Metodología integradora de procesos empresariales MIPE

Metodología integradora de procesos empresariales a nivel estratégico,
táctico y operacional (MIPE) basada en la gestión del conocimiento
RESUMEN
La Metodología Integradora de Procesos Empresariales (MIPE) es una nueva metodología que puede ser
aplicada a cualquier investigación de Sistemas y Tecnologías de Información (SI y TI) tanto para
problemas estructurados, semiestructurados o no estructurados relacionados con la Gestión empresarial y
basado en la Gestión del Conocimiento. El objetivo es integrar los procesos empresariales en los niveles
estratégicos, tácticos y operacionales con un enfoque holístico orientado a la creación del valor en los
procesos empresariales, aplicando medición de desempeño enmarcado en la gestión del conocimiento de
la empresa. MIPE trata de realzar los inductores de creación de valor como son: las relaciones estratégicas
con los proveedores y los clientes, los procesos internos críticos, los recursos humanos etc. MIPE es el
apalancamiento para aumentar la capacidad de respuesta e innovación de los trabajadores dentro de los
procesos empresariales con el soporte de los SI y TI.
Esta metodología de sistemas tiene 5 fases,la Fase 1 aplica la Gestión del Conocimiento con los
Modelado organizacional, modelado de tareas, modelado de agentes, modelado de comunicación,
modelado de conocimiento, modelado de diseño; la Fase 2 aplicada al Nivel Estratégico con Business
Intelligence and Dynamic para plantear estrategias en función a los requerimientos de la organización, lo
cual significa que se puede utilizar según sea el caso: E-CRM, E-SCM, E-Marketing, E-Commerce, E-
Learning, E-PRM, E-BRM, E-GRM, TQM, ABCM, ERP, BSC, JIT con KM, MRPII con KM, Kanban
con KM, MicroStrategy, o cualquier método o herramienta que sirva como soporte al Nivel Estratégico.
La Fase 3 aplicada al Nivel Táctico con Business Intelligence and Dynamic y Datawarehouse para
mejorar las tomas de decisiones empresariales. La Fase 4 aplicada al Nivel Operacional que : Integra los
Procesos transaccionales aplicando RUP o Extreme Programing o Métrica etc La Fase 5 aplicada al
Control de los niveles estratégicos, tácticos y operacionales utilizando un Tablero de Mando Integrado
con indicadores de medición para los procesos empresariales (Balanced ScoreCard). La profundidad del
nivel estratégico y/o táctico depende del tipo de investigación que se esté desarrollando.
Fig. 01: Fases de la Metodología Integradora de Procesos Empresariales
Palabras clave: Gestión del Conocimiento, Business Intelligence and Dynamic, Datawarehouse and
Datamining, Balanced Scorecard, E-CRM, E-SCM, E-Marketing, E-Commerce, E-Learning, ERP, E-
PRM, E-BRM, E-GRM, RUP.
Mg. Ing. Carlos Chavez Monzón, Doctorando en Educación, Estudios de Doctorado en
Administración, Investigador, Autor de MIPE, Maestría en Docencia Universitaria, Maestría en
Ingeniería de Sistemas, Maestría en Ingeniería Industrial, Segunda Especialización en Tecnología
Educativa, Docente Universitario, Diplomado en Producción e Investigación Científica, Asesor
de Sistemas y Tecnologías de la Información. carloschavezmonzon@yahoo.es
ABSTRACT
MIPE is a new methodology that can be applied to nobody investigation of Systems and Technologies of
Information (IS and IT) for problems as much structured, semistructured or not structured related to the
Management enterprise and based on the Management of the Knowledge. The objective is to integrate the
enterprise processes in the strategic, tactical and operational levels with an approach holístico oriented to
the creation of the value in the enterprise processes, applying measurement of performance framed in the
management of the knowledge of the company. MIPE tries to heighten the inducers of value creation as
they are: the strategic relations with the critical suppliers and clients, internal processes, the human
resources etc. MIPE is the leverage to increase to the capacity of answer and innovation of the workers
within the enterprise processes with the support of IS and IT.
This methodology of systems has 5 phases, Phase 1 applies the Management of the Knowledge with the
organizacional Modeled one, modeled of tasks, modeled of agents, modeled of communication, modeled
of knowledge, modeled of design; phase 2 applied at the Level Strategic with Business Intelligence and
Dynamic to raise strategies in function to the requirements of the organization, which means that it is
possible to be used according to is the case: E-CRM, E-SCM, And-Marketing, E-Commerce, E-Learning,
E-PRM, E-BRM, E-GRM, TQM, ABCM, ERP, BSC, JIT with kM, MRPII with kM, Kanban with kM,
MicroStrategy, or any method or tool that serve like support the Strategic Level. Phase 3 applied at the
Tactical Level with Business Intelligence and Dynamic and Datawarehouse to improve the enterprise
decision makings . Phase 4 applied to the Operational Level that: Integra the transaccionales Processes
applying RUP or Carries far Programing or Métrica etc applied Phase 5 to the Control of the strategic,
tactical and operational levels using a Control panel Integrated with indicators of measurement for the
enterprise processes (Balanced ScoreCard). The depth of the strategic and/or tactical level depends on the
type of investigation that is being developed.
