Naturaleza de los grupos y formación de equipos de trabajo en la organización

Naturaleza de los grupos y la formación equipos de trabajo en la organización.
Por: Nayeli Sarai Luna Rojas
Actualmente, las organizaciones para consolidar sus metas y objetivos de una tarea
o proyecto, requieren de esfuerzo colectivo para obtener resultados satisfactorios. Las
organizaciones de ahora se están transformando, buscan ser más participativas y dejar a un
lado el autoritarismo; pues se ha demostrado que si se tiene una buena organización de los
grupos laborales y una adecuada formación de equipos de trabajo, se puede alcanzar más
fácil, rápido y eficientemente lo deseado.
Si se sabe distinguir como operan, cuáles son sus ventajas y desventajas, la
importancia de que estén presentes y cómo pueden afectar a la organización; se tendrá una
mejor y mayor administración. No solamente a partir de este conocimiento se producirán
mejoras individuales y organizacionales, sino también en la calidad, productividad de los
productos y servicios que se ofrecen, además de facilitar la gestión de la información y del
conocimiento. En el siguiente artículo se hará alusión a comprender la existencia tanto de
los grupos que tienen presencia manera natural en una organización, tanto como la
formación equipos de trabajo; dado a que es de vital importancia saber manejar e identificar
los grupos y equipos trabajo.
Antecedentes.
Haciendo un viaje a la historia, desde la época de la prehistoria el hombre tuvo la
necesidad de agruparse con otras personas, entonces se da la formación grupos. Con los
años los grupos se fueron consolidando y formaron pequeñas sociedades, surgiendo así a
mediados del siglo XVII en las artes plásticas, el concepto formal de Grupos por Charles
Fourier quien dio la atribución en un sentido psicosocial; él organizó a las personas o
marejadas de colectivos en grupos, todo con la finalidad de lograr una sociedad más
organizada, desarrollada, y principalmente que ésta fuera más feliz.
Posteriormente Taylor, recordado y reconocido como el padre de la organización
científica, hace una relación estructural de distintos grupos; estratificándolos según su
nivel, especialidad y unidad productiva. Ya para el Siglo XX se cataloga a un grupo como
elemento que aporta motivación a los miembros que este lo integren, propiciando la
formación de grupos autónomos de trabajo. Ya años más adelante, surge el trabajo en
equipo como una estrategia por la que las organizaciones optan libremente para facilitarse
sus tareas.
Sin dejar a un lado el estudio de los equipos de trabajo, en los años 20, Elton Mayo
realiza una investigación del comportamiento de los grupos y la relación en la formación de
equipos de trabajo.
Conceptos principales.
Para poder entender fácilmente el desarrollo del artículo, es primordial destacar
como se conceptualizan los “Equipos de trabajo” y los “Grupos de trabajo”. A continuación
se describe cada uno.
Grupos.
Estos se encuentran presentes de manera natural en una organización, según Steers
los define como un “conjunto de individuos que comparten unos fines comunes, que
generalmente representan diferentes roles entre ellos y que interaccionan unos con otros,
con el objeto de conseguir unos propósitos”, (1991). En otras palabras y de manera más
concreta se puede decir que son un conjunto de personas que interactúan entre sí, con
alguna particularidad o algo que los identifique; sin embargo, aunque naturalmente se
encuentren en la empresa es importante se tengan bien identificados y organizados de la
manera adecuada para sacar un buen provecho de estos.
Equipos.
Estos son grupos para su composición, requieren de una previa formación. Los
equipos de trabajo son un “conjunto de personas que interactúan directamente, con una
finalidad perseguida por todos, para cuya consecución establecen unas normas de
funcionamiento acordadas por todos los miembros” (Esther, 2010). Por lo que se
comprende, que es un conjunto de personas previamente organizadas; ya sea por alguien
más o seleccionados entre los propios miembros, de una forma determinada, para lograr un
objetivo común.
En ambos conceptos se encuentran inmersos ciertos factores que es importante
hacer mención, como lo son:
Conjunto de personas: Son los integrantes o participantes tanto de un grupo o
equipo, que aportan a los mismos características diferenciales que influyen
particularmente y decisivamente en los resultados que se deseen obtener.
