Ejemplo de optimización logística para una empresa que subcontrata transporte en España

Autor: Aberto Roca Vanaclocha

Canales de distribución y administración logística

29-11-2010

Las fluctuaciones de los precios del petróleo impactan en muy distinta medida en los diferentes sectores de la economía. El sector transporte representa concretamente el 56% del total del consumo de petróleo en la Unión Europea (según datos de 2009). Es, por ello, el más expuesto a los vaivenes del precio del petróleo.

Por otro lado, los fabricantes que tienen que recurrir al transporte externo, se quejan de que dichas fluctuaciones -especialmente cuando son al alza- son repercutidas en las tarifas de los proveedores de transporte, mientras que las bajadas del petróleo no suelen surtir el mismo efecto.

A lo largo de los últimos años, muchas empresas han optado por subcontratar los servicios de transporte mediante agencias especializadas. Esta decisión ha supuesto, en la mayoría de los casos, una importante reducción de costes, mayor flexibilidad y una sustancial mejora en el servicio. No obstante, muchos empresarios tienen la sensación de “haber perdido el control” y de encontrarse con nuevos problemas más complejos de resolver.

A continuación se describe el caso de un fabricante con más de dos mil clientes en toda España y con su transporte de paquetería externalizado en agencias, que acude a nosotros porque necesita reducir sus costes. Le planteamos abordar -entre otros puntos y dentro de un plan de actuación- una reducción de costes en el transporte.

Para ello nos planteamos una serie de necesidades a resolver:

· Comprobación de la Factura de Transporte. Recibimos únicamente una factura con los servicios prestados y, si lo solicitamos, recibimos un extracto con más de 3,500 líneas con todo el detalle de las expediciones realizadas. Comprobar expedición por expedición es una tarea excesivamente engorrosa.

· Selección del Mejor Proveedor. Existe un amplio surtido de agencias de transporte. Pero, si un día cualquiera recibimos una nueva tarifa de una agencia, ¿cómo podemos saber cuál es la mejor? ¿Nuestra agencia o esta última? La comparación es demasiado compleja puesto que no todos los meses vendemos por igual en las mismas zonas geográficas (mix geográfico) y los pesos y volúmenes varían continuamente (mix de ventas). Así mismo, las zonas de cada agencia tienen denominaciones distintas, los sistemas de facturación no siempre son iguales (lineales o escalados), ni tampoco la transformación de volumen a peso es siempre la misma. Comparar las diferentes opciones se hace un trabajo complejo y tedioso.

· Optimización del Coste Logístico. Me he decido por 3 agencias, ¿porqué no enviar la mercancía, siempre que se pueda, por el operador más económico para cada envío según peso, volumen y destino?

· Trasladar la Información a la Cuenta de Resultados. Ya que he logrado asociar el coste a cada operación de venta, me gustaría conocer el coste de transporte para cada cliente. Sabemos la partida total del gasto en transporte, pero ¿cómo lo reparto por cada operación de venta, cliente y zona geográfica para analizar la rentabilidad de cada cual?

Con estos objetivos en mente, diseñamos mediante BI & CPM un motor de cálculo de costes logísticos en base a las expediciones realizadas, los productos enviados, destinos y las condiciones pactadas con las agencias de transporte para cada zona. Tras una fase previa de prospección de las diferentes fuentes de información, nos aseguramos de la fiabilidad de los datos, pues son el ingrediente fundamental del sistema. Una vez auditada esta información, el motor de cálculo nos proporcionará una estimación con una alta precisión de la factura que nos tiene que llegar del operador de transporte. La factura nos servirá para contrastar y validar el sistema una vez depurados todos los posibles errores. Hemos cubierto el primer objetivo.

Sistema de desarrollo

El sistema desarrollado además, nos permite crear distintos escenarios, como por ejemplo: Recibimos una nueva oferta de otro proveedor ¿qué coste hubiésemos incurrido con este proveedor considerando las expediciones y productos enviados durante los últimos 6 meses? Las distintas simulaciones nos permitirán valorar cual es el mejor proveedor. Evidentemente, bajo un criterio estricto de costes. La selección del proveedor de transporte no debe ceñirse a un criterio exclusivamente de coste. Deben contemplarse además aspectos más subjetivos como la calidad del servicio, la oferta de servicios necesarios, la cantidad de incidencias que se produzcan en cada agencia y el tratamiento que se le dan a las mismas.

Según nuestra experiencia y dependiendo de las circunstancias de partida, las mejoras pueden llegar a alcanzar el 20% de reducción de costes de transporte adoptando este modelo de gestión. Especialmente, cuando se aplica el siguiente punto.

Una vez seleccionados los proveedores de transporte, el siguiente paso consiste en el cálculo del Mínimo Coste Logístico. ¿Qué entendemos por este término? Cada operador logístico dispone de una tarifa diferenciada por zonas y hay agencias más económicas para algunas zonas que para otras. En muchos casos merece la pena considerar a través de quien, qué y dónde se envía. El sistema nos propone a través de qué agencia debemos enviar los artículos basándose en el criterio de optimización de coste. Esta propuesta podría incluso integrarse en el sistema de gestión dentro del Listado de Picking o Listado de las Expediciones.

Para garantizar el correcto funcionamiento, el Responsable de Operaciones deberá llevar el seguimiento del diferencial entre el coste incurrido y el coste objetivo o Mínimo Coste Logístico dentro del cuadro de control de la Dirección de Operaciones.

Finalmente, y como último paso, aprovecharemos que el sistema nos permite repartir los costes de transporte por cada expedición, por cada operación de venta y por cada cliente y artículo para incrementar el grado de precisión del sistema de costes y, en definitiva de la cuenta de resultados.

La aplicación de nuestra metodología Intelligence Management, implantada de forma global ó como en este caso particular que se trata de una problemática específica, viene a resolver problemas con el objetivo último de obtener resultados económicos tangibles.

Aberto Roca Vanaclocha - alberto.rocaarrobasaleswin.es

Senior Associate Consultant.

www.saleswin.es

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