Mapeo de Alcance de Procesos y su importancia en la Organización

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Resumen
Los mapas son guías cognitivas que le indican a una persona donde se
encuentra, ayudan a descifrar la ubicación de una persona con relación
a el lugar donde estuvo anteriormente y a tener un conocimiento del
rumbo hacia donde se dirige.
El mapeo está diseñado para ser de ayuda a las organizaciones para
comprender los resultados obtenidos, al mismo tiempo reconocer que
los aportes de otros actores son fundamentales para obtener mejoras
que sean sustentables y mejoran el bienestar humano y ecológico.
En la actualidad las empresas u organizaciones no pueden solamente
realizar sus procesos en base a planes y estrategias para mejorar su
competitividad, los procesos que los forman deben ser claros y estar
optimizados, deben ser flexibles para que se puedan adaptar y rediseñar
y así satisfacer las necesidades más eficientemente.
El mapeo de alcances se enfoca en un resultado concreto, este es
referente a los alcances que se ven reflejados en un cambio de
comportamiento, estos se definen como cambios en el comportamiento,
en las relaciones, actividades y en las acciones de las personas, los
grupos y las organizaciones con los que cierto programa trabaja de forma
directa.
El método del mapeo parte del principio de que los socios controlan el
cambio y que los programas de desarrollo consiguen hacer más fácil el
proceso de ofrecer acceso a nuevos recursos, ideas y oportunidades
durante un cierto periodo.
El mapeo establece una visión del progreso que tiene el ser humano,
social y medioambiental y posteriormente se concentra en el
seguimiento y la evolución de factores y actores que inscriben en el
ámbito de influencia que tiene el programa.
Mapeo de alcance de procesos
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Mapeo de alcance de procesos
Introducción
Es bien sabido que los mapas son guías cognitivas, le indican a una
persona donde se encuentra, ayudan a descifrar la ubicación de una
persona con relación a el lugar donde estuvo anteriormente y a tener
un conocimiento del rumbo hacia donde se dirige.
El mapeo de alcance propone una metodología para crear mecanismos
de planificación, seguimiento y evaluación, esto permite a las
organizaciones documentar, aprender y rendir cuentas de sus logros. El
mapeo está diseñado para ser de ayuda a las organizaciones para
comprender los resultados obtenidos, al mismo tiempo reconocer que
los aportes de otros actores son fundamentales para obtener mejoras
que sean sustentables y mejoran el bienestar humano y ecológico.
El mapeo de alcances
En la actualidad las empresas u organizaciones no pueden solamente
realizar sus procesos en base a planes y estrategias para mejorar su
competitividad, los procesos que los forman deben ser claros y estar
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optimizados, deben ser flexibles para que se puedan adaptar y rediseñar
y así satisfacer las necesidades más eficientemente.
El mapeo de alcance de procesos es una metodología aplicada, para
enfocarse al impacto que se tenga en un programa de la organización y
lograr el cambio gradual del comportamiento.
El cambio es gradual y va enfocado a las personas, hace uso de estas
para alcanzar las metas establecidas durante la planeación del mapeo.
El mapeo de alcances se enfoca en un resultado concreto, este es
referente a los alcances que se ven reflejados en un cambio de
comportamiento, los alcances se definen como cambios en el
comportamiento, en las relaciones, actividades y en las acciones de las
personas, los grupos y las organizaciones con los que cierto programa
trabaja de forma directa.
Los alcances pueden ser vinculados con las diferentes actividades de un
programa de forma lógica, los cambios tienen por objetivo ayudar a
ciertos aspectos del bienestar tanto humano como ecológico, además
brindan a socios nuevas herramientas, técnicas y recursos para
colaborar en el proceso de desarrollo.
Los socios directos pueden ser interpretados como aquellas personas,
grupos y organizaciones con quienes el programa mantiene relaciones
directas y de esta manera puede tener oportunidades de ejercer
influencia en estos.
