Las empresas por lo general no están obteniendo los beneficios que esperan o necesitan a partir del dinero que invierten anualmente en la capacitación de sus trabajadores, esta premisa ha motivado que muchos investigadores y profesionales estén tratando de buscar métodos o técnicas que puedan relacionar el gasto en que se incurre en capacitar a los trabajadores con los resultados que ellos y sus unidades obtienen un tiempo después de concluidas las acciones, y lo más importante, cómo demostrar o comprobar en qué medida la capacitación recibida está influyendo positivamente en la generación de valor y por tanto en el nivel de satisfacción de los clientes. De otra forma, se precisa saber como las acciones de capacitación están influyendo en el desempeñó de los trabajadores y por tanto de las organizaciones, en resumen en la calidad de los servicios que prestan a sus clientes.
Entonces el reto que tienen las organizaciones es buscar una herramienta que les permita medir en que medida las acciones de capacitación impactan en el desempeñó individual y organizacional manifestado, como mejores servicios y satisfacción de los clientes.
Obtener esta herramienta, nos llevó a buscar una definición del tipo de capacitación que debían practicar las empresas en el actual contexto económico, social, político y tecnológico en el que se desenvuelven las empresas. Así definimos ese tipo de capacitación como Capacitación Efectiva.
“Proceso por el cual se le brinda a cada trabajador capacitación en función de las competencias requeridas para su puesto de trabajo, al menor costo y acorde a sus necesidades de desarrollo personal y de la calidad de los servicios que debe prestar la empresa, diseñada de tal forma que permita evaluar su impacto en el desempeño de los participantes una vez incorporados a sus áreas”.
Asumir esta definición implicó la revisión del “cómo” se diseñan, se planifican y se ponen en marcha los programas de capacitación y por tanto las acciones, lo cual obligó utilizar el enfoque por procesos a la capacitación pero además partir de las competencias que exigía cada puesto involucrado en es proceso.
La capacitación por lo tanto debe ser un proceso que aporte a los participantes las competencias que requieren para garantizar un desempeño exitoso una vez incorporados a sus puestos de trabajo. Por otra parte esas competencias o necesidades de conocimientos, habilidades y valores son generados o demandados por las estrategias que por periodos deben acometer las empresas para garantizar la creación de productos y servicios de un alto valor que satisfaga las expectativas y exigencias de sus públicos.
Con estos elementos se hace necesario introducir el concepto de “Capacitación por Proyectos”
“Es el diseño, puesta en marcha y evaluación de un programa de capacitación que responde a los objetivos de una acción o estrategia de la Empresa o Unidad Organizativa y está encaminado a garantizar que las personas implicadas reciban los conocimientos y habilidades que les permitan materializar los cambios organizacionales o tecnológicos que la acción o estrategia producirá en la Empresa o Unidad Organizativa”.
Así las cosas la capacitación efectiva diseñada con un enfoque por proceso y respondiendo a proyectos empresariales debe ser la premisa para poder diseñar una herramienta que nos permita de una forma sistémica y sistemática medir el impacto de esas acciones sobre el desempeño de los participantes, estos últimos entendidos no solo como las personas sino también como las empresa o unidades que representan, de las cuales se espera un desempeño superior que justifique la inversión realizada.
Si enumeramos los subprocesos o pasos de esa nueva concepción de diseñar y poner en marcha la capacitación destacamos:
- Definición de la estrategia empresarial, las expectativas y las nuevas competencias para los trabajadores vinculados a la misma y la denominación del Proyecto de Capacitación.
- Definición de los trabajadores asociados a las estrategias con necesidades de capacitación.
- Definir los objetivos de capacitación en función de los segmentos de necesidades.
- Creación del grupo de diseño docente.
- Elaboración de los planes de estudios, programas, sistemas de clases y materiales docentes de las acciones satisfactoras de las necesidades.
- Seleccionar y entrenar a los Instructores que acometerán las acciones definidas para cada segmento.
- Definir y asegurar las necesidades de logísticas para el Proyecto de Capacitación.
- Puesta en marcha de las acciones de capacitación para cada segmento.
- Evaluación del resultado de las acciones planificadas en cantidad y calidad.
