Mapeo de alcances: metodología, etapas, atributos y conveniencia

[MAPEO DE ALCANCES DE PROCESOS]
Fernando Aguirre Tapia
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Imaginemos un mapa (. . .) que intentamos trazar de memoria, en lugar de consultar un atlas. Lo
conforman puntos que se destacan, hilvanados entre por hilos multicolores de viajes transformadores.
Contiene todo lo que hemos aprendido acerca de esa zona geográfica y revela la cuna de ese saber (. . .)
Recordemos que este mapa es algo vivo, que sus trazos no son tales trazos, sino un tejido de relatos y
narraciones que va multiplicando sus mallas, creciendo con cada experiencia, casi sin que nos demos
cuenta. Le indica a cada persona su ubicación y su identidad con respecto a la tierra, y en momentos de
estrés o desconcierto le da la orientación necesaria para seguir adelante. Todos llevamos mapas así
dentro de nosotros, ya que somos seres que sienten y que piensan, y dependemos de ellos casi tan
instintivamente como dependemos del lenguaje o del pensamiento (. . .) el pararnos a pensar en este
aspecto ecológico de nuestra identidad es parte de nuestra sabiduría.
John Tallmadge, Meeting the Tree of Life (1997: IX)
MAPEO DE ALCANCES ( D E P R O C E S O S )
El Outcome Mapping (que del inglés significa: Mapeo de Alcances) es un sistema1 integrado de
planificación, monitoreo y evaluación que:
Mide cambio social en proyectos de desarrollo o iniciativas corporativas.
Crea un espacio para los actores locales dentro del proceso2.
Fomenta aprendizaje social y organizacional.
Fortaleza las asociaciones, las alianzas y redes.
Ayuda a crear una cultura de organización abierta.
Entiende e influye en forma más eficaz y humana el bienestar ecológico.
Provee herramientas y vocabulario para entender el complejo proceso de cambio social.
Introducido por primera vez por el Centro Internacional de Investigación para el Desarrollo (CIID) de
Canadá en el año 2000, Mapeo de Alcances ha sido utilizado en proyectos, programas y organizaciones
en Latinoamérica, África y Asia. Un creciente número de organizaciones y profesionales están
adoptando Mapeo de Alcances por lo que les ayuda a tratar otros temas que otras metodologías más
tradicionales no consideran. Las preguntas que Mapeo de Alcances nos puede ayudar a contestar son:
¿Cómo movemos más allá de atribución para considerar contribución al cambio social?
¿Cómo podemos capturar la riqueza de lo qué está ocurriendo en nuestros proyectos?
¿Cómo involucramos socios, colegas y actores locales en el proyecto y en el proceso de
planificación, monitoreo y evaluación?
¿Cómo decidimos qué monitorear y evaluar?
¿Cómo identificar, explicar y responder a resultados no esperados?
1 Sistema, lat. systēma, y este del griego σύστημα según la Real Academia Española es el conjunto de reglas o principios
sobre una materia racionalmente enlazados entre sí que ordenadamente contribuyen a determinado objeto.
2 De acuerdo a Wikipedia, se define Proceso como: un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se
realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin determinado.
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BASES DEL MAPEO DE PROCESOS
Surgen de la necesidad de expresar por medio de un diagrama de flujo el concepto de proceso, el cual
evolucionó gracias a lo que hoy día se denomina cartografía crítica3 y se le relaciona ampliamente a
los ocho principios de las normas de gestión del sistema de calidad ISO 9000:2000 y la serie ISO
9000:2008. Estos principios pueden ser utilizados por la alta dirección como un marco para guiar a sus
organizaciones hacia un mejor desempeño. Los principios se derivan de las experiencias colectivas y el
conocimiento de los expertos internacionales que participan en el )SO Technical Commmittee
)SO/TCE 1, Gestión de la calidad y garantía de calidad, la cual es responsable del mantenimiento de
las normas ISO 9000.
En este documento mencionan los ocho principios tal como aparecen en los fundamentos y
vocabularios de calidad de las normas ISO 9000:
1. Enfoque al cliente (Costumer Focus)
2. Liderazgo (Leadership)
3. Participación de las personas (Involvement of people)
4. Enfoque basado en procesos (Process approach)
5. Enfoque de Sistemas para la Gestión (System approach to management)
6. Mejora continua (Continual improvement)
7. Enfoque basado en hechos para la Toma de Decisiones (Factual approach to decisión making)
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor (Mutually beneficial supplier
relationships).
