Modelo de competencias del administrador de proyectos

El Administrador de Proyectos (Project Manager) es una persona que debe tener bien desarrolladas una serie de competencias que le permitan desempeñar una gestión adecuada del capital humano, los recursos financieros y materiales, para que se cumplan los objetivos del proyecto en tiempo, costo y calidad.

Existen diversos paradigmas qué profundizan sobre qué competencias requiere un autentico Administrador de Proyectos, sin embargo, el modelo que pronuncia Workitec, Inc., brinda claridad y sencillez, ya que puntualiza once competencias divididas en tres pilares: Administración de Tareas, Administración de la Gente y Comunicación e Influencia.

I. Administración de Tareas:

1. Recolección y diagnostico de la información: es la tendencia de buscar información en diversas fuentes y formas, con el objetivo de clarificar situaciones y facilitar la planeación efectiva, toma de decisiones y la resolución de problemas.

  • Identifica información específica necesaria para clarificar una situación o para tomar una decisión.
  • Obtiene información completa y exacta mediante múltiples fuentes.
  • Sondea con eficacia para obtener información, cuando otros son reacios a proporcionar información completa y detallada.
  • Busca la perspectiva de todos los actores involucrados en la situación.
  • Busca personas con amplios conocimientos en temas específicos para obtener información o clarificar un problema.
  • Sondea constantemente a las personas para escuchar los problemas a los que se enfrentan.

2. Pensamiento analítico: es la habilidad de desarrollar e implementar una aproximación lógica a un problema, descomponiéndolo en partes y considerando cada una como elemento de un sistema.

  • Sistemáticamente compara dos o mas alternativas.
  • Identifica discrepancias e inconsistencias en la información.
  • Identifica y analiza características, parámetros o consideraciones para tomar decisiones.
  • Descompone jerárquicamente tareas y sub-tareas y analiza cada una.
  • Compara costos, beneficios, riesgos y oportunidades de éxito para tomar decisiones.
  • Identifica múltiples causas de un problema.
  • Cuidadosamente asigna prioridades para termina una o varias tareas.
  • Utiliza técnicas y herramientas para asegurar que todos los componentes estén integrados adecuadamente.

3. Orientación a resultados: es la tendencia de considerar los resultados finales deseados como propios para la unidad de trabajo o para si mismo, estableciendo objetivos y enfocándose tenazmente hasta que sean logrados.

  • Establece objetivos retadores pero alcanzables.
  • Focaliza esfuerzos en objetivos de alta prioridad.
  • Establece metas y objetivos claros en reuniones y proyectos.
  • Mantiene el compromiso en los objetivos a pesar de la adversidad y frustración.
  • Ejerce un esfuerzo sostenido para lograr los resultados deseados.
  • Demuestra una gran capacidad para trabajar siendo altamente productivo.
  • Demuestra un alto sentido de urgencia para resolver problemas y terminar el trabajo acordado.
  • Desarrolla el trabajo de manera individual o grupal cuando es necesario asegurar que la tarea se cumpla para continuar con el curso del proyecto.
  • Desarrolla alternativas cuando es necesario completar el trabajo con los recursos disponibles.

4. Atención a los detalles: es la tendencia de asegurarse que el trabajo y la información sean exactos y completos, mediante el seguimiento de personas garantizando que los acuerdos y compromisos hayan sido cumplidos.

  • Se enfoca en los detalles de un proyecto cundo es necesario identificar riesgos o problemas no evidentes.
  • Desarrolla y usa sistemas para organizar y monitorear la información o progreso del trabajo.
  • Brinda seguimiento a los progresos contra el calendario planeado y el presupuesto.
  • Considera los riesgos asociados a cada tarea y modulo del proyecto.
  • Desarrolla planes de contingencia y elabora planes para evitar problemas.
  • Brinda seguimiento a los miembros del equipo, clientes y otros actores dentro del proyecto, para asegurar que el progreso del proyecto se apega al plan.
  • Establece mediante documentos: metodologías, supuestos, acuerdos, cambios, etc.
  • Organiza información para otros.
  • Prepara cuidadosamente reuniones y presentaciones.

