responder a la pregunta ¿para qué?. A continuación el contenido de las sesiones, la temática a abordar, que debe responder a la pregunta ¿qué?. Siguen los procedimientos para desarrollar su actividad, es decir, las técnicas de negociación que se aplicarán, que responden a la pregunta ¿cómo?. Todo esto requiere de una coordinación que guíe el proceso grupal y de las formas en que se llevará a cabo la tarea: dinámica.

PAUTAS metodológicas para conducir el grupo negociador

1. Tarea: Objetivo del grupo. ¿para qué?

2. Temática: Contenido de las sesiones. ¿qué?

3. Técnicas: Procedimientos para desarrollar la actividad. ¿cómo?.

4. Coordinación: Guía el proceso grupal.

5. Dinámica: Formas de llevar a cabo la tarea.

Tarea

El objetivo del grupo es preparar y llevar a cabo una negociación dada, actividad en la que se centrará la tarea. La diversidad y complejidad de las negociaciones requiere, con frecuencia, que el grupo esté integrado por personas de diferentes especialidades (comerciales, abogados, economistas, psicólogos, etc.).

El dominio de la tarea permite un mayor esclarecimiento, comprensión, aceptación y movilidad de roles que deben desempeñar cada uno de los integrantes del grupo.

Temática

El contenido de las sesiones de trabajo del grupo se agrupa en dos etapas: una previa a la negociación y la otra de desarrollo de la negociación.

En la etapa previa a la negociación el contenido de las sesiones estará dirigido a esclarecer la tarea y buscar toda la información necesaria que permita su dominio por parte de cada uno de los integrantes del grupo. En este momento es importante la definición de los roles de cada uno de sus miembros en la etapa posterior.

Durante el desarrollo de la negociación el contenido estará determinado por el avance que se tenga en las negociaciones y la habilidad con que se manejen y apliquen la diferentes técnicas. Todo el trabajo previo se pone en manifiesto en esta puesta en escena en la que no siempre hay tiempo para consultar y en ocasiones los resultados dependen de la habilidad de los integrantes del equipo y su agilidad de acción y respuesta.

Técnicas

Con frecuencia se tiende a confundir las técnicas con la dinámica. Ambas son elementos de gran importancia. Las técnicas de negociación son diversas y deben ser de dominio del grupo en correspondencia con la tarea asignada y la estrategia a seguir. Tanto las técnicas como la estrategia deben ser discutidas con el grupo, nunca impuestas. De esta manera el grupo estará más comprometido con esa tarea que debe ver como suya.

Las técnicas (¿cómo?) deben responder a la temática (¿qué?) y validar la tarea (¿para qué?).

Coordinación

El coordinador del grupo debe ser un facilitador de la comunicación y participar activamente con el grupo. Tiene entre otras las funciones siguientes:

1. Mantener y sustentar el encuadre.

2. Crear, fomentar y mantener la comunicación.

3. Facilitar el vínculo y la tarea.

4. Detectar y señalar los obstáculos que se presenten en la tarea.

5. Promover la indagación y el descubrimiento de nuevos aportes.

6. Detectar situaciones emergentes: oportunidades y amenazas.

7. Analizar la funcionalidad de los roles.

8. Reflexionar acerca de las relaciones de los integrantes.

Dinámicas

La temática está relacionado con la tarea central, su claridad y objetividad. Las dinámicas con las formas de llevar a cabo esta tarea (¿cómo?), el movimiento de roles y el clima o ambiente que rodea ese espacio grupal, entendiéndose por tal, el espacio generado por la interacción individuo-grupo en el proceso de su desarrollo.

Los elementos temático y dinámico deben estar balanceados para que contribuyan el mejor desarrollo y desenvolvimiento de la tarea sin generar tensiones entre los integrantes del grupo.

Se puede afirmar que no hay dos negociaciones iguales, por lo que un mismo grupo negociador afrontará cada negociación de manera creadora, aún cuando se trate de un mismo producto y de una misma contraparte la negociación tendrá características diferentes, pues el entorno en que se desarrollara no igual que el anterior ni sus participantes serán ya exactamente iguales. Saber negociar, dominar estas técnicas y hacerlo de una manera culta contribuye a dar una buena imagen de la entidad.

La preparación de la negociación es una actividad interna del grupo negociador que se desarrolla mediante sesiones de trabajo dirigidas a esclarecer la tarea, dominar el tema de negociación, buscar la información necesaria y definir los roles, de manera que cada uno de los integrantes del equipo conozca los aspectos generales de la negociación y las particularidades de su participación, para lograr con ello, una mayor coherencia e integración del grupo.

No existen dos negociaciones iguales, son tan diversas como la gama de productos, servicios, actividades y acciones que brindan y desarrollan las diferentes instituciones y empresas involucradas en este tipo de función.

Para una preparación exitosa de la negociación se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

1. Ubicación del grupo en la tarea de negociación:

  • Qué se pretende conseguir.
  •  Por qué se pretende conseguir.
  •  Intereses en conflicto. Coincidencia de intereses.
  • 2. Objetivos de la negociación:
  • Qué se tiene que conseguir.
  •  Qué se quisiera conseguir.