CONTENIDO
1. Introducción
2. Fases de la Metodología Integradora de Procesos Empresariales (MIPE)
3. Resultados
4. Discusión
5. Referencias Bibliográficas
“La información es el activo más importante que tienen las empresas y su éxito depende de que tan
bien conozca a sus proveedores, clientes y de que tan efectivo sea para realizar todas sus operaciones, es
decir de que tan bien gestione el conocimiento a nivel estratégico, táctico y operacional”
Carlos Chavez M, 2007
1. Introducción
Este artículo tiene la finalidad de dar un panorama general sobre la importancia que tiene la aplicación de
la Metodología Integradora de Procesos Empresariales (MIPE) para la integración de la información
convertida en el conocimiento de una empresa que quiera posicionarse y mantenerse fuertemente en el
mercado. Las empresas actualmente son evaluadas no únicamente por la calidad de sus productos o
servicios que brindan, sino también por el grado o nivel en el que comparten información con sus
proveedores, clientes, empleados etc. Puedo afirmar, sin temor a equivocarme, que la gran mayoría de las
organizaciones tienen una gran cantidad de datos, pero muy pobre en la manera o forma que procesan la
información que necesitan para convertirlo en el conocimiento que requieren para una buena gestión
empresarial. Es por ello que surge el concepto de Business Intelligence bajo la Gestión del Conocimiento,
el cual es un concepto que trata de integrar todos los sistemas de información de una organización para
obtener de ellos la información y conocimiento que se necesita y que le dará a la organización una ventaja
competitiva por sobre sus competidores. Es aquí donde interviene la Metodología Integradora de Procesos
Empresariales (MIPE) que plantea cinco fases o pasos para poder llegar a implementar el Business
Intelligence (BI). MIPE es una nueva alternativa metodológica que maneja varios conceptos tales como la
Gestión del Conocimiento, Datawarehouse, Datamining, RUP, Balanced Scorecard con tecnologías
emergentes aplicadas según sea el caso, con o sin el uso de las tecnologías Web. MIPE puede ser
utilizada como una metodología útil para el desarrollo e implementación de Sistemas de Información ya
sea a nivel transaccional, ctico y/o estratégico. Mientras más integrada sea una organización, es más
fácil para cualquier integrante de esta obtener la información que se necesite, así cualquier trabajador se
encuentra más habilitado para tomar una mejor decisión.
Fig. 02: MIPE está basado en la Gestión del Conocimiento
Fig. 03: Business Intelligence and Dynamic
2. FASES DE LA METODOLOGÍA
INTEGRADORA DE PROCESOS
EMPRESARIALES (MIPE):
Las empresas que buscan la competitividad
tratan de integrar los niveles estratégico,
táctico y operativo, y es aquí realmente el
principal problema para el desarrollo de las
empresas. La integración de los niveles
estratégicos, tácticos y operativos basado en la
Metodología Integradora de los Procesos
Empresariales (MIPE) con medición de
desempeños y creación de valor, está dirigido
a ayudar a las Empresas a solucionar la
mencionada problemática.
MIPE busca integrar los tres niveles aplicando
medición de desempeño enmarcado en la
gestión del conocimiento de la empresa para
administrar mejor la creación del valor. MIPE
Busca realzar los inductores no financieros de
creación de valor como son: las relaciones
estratégicas con los proveedores y los clientes,
los procesos internos críticos, los recursos
humanos y el crecimiento empresarial. MIPE
es el apalancamiento para aumentar la
capacidad de respuesta e innovación dentro de las empresas. MIPE ayuda a la innovación que es la base
de conocimiento de la empresa que radica en los procesos empresariales. MIPE integra los procesos
empresariales en los niveles estratégicos, tácticos y operacionales con un enfoque sistémico orientado a la
creación del valor. MIPE puede trabajar con un objetivo estratégico de un área de la empresa, con toda el
área o con toda la empresa. Se ajusta a cualquier investigación en Sistemas que se esté realizando.
Esta metodología tiene 5 fases:
Fase 1: Aplicación de la Ingeniería
del Conocimiento: Modelado
organizacional, modelado de
tareas, modelado de agentes,
modelado de comunicación,
modelado de conocimiento,
modelado de artefactos de diseño.
Fase 2: Nivel Estratégico con
Business Intelligence: Aplicación
de estrategias en función a los
requerimientos de la organización.
Se utiliza tecnologías emergentes
según sea el caso, en: e-crm, e-scm,
e-marketing, e-commerce, e-
learning, e-prm, e-brm, e-grm,
TQM, ABCM, ERP, BSC, JIT con
KM, MRPII con KM, Kanban con
KM, uso de MicroStrategy.
Fase 3: Nivel Táctico para cubrir
los requerimientos de Toma de
Decisiones con Business
Intelligence and Dynamic,
Datawarehouse y Datamining,
Modelamiento multidimensional,
Herramientas OLAP
Fase 4: Nivel Operacional: Integración de Procesos transaccionales aplicando RUP con soporte Web
cuando se requiera.
Fase 5: Control de la Integración de los niveles estratégicos, tácticos y operacionales mediante
indicadores de medición de resultados con tablero de mando integrdo del Balanced ScoreCard
Fig. 04: Los seis modelos de la gestión del Discernimiento
RESULTADOS:
Fase 1 Aplicación de la gestión del conocimiento al área de investigación. Se aplica al modelo
organizacional en el cual se identifica los principales problemas a nivel operacional, táctico y estratégico
en el área de investigación, además se aplica el FODA del área de estudio, se identifica la actual cultura
organizacional así como los principales requerimientos de toma decisiones es decir los requerimientos
funcionales de toma decisiones del sistema que se esta desarrollando. También en el contexto de la
organización se identifica los factores externos e internos así como los principales procesos del área de
estudio, se identifica el personal involucrado en el área de aplicación, se analiza los recursos de hardware
y software y se propone las mejoras respectivas, se identifica las reglas de negocio en el área respectiva,
así como los criterios de valoración es decir los indicadores que van ha medir la eficiencia y eficacia del
SI y TI a implementar.
Además en el modelo organizacional
para cada tarea involucrada en el área
de aplicación se identifica al personal
que lo realiza, la ubicación, el medio
de conocimiento, la intensidad e
importancia de las tareas principales
a nivel operacional, táctico y
estratégico, de igual manera para
cada tarea se identifica si se esta
procesando en la forma apropiada,
en el lugar apropiado, en el tiempo
correcto y calidad apropiada.
Finalmente en el modelo
organizacional se estima la viabilidad
del proyecto en el cual se plantea la
viabilidad comercial, técnica,
operacional y viabilidad económica.
