Administración de compras e inventarios en almacenes de alimentos y bebidas

Autor: Alberto Hernández Zambrano

Canales de distribución y administración logística | Otros conceptos de finanzas

23-07-2010

Dada la importancia del manejo de materia prima en el éxito económico de las empresas, es indispensable conocer importantes aspectos relacionados con su administración, por ello en PowerPeople publicaremos una serie de artículos que preparamos con el objetivo de refrescar los conocimientos que usted posee en este rubro y he aquí el primero de ellos, esperando que le sea de utilidad y reiterando nuestra disponibilidad en auxiliarle.

Introducción

El almacén tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda de nuestros clientes.

Adicionalmente, el inventario de nuestros almacenes es uno de los activos más grandes existentes en la empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados:

En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande.

En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Todo lo que nuestros almacenes contienen son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio para ser consumidos en la producción de los departamentos correspondientes, es decir, Cocinas y Bares.

Los inventarios comprenden, las materias primas para ser consumidos en la producción de los productos que nuestra carta o menú incluyen tanto en Restaurantes como en Bares.

Las compras en nuestro medio como en cualquier otro, están íntimamente ligadas a nuestros almacenes es por ello que este artículo está enfocado a ambas actividades dentro de la Industria de Alimentos y Bebidas.

Administración de Compras y Almacenes

El inventario representa la existencia de materia prima para su producción y venta. La óptima administración del departamento de compras y de nuestros almacenes consiste en contar con la disponibilidad de estos recursos al momento de ser requeridos por los departamentos del hotel, basándonos en la implementación de políticas que nos permitan decidir cuánto y cuándo se presenta el punto de reposición de mercancías.

Una buena administración del departamento de compras se centra en cuatro aspectos básicos:

1) Requerimientos de los departamentos solicitantes. Producción.
2) Punto de reposición.
3) Artículos de mayor cuidado.
4) Fluctuación de precios de adquisición.

La correcta administración de las compras y de almacenes consiste en disponer de la materia prima requerida para la operación al menor costo posible, con la mejor calidad y bajo las mejores condiciones de pago.

Un inventario bien abastecido nos permite optimizar tiempos debido a que generalmente la producción y la entrega no se lleva a cabo instantáneamente, por ello debemos contar con existencias suficientes en nuestros almacenes a las que podamos recurrir oportunamente para que la producción y la venta no sufran retrasos.

El objetivo de la administración del departamento de compras, contempla dos aspectos que se oponen entre sí:

1.- Se requiere la menor inversión en el inventario, debido a que otros recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otra manera no sería posible financiarlos.

2.- Hay que asegurar que el almacén disponga de inventario suficiente para enfrentar la demanda de nuestros clientes cuando se presente y para que la producción funcione correctamente.

Los aspectos anteriores caen en conflicto debido a que si se reduce el inventario efectivamente se reduce también la inversión, pero corremos el riesgo de no contar con la suficiente materia prima para satisfacer la demanda de las operaciones de la organización.

Por otra parte, si tenemos inventarios grandes, aumenta la inversión.

Al controlar el inventario de manera eficiente tenemos dos vertientes:

Podemos satisfacer las necesidades de nuestros clientes en el tiempo y forma correctos pero generalmente implica un costo alto debido a los cargos por manejo de mercancías, rendimiento de las mercancías y almacenamiento de mercancías.

La correcta administración de nuestro inventario tiene como objetivos específicos la satisfacción del cliente, optimizar las compras y la producción y por último pero no por ello menos importante reducir lo más posible la inversión en este rubro.

Análisis y optimización de almacenes.

Para lograr la eficiencia en el manejo de nuestro inventario y optimizar costos por este concepto, la organización debe diseñar una política de manejo de inventarios, considerando las condiciones en las cuales desarrolla su actividad empresarial, en nuestro caso, conforme a las políticas de alimentos y bebidas. Dicha política planea el nivel óptimo de la inversión en este rubro y requiere que se cumpla con el stock requerido.

Nivel óptimo de Inventario:

Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la unidad de negocio o bien de los centros de consumo con la mínima inversión.

Un nivel alto de inventario tiende a satisfacer absolutamente las necesidades de nuestros clientes pero a un costo de almacén alto y una inversión mayor, en tanto que un nivel bajo de inventario usualmente no satisface las necesidades de nuestros clientes pero mantenemos un costo de almacén bajo y representa una baja inversión y el nivel Óptimo de Inventario: Satisface plenamente las necesidades de nuestros clientes, a un costo de inventario bajo, evita desperdicios y representa la inversión correcta.

Al momento de desarrollar nuestra política de inventarios en cuanto a su nivel óptimo, debemos tomar en cuenta varios factores:

1. Rotación de productos: a través de estadísticas debemos determinar cómo es el consumo de materia prima durante el año:

Lineal: la producción se comporta siempre de la misma manera.

Estacional: hay periodos donde la producción es baja y periodos donde es alta.

Combinado: la empresa tiene líneas de producción que se comportan de manera lineal, pero a la vez, cuenta con líneas de producción estacional.
Impredecible: la producción no se puede planear, pues depende de factores externos no controlables.

