¿Cómo administramos el tiempo en nuestra gestión de ventas?

Autor: Martín E. Heller

Ventas y administración de ventas

28-03-2011

Al formular esta pregunta en sesiones de consultoría de gestión, se reciben diferentes tipos de actitudes y respuestas.

Las respuestas inmediatas y espontáneas generalmente demuestran que este tema no está ajustado lo suficientemente como para lograr un desempeño altamente productivo, lo que surge claramente al analizar los resultados de la gestión de ventas.

Cuando se cuenta con un buen nivel de vendedores, capacitados en el desarrollo de su actividad como para que puedan lograr los resultados que se esperan de ellos, pocas personas en la estructura se ocupan realmente de analizar lo que ocurre con sus horas y minutos diarios para que ello ocurra.

Esta importante variable que nos gobierna, y hace lo propio con los potenciales clientes de nuestro mercado, no es algo que podamos regular ni almacenar, por lo que sólo nos habilita para administrarla de la manera más eficiente para materializar toda nuestra capacidad productiva.

De ello surge que para administrarla eficientemente se requiere efectuar un ajuste fino en forma permanente como para que todo el potencial productivo que posee cada uno de los representantes del equipo se traduzca en resultados como los esperados y aún superiores.

Antes de avanzar, resulta muy oportuno destacar que los vendedores exitosos o vendedores estrella de todo equipo de ventas, que se caracterizan por llegar siempre a cumplir o superar sus objetivos mensuales, poseen un "propio método efectivo de gestión" en el que administran eficientemente su tiempo de gestión y les resulta muy efectivo para volcar todo su potencial productivo.

Un apropiado diagnóstico

Antes de iniciarlo, es necesario generar una apertura mental al respecto, sin la cual nada de lo que se analice referido al tiempo podrá resultar efectivo.

La importancia del análisis de tiempos propios para un propio diagnóstico resulta esencial puesto que significa poder establecer con objetividad y precisión cómo vender más cada día hábil del año.

Para ello establezcamos que existen tres áreas claramente definidas y descubramos el tiempo que actualmente se aplica a diferentes aspectos a cada una de ellas en la propia actividad:

La Pre Venta. Toda actividad que represente fortalecimiento personal, capacitación, preparación de materiales, reportes diarios de gestión, planificación de tareas diarias, semanales, mensuales, atención de llamadas telefónicas, responder comunicaciones escritas (e-mail, fax, etc.), y muchas otras actividades más son las que permiten que se arribe cada entrevista diaria en forma oportuna y con total eficiencia.

La Entrevista. Representa el contacto "cara-a-cara" con cada una de las oportunidades detectadas y calificadas que permiten generar los resultados. Esto puede ocurrir, según los casos, en calidad de "local" o de "visitante" por parte de los vendedores según sea la modalidad de ventas en aplicación. Si bien es la etapa más visible de la gestión y en donde se concretan los resultados de ventas, difícilmente se realice con eficiencia y efectividad sin la pre venta y las pos venta.

La Pos Venta. Luego de la concretada cada venta, existen otras tareas ineludibles que realiza el vendedor con el fin de asegurar la satisfacción del cliente que adquirió el producto o servicio, actuando como responsable de su venta con la empresa, solucionando con otros sectores cada inconveniente que no haya resultado satisfactorio.

De ello dependerá que pueda volver a venderle en el futuro y proveer referidos para su venta.

En talleres in company, y realizando el análisis individual de la gestión de cada participante, se ha podido mejorar sustancialmente la productividad de todos y de cada uno de los vendedores, reflejándose en los resultados obtenidos en los períodos posteriores al implementar los cambios detectados.

Recurriendo a la propia agenda y a la información que proveen los reportes diarios de gestión, el objetivo de análisis en esta etapa de diagnóstico radica en volcar en tres columnas correspondientes a dichas etapas de la gestión todo lo que se ha realizado realmente y el tiempo utilizado en cada una de ellas.

Referencias

Cada rubro de actividad que vive y crece por sus resultados de venta posee sus propios estándares que determina los tiempos promedio que aplica en cada etapa de su gestión. Sin embargo, y aún cuando fuesen accesibles a través de diferentes medios informativos, solo serviría de referencia para establecer cómo lo estamos administrando.

Por tal motivo, al no contar con ellos, es importante analizar las propias etapas y mejorar los propios tiempos, mejorando el "propio método efectivo de gestión".y establecer cuál es el potencial que puede aún mejorarse como para efectuar ajustes que contribuyan al incremento de la productividad que cada representante posee potencialmente.

Al término del mismo, seguramente podrá sorprenderse de todos las actividades que se realizan tales como: la pérdida absurda de tiempo en tareas administrativas, tiempos de viaje, esperas en recepción, charlas en los pasillos de la propia organización, reuniones en el sector de cafetería o en bares externos, almuerzos prolongados, visitas o entrevistas innecesarias o reiteradas por fallas u omisiones en su preparación, llamadas telefónicas improductivas, etc.

Cada una de tales actividades son las que deberán profundizarse, discutirse y ajustarse de manera que puedan ser modificadas o eliminadas para que con ello se pueda incrementar sustancialmente el tiempo de contacto diario con las oportunidades de venta.

Para ello, será necesario ajustar dichas actividades de pre y pos venta en aquellos horarios que no afecten dedicar el máximo de tiempo posible en entrevistas de venta que es, en definitiva, en donde se generan los resultados.

Dado que la productividad de cada representante es responsabilidad de quien está a cargo del sector, este ejercicio de análisis corresponde planificarse y coordinarlo por el supervisor o gerente quien tiene la posibilidad de realizarlo en una de sus reuniones de venta en donde participen todos los integrantes del equipo.

Conclusión

El tiempo transcurre, hagamos lo que hagamos, sin que podamos detenerlo ni almacenarlo para utilizarlo mejor.

Es como un lingote de hierro, del cual se podrá extraer su mayor valor dependiendo de lo que hagamos con él, puesto que podremos hacer herraduras, alfileres o piezas de alta precisión para relojería.

Finalmente, un conocido proverbio chino nos recuerda que "si no modificamos el rumbo, acabarás precisamente hacia donde te diriges".

En definitiva, cada uno es dueño de su propio destino y de lo que decida hacer con su tiempo para sacarle el máximo de valor que posee para mejorar su gestión y lo que representa en su vida.

©Copyright , by Martín E. Heller - http://www.HellerConsulting.com/.

Martín E. Heller - infoarrobahellerconsulting.com

Presidente de Heller Consulting.

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