Aplicación de la metodología
Integradora de procesos
Empresariales con Nuevas
Tecnologías E-CRM para plantear
soluciones viables sistémicamente
al Área de Matricula de la
Institución Privada ‘ José Antonio Encinas’ del distrito de Mochumí
FASE 1: MODELO ORGANIZACIONAL OM1 DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO:
PROBLEMAS: NIVEL OPERACIONAL
Aglomeración de documentos de
información tales como las fichas de
matricula (Mala Gestión en el monitoreo y
control de la ficha de matricula).
Demora en la entrada de datos en las
fichas de matricula.
Demora en la obtención de datos que ya
existen en el centro educativo (En las fichas
de matricula y en el cuaderno de
matriculados).
Los docentes demoran en la obtención de
datos de la lista de alumnos por sección
debido a que el proceso de matricula es
manual con una mala gestión.
Falta Gestión de datos Operacionales en el
proceso de matriculas.
La secretaria demora de 2 a 3 semanas en
reportar las listas de alumnos creando un
problemas en los alumnos matriculados por
aula.
Falta implementación de matricula vía Web
PROBLEMAS: NIVEL TACTICO: En cuanto
a problemas en el nivel táctico tenemos la falta
de Consolidados analíticos de información
histórica para la toma de decisiones:
Faltan Datos históricos para la toma de
decisiones de matriculados por grado,
sección y niveles.
Faltan Datos históricos para la toma de
decisiones de deserción por grado, sección
y niveles.
Faltan Datos Históricos para la toma de
decisiones de Matriculados por colegio de
procedencia.
Faltan Datos Históricos para la toma de
Trasladados por colegio de destino
Falta estrategia para aplicar la Gestión del
Conocimientos
Falta Implementar estrategias de Relaciones
con los padres de familia (CRM)
Falta implementar estrategias para
monitorear y controlar con indicadores de
medición la deserción del alumnado por
nivel, grado y sección
Falta implementar indicadores para
monitorear y controlar el proceso de
matriculas
PROBLEMAS: NIVEL ESTRATEGICO:
Falta implementar Benchmarking
Falta implementar un almacén de datos
históricos para el proceso de matriculas
Falta Estrategias de administrar la
relación con los clientes vía web.
Falta Implementar estrategias con
indicadores de medición de las matriculas
vía web y de la toma de decisiones que se
realizan en el proceso de matriculas
Falta estrategia para aplicar la Gestión del
Conocimientos
Falta Implementar estrategias de
Relaciones con los padres de familia
(CRM)
Falta implementar estrategias para
monitorear y controlar con indicadores de
medición la deserción del alumnado por
nivel, grado y sección
Falta implementar indicadores para
monitorear y controlar el proceso de
matriculas
OPORTUNIDADES:
Aprovechando las Nuevas tecnologías actuales existentes se harán uso de las mismas para el
desarrollo e implementación del presente proyecto de investigación para lo cual se cuenta con los
suficientes medios económicos en la empresa “Institución Educativa Privada JoAntonio Encinas”
del distrito de Mochumi.
Utilizar la tecnología CRM
Realizar Matriculas vía web
Implementar una base analítica para soporte de toma de decisiones.
Apoyo del director para la implementación del proyecto
Personal apto para el cambio y para mejorar con ello la atención al cliente principal ( el Padre de
familia)
HOJA DE TRABAJO OM-1 DEL MODELO ORGANIZACIONAL DE LA GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO
MODELO
ORGANIZACIONAL
Problemas y Oportunidades Hoja de Trabajo OM-1
PROBLEMAS Y
OPORTUNIDADES
Hacer una lista de problemas percibidos y oportunidades, basada en entrevistas,
intercambio de ideas en reuniones, discusiones con los jefes de proyecto y de
conocimiento
CONTEXTO DE LA
ORGANIZACIÓN
Hacer una lista de características clave:
Misión y Visión del área y objetivos de la organización
Factores externos e internos del área de investigación
Estrategias de la Organización
SOLUCIONES
Listar las posibles soluciones para los problemas y oportunidades percibidos,
sugeridas en las entrevistas y discusiones mantenidas y también considerando
Fig. 05: Modelo Organizacional de la Gestión del Conocimiento
las características del contexto de la organización
Fig. 06: Relación de los seis modelos del Commonkads de la Gestión del Conocimiento
FODA del área de Matriculas:
Requerimientos a Nivel Operacional:
Mejorar la Gestión en el monitoreo y control
de la ficha de matricula.
Evitar la demora en la entrada de datos en las
fichas de matricula.
Evitar la demora en la obtención de datos que
Requerimientos a Nivel Táctico:
Se necesita Consolidados analíticos de
información histórica para la toma de decisiones:
Datos históricos para la toma de decisiones
de matriculados por grado, sección y niveles.
Datos históricos para la toma de decisiones
Fortalezas
Debilidades
Empleo de nuevas metodologías de
enseñanzas que mejoran el plan de
estudio dado por el gobierno.
El personal es proactivo.
Responsabilidad en las personas que
intervienen en el proceso.
Plazo de matriculas de 2 meses.
Se realiza la matricula con
deficiencia
Demora en la atención de la
matricula
Falta informacion histórica
oportuna para la toma de
decisiones.
No se utiliza matricula vía web.
Mala Gestión en el monitoreo y
control de la ficha de matricula
Falta Implementar estrategias CRM
Oportunidades
Amenazas
Demanda Educativa Alta
Inversión para ampliar y mejorar el
area de matriculas tanto
tecnológicamente como en
infraestructura.
Servicios brindados por la
institución Educativa de la
competencia
Mejor Infraestructura de la
competencia.
Reclamos de los padres de familia.
ya existen en el centro educativo (En las
fichas de matricula y en el cuaderno de
matriculados).
Obtención de las listas de alumnos por
sección en forma rápida y oportuna.
Implementar Gestión de datos Operacionales
en el proceso de matriculas.
Implementación de matricula vía Web
de deserción por grado, sección y niveles.
Datos Históricos de Matriculados por colegio
de procedencia.
Datos Históricos de Trasladados por colegio
de destino.
