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El presente trabajo expone una propuesta de Sistema de Gestión de Ventas de Productos al por Mayor acotado a las regulaciones vigentes para la realización de esta actividad en Cuba. Este persigue el objetivo de resolver el problema de la dualidad monetaria y las formas de pago propias del país que imposibilitan la aplicación de otros sistemas existentes.

El sistema resultante cuenta con mejoras y agregaciones de funcionalidades comerciales en un entorno amigable y fácil de utilizar; además de que garantiza la seguridad e integridad que requieren los datos que el mismo procesa agilizando y facilitando el proceso de Ventas de Productos al por mayor.

Para el desarrollo del sistema se utiliza la metodología ágil de construcción de software Scrum y se hace un estudio de los sistemas existentes y de las herramientas adecuadas para la construcción del mismo.

Introducción

El comercio es una actividad realizada por el hombre desde tiempos inmemoriales. Alude a la necesidad de la compra, venta o permutación de especies, y también intercambio de servicios que históricamente se han gestado a través de mercados, almacenes o establecimientos comerciales. Sin embargo, por primera vez en la historia, esta concepción ha cambiado. Esto está dado por el surgimiento de Internet que ha marcado una nueva era de entendimiento interpersonal, y una expansión radical de los medios y alcances del comercio.

El comercio electrónico nace como expresión de la eficiencia y para ser más productivo; como afán de satisfacer de forma integral nuevas necesidades, bajo el visor de la tecnología, que juega un papel esencial en su materialización. Cuba no vive exenta de la realización de comercio por lo que potencia su entrada al mercado internacional por todas las vías y especialmente mediante la realización de comercio electrónico.

Sin embargo, la economía del país posee características especiales que hacen imposible la aplicación de sistemas ya existentes pues no cuentan con las formas idóneas para realizar pagos y manejo de una doble moneda circulante entre otras regulaciones. Por esta razón puede afirmarse que no existe sistema informático capaz de realizar ventas mayoristas que cumpla con las características del comercio cubano. De modo que la elaboración de un Sistema de Gestión de Ventas de Productos al por Mayor como herramienta que cumpla con las regulaciones establecidas para Cuba favorecería el desarrollo del comercio electrónico aportando beneficios a la economía del país.

Sistemas de comercio electrónicos existentes

Existe una amplia gama de plataformas desarrolladas sobre diferentes tecnologías para la realización de comercio electrónico. Por solo mencionar algunas puede enumerarse Gesticom B2B, TornadoStore™, AB-Shop 3. Todas ellas con muchas facilidades de uso y atractivas para la creación de cualquier tipo de tienda virtual. Incluso, algunas de estas plataformas son gratis y de código abierto. Sin embargo ninguna de ellas ni los sistemas de inventario que las sustentan es aplicable en Cuba. Razones que descartan el uso o reutilización de estos sistemas:

ü Ya se ha incursionado en el uso de estos sistemas y se han hecho parches y modificaciones a las ventas minoristas que ellos realizan para adecuarlos a las mayoristas definidas en Cuba.
ü Los procesos que estos modelan no son los que se aplican en el país por la forma en que se concibe la Contratación y el Proceso de Venta.
ü La vía de negociar márgenes comerciales, créditos y los instrumentos de pago no son adecuados o usados en Cuba.
ü El proceso de facturación manejado por los sistemas expuestos no es el que se describe para el país.
ü La circulación de la doble moneda no puede ser manejada por estos sistemas ni por sus respectivos inventarios.

Teniendo en cuenta que las funciones principales del sistema deben ser la venta y facturación asociadas a la gestión de márgenes comerciales y créditos queda muy poco por reutilizar de los sistemas existentes: ideas de diseño, buenas prácticas de programación, patrones… En la actualidad empieza a potenciarse el desarrollo del comercio electrónico en el país y se están dando los primeros pasos en las ventas mayoristas dirigidas a empresas o personas jurídicas. Esto da la posibilidad de hacer un levantamiento de requisitos exhaustivo para que la primera plataforma de comercio electrónico desarrollada capaz de trabajar con el modelo de comercio cubano sea lo más eficiente posible.
La idea de crear una nueva plataforma esta sustentada además en el uso de una arquitectura orientada a servicios que permita mayor facilidad de comunicación entre sistemas y así lograr más fácilmente su integración (debe ser posible integrar el sistema resultante con el ERP-Cuba1 en desarrollo actualmente). Los sistemas expuestos usan una arquitectura híbrida entre cliente-servidor y 3 capas que no facilita el proceso de integración.

