El presente trabajo tiene como objetivo mostrar las ventajas del uso de un sistema de información para un negocio y en especial la necesidad de su propagación para las empresas cubanas. Partiendo de las diferencias y relaciones entre un sistema de información y un sistema informático, se exponen los logros que se obtienen en la mejora de la gestión empresarial, insistiendo además en la necesidad de aprovechar más las tecnologías que se utilizan en este momento.
Los aspectos aquí evaluados sirvieron de base para el desarrollo de varios trabajos de investigación para la maestría de Informática Empresarial de la Universidad Central de Las Villas (UCLV).
Introducción
En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.
El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.
Para estudiar la influencia de los Sistemas de Información (SI) y también los ERP (Enterprise Resource Planning) en las organizaciones, existen encuestas (Mabert, 2000) que nos señalan que estos son indispensables en las empresas para poder acompañar la estructuración y la estandarización de su sistema de información y determinar la puesta en marcha de una nueva organización. El suceso de la implantación de estos sistemas es impresionante: 32% de crecimiento medio anual entre 1994 y 2000. Sin embargo esta evolución está concentrada en las grandes empresas y en menor grado en las Pequeñas y medianas empresas (PYMES). Esto se debe principalmente a que los editores o integradores de los sistemas no han adaptado o empiezan a adaptar poco a poco los ERP a las PYMES, ya sea en los aspectos financiero, técnico o humano.
La implantación de los SI, si bien está en crecimiento, está dada en un contexto muy complejo para la gran parte de las organizaciones industriales, en donde deben ser tomados en cuenta los cambios organizacionales ligados a las estrategias empresariales, a las tecnologías, a la cultura, al sistema administrativo, a los recursos humanos y en general, a toda la estructura de la empresa.
Sistemas de información. Conceptos básicos
Los Sistemas de Información (SI) son reconocidos como una herramienta básica para usar y acceder a la información además de facilitar el proceso de toma de decisiones en las organizaciones.
Un Sistema de Información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo). Dichos elementos formarán parte de alguna de estas categorías:
- Personas.
- Datos.
- Actividades o técnicas de trabajo.
- Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).
Ponjuán plantea que para estos sistemas “su meta debe ser dar sentido a sus colecciones, facilitar el aprendizaje, estimular la curiosidad, contribuir a eliminar la memorización y llenar cada vez más la brecha existente entre conceptos formales y la intuición, la teoría y la práctica”. Plantea además que los componentes básicos de un Sistema de Información son:
Documentos: Cualquier fuente de información, en forma material, capaz de ser empleada para referencia o estudio como una autoridad.
Registros: es un conjunto de elementos que en forma colectiva aportan información acerca del asunto que registran.
Ficheros o Archivos de registros: es un conjunto de registros, casi siempre con características similares.
Equipos: el equipamiento es muy variado y depende de la línea tecnológica que emplea el sistema.
Elementos de apoyo a los sistemas: Entre los que pueden citarse manuales de procedimiento y software específico.
Procesos: Conjunto de tareas que se relacionan de forma lógica, para obtener un resultado concreto. Dentro de los SI se desarrollan múltiples procesos, con sus procedimientos, actividades y tareas.
Personas: Son las que diseñan los sistemas, operan los equipos, realizan los procesos, y ponen gran parte de las decisiones técnicas y profesionales que permiten que los sistemas operen con eficacia.
Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos, constituyendo una gran ayuda a directivos y trabajadores para realizar análisis de las problemáticas existentes, visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos.
Cabe resaltar que el concepto de sistema de información suele ser utilizado como sinónimo de sistema de información informático, aunque no son lo mismo. Este último pertenece al campo de estudio de la tecnología de la información y puede formar parte de un sistema de información como recurso material. De todas formas, se dice que los sistemas de información tratan el desarrollo y la administración de la infraestructura tecnológica de una organización.
El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de estas tres áreas generales:
- Estrategia de los sistemas de información.- Hace referencia a la lógica de sus operaciones, es decir sobre cómo debe realizarse el tratamiento de los datos/información. Esta será distinta según la finalidad del SI.
- Gestión de los sistemas de información.- Se trata de determinar la forma en que debe usarse un SI según el tipo de usuario que lo maneje en cada momento (ejecutivos, gerentes, operarios, etc.).
- Desarrollo de los sistemas de información.- Comprende el diseño e implementación de dichos sistemas.
Cada una de estas ramas se subdivide a su vez en nuevas disciplinas que se entrecruzan con otras ciencias y con otras disciplinas de la administración tales como ciencias de la computación, ingenierías, ciencias sociales y del comportamiento y la administración de negocios. (Ciborra, 2002)
Un Sistema Integral de Información (SII) se refiere a un sistema que integra o centraliza la información misional de una organización facilitando su uso a lo largo y ancho de todas las áreas de la Organización. Los SII cubren los procesos de negocio de un tipo de organización específica. Los sistemas como ERP o CRM pueden ser considerados como SII.