Requerimientos a Nivel Estratégico:
Implementar estrategias de Relaciones con los padres de familia (CRM) Vía Web
Implementar estrategias para monitorear y controlar con indicadores de medición de la deserción
del alumnado por nivel, grado y sección
Implementar indicadores para monitorear y controlar el proceso de matriculas
Implementar Benchmarking
Implementar un almacén de datos históricos para el proceso de matriculas
Implementar estrategias con indicadores de medición de las matriculas vía web y de la toma de
decisiones que se realizan en el proceso de matriculas
Factores Externos:
La competencia en las zonas tiene mejor
infraestructura y organización. (F.E.
Negativo).
Oportunidades de capacitación al padre de
Familia(F.E. Positivo).
Aplicación de Nuevas Tecnologías. (F.E.
Positivo).
Inversiones externas que llegan al colegio
para ampliar su infraestructura y apoyar
proyectos que se planteen (F.E. Positivo)
Factores Internos:
Falta de personal en el area de Matriculas.
(F.I. Negativo).
Procesos no automatizados (F.I. Negativo)
Ayuda de otras áreas en el proceso de
matriculas (F.I. Positivo)
Crecimiento De alumnado en proporciones
aceptables de un año a otro (F.I. Positivo)
Aceptación del personal existente al nuevo
cambio (F.I. Positivo)
SOLUCIONES VIABLES SISTEMICAMENTE
EN EL NIVEL OPERACIONAL
Implementar un modulo de Registro de ficha
de matricula vía web para reducir la
aglomeración de estos documentos.
Implementar un modulo vía web en donde de
acuerdo a los matriculados obtengamos listas
de alumnos por sección.
Capacitación del personal en el sistema de
matriculas vía web
Capacitación al padre de familia para el uso
de matricula vía web
Implementar sistema transaccional vía web
que soporte todo el proceso de matriculas
SOLUCIONES VIABLES SISTEMICAMENTE
EN EL NIVEL TÁCTICO
Implementar la herramienta OLAP para dar
soporte a la toma de decisiones en el area de
Matriculas de la Institución.
Realizar consolidados analíticos con
informacion histórica en
Matriculados por grado, sección y
niveles.
Deserción por grado, sección y niveles.
Matriculados por colegio de procedencia.
Trasladados por colegio de destino.
SOLUCIONES VIABLES SISTEMICAMENTE EN EL NIVEL ESTARTÉGICO
Aplicar CRM para mejorar las relaciones con los padres de familia.
Aplicar indicadores que permitan monitorear y controlar el proceso de matriculas.
Aplicar Benchmarking
Elaborar un almacén de datos históricos para el proceso de matriculas
Aplicar indicadores que permitan controlar la matricula vía Web
MODELO
ORGANIZACIONAL
Descripción del ärea de la Organización. Hoja OM-2
ESTRUCTURA
Dar un esquema de la organización en términos de sus departamentos,
grupos, unidades, secciones etc.
PROCESOS
Dibujar el plan del proceso del negocio (con la ayuda del UML). Un
proceso es la parte relevante de la cadena de valor que está siendo
considerada. Un proceso se descompone en tareas que está siendo
detallada en la hoja de trabajo OM-3.
PERSONAS
Indicar qué miembros de la plantilla están involucrados, como actores o
como receptores, incluyendo fabricantes, proveedores, usuarios,
beneficiarios (clientes) de conocimiento. Esa persona no necesitan ser
gentes como tal, sino que pueden ser papeles funcionales jugados por las
personas en la organización (por ejemplo director, consultor etc).
RECURSOS
Describir los recursos que se utilizan por el proceso del negocio. Pueden
cubrir diferentes tipos:
1. Sistemas de información y otros recursos de computación
2. Equipamiento y materiales
3. Tecnología, patentes, derechos
CONOCIMIENTO
El conocimiento representa un recurso especial explotado en el proceso
del negocio. Dada su importancia en el contexto es considerado de
forma separada.
La descripción de este componente de la organización se da en la hoja de
trabajo OM-4 en fondos del conocimiento
CULTURA Y PODER
Prestar especial atención a la regla no escritas, incluyendo estilos de
trabajo y comunicación, destrezas sociales e interpersonales, relaciones
formales e informales y redes.
Fig. 07 Unidades Organizacionales:
Fig. 08 Casos de Uso
Criterios de Valoración:
Numero de documentos en el proceso de matricula Cantidad de documentación que se encuentra en el
proceso de matricula
Tiempo de proceso de matricula: Tiempo promedio que se toma la encargada de matricula para
realizar el registro del alumno con el año académico vigente
Numero de quejas por usuarios sobre la atención del proceso de matricula: Cantidad de quejas por
cada uno de los usuarios que realizan la matricula (PP FF)
Personal Calificado en el uso de matricula vía web: Capacitar al personal encargado de la matricula
para que puedan brindar un servicio de calidad y puedan usar correctamente el sistema que se desea
aplicar
Numero de alumnos que desertaron en un año determinado por Niveles, grados y sección: Numero de
alumnos que abandonaron el colegio en un año determinado por Niveles, grados y sección
Numero de alumnos que ingresaron en un año determinado por Niveles, grados y sección: Numero de
alumnos que ingresaron al colegio en un año determinado por Niveles, grados y sección.
Numero de padres de familia capacitados para el uso de la web.
Numero de padres que realizan la matricula web por Nivel, grado y sección.
Modelo de
Organización OM-3
Descomposición del Proceso (OM-3)
Nro
TARE
A
REALIZAD
A POR
DONDE
FONDO DEL
CONOCIMIENT
O
INTENSIV
O
IMPÔRTANCI
A
identificad
or de tareas
Nombr
e de
tarea
(parte
del
proces
o en
OM-2)
Un cierto
agente, bien
humano
(personas en
OM-2) o
sistemas de
software
(recursos en
OM-2)
Algún lugar
en la
estructura
de la
organizació
n
Lista de recursos
del conocimiento
utilizados en esta
tarea
Boolenao
indicando si
la tarea se
considera
conocimient
o intensivo
Indicar la
importancia de
la taera en una
escala de 5
puntos en
términos de
frecuencia de
costos, recursos
etc
MODELO DE LA
ORGANIZACIÓN OM-4
HOJA DE TRABAJO OM-4: FUENTES DEL CONOCIMIENTO
Fuente de
conocimiento
Poseído por
Usado en
¿Forma
correcta?