Metodología de desarrollo

“Scrum” es una metodología para la gestión de proyectos, expuesta por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka, en el artículo The New Product Development Game [Harvard Business Review Ene-Feb 1986]. “El precepto básico de esta metodología es que el mercado competitivo de los productos tecnológicos, además de los conceptos básicos de calidad, coste y diferenciación, exige también rapidez y flexibilidad”. (Takeuchi, 1999) A continuación se relacionan las características de Scrum que implicaron la decisión de escoger esta metodología y no otra:

ü Es una metodología de desarrollo ágil.
ü Está pensada para equipos de desarrollos pequeños (no más de 8 personas)
ü Se especifican pocos artefactos eliminando el “papeleo” innecesario y dedicando más tiempo a la implementación.
ü Permite la entrega de un producto funcional al finalizar cada Sprint.
ü Da la posibilidad de ajustar la funcionalidad en base a la necesidad de negocio del cliente.
ü Permite hacer una visualización del proyecto diaria.
ü Tiene un alcance acotado y viable.
ü Se aplica en equipos integrados y comprometidos con el proyecto y que se auto administran.
ü No es una metodología de análisis, ni de diseño (aunque puede adaptarse para que lo sea) sino de gestión del trabajo.
ü Puede ser aplicado a distintos modelos de calidad (como podría ser CMMI) puesto que estos te dicen qué tienes que hacer, es decir, te dicen que tienes que gestionar el proyecto, pero no te dicen cómo. Ahí es donde entra SCRUM como modelo de gestión del proyecto.

Descripción de los procesos del negocio

Para describir los procesos del negocio que se relacionan con el campo de acción de este trabajo, es necesario centrar la atención en los procesos de solución de problemas y la relación de las aplicaciones de este tipo que se conocen. Este trabajo pretende modelar los procesos de ventas mayoristas según las regulaciones planteadas de forma que se cumpla con las especificaciones del comercio en Cuba. Estas regulaciones particulares se relacionan a continuación:

Contratación y el proceso de venta

Para la realización de las ventas mayoristas, el Área Comercial o Especialista de la Unidad deberá conformar el Expediente de cada Comprador, el cual contará con los siguientes documentos:

ü Resolución de nombramiento y facultad de la persona autorizada a firmar Contratos.
ü Licencia del Banco Central de Cuba que autoriza a la entidad o empresa a operar en divisas, debidamente actualizada.
ü Acta, Escritura, Resolución, Documento protocolizado ante Notario u otro documento legal de constitución de la entidad o empresa, conjuntamente con su objeto social. Contrato de compraventa firmado y acuñado, según Pro forma de Contrato (Anexo No 4)

Los Contratos de Compraventa Mayorista serán promovidos por la Unidad de Venta, Producción o Servicio, ajustando las cláusulas de la pro forma de contrato (Anexo 4) al comprador con el que se está suscribiendo. Una vez precisados con el Comprador los términos en que se realizará el contrato y los intereses de compra del cliente en el territorio debe ser remitido a la Asesoría Legal de la Sucursal Provincial para su revisión. El Contrato de Compraventa Mayorista será suscrito a nombre de la entidad que publica el sistema y será firmando por el Director de la Sucursal Territorial y el Director Comercial. Los contratos tendrán alcance a todas las Unidades de Ventas Mayoristas del Territorio previamente pactadas en los Contratos. En el Contrato se deberán relacionar en anexo expreso las Unidades del territorio donde se realizaran las Ventas Mayoristas al Comprador con el que se suscribe el Contrato, determinando las que se comercializaran en cada una de las Unidades. En ningún caso los contratos de ventas mayoristas abarcaran Unidades o Áreas Mayoristas de otros territorios. Una vez suscrito el Contrato Mayorista la Asesoría Jurídica de la Sucursal Provincial certifica las copias de las Unidades a las que tiene alcance el contrato. La Dirección Comercial de la Sucursal es responsable de proporcionar las referirías copias certificadas a las Unidades que ampara el Contrato. En casos de nuevos clientes, la Sucursal Provincial solicitará a la Dirección de Comercio de la Casa Matriz el No. de Cliente según lo establecido sobre el Nomenclador Corporativo de Clientes y Proveedores.

