La oficina computarizada o la oficina sin papeles es un concepto que capturó la imaginación de muchísimos profesionales cuyos escritorios están parcialmente sepultados por pilas de papeles sin procesar, todo en un alegre desorden.
Hace algunos años, la idea de la oficina totalmente computarizada se
popularizó como un ideal a alcanzar. El concepto es uno de los métodos
más nuevos y menos entendidos de mejorar dramáticamente la eficiencia en
la oficina y de reducir costos, sin dejar de mencionar los beneficios al
medio ambiente por la reducción de la tala de bosques y la altísima
demanda de agua (un recurso actualmente muy comprometido) que insume la
fabricación de papel.
Básicamente, el término "oficina sin papeles" describe el proceso de
transferir archivos del papel a formato digital. A veces la oficina
computarizada se refiere a simplemente la "duplicación de documentos". A
menudo confundida como una iniciativa tecnológica, la oficina totalmente
computarizada sigue un proceso de lenta implementación en muchas
empresas.
Ventajas de la oficina sin papeles
Pero las implicancias de la oficina computarizadas se extienden mucho
más que la simple reducción de papel. Un buen sistema puede incrementar
la productividad y ahorrar tiempo y dinero automatizando el archivado de
documentos, su manipulación y recuperación. En realidad se trata de
mover la información lo más rápido posible.
En una oficina computarizada nunca volverá a perder documentación y
desastres como un incendio o una inundación, no destruirán su valiosa
información. La seguridad también aumenta en una oficina computarizada
pues usted puede sencillamente controlar quien tiene acceso a los
documentos y establecer sistemas de jerarquías mediante la
administración de lo que se denomina permisos de acceso. Por ejemplo un
grupo de empleados puede solo ver el contenido de un documento, pero no
lo puede editar (modificar) mientras que otro grupo puede modificarlo.
También es posible adjudicar permisos para ver solo parte de una
información en un documento, ideal para información contable o crítica.
En realidad la oficina computarizada es una inversión dado que reduce
los costos de: impresión, mailing, despacho y almacenaje de documentos
en papel. Las empresas que adopten la oficina totalmente computarizada
también podrán mejorar sus servicios dado que es mucho más fácil
encontrar y llevar registros sobre los clientes.
Además, se elimina la información redundante pues no hay necesidad que
múltiples departamentos o empleados tengan copias impresas del mismo
documento. También elimina la necesidad de distribuir versiones
actualizadas. Una vez que se actualiza un documento en un entorno
computarizado, la nueva versión está inmediatamente disponible para
todos los que tengan acceso autorizado.
El manejo de documentos se mejora con una intranet (red interna, algo a
si como una Internet de uso privado). Además, los sistemas conocidos
como "document imaging systems" son softwares que ayudan a convertir los
documentos en papel a formato electrónico. Cuando los documentos se
guardan en forma electrónica en vez de tener copias físicas archivadas
en algún lado, se producen menos archivos en papel y los requerimientos
de lugar de archivo físico disminuyen drásticamente. Lo que puede
redundar en un gran ahorro para las empresas grandes situadas en áreas
urbanas en donde el espacio de oficinas y lugares de almacenado tiene un
alto costo económico.
Para aceptar y abrazar la idea de la oficina computarizada, la gente
tiene que cambiar sus hábitos en la utilización del papel. Para que los
empleados acepten este tipo de ambiente se requieren sistemas amigables
que le permitan a la gente trabajar sin papeles sin sacrificar el
desempeño laboral. Y como con todos los sistemas nuevos, hay una curva
de aprendizaje, requiere tiempo para acostumbrarse y es posible que
algunos empleados se resistan. Es cuando toma importancia el
entrenamiento y el coaching sobre los beneficios de la oficina
computarizada para las tareas cotidianas de cada miembro de la empresa.
El mercado de las oficinas computarizadas ha explotado y la intensa
competencia mueve los precios hacia abajo. La tecnología ha llegado
finalmente a un punto en el que la oficina totalmente computarizada no
es más un sueño, sino algo al alcance de nuestras manos. Los nuevos
lenguajes de programación y la web que sacan ventaja de la tecnología de
bases de datos están ahora a la altura de la promesa de una oficina sin
papeles.
Se ha escrito mucho sobre la oficina totalmente computarizada como un
objetivo nunca alcanzado. A pesar de que las predicciones de una oficina
libre de papelees comenzara hace una década, las estadísticas muestran
que todavía un 90% de la información en el mundo se encuentra en soporte
papel. Sin embargo, el antiguo objetivo de crear la oficina libre de
papeles está comenzando finalmente a emerger.