De estos ocho, el Outcome Mapping (OM)4, está ampliamente relacionado con los principios 4, 5 y 6, los
cuales la International Standardization for Organization las define de la siguiente forma:
Principio 4: Enfoque basado en procesos (Process approach)
o Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los
recursos relacionados se gestionan como un proceso.
o Beneficios clave:
Menores costos y tiempos de ciclo a través del uso eficaz de los recursos.
Mejores resultados, coherentes y predecibles.
Se enfoca en oportunidades prioritarias de mejora.
o Aplicado al mapeo de procesos:
Definición sistemática de las actividades necesarias para obtener un resultado
deseado.
Identificación de las interfaces de las actividades clave dentro y entre las
funciones de la organización.
Enfocado en factores clave, como los recursos, métodos y materiales para
mejorar las actividades de la organización.
Principio 5: Enfoque de Sistemas para la Gestión (System approach to management)
3 Una exploración al mapa como herramienta del conocimiento, como productor de realidades particulares, o intervención
crítica en el tejido del presente.
4 Para efecto del texto, serán sinónimos y en ocasiones se utilizan de forma indistinta: Mapeo de Alcances y Outcome
Mapping, así como las siglas OM y MA.
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o Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema,
contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.
o Beneficios clave:
Integración y alineación de los procesos que lograrán los resultados deseados.
Capacidad para centrar los esfuerzos en palabras clave.
Proporcionar confianza a las partes interesadas en la eficacia y la eficiencia de
la organización.
o Aplicado al mapeo de procesos:
Estructuración de un sistema para alcanzar los objetivos de la organización de
manera más eficaz y eficiente.
Entender las interdependencias de los procesos de los sistemas.
Enfoques estructurados que armonizan e integran los procesos.
Orientación y definición de cómo las actividades específicas dentro de un
sistema deben funcionar.
Principio 6: Mejora continua (Continual improvement)
o La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo
permanente de ésta.
o Beneficios clave:
Ventaja de rendimiento mediante la mejora de las capacidades organizativas
La coherencia de las actividades de mejora en todos los niveles estratégicos de
la organización
Flexibilidad para reaccionar rápidamente a las oportunidades.
o Aplicado al mapeo de procesos:
Hacer de la mejora continua de productos, procesos y sistemas un objetivo para
cada individuo en la organización.
Sabemos que la Gestión de la Calidad busca establecer, documentar, implementar y mantener un
proceso o sistema, además de mejorar continuamente su efectividad:
Identificando los procesos necesarios (incluyendo Outsourcing5);
Determinando la secuencia e interacción de estos procesos;
Determinando los criterios y métodos necesarios;
Busca disponibilidad de recursos y de información;
Monitorea, mide y analiza;
E implementa las acciones necesarias.
5 La subcontratación (outsourcing en inglés) es el proceso económico en el cual una empresa determinada mueve o destina
los recursos orientados a cumplir ciertas tareas, a una empresa externa, por medio de un contrato.
FIGURA 1. COMPRENSIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
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COMPRENSIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS (PÉREZ CRUZ, 2004):
Se debe comprender de inicio una definición de Proceso (expuesta en la figura 1: Conjunto de
actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada
en resultados )SO-9001:2000 y, si adicionamos las reglas de oro de la Gestión de Calidad:
1. Escribe lo que haces (Proceso)
2. Haz lo que escribiste (Operación)
3. Demuéstralo (Auditoria)
4. Mejóralo (Mejora Continua)
Se puede establecer que el Mapeo de Procesos mejora y facilita la calidad de las gestiones de la
empresa así como sus resultados financieros, Mapear es la base del Rediseño de Procesos:
Reorganización de las actividades que hoy realizamos para...
Fortalecer las que generan valor
Reducir las que no agregan valor pero son necesarias
Eliminar las que no generan valor (desperdicio)
OBJETIVOS DEL MAPEO DE PROCESOS:
Mejorar los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) para lograr resultados espectaculares
en las medidas de desempeño críticas, tales como:
Mejorar Ingresos
Reducir Costos y Gastos
Optimizar el uso del Capital de Trabajo
Administrar Integralmente los Riesgos
Incrementar la Calidad Percibida vs. Precio
Subir el Nivel de Servicio al Cliente
Aumentar el Nivel de Satisfacción de los Colaboradores
Destacar en la Calidad Total de la Empresa
HERRAMIENTAS PARA EL MAPEO DE PROCESOS:
Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categorías:
Diagramas de flujo simples
IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
Software para el mapeo.