Las Unidades que no cuenten con las copias certificadas de los contratos o no se encuentren actualizados los referidos contratos y no esté habilitado en el sistema el Código de Cliente, no podrán efectuar las ventas hasta tanto no quede actualizada en el expediente de la Unidad la documentación establecida y habilitado el No. de Cliente en el Nomenclador. Los Contratos que se suscriban con Empresas u Organismos estatales para la venta de módulos a sus trabajadores tendrán definida la Unidad Especializada para la venta mayorista al detalle y no tendrá alcance a otras unidades, territorios o tipos de venta. Para los Contratos de Compraventa con las Sucursales de las Sociedades Mercantiles Extranjeras radicadas en Cuba, así como los Operadores de Zona Franca serán firmados solamente por el representante de las mismas, debidamente autorizado para ello. Los documentos requeridos para suscribir contratos con éstas entidades con los siguientes:

ü Licencia de la Cámara de Comercio o MINVEC, según sea el caso, con lo cual se notifique su estatus en el país.
ü Acta de Escritura, Resolución, documento protocolizado ante notario u otro documento legal de la constitución de la entidad.
ü Ficha del cliente, donde se relacionan los funcionarios autorizados para realizar las compras.

Los contratos con las Embajadas y Consulados serán firmados por el Embajador y/o Representante. En la ficha del cliente, además de los datos relacionados, se adjuntará la copia del carnet emitido por el MINREX para los funcionarios autorizados a realizar las compras y copia del carnet de la Agencia Empleadora de los funcionarios y trabajadores autorizados a recoger mercancía. Los Contratos que se suscriban con los Proyectos o Programas de Colaboración del Ministerio para la Inversión Extranjera y la Colaboración Económica deberán presentar copia certificada por el MINVEC del presupuesto y Términos del Proyecto aprobado con las obligaciones de las contrapartes que deberá estar firmado por éstas contrapartes y el MINVEC. Los Contratos Mayoristas se suscribirán por un (1) año fecha a partir de la cual caduca su vigencia. Los Contratos Mayoristas no son prorrogables automáticamente, requieren suplementarse y de forma obligatoria la vigencia y la ficha del cliente cumpliendo con lo regulado para éste último documento. En el momento de realizar la venta, la Unidad revisará las fichas de clientes y su vigencia así como verificará si la entidad interesada está debidamente registrada en el nomenclador de clientes. Las ventas mayoristas a Instituciones Religiosas, Empresas y Organismos de la Administración Central del Estado, Organizaciones Políticas, Sociales y de Masas, Representaciones Diplomáticas y Consulares, a las Sucursales de Sociedades Mercantiles Extranjeras, Operadores de Zona Franca, Representaciones Bancarias y Proyectos o Programas del MINVEC; se realizarán según lo establecido en el presente procedimiento en correspondencia con la Resolución 222/2003, la autorización I-885/2007 y de la Instrucción 2/2003 todas del Ministerio del Comercio Interior. Para la realización de la venta a los clientes que se mencionan en el apartado anterior, la Unidad exigirá además de los anteriores, la presentación de los siguientes documentos:

ü Para las representaciones de Bancos Extranjeros:
o Carta de solicitud de compra con la relación de productos a comprar y cantidad.
o Resolución del Banco Central de Cuba que autoriza que la representación bancaria opere en Cuba.
ü Para las Sucursales de Sociedades Mercantiles Extranjeras y Empresas Mixtas:
o Carta de solicitud de compra con la relación de productos a comprar y la cantidad.
Sistema de Gestión de Ventas de Productos al por Mayor Artículo para publicación de investigaciones concluidas Ing. Donel Vázquez Zambrano 11