Organización: Es la manera en la que tanto grupos como equipos, trabajan de
manera simultánea, la forma organizar para el logro de una determinada meta u
objetivo.
Objetivo: Es el motivo de que surgen o existan equipos y grupos de trabajo. Este
debe ser compartido por los miembros de cada sistema, y es lo que hace que se
muevan.
Taxonomía de la naturaleza de los Grupos de trabajo.
Como anteriormente se explico, desde la prehistoria el hombre con su instinto de
sociabilizar, formo los grupos; con el paso de los años los estudiosos del tema han
estudiado y deducido que tipos de grupos existen, y a su vez estos como se clasifican. Se
encuentran dos tipos de grupos de trabajo: los grupos primarios o informales y los grupos
secundarios o formales.
Grupos primarios (Informales).
Este tipo de grupo, está basado en alianzas que carecen de estructura formal ni
determinación por parte de la organización. Se dan de manera natural como respuesta a la
necesidad de socializar. Los grupos informales “emergen sin una designación oficial por
parte de la organización. Se forman espontáneamente y se basan en las relaciones
personales o intereses especiales, y sin ningún aval organizacional específico
(Schermenhom, Hunny, & Osborn, 2005). Están dados dentro de varios grupos formales y
equipos en relaciones interpersonales, por lo que favorecen para agilizar el trabajo ya que
se da por la afinidad de las personas y es más fácil que se ayuden entre ellas. Dentro de este
tipo, existe una sub clasificación :
1. Interés y de clase: En esta categoría los individuos que no pertenezcan a la misma
jerarquía pero sus tareas pueden coordinarse o manejarse en conjunto para
conseguir algún objetivo común. Pueden formarse por la formación profesional,
nivel intelectual, búsqueda de beneficios individuales, etc.
2. Personales y de Amistad: Los miembros tienen algo en común, como lo puede ser la
edad, familia, carácter, ideologías, religión, simpatía, etc. se basan y fundamentan
en sentimientos. Sus relaciones y comunicaciones continúan fuera de su ambiente
laboral. En la organización, es necesario que los jefes intenten influir positivamente
en ellos, porque suelen tener lazos muy fuertes este tipo de grupos.
Las principales características de los grupos informales es que se agrupan de acuerdo su
propia estructura interna y la relación con la organización. Los grupos informales
cumplen cuatro funciones básicas: Perpetúan los valores sociales y culturales comunes;
Proporcionan satisfacción social, status y seguridad; Ayudan a sus miembros
a comunicarse; y Ayudan a resolver problemas (Garcia, s/f).
Grupos formales.
Este tipo de grupo es creado deliberadamente por los gerentes, los miembros tienen
responsabilidad de realizar tareas específicas para que la organización a la que conforman
consiga sus metas. Este grupo está oficialmente “designado para servir a un propósito
organizacional específico. La organización crea un grupo de este tipo para que desempeñe
una tarea específica, que normalmente implica el uso de recursos con el fin de crear un
producto o servicio” (Schermenhom, Hunny, & Osborn, 2005). Autores como Gibson,
Ivancevich y Donnely, señalan que los procesos organizativos de las empresas tienden a
formar dos categorías de grupos dentro de este tipo (2001):
1. Mando: Están formados por los trabajadores subordinados que reportan su labor a
jefe o supervisor, se presenta la jerarquía.
2. Tareas: En este grupo los trabajadores colaboran y trabajan en conjunto para
cumplir un proyecto o completar una tarea.
Características de los grupos.
Tanto los grupos formales, como los informales, pueden ser permanentes o
temporales. Los grupos de trabajo permanente, están definidos por un lazo de tiempo
abierto a fin de desempeñar una función específica y continua, en el caso de los formales
aparecen dentro de los organigramas como departamentos, divisiones o equipos; en los
informales, se dan por la fuerza de lo que comparten. Por otra parte, los grupos de trabajo
temporales son por un periodo corto, en el caso de los formales son creados para resolver
un problema o desempeñar una tarea definida; en los informales, son los mas característicos
ya que suelen ser esporádicos y están juntos por las circunstancias del momento.