¿Lugar
correcto?
¿Tiempo
correcto?
¿Calidad
correcta?
Nombre (ver
hoja OM-3)
Agente (ver
hoja OM-3)
Tarea (ver
hoja OM-3)
o no,
comentarios
o no,
comentarios
o no,
comentarios
o no,
comentarios
MODELO DE
ORGANIZACIÓN
OM-5
HOJA DE TRABAJO OM-5: LISTA PARA EL DOCUMENTO DE
DECISIÓN DE VIABILIDAD
VIABILIDAD DEL
NEGOCIO
Para un problema / oportunidad y una sugerida solución, contestar las
siguientes cuestiones:
1. Beneficios(Económicos y de otra índole) esperados para la
organización a partir de la solución considerada
2. Cual es la extensión del valor añadido
3. costes esperados para la solución dada
4. Comparación con posibles alternativa
5. posibles cambios en la organización
6. cual es el alcance económico y de negocio de los riesgos e
incertidumbre según la solución.
VIABILIDAD
TECNICA
Para un problema / oportunidad y una seguridad solución, contestar las
siguientes cuestiones:
1. Complejidad, en término de conocimiento almacenado y procesos de
razonamiento para llevar a cabo. ¿Los métodos y técnicas disponibles
son adecuados?
2. ¿Existen aspectos críticos en cuanto a tiempo, calidad, recursos
necesarios? ¿Como superarlos?
3. ¿Se puede evaluar el éxito, en cuanto a validez, Calidad y
satisfacción?
4. ¿Es compleja la interacción con los usuarios finales?
5. ¿Es compleja la interacción con otros recursos?
6. ¿Existen otros riesgos tecnológicos e incertidumbres?
VIABILIDAD DEL
PROYECTO
Para un problema / oportunidad y una sugerida solución , contestar las
siguientes cuestiones:
1. ¿Existe un compromiso adecuado por parte de los actores y
receptores (jefes de proyectos, expertos, usuarios, clientes, miembros
del equipo)?
2. ¿Los recursos necesarios están disponibles en términos de tiempo o
presupuestos?
3. ¿Esta disponibles el conocimiento y otras competencias?
4. ¿La organización del proyecto y su comunicación interna y externa es
adecuada?
5. ¿Hay más riesgos e incertidumbres en el proyecto?
ACCCIONES
PROPUESTAS
Esta es la parte del documento de decisión de viabilidad que esta sujeta
directamente al acuerdo de dirección y toma de decisiones. Valora e integra los
resultados de los análisis previos en pasos concretos recomendados para la
acción:
1. Área de interés: área de interés recomendada.
2. Solución objetivo: Solución propuesta para el área de interés.
3. Resultados esperados, costes y beneficios.
4. Acciones de proyectos para conseguirlo.
5. Riesgos: si las circunstancia dentro o fuera de la organización
cambian, ¿bajo qué condiciones es necesario reconsiderar las
acciones propuestas?
En el modelo de tareas de la gestión del conocimiento se explica de que manera afecta la tarea en la
organización, se identifica las metas y los valores requeridos para la tarea, se identifica las tareas de entrada
y salida (dependencia y flujo), se identifica los objetos de entrada y de salida para cada tarea, se identifica
los indicadores que miden y controlan cada tarea, se identifica los agentes que están directamente
involucrados en cada tarea, se explica el conocimiento que se requiere para procesar la tarea con eficacia y
eficiencia, se identifica los recursos que se necesitan en la tarea, se identifica cual es el nivel de calidad y
desempeño que se requiere para que se procese la tarea de forma adecuada.
MODELO DE TAREA TM-1
ANÁLISIS DE TAREA HOJA DE TRABAJO TM- 1
TAREA
identificador y nombre
ORGANIZACION
Indicar el proceso de negocio del que esta tarea forma parte y donde se
lleva a cabo en la organización
META Y VALOR
Describir la meta de la tarea y el valor que su ejecución añade al
proceso del que forma parte la tarea.
DEPENDENCIA Y FLUJO
Tarea de entrada: tareas que entregan entradas a esta tarea.
Tarea de salida: tareas que se usan alguna de las salidas de esta tarea.
Se puede utilizar un diagrama de flujo de actividad para describir esto.
OBJETO MANEJADOS
Objetos De Entrada: Los objetos, incluyendo elementos de
información y conocimientos, que son la entrada a la tarea.
Objetos de salida: Los objetos, incluyendo elementos de información y
conocimientos, que no son ni entrada ni salidas.
Se puede utilizar un diagrama de clases para describir esto.
TIEMPO Y CONTROL
Describe la frecuencia y duración de la tarea
Describe la relación de control con otras tareas( Se puede utilizar un
diagrama de estado o de actividad)
Describe restricciones de control:
Precondiciones: que deben considerarse antes de ejecutar la tarea.
Poscondiciones: que deben considerarse como resultado de la
ejecución de la tarea.
AGENTES
Los miembros de la plantilla y / o los sistemas de información ( ver
OM-2 y OM- 3) que son responsables en la realización de la tarea.
CONOCIMENTOS Y
COMPETENCIAS
Competencia que se requieren para la realización con éxito de la tarea.
Para los elementos de conocimientos involucrados, existe una hoja
separadas TM-2. Listar otras destrezas y competencias. Indicar q
elementos de la tarea son de conocimientos intensivos. Algunas tareas
que pueden entregar competencias a la organización y puede ser atril
indicarlas aquí.
RECURSOS
Describir y si es posible cuantificar los recursos consumidos por la
tarea. La descripción es un refinamiento de los recursos de OM-2.