o Licencia expedida por la Cámara de Comercio de la República de Cuba, para operar en el país.
ü Para los Proyectos y Programas de colaboración aprobados por el MINVEC:
o Copia Certificada por el MINVEC del Presupuesto del Proyecto o Programa.
o Copia Certificada por el MINVEC de los Términos de Referencia del Proyecto aprobado con las obligaciones de las contrapartes y las firmas de éstas y del MINVEC.
ü Para los Operadores de Zona Franca:
o Carta de solicitud de compra con la relación de productos a comprar y la cantidad.
o Resolución del Ministerio para la Inversión Extranjera que lo acredita como Operador.
ü Para las Embajadas y Consulados:
o Carta de solicitud de compra con la relación de productos a comprar y la cantidad.
o Identificación que lo acredita como miembro del cuerpo Diplomático, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Cuba.
ü Para las Empresas y OACE: Las entidades presentaran la documentación legal establecida en el sistema de Contratación Mayorista y demás requisitos establecidos en el presente procedimiento sin requerir otras autorizaciones especiales para los productos que no cuenten con regulaciones especiales.

La autoridad superior de la Institución Religiosa interesada en la compra emitirá un documento firmado y acuñado donde refleje las necesidades que demanda, sus destinos y contra que actividad se realiza. En los casos que se demanden artículos de aseo personal, higiene y limpieza, esta debe acompañarse de una declaración jurada del número de personas atendidas en la entidad de destino de los productos. Cuando la solicitud se refiera a equipos eléctricos o electrodomésticos, cocinas industriales o bicicletas con o sin motor la institución religiosa deberá presentar una solicitud de autorización al Viceministro del Ministerio de Comercio Interior y una vez emitida será tramitada por la Vicepresidencia Comercial con las Sucursales y Divisiones. Una vez recibida la autorización del Vicepresidente Comercial o del Viceministro de Comercio Interior, según sea la aprobación y la Institución Religiosa solicite la compra, la Sucursal Provincial consultará por escrito al Dpto. que atiende Religión en el Comité Provincial del territorio para que emita su aprobación sobre la venta. En caso que se vete total o parcialmente deberá ser comunicado por escrito a la Vicepresidencia Comercial. En todos los casos la Unidad que reciba solicitud de compra de Instituciones Religiosas deberá tramitar y recibir la autorización escrita para realizar la venta. Los documentos de autorización y consulta se archivan en el expediente del contrato. Cuando se reciba solicitud de oferta de un cliente para la compra mayorista de mercancías no acorde con lo habitual o se aprecien volúmenes o productos que no se correspondan con la actividad que desarrolla la Empresa o Institución, se solicitará de forma puntual que la solicitud sea emitida o avalada por el Jefe de la Empresa o Institución mediante documento en el que se reflejen los productos y las cantidades que se solicitan.

Márgenes comerciales, los créditos y los instrumentos de pago.

La determinación del precio se realizara sobre la base de calcular todos los costos del producto hasta su puesta a la venta a partir lo cual se establecen los siguientes márgenes comerciales mínimos:

- Para las Subcuentas de Partes y Piezas automotrices y Materiales de la Construcción = Precio de Costo x 1.80.
- Para la Venta de Mercancías = Precio de Costo x 1.30
- Para las Producciones de Gastronomía = 10% inferior al Precio de Venta Minorista.
- Para los Servicios = Ficha de Costo del Gasto Total x 1.30
- Firmas e Instituciones Extranjeras, Cuerpo Diplomático = Precio de Costo x 1.40
- Instituciones Religiosas = Precio de Costo x 1.60
- Para la venta mayorista al detalle (Módulo) = Precio de Costo x 1.30

(Los precios de venta de las mercancías comercializadas en Unidades para la venta de módulos serán redondeados a 0 ó 5 siguiendo el mismo procedimiento que en la formación del precio minorista) En el acto de venta pueden aplicarse precios superiores atendiendo a la calidad del producto, su posición en el mercado y la negociación con el cliente. Cuando existan razones fundadas que aconsejen la reducción de los márgenes establecidos, el Director Comercial de la Sucursal o División solicitará al Vicepresidente Comercial a través del Dpto. de Ferretería y Ventas Mayoristas la autorización para realizar la venta con márgenes inferiores a los establecidos. En las propuestas deben evaluarse:

1. Volumen de la venta.
2. Inventario y Rotación de los productos.
3. Características del Comprador al que se propone vender.
4. Margen Comercial que se propone.
5. Otros elementos cuantitativos y cualitativos que la fundamenten.