El método del mapeo parte del principio de que los socios controlan el
cambio y que los programas de desarrollo consiguen hacer más fácil el
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proceso de ofrecer acceso a nuevos recursos, ideas y oportunidades
durante un cierto periodo.
El mapeo de alcances pone énfasis en las personas. La originalidad de
esta metodología reside en el hecho de que se aparta de la evaluación
del impacto de un programa sobre el desarrollo y se concentra en los
cambios en el comportamiento, las relaciones, actividades y acciones de
las personas, grupos y organizaciones con los que el programa trabaja.
El mapeo establece una visión del progreso que tiene el ser humano,
social y medioambiental y posteriormente se concentra en el
seguimiento y la evolución de factores y actores que inscriben en el
ámbito de influencia que tiene el programa. ( Earl et al, 2002)
Concepto de mapear
Se considera como la representación en papel de cada uno de los
pasos que constituyen un proceso para realizar la detección de
tendencias y la evaluación de su desempeño” (DEGUATE, 2012)
Concepto de Mapeo
Es el sistema lógico utilizado para confrontar distintas categorías.
Ejemplificar esto es posible al observar cómo se realiza un mapeo de los
procesos de un sistema de marketing. (Deguate.com, 2012).
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Concepto de alcance
Se refiere a todos los cambios que se generan en torno a la relación de
actividades, del comportamiento y las acciones de los socios directos
que se puedan observar como resultado del programa aun cuando no
estén motivadas por este.
Los cambios tienen como objetivo trabajar en ciertos aspectos que se
enfocan a mejorar el bienestar de la humanidad y de la ecología y a la
vez brinda a los socios directos las herramientas innovadoras, técnicas y
recursos de aportación al proceso de desarrollo.
Mapeo de alcance
Es una metodología que sirve como evaluación y método de medición
de los impactos que provocan ciertos programas de apoyo, de
financiamiento y de promoción y se traduce en proyectos, actividades o
estrategias.
Concepto de proceso
Se entiende como aquellas acciones que están relacionadas entre y
con otras a la vez y de esta manera forman el total funcionamiento de la
administración e involucran actividades para perseguir una meta a
través del uso óptimo de los recursos humanos, los materiales, el
financiamiento y la tecnología.
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Mapeo de alcance de procesos
Como ya se ha mencionado en este articulo los alcances son aquellos
cambios que pueden surgir en el comportamiento de las personas que
interactúan entre sí, es por esto que el mapeo de alcances intenta trazar
en un mapa los avances que pudieran obtenerse y el traslado de un
proceso a otro.
Esta herramienta tiene como objetivo ubicar y medir un proceso de
alguna área o todos los procesos de una organización. También tiene
como fin medir el progreso hacia el cambio, dándole importancia al
progreso a simple vista que al cambio en específico,
El mapeo de alcances pone especial énfasis en las personas y no
pretende sustituir a las evaluaciones que ya existen, más bien pretende
añadirse por la utilidad que representa para las organizaciones en el
caso de que no se contabilice el impacto y solo se midan los cambios
que representen.
El mapeo de alcances de procesos es considerado una metodología
que posibilita realizar la representación grafica de un proceso dentro de
una organización, y permite ver la secuencia de las tareas que deben
ejecutarse.
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El mapeo de alcance de procesos también actúa como herramienta con
la que se ha comprobado se analiza y permite la comunicación que es de
gran ayuda para los procesos que ya existen se optimicen.
Bases del mapeo para alcanzar procesos
Cada que una organización se desarrollaba surgía la necesidad que con
el correr de los os fue aumentando y se empezó a visualizar la
aplicación de diagramas de flujo para poder conceptualizar los procesos
manifestando su proceso evolutivo en la cartografía critica y a la vez
esto es íntimamente relacionado con los principios que manejan las
organizaciones dentro de las normas de gestión del sistema de la
calidad ISO 9000:2000 y la serie ISO 9000:2008.