Algo que cabe destacar es que existen ciertas etapas por las que pasa cualquier tipo
de grupo antes de establecerse, las etapas son (Gelabert, 2008):
1. Etapa de formación: En el caso de los grupos informales, los individuos se
descubren y conocen las actitudes de los demás, para saber que rol juega cada uno;
en tanto, los grupos formales con establecidos por la dirección de la empresa y
determinara que funciones y tareas realizará y como debe comportarse.
2. Etapa conflictual: Esta etapa dentro de los grupos formales seda cuando se introduce
a un nuevo colaborador, pudiéndose dar que el grupo no lo acepte pero debe
acostumbrarse; en los grupos informales si el grupo lo rechaza puede sacarlo o el
propio individuo se va.
3. Etapa de cohesión: En esta parte es cuando se da la atribución de roles para cada
miembro, aquí ya todos están motivados por lo que se vuelven eficientes en sus
roles; ya se adopto una forma de trabajar y actuar. En esta parte ya suele un líder o
la posición dominante que influyen en los demás, o algunos otros forman parte de la
posición semidominante porque si influyen pero no al grado de un líder.
Técnicas grupales.
Para desarrollar la eficacia y hacer realidad sus potencialidades de los grupos de
trabajo es necesario del uso de técnicas grupales. Esto les permitirá un alcance más
concreto y práctico a través de medios y procedimientos que les servirán para lograr un
doble objetivo: productividad y gratificación grupal.
La elección de la técnica adecuada, en los grupos está en función de la empresa o
del objetivo, las técnicas de grupo son aptas para determinadas circunstancias. Para
seleccionar la correcta se sugiere hacerla en función de ya sea los objetivos, la madurez del
grupo, tamaño, el ambiente físico, características del contexto, características de los
miembros y características del que desarrollará la técnica. Las técnicas aplicables pueden
ser:
Iniciación. Propicia el conocimiento mutuo, la integración y desinhibición
en el grupo, creando un grupo de confianza y buena comunicación,
gratificante para los miembros que se encuentran involucrados.
Técnicas de producción grupal. Facilitan las tareas del grupo y organizan las
formas de discusión, toma de decisiones y responsabilidades de los
miembros del grupo.
Medición y Evaluación. Busca evaluar periódicamente los procesos que el
grupo está viviendo, los resultados o logros obtenidos, métodos y
procedimientos empleados, nivel de satisfacción personal y relaciones
humanas.
Cohesión. Propician el desarrollo, refuerzan y buscan mantener fuerzas
integradoras.
Taxonomía de formación de Equipos de trabajo.
Los equipos de trabajo pueden clasificarse comúnmente por cuatro formas en las
organizaciones, estos pueden son (Administración del capital humano, 2010):
Equipos Funcionales.
Este tipo de equipo está conformado por un gerente y los empleados de una unidad.
Facilita cuestiones como la autoridad, la toma de decisiones, el liderazgo y las
interacciones; suelen participar por mejorar las actividades laborales o por resolver
problemas al interior de su unidad funcional.
Equipo para resolver problemas.
Están integrados entre 5 y 12 empleados de un mismo departamento o contratados, los
cuales se reúnen pocas horas a la semana para encontrar formas de mejorar la calidad, la
eficiencia y el entorno laboral. Los miembros comparten ideas y presentan sugerencias.
Suele estar conformado por gente experta, jefes y supervisores.
Equipo auto administrado.
También llamado de autogestión. Es un grupo formal de empleados que opera sin un
gerente y que constituyen su propio equipo para la buena ejecución del proceso de trabajo.
Este equipo controla el ritmo de su trabajo, determina las asignaciones y dice cuando tomar
descansos e inspeccionar su trabajo. Seleccionan a sus miembros y evalúan su rendimiento.
Equipos interfuncionales.
Está compuesto por empleados del mismo nivel jerárquico, pero provienen de
distintos campos de trabajo y se reúnen para realizar una tarea concreta. Los equipos
interfuncionales son eficaces para que los empleados de diversas áreas puedan intercambiar
información, innovar y resolver.
Equipos de trabajo de Alto rendimiento.
Los equipos de trabajo de alto rendimiento los miembros están sumamente
comprometidos por cumplir objetivos y entienden con claridad la meta, pero en ocasiones
lo hacen por la importancia de esas metas preocupándose por los intereses personales. Los
miembros poseen habilidades técnicas como para las relaciones interpersonales con una
buena comunicación.