Las ventas mayoristas de mercancías a entidades externas, sólo se realizará mediante el pago contra la entrega de las mercancías.

El cobro se realizara mediante la presentación de cheque emitido por el comprador al vendedor, transferencias bancarias recibidas y acreditadas en la Sistema de cuenta del Vendedor y por tarjeta magnética en el momento de realizarse la venta, siguiendo el procedimiento establecido para este sistema de cobros. Los Cheques con importes superiores a 500 CUC deberán certificarse por la entidad Bancaria. Las ventas mayoristas sólo se realizarán a personas jurídicas. Por ningún concepto se recibirán cheques u otros instrumentos de pago de personas naturales. Para las ventas mayoristas de producciones y servicios, incluidos los productos que forman parte de estas, se podrán emitir créditos de hasta 30 días. Para las Ventas Mayoristas de Mercancías excepcionalmente se emitirán Créditos Comerciales hasta 30 días posteriores a la facturación los cuales serán autorizados previamente por escrito por el Vicepresidente Comercial, a propuesta del Director de la Sucursal correspondiente; para lo cual se deberá realizar un análisis previo de los siguientes aspectos:

- Monto de la mercancía a vender.
- Solvencia económica reconocida del cliente.
- Si es cliente habitual, puntualidad en los pagos anteriores
- Conveniencia de la empresa de realizar las mercancías propuestas a vender a crédito.

Los incumplimientos del pago en el plazo fijado en el Crédito Comercial otorgado, tanto para las ventas mayoristas de mercancías autorizadas a crédito como en las producciones y servicios, imposibilitan a realizaran nuevas ventas hasta tanto se realice el pago de las deudas. Los incumplimientos en los pagos de las mercancías autorizadas excepcionalmente a vender a crédito anulan automáticamente la autorización del Crédito Comercial al Cliente Moroso y podrá reanudarse la venta una vez saldada la deuda envejecida con el pago contra la entrega de la mercancía. Los clientes objetos de crédito comercial de las ventas mayoristas de producciones y servicios que reiteradamente incumplan los plazos en sus compromisos de pago serán objeto de análisis y la adopción de medidas que garanticen el cobro en el tiempo previsto o la suspensión del crédito comercial. Las cuentas por cobrar que pudieran generarse por incumplimientos de pago serán objeto de una activa y sistemática gestión de cobro por la unidad que la registra, adoptando las medidas establecidas, incluida la presentación a los tribunales competentes.

Conclusiones

Como resultado de la investigación se destacan las siguientes conclusiones:
1. Se desarrolló una herramienta que realiza los procesos de comercio electrónico mayorista cumpliendo con las regulaciones establecidas para Cuba.
2. Se realizó una revisión de la bibliografía existente para conocer origen, y evolución del comercio electrónico y el grado de novedad de los resultados de este trabajo.
3. Se desarrolló el diseño, implementación y prueba del Sistema de Gestión de Ventas de Productos al por Mayor resultante.
4. La metodología utilizada para el diseño y desarrollo de la aplicación resultó eficiente y queda disponible para su utilización en sistemas similares.
5. Valorados los impactos social, económico, tecnológico y ambiental del proceso de desarrollo del Sistema de Gestión de Ventas de Productos al por Mayor, se puede afirmar que este producto es sostenible.

Recomendaciones

Se recomienda basado en el resultado de la investigación:
1. La implantación y uso del sistema en PYMEs del país para valorar su despliegue a mayor escala.
2. El uso del sistema como material de apoyo para impartir asignaturas como “Comercio Electrónico” y cursos optativos como “Arquitectura y Patrones”.
3. Desarrollar nuevas versiones incursionando en el uso de otras metodologías como RUP o XP para hacer una comparación de los resultados obtenido.
4. Realizar la migración total del sistema a plataformas que garanticen la independencia tecnológica del mismo.

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