- Certificación de los trabajadores participantes por los niveles que las competencias requieren.
- Evaluación del impacto de las acciones sobre el desempeño de los participantes y sus unidades en función de la calidad de los servicios y los resultados económicos pasado un tiempo de concluidas las acciones de capacitación.
Entre los años 50 y 60 del pasado siglo, Donald Kirkpatrick, psicólogo norteamericano, aportó una metodología para medir el efecto de la capacitación utilizando cuatro etapas: Reacción, Aprendizaje, Comportamiento y Resultados. MIDAC, reconoce los aportes de Kirkpatrick, en lo relacionado con los niveles de evaluación de la formación que el definió, pero MIDAC como metodología presenta otro punto de vista, es decir, parte de considerar el impacto como un proceso sistemático y sistémico que está presente en los cuatro momentos por lo que transita la capacitación: a la entrada de la acción, durante la acción, a la salida de la acción y pasado un tiempo de concluida la acción y este impacto está asociado a los cambios esperados en el desempeño de los participantes (individuos y organización) a partir de un “perfil deseado”. De otra forma, medir el impacto de la acción sobre el desempeño organizacional e individual, entendido el desempeño por: El cómo se hace, y qué se obtiene. En resumen medimos qué se logró en función de los objetivos fijados para la acción y cómo fue logrado partiendo de la incorporación de las competencias básicas para el puesto.
“MIDAC, Es una metodología que partiendo del reconocimiento de una deficiencia, problema o brecha entre el desempeño deseado y el real de un puesto de trabajo o de una organización, permite evaluar el impacto que produce una acción de capacitación previamente diseñada como satisfactora de esa deficiencia. Cada uno de sus pasos a partir de la definición del Perfil Deseado, garantiza un sistema de indicadores e instrumentos que propician la información relevante sobre la calidad o efectividad del proceso de capacitación y por tanto de la erradicación del problema inicial”.
Esta metodología se estructura en seis etapas:
I. Diseño del perfil del puesto y sus competencias.
II. Evaluación del desempeño.
III. Definición y diseño de la acción de capacitación.
IV. Puesta en marcha de la acción.
V. Evaluación del impacto.
VI. Análisis y retroalimentación.
Para producir la medición del Impacto en cada una de las fases del proceso de capacitación se definieron cuatro indicadores:
- Calidad de la acción de capacitación (CA).
- Nivel de incorporación de las competencias (NIC).
- Grado de solución del problema (GSP).
- Relación Costo-Beneficio (RCB).
Estos indicadores generales, están compuestos por un sistema interno de subindicadores y criterios de medición que se adecuan a las exigencias del entorno (tipo de organización, tipo de proyecto de capacitación, etc.)
En resumen la Metodología para Medir el Impacto de las Acciones de Capacitación sobre el Desempeño de los Participantes. (MIDAC), tiene sus fundamentos en la sinergia que se obtiene al integrar como un sistema los conceptos:
- Perfil deseado para el puesto (sistema de competencias, objetivos, funciones y valores)
- Resultados de la evaluación del desempeño.
- Necesidades de capacitación (problema o brecha creadas por las nuevas exigencias empresariales).
- Capacitación por proyectos.
- Tecnología para el diseño, y puesta en marcha de las acciones de capacitación satisfactoras de las necesidades detectadas.
Esperamos que estas reflexiones e ideas que se han puesto en práctica en algunas acciones de capacitación asociadas a la preparación de directivos y especialistas puedan ser un punto de partida para el intercambio de experiencias entre los que nos dedicamos de una forma u otra a gestionar el conocimiento en las organizaciones.
Bibliografía consultada
- Antonio Ramírez del Río. Valoración de la formación. Griker y Asociados, Madrid, 1997.
- Cuesta Santos Armando, Gestión del conocimiento, Academia, 2002
- Donald L. Kirkpatrick. Evaluación de acciones formativas. Gestión 2000, Barcelona,1999.
- Guy Le Boterf. Ingeniería y evaluación de los planes de formación. Ed. Deusto, 1991.
- Leslie Rae. How to Measure Training Effectiveness. Gower, 1992.
- Levy-Leboyer Claude, Gestión de las competencias, Ediciones Gestión 2000, SA, 1997.