II. Administración de la Gente:

5. Fomento del trabajo en equipo: es la habilidad para crear equipos de trabajo cooperativos, creando un clima de respecto, involucramiento autentico y aplicando técnicas efectivas que faciliten la cohesión del grupo.

  • Genera oportunidades para que la gente trabaje en equipo.
  • Encuentra la forma de involucrar a los miembros del equipo en tareas fuera de sus actividades individuales.
  • Busca la participación activa de todos.
  • Promueve la cooperación con otras unidades de trabajo.
  • Escucha y responde de manera constructiva a las ideas generadas por los miembros del equipo.
  • Se asegura que todos los miembros el equipo son tratados de manera objetiva y justa.
  • Reconoce y promueve los comportamientos que contribuyen al trabajo en equipo.
  • Genera un clima de honestidad constructiva y brinda retroalimentación.
  • Reconoce y celebra los logros del equipo.
  • Valora las contribuciones de todos los miembros del equipo.
  • Usa métodos y técnicas para facilitar el trabajo en equipo.
  • Evalúa constantemente la efectividad del equipo.

6. Gestión del desempeño: es la habilidad de brindar dirección, tareas, retroalimentación, coaching y consejo a las personas a quien administra.

  • Considera las fortalezas, limitaciones, metas y preferencias cuando asigna tareas individuales y en equipo.
  • Delega responsabilidades a gente capaz, pero mantiene su autoridad.
  • Se mantiene disponible para brindar asistencia y apoyo, pero evita la micro-administración de otros.
  • Frecuentemente mantiene contacto informal con los miembros del equipo para evaluar progresos y problemas.
  • Comparte información, consejo y asesoría para ayudar a otros a tener éxito.
  • Trata de manera firme y oportuna los problemas; permite a las personas conocer la expectativa puesta en ellos.

III. Comunicación e Influencia:

7. Anticipación: es la habilidad de anticipar el efecto deseado de acciones y eventos sobre otros, así como controlar el comportamiento propio para lograr el efecto deseado en otros.

  • Dice o hace cosas para crear el impacto deseado en otros.
  • Se adelanta a los posibles impactos de sus acciones, por lo que genera estrategias que minimicen o maximicen los impactos.
  • Identifica y presenta información o datos que persuaden a otros.
  • Genera argumentos que dirigen correctamente las acciones de otros.
  • Crea presentaciones de gran impacto visual y/o gráfico.
  • Selecciona las palabras o frases adecuadas según la audiencia.
  • Selecciona analogías y ejemplos adecuados para ilustrar un punto importante.
  • Se muestra dispuesto a siempre demostrar compromiso con el cliente interno y externo.

8. Influencia: es la habilidad de ganar el apoyo de otros en ideas, propuestas, proyectos y soluciones, mediante argumentos lógicos, apelando a los intereses de otros y utilizando una gran variedad de estrategias indirectas.

  • Genera diversos argumentos para defender o apoyar una posición.
  • Es capaz de persuadir con facilidad a las personas mediante argumentos claros y contundentes.
  • Se involucra en el proceso de toma de decisiones de otros o se asegura poder apoyarlos.
  • Es capaz de negociar para generar compromiso.
  • Identifica y propone soluciones ganar-ganar.
  • Desarrolla estrategias indirectas para influenciar otros.
  • Desarrolla relaciones interpersonales que le pueden proveer
    información, recursos o asistencia.
  • Dirige grupos asertivamente para tomar decisiones o generar resultados.
  • Genera cuidadamente soluciones o alternativas claras antes de
    pedir una toma de decisiones a la Dirección.

9. Asertividad interpersonal: es la habilidad de captar, interpretar y anticipar los sentimientos, emociones y preocupaciones de otros, mediante una comunicación abierta y empática.