Simulaciones.
BASES DEL MAPEO DE ALCANCES DE PROCESOS
Podemos partir de la idea de que al SGC se le agregó la Planeación, aún más específicamente la
Planeación Estratégica, por lo que definiremos lo siguiente:
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Planeación Estratégica
o Es la mejor expresión del trabajo de la iniciativa a futuro y hacia allá dirigimos nuestros
esfuerzos.
Planeación Operativa
o Se guía por la planeación estratégica, y se desarrolla En periodos de acuerdo a los
recursos y el contexto.
Seguimiento
o Responde a prioridades de planeación estratégica, atiende rendición de cuentas,
reflexiones y aprendizajes.
Evaluación
o Emite un concepto que implica calificación.
Por lo tanto, de una forma simple, lo podemos definir como un método integral de planificación,
seguimiento y evaluación que toma en cuenta lo complejo de los procesos desarrollados o en
desarrollo, es una herramienta de gestión que adopta una perspectiva de la evaluación basada en el
aprendizaje y el uso guiado por principios de participación y aprendizaje iterativo (por no mencionar
reiterado). Como proceso, responde a los principios de la Gestión de la Calidad (ISO 9000:2000) en las
organizaciones y ofrece estrategias para mejorar la capacidad de desempeño (Mejora Continua).
Sin embargo, no es posible hablar de Mapeo de Alcances, sin tener por entendida la existencia de un
concepto fundamental para su desarrollo: la Gestión por Resultados (GPR), la cual no es más que una
filosofía y un conjunto de herramientas diseñadas para mejorar la efectividad y la eficiencia en el logro
de objetivos a lo largo del ciclo de vida de un programa (que bien puede ser un sistema o proceso en
general), la cual involucra medidas para mejorar y direccionar los cambios (Ortiz & Pacheco, 2004).
A continuación en la Tabla 1, presentamos un comparativo de los principios de la GPR y el MA (Mapeo
de Alcances):
TABLA 1.- PRINCIPIOS DE LA GPR Y EL MA
De otro modo, para comprender a la GPR y la medición del desempeño de cada uno de sus principios
es necesario cubrir lo siguiente:
Diseñar el perfil del programa.
Definir resultados.
Identificar riesgos e hipótesis (internas y externas)
Definir la estrategia de medición del desempeño
GPR
Simplicidad
Flexibilidad en planeación
Aprender haciendo
Aplicación amplia
Alianzas
Responsabilidad
Transparencia
Participación amplia
MA
Flexibilidad en la planeación
Pensamiento evaluativo
Aprendizaje iterativo
Colaboración equitativa
Participación amplia
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Diseñar herramientas de Implementación
Monitorear y ajustar el Programa
Hacer informes y comunicar
Evaluar
Por lo tanto, el Mapeo de Alcances es la mejor expresión de una ruta de trabajo para implementar una
Iniciativa, y dirigir hacia allá nuestros esfuerzos. El Mapeo de Alcances aborda el diseño de escenarios
clave de tal Iniciativa para su realización a partir de lo que Considera el ámbito de influencia directa.
OUTCOME MAPPING
Los mapas son guías cognoscitivas que indican dónde estamos y ayudan a
descifrar nuestra ubicación actual en relación con el lugar dónde estuvimos
y desde luego a planificar hacia donde nos dirigimos, y es en ésta metáfora en la que se basa el Mapeo
de Alcances, dado que siempre será conveniente tener un mapa que nos guíe y oriente cuando nos
encontramos perdidos o sin rumbo cierto, por lo que la esencia en esta metodología radica en la
creación de un propio mapa.
Como metodología, se ha constatado que los alcances e impactos a largo plazo no suelen producirse en
el tiempo adecuado o no se producen porque la previsión no es la correcta, por lo que se da a la tarea
de identificar los alcances concretos y atribuirlos a componentes precisos de sus programas. El Mapeo
de Alcances se propone como metodología para crear mecanismos de planificación, seguimiento y
evaluación, que permitan a las organizaciones documentar, aprender y rendir cuentas de sus logros,
está diseñado para ayudar a la comprensión de los resultados de una organización al mismo tiempo
que reconoce que todo aporte es fundamental para obtener mejoras sustentables y a gran escala en el
bienestar para el cual la organización trabaja. La metodología resulta prometedora ya que facilita la
normalización de los indicadores sin sacrificar la riqueza ni la individualidad, combinando así un
enfoque cualitativo y cuantitativo.