Características de los Equipos de trabajo.
Cuando se va a constituir un equipo de trabajo es importante tener en cuenta lo
siguiente:
Deben estar formados, de preferencia, por personas con diferentes experiencias,
edades, actitudes, etc.
La interacción entre los diferentes miembros, debe ser con comunicación y entre
estos se relacionan.
Todos los miembros deben perseguir y tener una misma finalidad u objetivo y
respetar las normas establecidas por todos.
Cada miembro debe sentirse con un sentimiento de pertenencia al equipo y cada
miembro debe jugar roles diferentes, es decir, cada persona debe representar un
papel y una función en el equipo; pero sobre todo en un equipo debe contar con un
representante o un líder, quien será quien coordine las actividades y pueda
solucionar diferencias.
Los equipos de trabajo suelen tener diferentes etapas en su formación, y varios
autores aportan sus conclusiones. A continuación se muestran a groso modo las etapas que
comúnmente pasan los equipos de trabajo (Esther, 2010).
1. Creación y orientación: Es la primera fase cuando los miembros del equipo no se
conocen o no han trabajado juntos. El conocimiento toma protagonismo, el
coordinador o líder debe disipar todas las dudas, se fijan los objetivos del grupo y
la forma de trabajo.
2. Establecimiento de normas: Tomando en cuenta aspectos de conducta y
responsabilidad compartida y consensuada, para el buen desarrollo del trabajo.
3. Solución de conflictos: Es común que surjan conflictos entre los miembros, después
de que ya se conozcan y trabajen, para ello es muy importante el líder o coordinador
mantenga orden, buen clima de trabajo y proponer alternativas.
4. Eficiencia y rendimiento: Cuando se superan los conflictos, el equipo alcanza una
madurez que lo fortalece y le permite superar los retos con creatividad y eficacia.
Técnicas de los equipos de trabajo.
Para que trabajen los equipos es importante el uso de técnicas para conformar
equipos capaces de identificar el problema, buscar las soluciones, optimizar y decidir cual
solución es la más adecuada. A demás permiten orientar al equipo, algunas técnicas
generales utilizadas son (Galeon, s/f):
1. Técnicas explicativas. Aquí el líder o coordinador, o en su caso especialistas,
exponen el tema o asunto a tratar. La intervención de los miembros del equipo es
mínima.
2. Técnica interrogativa o de preguntas. Busca establecer comunicación en tres
sentidos (Conductor - Equipo; Equipo - Conductor y Dentro del Equipo). Intenta
conocer las experiencias de los individuos y explorar sus conocimientos. Fomenta el
intercambio de opiniones y ayudan a detectar la comprensión que se va teniendo.
3. Mesa redonda. En esta técnica los miembros aprenden a expresar sus propias ideas,
defender su punto de vista, inducir a que el individuo investigue. Se necesita un
grupo seleccionado de personas de 3 a 6 personas, un moderador y un auditorio. La
atmósfera puede ser formal o informal.
4. Seminario. Buscar enseñar a sistematizar los hechos observados y a reflexionar
sobre ellos. Intercambia opiniones entre lo investigado con el especialista en el
tema. Sobre todo fomenta y ayuda a analizar los hechos, a la reflexión de los
problemas antes de exponerlos, y al pensamiento original.
5. Estudio de casos. Busca aplicar conocimientos teóricos de la disciplina estudiada en
situaciones reales. A demás propicia a realizar tareas de fijación e integración del
aprendizaje y llevar a la vivencia de hechos. Consiste en el relato de un problema o
un caso incluyendo detalles suficientes para facilitar a los equipos el análisis. El
caso debe de ser algo que requiera diagnosis, prescripción y tratamiento adecuado.
6. Foro. Permite la libre expresión de ideas de todos los miembros del equipo y
Propicia la integración, el espíritu crítico y participativo. El foro se lleva casi
siempre después de una actividad (película, teatro, simposio, etc.) con un moderador
que lo inicia explicando con precisión el tema o problema a tratar, señala las
formalidades a las que habrán de ajustarse y formula una pregunta concreta y
estimulante referida al tema.
Diferencias entre equipos y grupos de trabajo.
