Muchas organizaciones se muestran con mucha inquietud y temor ante los cambios, ya que éstos generan un gran impacto en sus procesos, personas y sistemas, lo cual representa un gran reto hoy día, debido a la necesidad de adaptación a los requerimientos del mercado, que le permita generar mayores ganancias y productividad, y poder minimizar los gastos, pérdidas de tiempo, reprocesos y clientes insatisfechos, por lo tanto, se hace necesario un estudio objetivo y adecuación de la arquitectura organizacional para garantizar la sustentabilidad y rentabilidad en el mercado.
Con la aplicación e integración de la metodología ecléctica (diseñada a medida), partiendo de la orientación de las filosofías tales como: Lean, Six Sigma, 5S, BPM, SOA, Web 2.0 y documentación de procesos, apoyados 100% con las tecnologías de la información y comunicación, se pueden obtener los mejores resultados ante la demanda de limitaciones organizacionales de procesos, talento humano, mercadeo, planificación estratégica, entre otros, haciendo la transformación transcendental en la mejora y calidad total de sus productos y servicios llegando al máximo nivel de madurez organizacional.
Para analizar detalladamente las posibles limitaciones presentes en las organizaciones, se establecieron las alternativas viables para la superación de las mismas, así como también los beneficios a ser obtenidos como resultados de las mejoras recomendadas.
Esquema general de limitaciones vs. Superación de barreras por áreas analizadas
Esquema general de limitaciones vs. Superación de barreras por áreas analizadas
Matriz de limitaciones vs. Superando las barreras
La matriz de limitaciones vs. Superando barreras, presenta en primera instancia las limitaciones más comunes o cotidianas, que están presentes en la gran mayoría de las organizaciones en una mayor o menor escala, sin distingo de tamaño o rama de la misma. Posteriormente se describen las posibles alternativas a ser aplicadas, para superar esas barreras y finalmente están los beneficios a ser obtenidos, al aplicar las medidas adecuadas para solventar o superar esas limitaciones.
Las limitaciones acá descritas están desglosadas o estructuradas de acuerdo al siguiente esquema:
- Procesos,
- Talento Humano,
- Mercadeo y
- Planificación estratégica.
Procesos
Contempla el día/día presente en las organizaciones, principalmente en los procesos claves o medulares de las empresas, que afectan la calidad de los productos y servicios que van a un cliente final, poniendo en gran riesgo de extinción a las empresas que no toman la iniciativa de forma oportuna y certera.
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Limitaciones presentes |
Superando las barreras |
Beneficio |
| Mala ubicación de recursos y/o materiales vs. Puesto de trabajos, exceso de movimiento por traslados | 1. Estudio de flujo de trabajo (tiempo)2. Reorganización y redistribución de máquinas, herramientas y puestos de trabajo | Incrementa la productividad, ahorrar tiempo y recursos, y lograr una gestión más eficaz. |
| Inventario (pérdidas, deterioro, descuadre físico vs. sistema) | 1. Análisis estadístico2. Establecimiento de métricas de control
3. Plan de mejoras 4. Medición de indicadores 5. Plan operativo general y específico 6. Diseño de Políticas de Inventario |
1. Formalización y estandarización del proceso de inventario a través de metodologías e instrumentos de control de procesos.2. Reducción de las pérdidas, devoluciones y clientes insatisfechos. |
| Sobreproducción (se produce o adquiere, más de lo que se vende) | 1. Análisis estadístico2. Establecimiento de métricas de control
3. Plan de mejoras 4. Medición de indicadores 5. Plan operativo general y específico 6. Diseño de Políticas de compras y planificación de manufactura |
1. Control de costos de almacenamiento2. Formalización y estandarización del proceso de inventario a través de metodologías e instrumentos de control de procesos.
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| Reprocesos; excesivo flujo de trabajo de tareas repetitivas o duplicidad de trabajos | 1. Análisis estadístico2. Estandarización de procesos | Formalización y estandarización del proceso a través de metodologías e instrumentos de de documentación de procesos. |
| Cuellos de botella; propios del proceso o de otros proveedores internos | 1. Análisis estadístico2. Establecimiento de métricas de control
3. Plan de mejoras 4. Medición de indicadores 5. Plan operativo general y específico |
Procesos optimizados y estandarizados, con la aplicación de metodologías de mejora continua y calidad total |
| Retrasos en los tiempos de entrega al cliente final | 1. Análisis estadístico2. Establecimiento de métricas de control
3. Plan de mejoras 4. Medición de indicadores 5. Plan operativo general y específico 6. Definición de políticas logísticas |
Fortalecimiento de la estrategia empresarial, alineada con los objetivos estratégicos y minimizar el riesgo de pérdidas de clientes y devoluciones de mercancía |
| Volúmenes de desperdicios elevados | 1. Análisis estadístico2. Establecimiento de métricas de control
3. Plan de mejoras 4. Medición de indicadores 5. Plan operativo general y específico 6. Política de incentivos para minimizar los desperdicios |
1. Formalización y estandarización del proceso a través de metodologías e instrumentos de de documentación de procesos.2. Sentido de pertenecía y concientización del personal |
| Carencia o deficiencia en el conocimiento de los procesos, (entradas, proceso y salidas) | Diseño de modelado de proceso de acuerdo a la cadena de valor, con definiciones de alcances (metas, indicadores y responsabilidades) | Estandarización y formalización de todos los procesos estratégicos, primarios y de apoyo, desglosando detalladamente, los alcances, responsabilidades, entradas, salidas, clientes internos y externos y proveedores, enfocados a la cadena de valor. |
Talento Humano
Tomando como premisa que, el talento humano es parte fundamental dentro de las organizaciones, debido a que representa un activo muy importante. Si el personal no está continuamente capacitado, motivado, sensibilizado, orientado y liderizado, difícilmente éste lleve sus funciones de forma óptima, lo cual crea un clima o panorama organizacional poco estable. Es el talento humano, el que hace posible que los procesos y sistemas se integren, para dar los mejores resultados en el logro de los objetivos estratégicos de toda organización, por lo cual, hay que partir de la premisa de desarrollar y potenciar los valores organizacionales, para liderizar un cambio positivo de forma proactiva e impulsiva, que de respuesta a los grandes retos y demandas del mercado.