El Mapeo de Alcances, no sólo proporciona una guía al trazado de mapas de evaluación, también es
una guía para el aprendizaje y lograr mayor eficacia, pero sobre todo, demuestra que estar atento en el
camino es tan importante y decisivo, como llegar al destino deseado (Quinn Patton, 2001).
INGENIERÍA DE ALCANCES (OUTCOME ENGINEERING)
Es un sistema "que combina la planificación, gestión y evaluación de las iniciativas que tienen como
objetivo: promover un cambio fundamental y sostenible en las vidas de las personas, familias, grupos,
organizaciones o comunidades" (Barry Kibel, Resultado de Herramientas para la Ingeniería de
Alcances, Instituto del Pacífico para la Investigación y Evaluación, 2000).
Es una metodología única e innovadora en varios aspectos. En primer lugar, alienta a las
organizaciones, programas y su personal tanto a documentar su trabajo de manera sistemática y
expresa su pasión por este trabajo hacia el exterior y en términos claros y comprensibles. En segundo
lugar, promueve el uso del "Outcome" como la principal unidad de análisis, visualización de los
clientes, comprometiendo los procesos de transformación y medir el grado de transformación que se
produce. En tercer lugar, se aprovecha el poder y el potencial de las T)C’s para capturar y compartir.
En cuarto lugar, la evaluación de los procesos no es compleja. En quinto lugar, se fomenta el
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aprendizaje profundo a través de programas y organizaciones que trabajan en problemas similares al
permitir el intercambio electrónico de historias de éxito y reflexiones (Kibel, 1998).
Sirva la Ingeniería de Alcances como punto de apoyo para que surgiera el Mapeo de Alcances como una
metodología que caracteriza y evalúa proyectos, programas y organizaciones en desarrollo para el
logro de alcances.
MAPEO DE ALCANCES COMO METODOLOGÍA.
Como metodología es dinámica que se pone a prueba en el plano de proyectos y programas, como en el
de las organizaciones y surge de:
1990s: En la Cumbre de Rio, surge la necesidad de mostrar resultados sustentables.
1998: Barry M. Kibel y la Ingeniería de Alcances.
1999: Colaboración metodológica con proyectos.
2001: Publicación de la primera metodología del Outcome Mapping (Centro Internacional de
Investigaciones para el Desarrollo - Canada).
2002: Formación, facilitación y uso a nivel mundial
2006: Outcome Mapping Learning Community (Comunidad de aprendizaje de Mapeo de
Alcances www.outcomemapping.ca)
2008: CLAMA - Centro Latinoamericano para el Mapeo de Alcances
Uno de los aspectos importantes de la metodología del Mapeo de Alcances, es que se concentra en un
tipo de resultado concreto: los alcances6 que se reflejan en un cambio de comportamiento y que
contribuyen al bienestar y promueve el desarrollo por medio de herramientas, técnicas y recursos;
estos alcances se vinculan con las actividades de un programa o proceso de desarrollo. Los socios
directos7 son, las personas, los grupos y las organizaciones con quienes el programa mantiene una
interacción directa y con quienes prevé oportunidades de ejercer influencia.
Hay que tener en cuenta que, al recurrir al Mapeo de Alcances, un programa no pretende haber
alcanzado los impactos del desarrollo, sino más bien poner el acento en la medida en que ha
contribuido a lograr los alcances obtenidos. Estos últimos mejoran, a su vez, la posibilidad de obtener
impactos en el área de desarrollo, pero no se trata necesariamente de una relación de causa-efecto.
En tanto que el desarrollo se refiere primordialmente a la relación que mantienen las personas entre
ellas y con respecto a su entorno, el Mapeo de Alcances pone énfasis en las personas.
El Mapeo de Alcances establece una visión del progreso humano, social y medioambiental.
No hay que olvidar que el Mapeo de Alcances en ningún caso subestima los cambios de situación que
se logran por medio de los programas (tales como agua más limpia o una economía más fuerte); lo que
sucede es que aduce que cada cambio de situación va seguido de su respectivo cambio de
comportamiento; por ello, muchos programas podrían planificar mejor y evaluar sus contribuciones al
desarrollo si se centraran más en el comportamiento.
