Cómo administramos nuestro tiempo en la gestión de ventas?

Autor: Martín E Heller

Ventas y administración de ventas

11-03-2008

Al formular esta pregunta en sesiones de consultoría de gestión, se reciben diferentes tipos de actitudes y respuestas.

Las que resulten inmediatas y espontáneas, generalmente demuestran que este tema no está ajustado lo suficientemente como para lograr un desempeño altamente productivo, a través de los hechos comprobables posteriormente.

Cuando se cuenta con un buen nivel de vendedores, capacitados en el desarrollo de su actividad como para que puedan lograr los resultados que se esperan de ellos, pocas personas en la estructura se ocupan realmente de analizar lo que ocurre con sus horas y minutos diarios para que ello ocurra.

Esta importante variable que nos gobierna, y hace lo propio con los potenciales clientes de nuestro mercado, no es algo que podamos regular ni almacenar, por lo que sólo nos habilita para administrarla.

De ello surge que para administrarla eficientemente se requiere efectuar un ajuste fino en forma permanente como para que todo el potencial productivo que posee cada uno de los representantes del equipo se traduzca en resultados como los esperados y aún superiores.

Antes de avanzar, resulta muy oportuno destacar que los vendedores exitosos o vendedores estrella de todo equipo de ventas, que se caracterizan por llegar siempre a cumplir o superar sus objetivos mensuales, poseen un propio método de administrar el tiempo de gestión que les resulta muy efectivo para volcar todo su potencial productivo.

Un apropiado diagnóstico

Antes de iniciarlo, es necesario generar una apertura mental al respecto, sin la cual nada de lo que se analice referido al tiempo podrá resultar efectivo.

En cada modalidad y metodología de gestión, existen tres áreas claramente definidas que es conveniente analizar con el fin de establecer el tiempo que actualmente se aplica a diferentes aspectos de la propia actividad:

• La Pre Venta. Toda actividad que represente fortalecimiento personal, capacitación, preparación de materiales, reportes diarios de gestión, planificación de tareas diarias, semanales, mensuales, atención de llamadas telefónicas, responder comunicaciones escritas (e-mail, fax, etc.), y muchas otras actividades más son las que permiten que se arribe cada entrevista diaria en forma oportuna y con total eficiencia.

• La Entrevista. Representa el contacto "cara-a-cara" con cada una de las oportunidades detectadas y calificadas que permiten generar los resultados. Esto puede ocurrir, según los casos, en calidad de "local" o de "visitante" por parte de los vendedores según sea la modalidad de ventas en aplicación.

• La Pos Venta. Luego de la compra, existen otras tareas ineludibles que realiza el vendedor con el fin de asegurar que el cliente que adquirió el producto o servicio, actuando como responsable de su venta con la empresa, solucionando con otros sectores cada inconveniente que no haya resultado satisfactorio. De ello dependerá que pueda volver a comprarle en el futuro y proveer referidos para su venta.

Recurriendo a la propia agenda y a los registros de los reportes de gestión, el objetivo de análisis en esta etapa de diagnóstico radica en volcar en tres columnas correspondientes a dichas etapas de la gestión todo lo que se ha realizado realmente y el tiempo utilizado en cada una de ellas.

Referencias

Cada rubro de actividad de ventas posee sus propios estándares, los que pueden contribuir para efectuar comparaciones válidas como referencia y establecer cuál es el potencial que puede aún mejorarse como para efectuar ajustes que contribuyan al incremento de la productividad que cada representante posee potencialmente.

Al término del mismo, seguramente podrá sorprenderse de todos las actividades que se realizan tales como: la pérdida absurda de tiempo en tareas administrativas, tiempos de viaje, esperas en recepción, charlas en los pasillos, reuniones en el sector de cafetería o en bares externos, almuerzos prolongados, visitas o entrevistas innecesarias o reiteradas por fallas u omisiones en su preparación, etc.

Cada una de tales actividades son las que deberán profundizarse, discutirse y ajustarse de manera que puedan ser modificadas o eliminadas para que con ello se pueda incrementar sustancialmente el tiempo de contacto diario con las oportunidades de venta.

Para ello, será necesario ajustar dichas actividades de pre y pos venta en aquellos horarios que no afecten dedicar el máximo de tiempo posible en entrevistas de venta que es, en definitiva, en donde se generan los resultados.

Dado que la productividad de cada representante es responsabilidad de quien está a cargo del sector, este ejercicio de análisis corresponde planificarse y coordinarlo por el supervisor o gerente quien tiene la posibilidad de realizarlo en una de sus reuniones de venta en donde participen todos los integrantes del equipo.

Conclusión

El tiempo transcurre, hagamos lo que hagamos, sin que podamos detenerlo ni almacenarlo para utilizarlo mejor.

Es como un lingote de hierro, del cual se podrá extraer su mayor valor dependiendo de lo que hagamos con él, puesto que podremos hacer herraduras, alfileres o piezas de alta precisión para relojería.

En definitiva, cada uno es dueño de su destino y de lo que decida hacer con su tiempo para sacarle el máximo de valor que posee en nuestras vidas.

©Copyright 2008, by Martín E. Heller

Martín E Heller

Presidente de Heller Consulting.

Visita nuestro sitio http://www.hellerconsulting.com para acceder a más artículos y a otros recursos valiosos para tu gestión de venta profesional, calidad en atención a clientes, investigación de mercados y comercio internacional en línea.

Comentarios
comments powered by Disqus

Nuevas publicaciones

⇐ Hazte Fan en Facebook
⇐ Síguenos en Twitter
⇐ Agréganos en Google +
⇐ Suscríbete vía Email
"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"
George Bernard Shaw
Comparte conocimiento
Contenidos publicados con licencia CC BY-NC-SA 3.0 a excepción de los casos en los que se indican derechos de autor específicos. Sugerimos contactar a los autores al usar material públicamente.