Esta norma consta de ocho pasos que pueden ser empleados para dar
orientación a las organizaciones a un alto desempeño, estos principios
se obtuvieron de las experiencias y el conocimiento de los gurús
internacionales que interactúan con el comité cnico ISO/TCE 176 de
gestión de calidad y garantía de calidad, la cual se encarga de brindar
mantenimiento constante de las normas ISO 9000.
Los ocho principios
Los ocho principios son los siguientes:
1. Enfoque directo en el cliente
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2. Liderazgo constante
3. Participación de todas las personas
4. Enfoque basado en los procesos
5. Enfoque de sistemas para gestión
6. Mejora continua
7. Enfoque basado en los hechos para la toma de decisiones
Relaciones mutua y beneficios con proveedor
El mapeo de alcance de procesos se relaciona con tres aspectos
que son:
4.- enfoque basado en los procesos
5.- enfoque de sistemas para la gestión
6.- mejora continua (Aguirre, 2011)
Etapas del mapeo de alcance de procesos
La metodología implica tres aspectos
1. Diseño intencional: es en la que deben establecerse los cambios
que son generados dentro de la metodología de mapeo de
alcance de procesos posteriormente medir su progresión, al igual
que establecer las estrategias a implementar.
2. Seguimiento de alcances y desempeño: la segunda etapa provee
una estructura para darle seguimiento a los términos que
interactúan con el mapeo de alcance de procesos como se
menciono anteriormente , esta está sustentada en la
autoevaluación , posteriormente los datos se colocan en las
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herramientas que se emplean en la recabacion de datos propios
como son :
Diario de los alcances (las señas de los progresos)
Diario de las estrategias (mapas de estrategias)
Diario del desempeño (las practicas de la organización.
(Redlaboral, 2012)
Las cinco etapas para hacer un buen
mapeo de procesos
1. Construir un equipo multifuncional para crear el mapa.
Cuando se construye un mapa de procesos se debe asegurar que se
esté cubriendo todo lo que sucede dentro de un proceso, así como
involucrar a las personas que trabajan directo en los diferentes procesos
que están dentro del alcance del sistema de la organización.
Con esto se puede recibir el aporte de varios puntos de vista y hace más
fácil que sea aceptado por la empresa cuando se tengan que poner en
marcha las soluciones.
2. Determinar qué proceso o cadena de valor se deberá mapear
No se debe de tratar de mapear cada proceso solo por hacerlo, es
mejor si se da mayor importancia a aquellos procesos que s
dificultades causa a la organización. También se deben mapear aquellos
procesos que elaboran diferentes productos o servicios que se
relacionan y que tienen un flujo de actividades similares.
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3. Crear un mapa del estado actual que muestra flujo de materiales e
información, a través del proceso elegido o cadena de valor que se
requiere para hacer el producto o prestar su servicio.
Se debe tener la perspectiva del cliente para llevar a cabo este paso
puesto que es la única manera probable que se tiene para poder ver
aspectos importantes que impactan al cliente.
Cuando se implementa un sistema de calidad se puede analizar los
procesos e identificar los desperdicios y oportunidades de mejora lo
cual tiene efectos positivos en el aumento de valor para el cliente.
4. Desarrollar un mapa del futuro estado donde se muestre el proceso de
mejora o flujo de valor creado, a partir de la identificación de los
desperdicios la solución de problemas, y propuestas de cambio.
En este paso se diseña la forma de eliminar los problemas del proceso
de suavizar el flujo de materiales e información, de poner en marcha
todas las mejoras que estaban pendientes.
El mapa del estado futuro permite predecir los plazos de entrega
óptimos y el inventario o capacidad de servicio que se necesita.
5. Implementar los cambios propuestos y medir la mejora resultante
La diferencia entre el estado actual y el del futuro es la hoja de ruta para
lograr cambios y asegurar la implementación de ISO 9001 y que esta
genere cambios inmediatos.