6 Se definen como: cambios en el comportamiento, en las relaciones, actividades y/o acciones de las personas, los grupos y las
organizaciones con los que un programa trabaja en forma directa.
7 Son las personas comprometidas que asumen los cambios que requiere la iniciativa.
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El Mapeo de Alcances no pretende sustituir las formas de evaluación más tradicionales, que ponen el
acento sobre los cambios en las condiciones o en el estado de dicho bienestar; por el contrario, sirve de
complemento a otras formas de evaluación al prestar atención específica a los cambios
correspondientes que se producen en el plano del comportamiento (Earl, Carden, & Smutylo, Mapeo de
Alcances: Incorporando aprendizaje y reflexión en programas de desarrollo., 2002).
El Mapeo de Alcances como proceso:
Alienta a una cultura de la reflexión y evaluación en todas las partes interesadas.
Permite el aprendizaje social.
Apoya el empoderamiento y la autodeterminación a través de la participación y el aprendizaje
interactivo.
Facilita los procesos equitativos de dialogo.
Facilita el aprendizaje organizacional.
ETAPAS EN EL MAPEO DE ALCANCES
1ª. Diseño )ntencional. Establece un consenso sobre los cambios a nivel macro con el que se
generaran y planificaran las estrategias que se deberán utilizar. Y consta de 7 pasos:
1. Visión.
2. Misión.
3. Socios directos.
4. Alcances deseados.
5. Señales de progreso.
6. Mapas estratégicos.
7. Prácticas de la Organización.
2ª. Seguimiento de Alcances y Desempeño.
Proporciona un marco de trabajo para el
seguimiento continuo de las acciones del
programa y del progreso de los socios
directos, en lo que se refiere al cumplimiento
de los alcances. Basado en una
autoevaluación sistematizada y contiene
herramientas para recabar información, se
desarrolla en 4 pasos:
8. Prioridades para el seguimiento.
9. Diarios de alcances.
10. Diario de estrategias.
11. Diario de desempeño.
3ª. Planificación de la evaluación. Permite identificar y desarrollar las prioridades de evaluación del
programa en cuestión, con un único paso:
12. Plan de evaluación.
FIGURA 2.- LAS TRES ETAPAS DEL MAPEO DE ALCANCES
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ENFOQUE DEL MAPEO DE ALCANCES
El viaje es tan importante como el destino. OM le ayuda a:
1. documentar el viaje,
2. calcular de nuevo (y revisar) el destino, y
3. mejorar su capacidad para continuar el viaje.
Se necesita darles el mismo peso e importancia, a diferencia de otros métodos de evaluación en OM el
viaje es más importante que el destino, porque es todo lo que tienes.
OM hace tres cosas innovadoras que agregan valor a los métodos de Planeación Monitoreo y
Evaluación: Define las fronteras del sistema, funciones y responsabilidades que opera el programa,
identifica a los actores prominentes que son los impulsores de los cambios en curso, y establece hitos
que marcan el camino del cambio.
El enfoque que tiene para medir el Impacto no es adecuado en el contexto de muchos proyectos y
programas, tenemos que reconocer los límites de influencia del proyecto, y la forma de nuestra
planificación, el aprendizaje y las funciones de rendición de cuentas en torno a los Resultados, que
están por encima de los Impactos.
Los límites dependen del tiempo, la geografía, los recursos, los contactos, las políticas, el entorno de la
organización en sí; desde el punto de vista de un proyecto se percibe que:
El Entorno Operativo se concentra en la Esfera de Control. Control Directo
Las Relaciones y las Interacciones se contienen en una Esfera de Influencia. Influencia
Directa
Los Estados Económicos, Sociales, Ambientales y las Tendencias se encuentran en la Esfera de
Interés. Influencia Indirecta.
Esto va relacionado con conceptos que están familiarizados con el marco lógico, a lo largo de la cadena
de resultados a los impactos previstos. La premisa principal es que no podemos controlar todo lo que
nos gustaría que cambiar. No estamos hablando de algo científico, la teoría de la complejidad (y del
sentido común) nos dice que el cambio real y sostenible implica la combinación de una serie de
factores diferentes, y es un producto de la relación de muchos actores y partes interesadas. El Mapeo
de Alcances se refiere al nivel en que un programa tiene una influencia directa.