EFICIENCIA Y CALIDAD
Describir la calidad y las medidas de “Performance” que se utilizan
por la organización para determinar la ejecución con éxito de la tarea.
NATURALEZA DEL CONOCIMIENTO:
TM-2
CUELLO DE
BOTELLA PARA SER
MEJORADO
FORMAL, RIGUROSA
EMPIRICA
HEURISTICA
DOMINIO ESPECIFICO
BASADO EN LA ACCION
INCOMPLETA
CAMBIANTE
DIFICIL DE VERIFICAR
TACITO
FORMA DEL CONOCIMIENTO
A TRAVES DEL JUICIO
DOCUMENTOS
ELECTRONICO
DISPONIBILIDAD DEL
CONOCIMIENTO
LIMITACIONES DE TIEMPO
LIMITACIONES DE ESPACIO
LIMITACIONES DE ACCESO
LIMITACIONES DE CALIDAD
LIMITACIONES DE FORMA
En el modelo de agentes de la gestión del conocimiento se identifica el impacto y cambios en la
organización que tendrá cada agente en el área de investigación.
MODELO DE AGENTE AM-1
AGENTE: HOJA DE TRABAJO AM-1
NOMBRE
Nombre del agente
ORGANIZACION
Indicar la posición del agente en la organización,
tal como se describe en la hojas de trabajo del
modelo de organización
INVOLUCRADO EN
Lista de tareas (ver TM-1)
COMUNICACION CON
Lista de agentes
CONOCIMENTOS
Lista de elementos de conocimientos poseídos por
el agente
OTRAS COMPETENCIAS
Lista de elementos de otras competencias
requeridas o representes en el agente
RESPONSILIDADES Y RESTRICCIONES
Lista de responsabilidades que el agente tiene en la
ejecución de las tareas y restricciones a este
respecto. Las restricciones se pueden referir a
limitaciones en la autoridad y también a normas
profesionales legales.
EJEMPLO DE UN MODELO OTA1 DE AGENTES Y TAREAS PARA MATRICULAS
VÍA WEB
Impactos y
Cambios en la
Organización
El nuevo sistema informático en Web permitirá:
Mejorar los tiempos de atención y la aceptación de los padres de
familia.
Disminución de quejas.
Registro vía Web
Mejorar la toma de decisiones
Datos históricos.
Tareas/Agentes
Específicos en los
impactos y
cambios
La secretaria va a estar mas capacitada y será mas competente en
el desarrollo de sus funciones.
El director tendrá una data histórica con una base analítica y va a
poder implementar estrategias para desarrollar y poder utilizar la
web para comunicarse con los padres de familia.
Especialistas en Web; permitirán el desarrollo del sistemas
Informático implementado en Web.
Actitud y
Compromiso
El compromiso de todos los que conforman la Institución educativa para
llevar a cabo la culminación de este proyecto; y el compromiso de realizar
una capacitación al padre de familia, secretaria y del director para el uso del
datawarehouse.
Acciones
Propuestas
Proponer la implementación de CRM y DataWareHouse
Capacitar al personal.
Implementar y acondicionara los equipos necesarios para el
funcionamiento.
EJEMPLO DE UN MODELO DE COMUNICACIÓN (CM-1) PARA MATRICULAS VÍA WEB
TAREA
Evaluación del proceso de matriculas en Web
OBJETO DE
INFORMACION
Se deberá verificar el desarrollo del proceso de matriculas con la
implementación del nuevo sistemas y de estar forma evaluar si el sistema
cumple con los requerimientos y funcionalidades para el que fue
elaborado.
AGENTES
INVOLUCRADOS
DIRECTOR, SECRETARIA, PADRE DE FAMILIA
PLAN DE
COMUNICACIÓN
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES
CONTENSION
Nivel de Seguridad (Padres de familia entran con su login) en la
Web.
Nivel de base de datos (Se saca Backup de la data transaccional y
luego se realiza los cubos y la base se usa de nuevo)
ESPECIFICACIÓN DE
INTERCAMBIO DE
INFORMACIÓN
Información a nivel Operacional: Se solicitan datos de los padres
de familia, los alumnos, matriculas y retiros.
Información a nivel Táctico: Consolidados de padres de familia,
alumnos, matriculados y retirados.
Información a nivel estratégico: Estrategias CRM para Web y
poder mejorar la relación con los padres de familia.
Fig. 09 Representa el nivel de seguridad de acceso a la Web:
Ejemplo del Modelo del Conocimiento:
TASK : Proceso Registro de Familiar en
Web;
DOMAIN_NAME: Evaluar Tiempo de
procesamiento para registrar el reg de
familiar, Satisfacción de los padres de
familia con los registros de familiar,
Numero de quejas en el proceso de reg
familiar.
GOAL: Meta de la tarea , bajar el tiempo
de procesamiento para registrar datos de
familiar de 5 a 3 minutos; aumentar el
grado de satisfacción de los padres de
familia, Reducir el numero de quejas del
20% al 3%; Consultar Registro familiar vía
Web.
