Mapeo de Alcance de Procesos en Planeación

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Introducción
El mapeo de alcance de proceso es una metodología que le permite a las
organizaciones planificar, seguir y evaluar con el fin de documentar y alcanzar sus
logros. Fue creado para ayudarle a las organizaciones a comprender sus
resultados. Aunque se usa en gran parte en proyectos de desarrollo también es de
gran utilidad en las organizaciones y en otras situaciones en donde es necesario
que se lleven a cabo cambios en el comportamiento humano.
Para realizar el mapeo de proceso es necesario abordar unas preguntas básicas
las cuales se dividen de la siguiente forma:
Para planificar: ¿Qué hacemos en estos momentos?
Para monitorear: ¿Qué queremos saber?
Para evaluar: ¿Qué es lo que queremos aprender?
En el presente escrito se abordará esta temática así como los pasos para
implementarlo.
MAPEO DE ALCANCE DE PROCESOS
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¿Cómo hacer un mapeo de alcances?
Para hacer un buen mapeo de alcance de procesos se deben cubrir tres etapas: el
diseño institucional, el seguimiento de alcances y desempeño y la planificación de
la evaluación.
En la siguiente imagen se muestra un resumen de las tres etapas mencionadas1:
Como se puede observar existen doce pasos para implementar el mapeo de
alcance de procesos los cuales se agrupan en las tres etapas.
Diseño institucional
Permite planificar las estrategias que se van a utilizar y los objetivos que se
desean alcanzar. Esta etapa se debe responder las siguientes cuatro preguntas:
1 Imagen tomada del libro universitario regional LUR Mapeo de alcances escrito por Sarah Earl, Fred Carden
y Terry Smutilo
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¿Por qué? Cuál es la visión a la cual el programa desea contribuir
¿Quién? Cuáles son los socios del programa
¿Qué? Cuáles son los cambios que se van a alcanzar
¿Cómo? De qué manera el programa ayudará a conseguir los cambios (Sarah
Earl, 2002)
En esta se deben realizar varias actividades enmarcadas en siete pasos :
Primer paso: La visión.
Se debe describir de manera clara porque es lo que se desea alcanzar y los
cambios que se desean obtener mediante la implementación del programa.
Dichos cambios pueden ser a nivel político, ambiental, económico o social.
Segundo paso: La misión
Mediante la visión se indica cómo se va a desarrollar el programa para
alcanzar la visión, es decir cómo se va a pasar de la planeación a la
realidad.
Tercer paso: Identificar a los socios directos
Interactúan con el programa para generar los cambios, se debe especificar
lo que va a trabajar directamente con el programa y aquellos que no
influyen directamente se les llama “socios estratégicos”.
Cuarto paso: Los alcances
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Se debe indicar los alcances a lo que cuales se quiere llegar de acuerdo a
los cambios que se desean obtener y de qué manera cada socio directo
trabajará por ello.
Paso 5: Señales de progreso.
Mediante ellas se especifican los cambios que se desean evidenciar al final
del proyecto, estas pueden ser de tres tipos:
Que se espera ver
Que nos gustaría ver
Que amaríamos ver
Sexto paso : El mapa estratégico
Es la representación visual de las relaciones causa-efecto de los elementos
que forman parte de una empresa y es de gran utilidad para los directivos
Séptimo paso: Las prácticas de la organización
Son las actividades que se van a realizar durante el proyecto y deben
contribuir a alcanzar la visión y generar los cambios deseados.
Seguimiento de alcances y desempeño
Brinda un marco de trabajo para hacerle seguimiento continuo a las actividades
del programa y al progreso de los socios relacionado con el cumplimiento del
alcance. Es una herramienta de seguimiento y evaluación que permite obtener un
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diario de alcances, de estrategias y de desempeño. Aquí se implementan los
siguientes pasos: (alcances, 2009)
Octavo paso: Las prioridades para hacer el seguimiento
Se debe tener una estrategia para elegir lo que se va a monitorear y evaluar
para ello es necesario establecer quienes van a ser lo usuarios, como se va
a usar la información, el propósito y necesidad de aprendizaje, como va a
ser la rendición de cuenta el tiempo y el espacio para hacerlo.
Noveno paso: El diario de alcances
Es un registro que tiene como objetivo anotar aquellas actitudes poco
usuales y espontáneas que sean muy significativas a la hora de integrar los
datos y emitir algún juicio de valor. Este es muy útil cuando finaliza el
proyecto ya que va a indicar como fue el proceso del cambio, las razones
para el cambio y lo que no logró alcanzarse a su vez que ayuda a conocer
las lecciones aprendidas.
Décimo paso: El diario de estrategias
Debe mantenerse actualizado constantemente y en él se registran las
acciones que se realicen relacionadas con el mapa estratégico y las
actividades. Se utiliza para saber cuáles fueron los recursos invertidos, las
actividades y productos y las lecciones y recomendaciones. (laboral, 2012)
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Undécimo paso: El diario de desempeño
Es una colección de las reuniones realizadas con el fin de conocer el
progreso del proyecto. (Clama, 2009)
Planificación de la evaluación
Ayuda a establecer cómo se va evaluar el programa e incluye un solo paso.
Duodécimo paso: El plan de evaluación
Aquí se describen los elementos principales como que aspectos se van a
evaluar, que métodos se van a utilizar, quien es las personas encargadas
de realizarlo, en que fechas se hará la evaluación y que costo tiene.
Utilidad del mapeo de procesos
El mapeo de proceso puede ser utilizado al principio de la implementación de un
programa para hacer una buena planificación, seguimiento y evaluación luego de
haber establecido su principal enfoque. Es especialmente útil durante el proceso
de planificación porque permite concentrarse en los cambios que se puedan
obtener y puede ser utilizado en conjunto con otras herramientas como lo puede
ser el análisis DOFA.
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Conclusión
El mapeo de alcances es una valiosa herramienta que puede servir de guía para
las organizaciones a alcanzar objetivos que les permita lograr cambios
significativos. Para ello es muy importante que se involucren los socios directos al
proyecto y que se sigue una metodología específica. De la creación de una buena
estrategia y el compromiso de los socios depende el éxito de la implementación
del mapeo de alcance de procesos.
Bibliografía
alcances, K. A. (2009). Cuaderno de mapeo de alcances una guía para la
facilitación.
Clama. (2009). Mapeando alcances. Canada: Clama.
laboral, R. (21 de 11 de 2012). Obtenido de http://www.redlaboral.net/tips/mapeo-
de-alcance-de-procesos-outcome-mapping-om
Sarah Earl, C. F. (2002). Mapeo de alcances: Incoporando aprendizaje y reflexión
en programas de desarrollo. Otawa: IDRC/LUR.
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MAPEO DE ALCANCE DE PROCESOS
Por: Ana María Polo Ahumada
Estudiante Maestría en Ingeniería Administrativa
Instituto Tecnológico de Orizaba
Fundamentos de Ingeniería Administrativa

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Polo Ahumada Ana María. (2016, mayo 9). Mapeo de Alcance de Procesos en Planeación. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-planeacion/
Polo Ahumada, Ana María. "Mapeo de Alcance de Procesos en Planeación". GestioPolis. 9 mayo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-planeacion/>.
Polo Ahumada, Ana María. "Mapeo de Alcance de Procesos en Planeación". GestioPolis. mayo 9, 2016. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-planeacion/.
Polo Ahumada, Ana María. Mapeo de Alcance de Procesos en Planeación [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-planeacion/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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Imagen del encabezado cortesía de gsfc en Flickr