La complejidad de referencias cruzadas:
Los sistemas con múltiples actores, relacionados entre sí y conectados entre sí con su entorno.
Varias fuerzas que interactúan entre sí e interdependientes (dimensiones políticas y sociales
de la organización).
En estas situaciones el cambio se produce por la interacción de múltiples factores y no podría
ser controlado por un único programa.
Es muy difícil predecir lo que los impactos pueden causa, para habrá que encausarse en una
cuidadosa investigación de datos históricos.
Errores comunes surgen al tratar de proporcionar con resultados específicos, mensurables; es
mejor trabajar con la incertidumbre inevitable que realizar un plan con predicciones
supuestas.
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o Según Russell Ackoff8, existen tres tipos de problemas: desordenados, problemáticos y
rompecabezas. Cuando los problemas no tienen forma definida o estructura, no son
comprensibles claramente, y no se logra identificar lo que esmal, a menudo tienen
implicaciones económicas, tecnológicas, éticas o políticas. Un error común consiste en
tratar la problemática de forma causal y dar con la solución como si fuera un
rompecabezas sin tratar de reconocer las realidades de lo desordenado.
Los tres errores más grandes cuando el seguimiento y evaluación de proyectos de desarrollo:
Sólo se centra en los resultados (es decir: cuantas reuniones, cuantas publicaciones entre
otras).
Sólo se centra en los impactos (ejemplo: disminución de la mortalidad, la nueva legislación, el
acceso al agua, la incidencia de la malaria)
Suponiendo una relación de causalidad entre las dos.
El impacto es un concepto altamente politizado en el desarrollo. El Mapeo de Alcances se centra en los
resultados no en el impacto, existen otros métodos para hacer la evaluación del impacto.
TABLA 2.- EL PROBLEMA CON EL IMPACTO
La originalidad de la metodología reside en el hecho de que se aparta de la evaluación del impacto de
un programa sobre el desarrollo, y se centra más bien en los cambios en los comportamientos, las
relaciones, las actividades y/o las acciones de las personas, los grupos y las organizaciones con los que
un programa de desarrollo trabaja estrechamente. Por lo tanto, este cambio de enfoque modifica de
forma significativa la manera en que un programa se plantea sus objetivos, así como la forma de
evaluar su desempeño y sus resultados.
ENFOQUE
Importante centrarse en los resultados, como podemos observar en la figura 3, la influencia relativa a
lo largo de la cadena de resultados (Inputs Insumos, Activities Actividades, Outputs Salidas,
Outcomes Alcances, Impact Impacto), simplificando resultados podemos notar que la relación
existente entre los actores endógenos y el programa o proyecto, y se nota que a mayor contribución de
los actores, se logra mayor impacto pero menos interés en el proyecto o programa. A nivel de los
insumos, nuestros socios no tienen mucho que decir - las decisiones sobre el dinero, con quién trabajar
8 Russell Lincoln Ackoff (feb. 12, 1919 hasta oct. 29, 2009) fue un teórico de la organización, consultor, profesor emérito de
Ciencias de la Gestión en la Wharton School de la Universidad de Pennsylvania. Ackoff fue un pionero en el campo de la
investigación de operaciones, sistemas de pensamiento y la ciencia de la administración.
Impacto Implica...
Causa y Efecto.
Positivo, resultados esperados.
Centrarse en los efectos finales.
Merito de una sola persona.
Terminar cuando se obtiene éxito
del programa
La realidad es...
Sistemas abiertos.
Resultados inesperados, positivos
y/o negativos.
Los efectos ascendentes son los
importantes.
Múltiples actores para crear
resultados.
Proceso de cambio, nunca termina.
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y dónde trabajar son en gran parte
realizados por el programa. Pero en el nivel
de impacto, todo depende de los socios y
los beneficiarios9. El mapeo de alcances se
centra en el nivel de los resultados. Esto se
debe a la propiedad de los socios es lo
suficientemente alta para que puedas ver
un efecto, algunos cambios y observar que
la influencia del programa es lo
suficientemente alta como para poder decir
con cierta confianza en que esos cambios
se originaron a partir de la intervención.