ROLES:
INPUT:
Case_description: “Tiempo de procesamiento para registrar datos del padre de familia ; la meta equivale a
bajar de 5 a 3 minutos”
Case_specific_requeriment: “Evalúa semáforos AZUL si el tiempo de
procesamiento del reg. del familiar es < 3 minutos
Case_description: “Grado de satisfacción del padre de familia; la meta es que sea excelente
Case_specific_requeriment: “Evalúa semáforos AZUL si el grado de satisfacción del padre de familia es
excelente, actualmente hay un 59% de insatisfechos (ROJO)”
Case_description: “Numero de quejas en el proceso de registro de alumno; la meta es que se elimine las
quejas (AZUL), menor al 3% del total de quejas (Verde), actualmente está en 36% (ROJO)
Case_specific_requeriment: Evalúa semáforos
AZUL si el Numero de quejas es 3%”
Case_description: “Consultar registros vía Web,
>= al 90%”
Case_specific_requeriment: “Evalúa semáforo
AZUL si es mayor al 90%, actualmente no existe
esta consulta”
OUTPUT: decisión:
“Tiempo de procesamiento <3 minutos equivale a
azul ”
“Tiempo de procesamiento >= 3 y < 4 equivale a
verde “
“Tiempo de procesamiento = 4 minutos equivale a
ámbar”
“Tiempo de procesamiento >=5 minutos equivale a
rojo”
“Grado de satisfacción Excelente equivale a azul ”
“Grado de satisfacción buena equivale a Verde ”
“Grado de satisfacción Regular equivale a ámbar
“Grado de satisfacción mala equivale a rojo”
Número de quejas< 3% equivale a azul ”
Número de quejas>= 3% y <=6% equivale a
verde “
Número de quejas>10% and <=14 equivale a
ámbar”
Número de quejas>=20% equivale a rojo
“Consultar registros de familiar vía Web>=90%
equivale a azul”
“Consultar registros de familiar vía Web <90% y
>=80% equivale a verde”
“Consultar registros de familiar vía Web <80% y
>= 70% equivale a ámbar”
“Consultar registros de familiar vía Web <70% equivale a rojo”
END TASK;
KNOWLEDGE-BASE Proceso Registro de
Familiar en Web ;
USES:
applicant
-Evaluación de tiempos de procesamiento para
registrar FROM Tabla_TiempoProcesamiento.
-Evaluación de Grado de satisfacción del padre de
familia FROM Tabla _ satisfacciónpadre
-Evaluación de Numero de quejas en el proceso de
reg familiar FROM Tabla_NumeroQuejas.
EXPRESSIONS:
HAS-ABSTRACTION
Evaluar tiempo de procesamiento.
application.tiempo-menor-3-semáforo = AZUL
Evaluar tiempo de procesamiento. application.tiempo-mayor-3and menor a 4-semáforo = VERDE
Evaluar tiempo de procesamiento. application.tiempo-igual-4-semáforo = AMBAR
Evaluar tiempo de procesamiento. application.tiempo-mayor-5-semáforo = rojo
Evaluar Grado de satisfacción.application.satisfaccion = Excelente equivale a azul
Evaluar Grado de satisfacción.application.satisfaccion = Buena equivale a verde
Evaluar Grado de satisfacción.application.satisfaccion = Regular equivale a ámbar
Evaluar Grado de satisfacción.application.satisfaccion = mala equivale a rojo
Evaluar Numero de Quejas. application.Quejas-menor-3%-semáforo = AZUL
Evaluar Numero de Quejas. application.Quejas-mayor-3% and menor a 6%-semáforo = VERDE
Eva luar Numero de Quejas. application.Quejas-mayor-10% and menor a 14%- -semáforo =
AMBAR
Evaluar Numero de Quejas. application.tiempo-mayor-20-semáforo = rojo
END KNOWLEDGE-BASE system-description
FASE 2: Nivel estratégico, se elabora un mapa estratégico en la perspectiva de aprendizaje y crecimiento y
de procesos internos en el área de aplicación, con los principales objetivos estratégicos. Además en esta
fase se aplica estrategias de Business Intelligence and Dynamic para la toma de decisiones, se aplica
estrategias de las tecnologías emergentes según sea el requerimiento, es decir, si se está utilizando por
ejemplo E-CRM se aplican las estrategias de dicha tecnología emergente.
FASE 3: Nivel Táctico, se identifica los principales
requerimientos de toma decisiones, se elabora un
diagrama de estrellas o copo de nieve con cubos
multidimensionales con tablas de hechos y medidas
que permitirá mostrar la información analítica
histórica con cuadros y gráficos estadísticos necesaria
para la toma de decisiones.
FASE 4: Nivel Operacional, se modela con RUP los
principales diagramas en el flujo de análisis y diseño
según los requerimientos del Sistema de Información
para los principales procesos incluyendo el
modelado Web según sea el caso. Además se
Procesar Reportes
Anaticos por
Proceso
Aumento del
Nro de Padre s
de Fam ilia
Perspectiva
Financiera
Perspectiva
del Cliente de
Fam ilia
Perspectiva
de
Aprendizaje
y
cr ecim ie nto
Perspectiva
de Procesos
I nternos
Diseñar E-CRM
e I m plem entar
Contratar
un
especialista
en E-CRM
Capacitar
en E- CRM,
DW H, DM
Diseñar e
I m ple m ent ar
Dataw areHouse y
Dat am ining
Dism inución
de quejas
Aumento del efecto
Multiplicador de
parte de l padre de
fa m ilia
Aumento de
Grado de
Fidelización
ROE
I ncr em ent ar
retorno sobre
la I nversión
Autentificar
a los
padres de
Procesar
Matricula
Vía Web
Realizar Pre
- Matricula
Procesar
Registro
Fa m ilia r
Procesar
Registro
Alum no
Procesar
Traslado
s
ROA
I ncr em ent ar
retorno sobre
el Patrim onio
I ncr em ent o
de
Rentabilidad
desarrolla la programación en una arquitectura de tres capas obteniéndose la versión definitiva
FASE 5: Aplica los indicadores con los
semáforos en cada proceso del área donde se ha
desarrollado el Sistema de Información con
nuevas tecnologías emergentes, siendo los
indicadores los que contrastará la eficiencia y eficacia del Sistema de Información y su ventaja competitiva
en el área de aplicación.