3. Información sobre la contraparte:

  • Integrantes: cargos, nivel cultural, estilo y antecedentes.
  •  Poder de los negociadores.
  •  Puntos fuertes y débiles.
  • Actitudes en la comunicación sostenida con el grupo negociador.
  •  Pronóstico de sus objetivos de negociación: orden de prioridad.
  • Pronóstico de los resultados que se proponen alcanzar: orden de importancia.
  •  Definición de la información que se brindará. Estimar cuándo se trabajará la desinformación.

4. Planeamiento:

  • Elaboración del plan de acción (estrategia) para alcanzar los objetivos. Así como de las medidas concretas (tácticas).
  • Decisión del enfoque general de la negociación: atacar, esperar, apoyarse en el poder, etc.
  •  Decisión de la posición a mantener y oferta inicial. Nivel de flexibilidad.
  •  Preparación del escenario: ambiente que favorezca el tono deseado de la negociación; lugar, atenciones, servicios, etc., que ayuden a crear un ambiente acorde a la estrategia seleccionada, el nivel de la negociación y la imagen que se pretende proyectar.

5. Definición de la Agenda de Trabajo:

  • Lugar y hora de la reunión, condiciones, contexto.
  • Orden del día: asuntos a tratar por orden de importancia.
  • Resultados deseados por orden de prioridad.

6. Roles:

  • Definición de los roles de los miembros del equipo para el inicio de las negociaciones. Revisión al final de cada sesión de trabajo.

Información

Grupo negociador

La preparación de la negociación depende, en buena medida, de la organización del sistema de información de la entidad. Éste debe basarse en la estructura, misión y posibilidades propias de la entidad. Entre las principales actividades de información se destacan: la captación de información interna y externa sobre el objeto de la negociación, la contraparte y sus negociadores, así como la evaluación y análisis de esta información y su diseminación a los miembros del Grupo Negociador y otros implicados.

El conocimiento de esta información permite:

  • Evaluar las fortalezas y debilidades de la contraparte e identificar las propias con respecto al objeto de la negociación.
  • Conocer opiniones de la otra parte. Conocer opiniones sobre ella.
  • Disminuir la incertidumbre y evitar sorpresas.
  • Elaborar propuestas y sus variantes.
  • Reconocer y enfrentar cambios en el desarrollo de la negociación.

Comunicación

La comunicación en la negociación es importante, porque a través de sus formas se expresa la gestión de la entidad y se proyecta la imagen de su cultura organizacional, de ahí su importancia en la preparación del Grupo Negociador.

De esta manera, negociar es también una forma de comunicación entre dos o más partes con intereses comunes y con intereses opuestos. Durante la negociación se brindan puntos de vista; se reciben otros, que se intercambian, para arribar a soluciones convenientes y alcanzar un compromiso aceptable para todos.

Como el personal de dirección, especialistas, vendedores, promotores y otros de la entidad, con frecuencia participan en negociaciones con clientes, proveedores, distribuidores u otras personas vinculadas con la actividad, la comunicación que se establece en la preparación de la negociación y durante ella, crea, mantiene y desarrolla las relaciones humanas, que en ocasiones, son más importantes que el logro de un acuerdo aislado.

Formas de comunicación

En la negociación, las formas de comunicación pueden ser diversas: escritas, verbales y no verbales.

Mediante la forma escrita se intercambian mensajes que podrían contribuir a la preparación del Grupo Negociador y su información respecto del tema de negociación o su contraparte, también a establecer o mantener, las relaciones y a crear un clima de confianza mutua.

La forma verbal es la primordial en el desarrollo de la negociación y define su curso y culminación exitosa.

La forma no verbal se utiliza durante el desarrollo de la negociación. Está constituida por gestos y acciones que actúan como señales o significantes y pueden ser empleados de forma independiente o en combinación con la forma verbal.

En todas estas formas de comunicación se debe prestar atención a que el mensaje que se quiere transmitir llegue y sea entendido por el receptor.

Acto de comunicación, quiénes intervienen.

Es que negociar es también una forma particular de comunicación semiótica que por su confluencia de códigos (lenguaje administrativo, legal, técnico, artístico, etc.) adquiere características específicas pues, en este proceso comunicativo, cada parte emite mensajes destinados a su comprensión por la otra. Recuérdese que en el acto de comunicación intervienen en una especie de cadena: emisor, receptor, mensaje, código, referente:

  • El emisor es quien elabora y emite el mensaje.
  • El receptor es quien recibe este mensaje. (El conocimiento del receptor y sus códigos contribuye a que se diseñe mejor el mensaje).
  • El código, a su vez, es el sistema de signos convencionales necesarios para la comunicación, cuyo conocimiento es imprescindible para elaborar y comprender el mensaje. El conocimiento del código (técnico o artístico, o el conocimiento del idioma en que se desarrolla) es necesario para el desempeño de una negociación específica. El negociador debe conocer estos códigos y saber utilizarlos en la comunicación.
  • El referente, por su parte, es el sujeto u objeto al que se hace referencia en el mensaje.