MODELOS LÓGICOS VS MAPEO DE ALCANCES
El OM, proporciona una fórmula para crear un modelo de lo que pretende; sin embargo difiere de los
modelos lógicos tradicionales dado que no se fundamente en un marco de causa-efecto sino que, por el
contrario, reconoce que el cambio es producido por múltiples eventos (no lineales) y que cada causa
no afecta a un único factor. Por tanto en el plano operacional el OM define tres conjuntos de
actividades que se interrelacionan entre con los que se conforman las esferas de seguimiento (figura
4).
FIGURA 4.- ÁMBITOS PARA EL SEGUIMIENTO.
Los Ámbitos. Es donde suceden las acciones, el contexto en donde se desarrolla el proyecto o iniciativa;
diferenciamos tres para entenderlo desde las responsabilidades (figura 5):
El Ámbito de control, se refiere al escenario en el que el Equipo Administrativo y Técnico tiene
un control relativamente regulado de sus acciones porque cuenta con los recursos necesarios
9 Existen personas y/u organizaciones que sin participar activamente en ninguna fase de la iniciativa se benefician de ella.
Esto no depende de acuerdos establecidos con la iniciativa. Para el Mapeo de Alcances, las beneficiarias y beneficiarios
pueden tenerse en cuenta como un dato de proyecto pero no hace seguimiento ni dispone Estrategias. Entonces, el concepto
de beneficiarios y beneficiarias sin participación, se entiende, pero es claro que no asume rol como protagonista.
Agente de
Cambio.
Prácticas de la
organización
Socio Directo.
Alcances
deseados y
señales de
progreso
Estrategias y
actividades
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DEPI ITO FIA | ¿Conviene un Mapeo de Alcances?
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para ello, así por ejemplo: hacer un taller, preparar una cartilla, entregar un material que se ha
previsto.
El Ámbito de Apoyo, se refiere al escenario donde la iniciativa concentra sus esfuerzos para
que se den los cambios por parte de actores locales, con acuerdos y apoyos. Se considera que
ningún proyecto controla comportamientos, solo puede proponer desde la información, el
apoyo, el acuerdo, teniendo siempre presente que las personas deciden.
El Ámbito de interés, es el escenario amplio al cual contribuimos con los resultados de nuestra
iniciativa, aspiramos a que en él suceda la Visión con el aporte de muchas otras personas y
organizaciones que contribuyen a ella desde muchas iniciativas. Éste ámbito recibe aportes de
los dos anteriores.
FIGURA 5.- RELACION DE LOS ÁMBITOS PARA
EL SEGUIMIENTO CON EL ENTORNO
¿CONVIENE UN MAPEO DE ALCANCES?
El Mapeo de Alcances es una forma de hacer esa mirada a largo plazo. Es importante tener claro que lo
que se hace es el diseño de una intención. Como una forma integrada de planificación, seguimiento y
evaluación que conviene utilizar al principio de un programa, una vez establecido su enfoque principal.
El diseño intencional nos responde algunas preguntas fundamentales con respecto a esa intención de
manera explícita y con suficiente detalle como para tener claro al final del diseño en qué condiciones
estamos, para emprender la iniciativa (IDRC - CRDI, 2009).
La primera pregunta que nos resuelve el Mapeo es PARA QUÉ emprendemos la iniciativa, y esto tiene
que ver fundamentalmente con la Visión o el Sueño, cuando tenemos la respuesta tenemos clara la
motivación del desarrollo.
La siguiente pregunta que atiende el Mapeo es QUÉ se quiere lograr al emprender la iniciativa y tiene
que ver con la trascendencia de los cambios de las personas, para lograr la situación deseada.
Otra pregunta que nos resuelve el Mapeo es CÓMO estas personas comprometidas con la iniciativa van
a canalizar sus esfuerzos para concretar su aporte a la Visión.
Hay otras preguntas que no resuelve el Mapeo de Alcances de manera directa pero ofrece abundantes
elementos y detallada información para resolverlas y son las que tienen que ver con la planificación
operativa de la iniciativa.
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DEPI ITO FIA | Etapas del Mapeo de Alcances y algunos Atributos
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El equipo administrativo y técnico necesita implementar las acciones de las Estrategias y las Prácticas
de la Organización en un ámbito de control suficientemente previsible para garantizar el
funcionamiento básico de la iniciativa, la planificación operativa, se concentra en que esto se dé así. Sin
embargo hay procedimientos para hacer esto y no se ofrece nada nuevo desde el Mapeo, cualquiera
bien usado es apropiado.