2. Capacidad de compra: Suficiente capital para financiar las compras.

3. Artículos perecederos: La duración de los productos es un dato indispensable para determinar el tiempo máximo que puede permanecer el producto en almacén antes de su producción y/o consumo.

4. Tiempo de respuesta del proveedor:

Abastecimiento rápido: Justo a Tiempo

Abastecimiento demorado: Niveles altos

5. Capacidad de almacenamiento: Depende de la capacidad de nuestros almacenes incluyendo refrigeradores, conservadores y congeladores, en base a ello se podrá mantener más o menos unidades en inventario. ¿Alternativas?:

Pactos con proveedores para suministros periódicos.

Mayor eficiencia en el departamento de compras en base a estadísticas.

6. Capital suficiente para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo.

Si la rotación es alta el costo de oportunidad es bajo.

Si la rotación es baja el costo de oportunidad es alto.

7. Costos asociados a mantener el inventario:

Manejo de mercancías

Seguros

Desperdicio

Productos de lento movimiento. ¿Cuánto nos cuesta tener producto almacenado cuando éste no es perecedero?

8. Protección:

Escasez del producto. Veda de langosta, frutas de temporada.

Demanda intempestiva. Temporada alta, tipo de clientes (Spring Break)

Aumentos de precios.

Acceso a la zona. Ejemplo: acceso a la zona hotelera de Cancún.

9. Riesgos incluidos en los inventarios:

• Baja de precios. Ocasionalmente sucede.
• Daño de los productos. Productos a granel y secos.
• Pérdidas accidentales y robos.
• Falta de demanda.

Técnicas de administración de compras y almacenes

Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administración de compas y almacenes, es equilibrar la inversión en nuestros inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, con la intensión de satisfacer las necesidades de nuestros clientes y por consiguiente, cubrir los objetivos de ambos departamentos y de la empresa.

Para logra este objetivo, las organizaciones deben desarrollar métodos y técnicas de control de inventarios. A continuación se explican diversos métodos para tal efecto.

EL MÉTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS:

Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios categorizando los productos con el objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su precio de adquisición o uso delicado merecen una atención especial y/o permanente.

El análisis de nuestros inventarios es necesario para establecer tres segmentos de productos: A, B y C. Los grupos se deben implementar con base a su valor. La ley 80-20 dice que generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión.

Los artículos “A” incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos “B”, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos “C” de este grupo y por último los artículos “C”, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios.

Este sistema permite administrar la inversión en las tres categorías o grupos para poner atención al manejo de los artículos “A”, que representan el 80% de la inversión, para que a través de su eficiente y estricto control, se mantenga y en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios mediante su óptima administración.

DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REPOSICIÓN:

Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el responsable de compras debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que el producto estará en tránsito y finalmente en nuestro almacén.

El punto de reposición consiste en la existencia de un indicador que señala cuando realizar las órdenes de compra, indicando que las existencias de determinado producto han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.

Existen muchas formas de marcar el punto de reposición, la más indicada es establecerla considerando el Stock de máximos y mínimos, el tiempo de respuesta de nuestros proveedores, la disponibilidad en el mercado, su fluctuación de precio de adquisición y la temporada. Hoy en día existen software’s que nos facilitan esa actividad al llevar las existencias del inventario a través de dicha herramienta, a este tipo de control se le llamaba hace tiempo “La requisición viajera”, su objetivo era ahorrar trabajo administrativo como hoy en día, se establecían puntos de control y aprobación para que por este medio se elaboraran nuevas órdenes de compra y que no llegaran a faltar productos en nuestros almacenes.

Existen dos aspectos más para considerar en el punto de reposición:

Órdenes o pedidos fijos. En éste, el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén.

Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular en la mayoría de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias.

RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS:

La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar las situaciones que se crean por cambios impredecibles en la demanda de nuestros productos.

Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción y así poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo.

Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

La existencia de reserva de inventarios es un precio que muchas veces es necesario pagar cuando nuestra filosofía de servicio al cliente es la indicada ya que el contar con lo necesario en nuestros almacenes produce un incremento en la participación del mercado que atendemos.

CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO (JUST IN TIME):

En el control de inventarios just in time, la idea es que se adquieran la materia prima y se entregue para producción en el tiempo y forma correctos. Esto requiere de proveedores muy confiables, compras muy eficientes y un sistema aún más eficiente de administración de compras y almacenes.

Una unidad de negocio puede reducir su producción en proceso mediante una administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, Nos referimos a una reingeniería de menús, menús más inteligentes, es decir, HACER MÁS CON MENOS y adoptar esta frase como una filosofía para nuestros menús. La habilidad del Chef y del responsable de Bares combinados con trabajo en equipo son indispensables para reducir la cantidad de productos en almacén respecto a nuestros productos de nuestros menús de alimentos y bebidas, por lo tanto, podemos decir que si los productos se desplazan rápidamente de nuestros almacenes e igualmente rápido se reabastecen se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se satisface al cliente, lo cual es nuestro objetivo final.

Alberto Hernández Zambrano - alberto.hernandezarrobapowerpeople.com.mx

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