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Limitaciones presentes |
Superando las barreras |
Beneficio |
| Desconocimiento de funciones claves de cada puesto de trabajo | Capacitación continua en funciones claves de los puestos | 1. Personal con las competencias idóneas para ocupar y desarrollar un perfil de cargo.2. Mejor rendimiento en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
3. Crecimiento y desarrollo de personal, cubriendo la ruta o escala de la carrera. |
| Alta rotación del personal, Carencia del sentido de pertenencia, Desmotivación | 1. Taller de integración de valores personales, organizacionales y sociales.2. Política de Incentivos al personal | 1. Incremento de la motivación, sentido de pertenencia, trabajo en equipo, liderazgo, clima organizacional, entre otros.2. Sensibilización ante el desarrollo personal, organizacional y social.
3. Cambios conductuales con el enfoque 100% positivo, mayor rendimiento. |
| Desconocimiento de funciones y responsabilidades del cargo, exceso de tareas al personal o caso contrario | 1. Evaluación de tareas por funciones (Hrs/tarea) medición de rendimiento.2. Descripciones de cargo.
3. Organigrama general y específico. |
1. Personal con tareas, responsabilidades y alcances bien delimitados.2. Manual de descripciones de cargos alineados a los requerimientos funcionales de los procesos.
3. Organigrama alineado a las descripciones de cargos, estructurado desde lo general, hasta lo específico, ocupantes por cargo. |
Mercadeo
Este enfoque va dirigido hacia el posicionamiento en el mercado a través de la publicidad de impacto que busca abarcar y expandir grandes masas para dar a conocer los productos y servicios ofertantes que pudieran cubrir un determinado sector de la demanda.
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Limitaciones presentes |
Superando las barreras |
Beneficio |
| Limitaciones de alcance del mercado (posicionamiento en impresos y/o digitales) | Estrategias de publicidad para el posicionamiento en el mercado con tecnología web 2.0 a través de las redes sociales más efectivas, así como también en los medios tradicionales |
1. Posicionamiento en el mercado por segmentos (zona geográfica, edades, sexos, rutas y centros de distribución, entre otros) a nivel local, regional, nacional.2. Web 2.0 con disponibilidad de compartir información en línea 24/7 a nivel mundial. 3. Aumento de la cartera de clientes. 4. Aumento en los volúmenes de ventas. 5. Crecimiento en marca e imagen institucional. |
Planificación Estratégica
Como proceso estratégico y fundamental, que lidera los cambios transcendentales en toda organización, es quien dicta las reglas, guías, planes, estrategias, metas, partiendo de los principios organizacionales, seguido de los planes de negocio, planes estratégicos, planes operativos generales y específicos, abarcando en su conjunto a todos los niveles y miembros de la organización, por lo cual, se hace imperativo estar sumamente claros, con los valores pasados, actuales y futuros, para adaptarse a los constantes cambios del mercado y garantizar la productividad, rentabilidad y sostenibilidad empresarial.
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Limitaciones presentes |
Superando las barreras |
Beneficio |
| Carencia o debilidad en la definición y/o aplicación de políticas que describan las guías de acción en cuanto a; objetivos, estrategias y metas de los planes cortos, medianos y largo plazo |
Definición y/o adecuación de las políticas organizacionales, que establezcan las guías de acción a cada uno de los procesos ejecutores |
1. Formalización y estandarización de lineamientos estratégicos, tácticos y operativos aplicable a todos los procesos.2. Mejora considerablemente la comunicación efectiva entre los miembros de la organización.
3. Mejora considerablemente el clima organizacional, ya que todos manejan la misma información en cuanto al cumplimiento de |
| Participación nula o casi nula en licitaciones en el mercado | Definición y desarrollo del Plan de Negocios | Mayores posibilidades de aumentar la participación en licitaciones o contratos de gran envergadura e impacto en el mercado. |
| Limitaciones de respaldo financiero para inversiones de gran envergadura | Definición y desarrollo del Plan de Negocios | Incremento en las posibilidades de inversiones a través de un instrumento de respaldo financiero basado en estudio objetivo de la misión y visión organizacional. |
Recomendaciones generales
- Establecer planes a corto, mediano y largo plazo, con metas e indicadores de gestión, de manera tal de poder hacer el seguimiento y control a la ejecución de los procesos.
- Mantener una comunicación fluida con todos los miembros de la organización a través de los líderes de los procesos, a fin de poder tomar en cuenta las diferentes opiniones y lluvia de ideas.
- Conocer bien o diagnosticar la situación actual de los procesos, para poder determinar las posibles mejoras.
- Hacer seguimiento al cumplimiento de las mejoras a través de revisiones periódicas, integrando a todo el personal por cada proceso.
- Capacitar continuamente al personal para que éstos desarrollen sus perfiles en los puestos ocupados y puedan crecer organizacionalmente.
- Generar una cultura de gestión de procesos y calidad total, apoyados en las metodologías de mejoras, soportados con una sana documentación que será la guía que soporte cada una de las actividades a ser ejecutadas.
Bendiciones y éxitos para todos!