Para trabajar con este método, el programa debe estar capacitado para centrar el enfoque en los
alcances, que se definen como cambios en el comportamiento, relaciones y actividades de las personas,
los grupos y las organizaciones con los que trabaja directamente. El Mapeo de Alcances exige,
asimismo, un compromiso hacia el cambio por parte del programa, y la autoevaluación es un elemento
integrante de la metodología. Para poder evaluar si el Mapeo de Alcances conviene para determinado
programa, el grupo debe plantearse los aspectos siguientes:
Definición de la orientación estratégica.
Tipo de información que se desea recabar para el seguimiento y la evaluación.
Requisitos referidos a la redención de cuentas.
Consenso del equipo.
Compromisos referidos a los recursos.
ETAPAS DEL MAPEO DE ALCANCES Y ALGUNOS ATRIBUTOS
Fuente: Mapeando Alcances v1.0 Centro Latinoamericano para el Mapeo de Alcances.
[MAPEO DE ALCANCES DE PROCESOS]
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DEPI ITO FIA | Outcome Mapping, no es…
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OUTCOME MAPPING, NO ES
Centrarse en el impacto (no estamos en el impacto sobre las empresas, estamos en el negocio
de cambio).
Buscar atribuciones (buscamos contribución).
Aislar las contribuciones del programa/proyecto en el logro de resultados.
Promover lineal, de causa-efecto en un contexto de pensamiento estéril.
Centrarse únicamente en las acciones promovidas por el programa / proyecto.
CONCLUSIONES
El Mapeo de Alcances ayuda a un programa, para ser específicos, ayuda a sus de sus actores y
objetivos, los cambios que espera ver, las estrategias que emplea, y su eficacia como una unidad
organizativa.
Es especialmente útil para el seguimiento y la evaluación de los programas de desarrollo, cuyos
resultados y logros no se puede entender a través de indicadores cuantitativos solo, pero también
requieren la comprensión más profunda de una evaluación cualitativa, contextualizada del proceso de
desarrollo.
El Mapeo de Alcances ayudará a tejer las tramas de los tres elementos relacionados con su trabajo:
primero los cambios en los comportamientos, acciones, actividades y / o las relaciones de las personas,
grupos y organizaciones con las que un programa trabaja directamente; segundo las estrategias que
emplea un programa para alentar el cambio en sus socios, y en tercer lugar, la eficacia interna de ese
programa.
El Mapeo de Alcances proporciona un programa (o metodología) con procesos mediante los cuales se
obtienen los datos para reflexionar sobre los procesos de cambio a fin de orientar sus acciones con
conocimiento.
TABLAS Y FIGURAS
TABLA 1.- PRINCIPIOS DE LA GPR Y EL MA
TABLA 2.- EL PROBLEMA CON EL IMPACTO
FIGURA 1. COMPRENSIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
FIGURA 2.- LAS TRES ETAPAS DEL MAPEO DE ALCANCES
FIGURA 3.- INFLUENCIA RELATIVA A LO LARGO DE LA CADENA DE RESULTADOS.
FIGURA 4.- ÁMBITOS PARA EL SEGUIMIENTO.
FIGURA 5.- RELACION DE LOS ÁMBITOS PARA
[MAPEO DE ALCANCES DE PROCESOS]
Fernando Aguirre Tapia
DEPI ITO FIA | <Trabajos citados
15
TRABAJOS CITADOS
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Aguirre Tapia Fernando. (2011, junio 13). Mapeo de alcances: metodología, etapas, atributos y conveniencia. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcances-metodologia-etapas-atributos-y-conveniencia/
Aguirre Tapia, Fernando. "Mapeo de alcances: metodología, etapas, atributos y conveniencia". GestioPolis. 13 junio 2011. Web. <http://www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcances-metodologia-etapas-atributos-y-conveniencia/>.
Aguirre Tapia, Fernando. "Mapeo de alcances: metodología, etapas, atributos y conveniencia". GestioPolis. junio 13, 2011. Consultado el 6 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcances-metodologia-etapas-atributos-y-conveniencia/.
Aguirre Tapia, Fernando. Mapeo de alcances: metodología, etapas, atributos y conveniencia [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcances-metodologia-etapas-atributos-y-conveniencia/> [Citado el 6 de Julio de 2015].
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