Ya que se identifican las oportunidades de mejora y las soluciones se
debe realizar un plan sencillo pero que este enfocado a poner en marcha
las mejoras. (Jimenez, 2014)
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Conclusión
Las organizaciones actuales es tan eficiente como la cantidad de
procesos que se desarrollan en esta, es por esta razón que las
organizaciones de la actualidad no solo dependen de estrategias, planes
y herramientas que se implementen para hacerlas más competitivas si
no que estas deben estar optimizadas constantemente.
El mapeo de alcance de procesos es la metodología que se puede
aplicar en las organizaciones y su objetivo primordial es el de medir el
comportamiento de las personas dentro de la misma.
El mapeo se realiza para lograr determinar en qué proceso se
encuentran las organizaciones en un momento específico.
Por lo tanto el mapeo de alcance de procesos es una herramienta que
genera la posibilidad de que prevalezca un funcionamiento adecuado de
los sistemas de una empresa y de esta manera se puede lograr una
ventaja competitiva para la organización con mejores índices de calidad
y mayor productividad.
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Referencias bibliográficas
Aguirre, F. (13 de 06 de 2011). Gestiopolis. Obtenido de Gestiopolis:
http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/outcome-mapping-mapeo-
alcances-procesos.htm
DEGUATE. (07 de 11 de 2012). DEGUATE.COM. Obtenido de DEGUATE.COM:
dehttp://www.deguate.com/infocentros/gerencia/glosario/m.htm
Jimenez, D. (16 de Mayo de 2014). pymes y calidad. Obtenido de pymes y calidad:
http://www.pymesycalidad20.com/5-errores-evitar-en-mapeo-de-procesos.html
Redlaboral. (21 de Noviembre de 2012). Redlaboral. Obtenido de Redlaboral:
http://www.redlaboral.net/tips/mapeo-de-alcance-de-procesos-outcome-mapping-
om
Sarah Earl, F. C. (2002). Mapeo de alcances : Incorporando aprendizaje y reflexion en
programas de desarollo. Canada.
10/3/2016
FIA
MAPEO DE
ALCANCE DE
PROCESOS y su
importancia
para la
organización
ARTÍCULO
NIDIA RODRÍGUEZ MAZAHUA
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El autor de este articulo agradece al Instituto Tecnológico de
Orizaba máxima casa de estudios a la que le enorgullece
pertenecer, a CONACYT por brindar los recursos para la
realización de esta investigación , a la Maestría en Ingeniería
Administrativa por el voto de confianza y al profesor Fernando
Aguirre Y Hernández por la dedicación y compromiso por forjar
talentos.
Índice
Resumen ........................................................................................................................... 4
Introducción ..................................................................................................................... 5
El mapeo de alcances ..................................................................................................... 5
Concepto de mapear ....................................................................................................... 7
Concepto de Mapeo ........................................................................................................ 7
Concepto de alcance ...................................................................................................... 8
Mapeo de alcance ............................................................................................................ 8
Concepto de proceso ...................................................................................................... 8
Mapeo de alcance de procesos ..................................................................................... 9
Bases del mapeo para alcanzar procesos ................................................................. 10
Los ocho principios ...................................................................................................... 10
Etapas del mapeo de alcance de procesos ................................................................ 11
Las cinco etapas para hacer un buen mapeo de procesos ..................................... 12
Conclusion ............................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
Referencias bibliográficas............................................................................................ 15

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Rodríguez Mazahua Nidia. (2016, marzo 28). Mapeo de Alcance de Procesos y su importancia en la Organización. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-importancia-la-organizacion/
Rodríguez Mazahua, Nidia. "Mapeo de Alcance de Procesos y su importancia en la Organización". GestioPolis. 28 marzo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-importancia-la-organizacion/>.
Rodríguez Mazahua, Nidia. "Mapeo de Alcance de Procesos y su importancia en la Organización". GestioPolis. marzo 28, 2016. Consultado el 7 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-importancia-la-organizacion/.
Rodríguez Mazahua, Nidia. Mapeo de Alcance de Procesos y su importancia en la Organización [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/mapeo-alcance-procesos-importancia-la-organizacion/> [Citado el 7 de Diciembre de 2016].
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