  • Se toma tiempo para conocer a las personas de manera personal.
  • Interpreta los sentimientos, palabras, tono de la voz, expresiones y el lenguaje no verbal de las personas.
  • Demuestra entendimiento de los problemas de otros.
  • Busca maneras no agresivas de aproximarse a problemas sensibles de otros.
  • Entiende fortalezas y debilidades de otros.

10. Claridad: es la habilidad de asegurarse que los involucrados entiendan a profundidad: ¿qué se tiene que hacer?, ¿por qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿quiénes?

  • Se asegura de que todos los involucrados en el proyectos entienden el propósito del mismo.
  • Deja claros los limites y definiciones de los entregables del proyecto.
  • Se segura que varios grupos están involucrados en el proyectos comunicando lo que van a realizar y quienes los necesitan.
  • Clarifica los roles y responsabilidades de todos los involucrados en el proyecto.
  • Genera actualizaciones regulares del calendario del proyecto y lo comunica al personal indicado.
  • Desarrolla reuniones para empujar de manera conjunta sub-grupos de trabajo en diferentes partes del proyecto, con el objetivo de resolver tareas, responsabilidades, limites, etc.
  • Mantiene informados constantemente del progreso del proyecto a los stakeholders.

11. Generación de confianza: es la firme tendencia a creer en las habilidades propias para ser exitoso y la voluntad de ser asertivo en una amplia variedad de situaciones.

  • Demuestra una actitud de confianza hacia él mismo y al equipo.
  • Toma claras decisiones para resolver problemas con el equipo.
  • Genera un dialogo asertivo cuando alguna persona del equipo esta en desacuerdo con una decisión.
  • Le da la importancia adecuada a cada problema.

IV. Las principales responsabilidades del Administrador de Proyectos y las competencias requeridas:

1. Define y desarrolla el alcance del programa de trabajo.

  • Recolección y diagnostico de la información.
  • Pensamiento analítico.
  • Claridad.
  • Generación de confianza.

2. Establece y mantiene buenas relaciones con los patrocinadores.

  • Recolección y diagnostico de la información.
  • Influencia.
  • Asertividad interpersonal.
  • Anticipación.

3. Brinda soporte especializado al proyecto.

  • Pensamiento analítico.
  • Asertividad interpersonal.
  • Anticipación.
  • Influencia.
  • Generación de confianza.

4. Desarrolla un plan.

  • Pensamiento analítico.
  • Recolección y diagnostico de la información.
  • Atención a los detalles.
  • Claridad.

5. Asigna trabajo y delega responsabilidades.

  • Claridad.
  • Gestión del desempeño.
  • Fomento del trabajo en equipo.

6. Comunica el progreso y asuntos de importancia.

  • Claridad.
  • Fomento del trabajo en equipo.

7. Monitorea el progreso, reajusta el plan cuando es necesario, asegura la ejecución y entrega el producto.

  • Recolección y diagnostico de la información.
  • Atención a los detalles.
  • Pensamiento analítico.
  • Orientación a resultados.
  • Gestión del desempeño.
  • Generación de confianza.

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Coronado M. Omar Abisaí. (2013, julio 9). Modelo de competencias del administrador de proyectos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/modelo-de-competencias-del-administrador-de-proyectos/
Coronado M., Omar Abisaí. "Modelo de competencias del administrador de proyectos". GestioPolis. 9 julio 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/modelo-de-competencias-del-administrador-de-proyectos/>.
Coronado M., Omar Abisaí. "Modelo de competencias del administrador de proyectos". GestioPolis. julio 9, 2013. Consultado el 3 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/modelo-de-competencias-del-administrador-de-proyectos/.
Coronado M., Omar Abisaí. Modelo de competencias del administrador de proyectos [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/modelo-de-competencias-del-administrador-de-proyectos/> [Citado el 3 de Diciembre de 2016].
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