Elaboración del mensaje

Convencionalmente, la comunicación se explica como un proceso mediante el cual un emisor, a partir de determinados códigos, elabora un mensaje que transmite por un canal, que al ser recibido, es descodificado por su receptor, quien dará una respuesta que puede consistir en un mensaje de retorno, en una actitud, una decisión o un comportamiento.

Elaboración del mensaje

Ahora bien, la elaboración del mensaje es también un proceso, solo que se realiza de forma inversa: Se comienza por definir cuál es la respuesta deseada del receptor, a partir del conocimiento de los códigos de este receptor, se define el canal más conveniente y que mejor se adecue al mensaje que se quiere emitir. Luego, se elabora el mensaje con los códigos (lenguaje) empleados. De esta manera, la respuesta que se logra tiene mayores posibilidades de corresponder con la respuesta prevista.

El mensaje puede tener dos tipos de significados fundamentales: directo e indirecto. El significado directo expresa el sentido recto de lo que se expresa. Su manifestación más frecuente es en forma verbal. El significado indirecto expresa un sentido entre líneas, a veces, metafórico.

Toda la variedad de significados que pueden recibirse en un mensaje apuntan a la complejidad del proceso de comunicación y a la necesidad de analizar cada uno de estos factores en aras de una mejor comprensión de los significados de los mensajes recibidos y emitidos durante la negociación.

Marco de referencia

Elaboración del mensaje

La interpretación de un mensaje depende de los códigos que se reconozcan. Esto es lo que se denomina marco de referencia. En la medida que el marco de referencia entre emisor y receptor sea diferente o semejante, así estará favorecida o no la comunicación.

Como la cultura del individuo juega un importante papel pues caracteriza y define su comportamiento, en el marco de referencia esta condicionante debe tenerse muy en cuenta para la elaboración del mensaje y para estimar su comprensión. Cuando se trata de emisores y receptores de culturas diferentes, el proceso puede ser más complejo.

No debe olvidarse que los individuos que reciben un mensaje suelen relacionarlo con el imaginario social y con las experiencias de los grupos sociales a que pertenecen. Juzgarán el mensaje, lo considerarán negativo o positivo; aceptable o condenable, según éste ayude o confiera valor a su grupo social. Este marco de referencia constituye una especie de “filtro” de la información pues diferentes grupos pueden asimilar el contenido manifiesto como contenido implícito y viceversa, o pueden también llegar a transformar los contenidos manifiestos en su opuesto.

Barreras en la comunicación

Muy variadas pueden ser las barreras que se encuentren en la comunicación durante la negociación. Una de ellas es la percepción diferente que puedan tener las partes o sus miembros con relación a un problema o aspecto de la negociación. Esta percepción depende de la formación profesional, cultura, vivencias, códigos y lenguaje del individuo.

Barreras en la comunicación

Otra barrera puede ser la falta de control de las emociones. La ira, las actitudes defensivas, el miedo o la vergüenza, que pueden suscitar conflictos innecesarios.

Si bien el lenguaje es medio de comunicación por excelencia, junto a él la influencia de los movimientos corporales, el modo de vestir, los gestos y la expresión del rostro comunican significativamente durante determinadas situaciones de negociación si el observador es atento. El conocimiento de ello permite advertir cuándo no hay correspondencia entre la comunicación verbal y no verbal, si es así, es que evidentemente ha surgido una barrera en la comunicación.

La desconfianza es otra barrera que existe por el desconocimiento mutuo de las partes, no obstante, puede ser superada en el desarrollo de la negociación, o mejor aún, en la etapa de su preparación.

Como ha sido expuesto, todo el trabajo de preparación de la negociación se pone de manifiesto durante el desarrollo de la negociación y de sus sesiones de trabajo, estas constituyen una especie de puestas en escena (sin ensayo), en las que no siempre hay tiempo para consultas y que por lo general, alcanzan resultados que dependen de la habilidad y de la agilidad de acción y respuesta de los integrantes del grupo negociador.

Bibliografía

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Guiraud, Pierre. La semiología. Ed. Siglo XXI Editores, ed. 23, México, 1997. 133 pp.

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Paoli, J. Antonio. Comunicación e información. Perspectivas teóricas. Ed. Trillas. México, 1989. 138 pp.

Roy Lewicki y Josepth Litterer. Negotiation and Negotiator. reedings, exercises and cases, Homewood III. Irwin, 1985

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Sánchez Edgar Timor. (2003, febrero 11). Negociación y el grupo negociador. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/negociacion-grupo-negociador/
Sánchez, Edgar Timor. "Negociación y el grupo negociador". GestioPolis. 11 febrero 2003. Web. <http://www.gestiopolis.com/negociacion-grupo-negociador/>.
Sánchez, Edgar Timor. "Negociación y el grupo negociador". GestioPolis. febrero 11, 2003. Consultado el 4 de Agosto de 2015. http://www.gestiopolis.com/negociacion-grupo-negociador/.
Sánchez, Edgar Timor. Negociación y el grupo negociador [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/negociacion-grupo-negociador/> [Citado el 4 de Agosto de 2015].
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