Los resultados de haber aplicado la Metodología
Integradora de Procesos Empresariales se muestran a
continuación, tomando en cuenta algunas de las
aplicaciones:
MIPE aplicada a la Gestión de la Molinera
San Jorge, Chiclayo
MIPE aplicada a la Gestión de la Molinera La
Campiña, Chiclayo
MIPE aplicada a la Gestión de la Molinera San
Nicolás, Chiclayo
MIPE aplicado a la Gestión de Admisión de la
Clínica Lambayeque SA, Chiclayo
MIPE aplicado a la Gestión Administrativa del
CEN Juan Pablo Vizcardo Guzmán Gonzáles ZEA, Chiclayo
MIPE aplicado a la Gestión de Producción del Consorcio Bander Distribuidora de Néctares
Walon, Chiclayo
MIPE aplicado a la Gestión de Marketing del Consorcio Hotelero del Norte Gran Hotel, Chiclayo
MIPE aplicado a la Gestión Comercial de la Distribuidora Pakatnamú .I.R.L, Chiclayo
MIPE aplicado a la Gestión de Producción de PROMENESTRAS de la Región Lambayeque
MIPE aplicado a la Gestión de Administración del Hotel América, Chiclayo
MIPE aplicado a la Gestión Académica del IE Tupac Amaruc, Chiclayo
MIPE aplicado a la Gestión Administrativa del INCA HOTEL, Chiclayo
MIPE para poder evaluar el interprete de algoritmos en el área educativa universitaria en la carrera
de ing. De sistemas en la USAT
MIPE aplicado al Sistema de Soporte de Decisión para mejorar la Gestión Administrativa del Inca
Hotel
Implementación de la MIPE con Nuevas Tecnologías en Business Intelligence para la mejora del
área de Admisión en el Hospital Privado Metropolitano S.A.C.
Mipe para mejorar la Administración de las Relaciones con los Clientes en Turismo Costa del Sol
S.A. Hotel Costa del Sol Chiclayo utilizando la nueva tecnología e-marketing
Implementación de MIPE con Business Intelligense para mejorar el Planeamiento Estratégico en
el Área de Admisión del Centro Médico SINAI
Implementación de la MIPE con Nuevas Tecnologías en Business Intelligence para la mejora del
área de Administración en el Hospital Privado Metropolitano S.A.C.
Implementación de MIPE con nuevas tecnologías para mejorar la toma de decisiones de la Gestión
Académica del Instituto ISATEC de Lambayeque
MIPE para Evaluar Nuevas Tecnologías para el Sistema de Asignación de Citas e Historias
Clínicas de la Clínica Nuestra Señora de la Misericordia
MIPE con Nuevas Tecnologías para Mejorar la Gestión Administrativa de la Municipalidad
Distrital de Motupe
Implementación de MIPE utilizando Nuevas Tecnologías para mejorar la Gestión de Producción
de la Empresa "Procesadora Rioja EIRL
Mipe con Nuevas tecnologías para mejorar la gestion del Proceso de trámite documentario en la
DRE
MIPE aplicado al Sistema de Reserva de Citas Medicas del Centro de Salud de la Noria
MIPE aplicado al Sistema Contable del Colegio San Mateo
MIPE aplicado al Sistema de Control de Almacen de La Torre Contratistas SAC
MIPE aplicado al Sistema de Control de Asistencia de Personal del Colegio Modelo
MIPE aplicado al Sistema de Ctas por Cobrar y Pagar de DEMACO
MIPE aplicado al Sistema de Matricula y Notas del ISPP Santo Tomas de Aquino
MIPE aplicado al Sistema de Matriculas y Notas del Colegio Mariano Santos Mateos
MIPE aplicado al Sistema de Matriculas y Notas en el CEP Juan XXIII
MIPE aplicado al SIstema de Notas y Matriculas del CEP San Silvestre
MIPE aplicado al Sistema de Personal de CORELIB
MIPE aplicado al Sistema de Recursos Humanos de Inversiones VORO
MIPE aplicado al Sistemas de Registro de Matriculas y notas del CE Gabriel Garcia Marquez
MIPE con CRM para mejorar la atención al cliente por el OUTSOURCING del Bco de Crédito
MIPE con E-Commerce aplicado al Centro de Idiomas de la UCV
MIPE para mejorar la atencion en el area de Soporte Tecnico DANPER Trujillo
MIPE para mejorar la toma de decisiones del area de RRHH - SEDALIB
AREA COMERCIAL DE AGROINDUSTRIAS SAN JACINTO
MIPE APLICADO AL SISTEMA DE SUPERVISIONES A LOS PROGRAMAS
ALIMENTARIOS DEL PRONAA CHIMBOTE
3. Discusión: Se observa, por los trabajos de investigación realizados, que la Metodología Integradora de
Procesos Empresariales MIPE es una metodología que puede ser utilizada para desarrollar Sistemas de
Información planteando soluciones viables sistémicamente a la Gestión del área donde se aplica dicha
metodología y que están relacionados con el sistema a desarrollar, con un enfoque holístico, aplicando medición
de desempeño enmarcado en la gestión del conocimiento del área de la empresa en estudio.
4. Referencias Bibliográficas:
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Linkografía:
Gestión del Conocimiento: http://ksi.cpsc.ucalgary.ca/KAW/KAW96/iglesias/Iglesias.html
Commonkads: www.commonkads.uva.nl
Balanced Scorecard: www.qpr.com
Metodología Integradora de Procesos Empresariales: www.mipe.zoomblog.com

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Escrito por:

Administrador de la Red Social. ww.negociosenredconpymes.ning.com Autor de la Metodología Integradora de Procesos Empresariales. Project Management en Planeamiento Estratégico con Balanced Scorecard, E-Business, E-CRM, E-SCM, E-Marketing, E-Learning, NTIC http:/mipe2008.blogspot.com.

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Chavez Monzón Carlos. (2008, mayo 30). Metodología integradora de procesos empresariales MIPE. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/metodologia-integradora-procesos-empresariales-mipe/
Chavez Monzón, Carlos. "Metodología integradora de procesos empresariales MIPE". GestioPolis. 30 mayo 2008. Web. <http://www.gestiopolis.com/metodologia-integradora-procesos-empresariales-mipe/>.
Chavez Monzón, Carlos. "Metodología integradora de procesos empresariales MIPE". GestioPolis. mayo 30, 2008. Consultado el 7 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/metodologia-integradora-procesos-empresariales-mipe/.
Chavez Monzón, Carlos. Metodología integradora de procesos empresariales MIPE [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/metodologia-integradora-procesos-empresariales-mipe/> [Citado el 7 de Mayo de 2015].
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