Se puede comenzar haciendo mención que un equipo de trabajo responde en
conjunto del trabajo realizado; mientras que en el grupo de trabajo, cada persona responde
individualmente. En el grupo de trabajo sus miembros tienen una formación y
conocimientos similares ya que realizan el mismo tipo de trabajo, y en un equipo cada
miembro está en una determinada actividad y realiza una parte especifica. Algunas
características más específicas son las siguientes:
Tabla.1. Diferencias entre grupo y Equipo. Fuente: (Losrecursoshumanos.com, 2008).
En el grupo de trabajo cada miembro tiene una manera particular y especifica de
funcionar, además de que es dirigido por otros niveles jerárquicos como lo son los jefes. En
un equipo es necesaria la coordinación, por lo que hay estándares comunes de actuación, es
fundamental la cohesión generando una colaboración fuerte entre los miembros. No existen
jerarquías pero hay la presencia de un líder de equipo con colaboradores, elegidos por sus
conocimientos funcionando con igualdad aunque sus categorías sean diferentes.
Desventajas y Ventajas.
A continuación se muestran algunas ventajas y desventajas de los grupos y equipos
de trabajo.
Ventajas.
Para los individuos que trabajan en equipos y grupos tienen con menos tensión
al compartir los trabajos más duros y difíciles; se comparten la responsabilidad y buscan
soluciones por sus diferentes puntos de vista. Si hay incentivos económicos y
reconocimientos profesionales los comparten. Una decisión que se toma en equipo o grupo
es mejor que la tomada por una sola persona, ya que se dispone de más información de cada
miembro y se intercambian opiniones.
Desventajas.
Al estar en equipo o grupo se pueden tomar las decisiones de forma prematura,
igualmente puede imperar el dominio del líder sobre los demás. Cuando hay equipos y
grupos se consume mucho tiempo en reuniones discutiendo soluciones y acciones,
retrasándolos. Se pueden dar presiones entre los propios miembros para aceptar soluciones.
La responsabilidad puede disiparse en el grupo.
Conclusión.
Indudablemente las organizaciones por naturaleza tienen grupos en sus sistemas,
pero desde luego para funcionar de manera más eficiente necesitan formar equipos de
trabajo, donde deben considerar las capacidades intelectuales de sus posibles miembros y
sus características socio-psicológicas y de personalidad. En este sentido, la empresa debe
intentar reunir un grupo de individuos capaces de realizar sus funciones y cumplir los
objetivos, consolidando la creación de un equipo de trabajo.
Propuesta de Tesis.
“Análisis de los distintos grupos de trabajo que conforman una empresa, a partir de
una segmentación por equipos, para un rendimiento potencial”
Objetivo:
Realizar un análisis de los grupos que conforman una empresa, y a partir de ello,
realizar una evaluación para conformar equipos de trabajo de acuerdo a las actividades que
realizan y afinidades; para que con ello se aumenten los niveles de productividad y tener un
rendimiento potencial.
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Schermenhom, Hunny, & Osborn. (2005). Comportamiento Organizacional.
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Steers, R. (1991). Introduction to organizacional behaviour . New York: Harper
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Luna Rojas Nayeli Sarai. (2015, octubre 29). Naturaleza de los grupos y formación de equipos de trabajo en la organización. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/naturaleza-de-los-grupos-y-formacion-de-equipos-de-trabajo-en-la-organizacion/
Luna Rojas, Nayeli Sarai. "Naturaleza de los grupos y formación de equipos de trabajo en la organización". GestioPolis. 29 octubre 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/naturaleza-de-los-grupos-y-formacion-de-equipos-de-trabajo-en-la-organizacion/>.
Luna Rojas, Nayeli Sarai. "Naturaleza de los grupos y formación de equipos de trabajo en la organización". GestioPolis. octubre 29, 2015. Consultado el 3 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/naturaleza-de-los-grupos-y-formacion-de-equipos-de-trabajo-en-la-organizacion/.
Luna Rojas, Nayeli Sarai. Naturaleza de los grupos y formación de equipos de trabajo en la organización [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/naturaleza-de-los-grupos-y-formacion-de-equipos-de-trabajo-en-la-organizacion/> [Citado el 3 de Diciembre de 2016].
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