Los SII nacen de la necesidad de unificar la información dispersa en la organización. Años atrás y aun hoy las organizaciones contaban con sistemas informáticos para cada una de sus áreas. Estos sistemas conocidos también como islas de información no permitían el flujo eficaz de la información misional dentro de las áreas de la organización ocasionando duplicidad y desactualización de la información.
Se vio la necesidad de crear sistemas integrales de información que mantuviesen consistentemente la información misional a todos los niveles de la organización. En organizaciones de carácter comercial los primeros aplicativos que aparecen son los de propósito contable. Luego a este aplicativo se le unen aplicativos de otras áreas como inventarios, compras, recursos humanos, etc. De esta forma aparecen incipientes sistemas integrados que evolucionarían a lo que hoy se conoce como sistemas ERP (Planificación de recursos empresariales).
El valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:
- Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
- Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
- Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
- Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
Los sistemas de información son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción.
Los Sistemas de Información tienen una Estructura Piramidal que se basa en la jerarquía de una organización.
Estructura Piramidal de los Sistemas de Información.
Sistemas de información en Cuba
El Sistema Empresarial Cubano se encuentra inmerso en el proceso de adecuación del Modelo Económico de la Revolución Cubana. El funcionamiento y desarrollo de toda empresa cubana pasa por la realidad de nuestra economía, resultado del bloqueo económico y comercial que por más de 50 años se ha ejercido sobre el país. La crisis económica global que desde el 2009 se esparce por todos los países del planeta debilita además la salud de la empresa cubana en todos los ramos de la economía.
El desarrollo de los Sistemas de Información en las Empresas Cubanas todavía es de carácter académico, es decir, se encuentra fundamentalmente en las universidades y no está totalmente desarrollado en el grueso de las empresas importantes de la economía cubana careciendo de presencia en la proyección de la gran mayoría de los empresarios.
En la búsqueda de soluciones informáticas cubanas que apoyen al desarrollo de esta materia se encontraron un mínimo de soluciones debido a la inexistencia de servicios integrales a las Empresas para acceder a estas tecnologías para afianzar su gestión y buscar la competitividad con el mercado exterior.
Las Empresas cubanas deben tener en cuenta que el nuevo escenario se caracteriza por:
- Incremento de la competitividad
- Procesos de negocios sujetos a una realidad nueva y cambiante del mercado
- Las soluciones informáticas de negocio tienden a constituirse en el soporte sobre el cual se rediseñan las nuevas culturas organizacionales
- Necesidad de concentrarse en el negocio
- Desarrollo y oferta de soluciones informáticas enmarcadas en el concepto de mejores prácticas
- Gran cantidad de sistemas de información aislados
- Necesidad de una única base de datos
- Desafío para la empresa en acertar en la elección de la tecnología informática adecuada a sus demandas
Sin embargo para rediseñar una nueva cultura organizativa la tendencia mundial se inclina hacia:
- Globalización
- Outsourcing
- Calidad total
- Reingeniería de procesos y reingeniería del negocio
- Reducción del tamaño (downsizing)
- Turnaround management (egresos > ingresos)
- Tamaño correcto de la empresa (rightsizing)
- Revalorización de los Recursos Humanos
Todo esto abre una brecha para el desarrollo de los Sistemas de Información en el ámbito empresarial cubano.
Conclusiones
- La gestión de la información y las tecnologías que la soportan, en el contexto organizacional actual, es extremadamente importante al contribuir al desarrollo de un enfoque de mejora continua hacia la competitividad empresarial.
- Los autores consultados coinciden en que la implementación de Sistemas de Información influyen de manera positiva en la mejora de la gestión empresarial.
- Un Sistema Informático Integral es una herramienta clave para la implementación de un Sistema de Información óptimo.
Recomendaciones
Aplicar en el empresariado cubano los conceptos de sistema de información e informáticos para la mejora de la gestión de negocios.
Bibliografía
- Burch, J. G. (s.f.). Diseño de sistemas de información : teoría y práctica.
- Ciborra. (2002). Labyrinths of Information. Oxford: Oxford University Press.
- Haeberer, A. M., & P. A. S. Veloso, G. B. (1988). Formalización del proceso de desarrollo de software, Ed. preliminar edición (en Español). Buenos Aires: Kapelusz.
- Laudon, J. y. (1998). Administración de Sistemas de Información. Ed. Prentice Hall.
- Laudon, J. y. (2006). Sistemas de información gerencial- Administración de la empresa digital. Pearson Educación- Prentice Hall.
- Mabert, S. a. (2000). “Enterprise Ressource Planning Survey of US Manufacturing Firms”. Production and Inventory Management 41; n°2; USA.