Siempre que hablamos de cadenas de suministro estamos refiriéndonos implícita o explícitamente a tres flujos tangibles que en una u otra dirección atraviesan los diferentes procesos involucrados: Flujo de Materiales, Flujo de Información y el flujo de Dinero. Son tangibles por que los puedo ver, verificar físicamente, evaluar, etc.
Si analizamos la cadena de suministros desde el punto de vista de sucesión de procesos interrelacionados, debemos considerar dos dimensiones de procesos: Primero, Los procesos de Planeación en donde anticipamos o pronosticamos sucesos que pueden ocurrir en la cadena de suministros y asignamos los recursos para responder a esos sucesos (Ventas, Compras, Manufactura, etc.); Segundo los procesos de ejecución en donde se desarrollan, en forma transaccional en el día a día de la cadena, todas las acciones para cumplir los planes.
En la forma tradicional como vemos los flujos en procesos de Planeación, allí opera un solo flujo, el de Información con la cual tomamos decisiones y predecimos futuros eventos. En los procesos de ejecución también vemos la acción de los tres flujos tradicionales: materiales, información y dinero.
Pero en estas dos dimensiones (Plan y Ejecución) nosotros tomamos decisiones todo el tiempo. Y estas decisiones de una manera u otra aceleran o disminuyen la velocidad de los otros flujos en la cadena de suministros, generando problemas y restricciones.
Cuantas veces la cadena de suministros se interrumpe a causa de una toma de decisión fuera de tiempo, o cuantas veces la cadena de suministro se para porque no hay quien tome la decisión de comprar o pagar, o cuánto tiempo se demora una empresa en tomar una decisión porque se necesitan permisos de la jerarquía organizacional?
Entonces surge una pregunta obvia: Existe un flujo de decisiones en una cadena de suministros? Y la respuesta obvia es: Si, es el flujo más importante pero es un flujo escondido, es la parte de Iceberg que no vemos.
Tenemos claro el flujo de decisiones en la Cadena de Suministro respecto a quien cuando y bajo que situaciones se toman las decisiones?
Conocemos esto tanto a nivel interno como a nivel de nuestros clientes, proveedores y terceros?
Si la respuesta es no, estamos en problemas de sincronización de la Cadena y seguramente estamos gastando el dinero en optimizar los demás flujos cuando las soluciones están en cambiar la forma como tomamos decisiones. Una empresa o cadena puede disponer de un excelente flujo de materiales (Flota de Transporte, bandas transportadoras, montacargas, etc., un buen sistema de Información (SAP, Oracle, códigos de barras, RFID, etc.), un buen flujo de dinero (Políticas de pagos/cobro, liquidez de caja, etc.) pero si no tiene un buen flujo de decisiones efectivas que le permita en cada una obtener la mejor relación Servicio/Costos, estará en problemas.
El flujo de decisiones depende de la gente, únicamente de la gente. Somos el elemento de la cadena que decide las acciones a tomar en cada evento. Por esto es el flujo más sutil de todos los cuatro. Depender de las personas, significa depender de conocimientos, emociones, conductas, empoderamiento, paradigmas, habilidades, cansancio, suposiciones, etc., todas estas difíciles de medir y mejorar.
La dependencia de eficiencia de los flujos de materiales, información y dinero, está directamente relacionada con la eficiencia del flujo de decisiones. Pero como en el Iceberg, este está escondido bajo el agua, entonces para conocerlo debemos bucear, analizar, diagnosticar y mejorar continuamente la toma de decisiones en calidad y velocidad. Así como podemos elaborar un mapa del flujo de Materiales, Información y Dinero, es necesario diseñar el mapa del flujo de decisiones que acompañe los demás flujos. Un mapa detallado del sistema de decisiones del la cadena es un primer buen paso para mejorar en conjunto los flujos de la Cadena.
Es necesario describir claramente Quien toman las decisiones (Responsables), Cuando las deben tomar (Tiempo) y con qué criterios tomarlas (Parámetros).
Un punto clave en estas definiciones es que todas las preguntas de planeación tienen un “cuando” asociado.
Características de los elementos asociados al flujo de decisiones
Quien(es):
- Tiene los conocimientos necesarios para tomar decisiones fluidas?
- Entiende las implicaciones de no decidir en el tiempo indicado?
- Tiene las herramientas para tomar decisiones fluidas?
- Entiende claramente los parámetros bajo los cuales decide?
- Entiende claramente las implicaciones de tomar decisiones fuera de parámetros?
Cuando:
- Se ha establecido el evento y momento en el cual la decisión se debe tomar.
- Esta especificado el tiempo máximo que debe tomar cada decisión.
- Se ha establecido los horizontes de tiempo sobre los cuales se decide en la planeación.
- Se entiende claramente la velocidad a la cual se tienen que tomar decisiones.
- Se tiene algún criterio de clasificación para esas velocidades (no ir rápido todo el tiempo).
Parámetros:
- Hay establecidos tiempos máximos para la toma de decisiones?
- Están claros los parámetros de relación Servicio / Costo dentro de los cuales deben tomarse decisiones?
- Se tienen establecidos casos especiales donde se pueden exceder los parámetros?
