El área financiera es uno de los cuatro pilares fundamentales que toda empresa debe desarrollar y fortalecer. Conforme el negocio crece y se convierte en empresa, esa unidad debe también evolucionar para cumplir una misión fundamental.
El siguiente sería el proceso natural de evolución del área financiera de una empresa que crece:
- Siendo un pequeño negocio, quizás es suficiente que un contador externo visite la pequeña o mediana empresa para revisión la documentación en el sitio y luego retirarla y procesarla en su propio despacho de contabilidad. Una semana después se presenta con una carpeta pulcramente organizada donde está la documentación debidamente organizada, las declaraciones de impuestos que debe entregar y pagar la compañía, así como: un pequeño folleto donde están los Estados Financieros del negocio y otra información valiosa.
- Luego el negocio crece y como mediana empresa, con más empleados, más facturación, más obligaciones tributarias y más complejidad se convierte en una necesidad contratar a un contador de planta. Una sola persona que se encargará de todos estos temas contables. Desde la organización de la documentación, el procesamiento, el registro y la confección de los Estados Financieros, así como de las declaraciones de impuestos. Inicialmente, este Contador puede que maneje también la tesorería de la empresa (cosa que no recomiendo); pero no firma en las cuentas corrientes.
- En un tercer nivel de evolución, la empresa siendo ya de tamaño mediano, quizás agregue otras sociedades que requieren igualmente su propia contabilidad. La documentación aumenta, la cantidad de empleados también y la complejidad es mayor. Lo que hace esta mediana empresa es contratar asistentes contables y un contador general que maneja ese equipo de trabajo. En este punto la empresa ya debería contar en su planilla con un tesorero (de este hablaremos en un artículo posterior). Es usual que al Contador General se le encargue el Área de Recursos Humanos. Si la empresa tiene poco personal, quizás cuarenta personas o menos no represente mayor problema; pero igual esa área también llegará a ser independiente cuando la cantidad de empleados sea mayor. Por supuesto que con un Contador de Planta, la empresa ya debe haber adquirido un “programa contable” en donde registrar sus transacciones financieras. Hay cientos de opciones en el mercado ahora desde $1,000 dólares hasta $1 millón de dólares.
- Cuando la empresa crece y se acerca a los límites superiores de una empresa mediana debe fortalecer su Área Financiera. Quizás ya sus ventas superen los doscientos cincuenta mil dólares mensuales, quizás su planilla sea de más de 100 trabajadores o quizás la complejidad de las transacciones amerite evolucionar nuevamente. En estos casos surge la presencia del Director Financiero a cargo de un profesional, usualmente de formación contable en sus inicios; pero que decidió especializarse en banca y finanzas. Esto es lo que recomiendo a mis clientes, una persona que pasó por todo el proceso de convertirse de Asistente de Contador a Contador General y que luego se formó para ser un Gerente Financiero. De este puesto también hablaremos en otro artículo.
Todo lo anterior está muy bien y debe ser el proceso natural en toda pequeña y mediana empresa. Pero… ¿Para qué? ¿Qué sentido tiene esa inversión en el Área Financiera que deben realizar los negocios? La respuesta se resume en la misión que ofrecemos para el Contador General de todo negocio, pequeño o mediano, es la misión y la razón de ser de la Contabilidad. Las resumo en la siguiente frase:
“La misión del Contador General es suministrar a la Gerencia información financiera confiable, útil y oportuna para la toma de decisiones y el control gerencial”.
Por supuesto que debe cumplir con los deberes formales y obligaciones tributarias. Claro que también debe mantener un orden estricto en el archivo y clasificación de la documentación. También debe tener registros consistentes y aplicar las normas y principios contables de manera rigurosa. Pero todo lo anterior y cualquier habilidad, talento y actividad que realice para la empresa debe estar orientada a eso: a entregar información financiera oportuna, confiable y útil.
El empresario que desea alcanzar más ventas, más ganancias y más riqueza necesita tomar decisiones acertadas, para eso necesita información de calidad. Mucha de esa información, no toda, debe ser aportada por la Contabilidad. Esa información debe llegarle de manera oportuna, debe ser confiable y debe ser útil.
¿Qué hace el empresario con esta información? Conoce la verdadera situación financiera de la empresa, entiende cuáles son los resultados financieros de su negocio, determina si está obteniendo los resultados y las ganancias que desea y sabe cómo se originan los fondos en su negocio y la forma en que se utilizan. Con toda esa información toma decisiones, resuelve problemas, confronta la realidad con sus expectativas y controla si su equipo de trabajo está produciendo los resultados deseados en cada una de las unidades de la empresa.
La información financiera es vital cuando deseas llevar tu negocio al siguiente nivel de crecimiento.
Haz el esfuerzo que sea necesario y no escatimes cuando de contratar a un buen Contador se trate. Ese profesional debe ser una persona sistemática, metódica, organizada, capaz, competente, calificado y responsable por los resultados que hemos indicado.
Para complementar este proceso y lo que acabas de leer, estudia también estos artículos que son sumamente importantes:
Lo que SÍ debe saber un empresario, de contabilidad e Informe Semanal de Disponibilidad – ¿Dónde está el dinero?
