Manual de organización de una empresa de lácteos

LÁCTEOS
1. Prologo
Ester manual de organizaciones un documento que sirve como medio que permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistematizada la
información sobre los antecedentes, atribuciones, organización, objetivos, políticas y procedimientos de esta empresa.
También nos permite presentar una visión en conjunto de la empresa y precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica, para
deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones u omisiones. Otra de las funciones de las que se encarga este manual es la de ayudar a la
ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal, propiciar la uniformidad en el trabajo y permitir l ahorro de tiempo y esfuerzo en
la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y proporcionando la información básica necesaria para la planeación
administrativa.
2. Lácteos Premium S.A. de C.V.
Natura
A través de este documento les estoy haciendo llegar el manual de organización que servirá de punto de referencia todo el personal que labora
en “lácteos Premium . Es un esfuerzo inicial mas no definitivo en cuanto a la ubicación de cada empleado dentro de la organización y de las
funciones que cada uno debe desempeñar. La empresa como un ente vivo requiere de una dinámica de cambio y adaptación, por lo mismo, este
manual es perfectible y quedamos abierto a las observaciones y especificaciones que la acción constante de la empresa le sugiera.
Vean en el presente manual de organización una herramienta de trabajo constante, que es preciso consultar. Es importante observar las
indicaciones que ahí se manifiestan por el buen funcionamiento de la empresa.
Mi mas sincero deseo, que este manual sea utilizado y enriquecido constantemente.
Atentamente. Zapopan Jal, a 20 de Marzo de 2003 Director General
LOS MANUALES DE ORGANIZACION
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
INSTRUMENTO
ADMINISTRATIVO DE
COMUNICACIÓN Y
COORDINACIÓN, QUE
CONTIENE INFORMACIÓN DE
SON
INSTRUMENTO DE
ORIENTACIÓN AL
PERSONAL.
COADYUVAN A
LA MEJOR EJECUCIÓN
DEL TRABAJO,
UNIFORMÁNDOLO.
SON UNA GUIA
AL PERSONAL PARA
ALCANZAR
OBJETIVOS.
PRESENTAN UNA VISION
DE CONJUNTO DE LA
INSTITUCIÓN O UNA ÁREA EN
PARTICULAR.
PROPORCIONAN
INFORMACIÓN PARA LA
PLANEACON.
PERMITEN APROVECHAR
MEJOR LOS RECURSOS.
PRECISAN FUNCIONES
ENCOMENDADAS A CADA
ÁREA O PUESTO,
DESLINDANDO
RESPONSABILIDADES Y
FACULTADES, EVITANDO
DUPLICIDAD Y
CONTRIBUYENDO AL LOGRO
DE OBJETIVOS.
AHORRAN TIEMPO
Y ESFUERZO EN LA
EJECUCIÓN DEL
TRABAJO, EVITANDO
REPETICIÓN DE
INSTRUCCIONES.
APOYAN A LAS
ÁREAS DE RECURSOS
HUMANOS FACILITANDO
EL RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN DEL
PERSONAL.
3. Políticas de uso
1. Este manual es propiedad unica y exclusivamente de “Lacteos Premium S.A. de C.V.”.
2. Este manual es de uso confidencial y no deberá ser conocido por ninguna persona ajena a la institución.
3. Este manual deberá quedarse bajo llave para evitar si copia o reproducción y será responsabilidad del director general de la empresa su
custodia.
4. El conocimiento de este manual estará a cargo del director general, los gerentes de área y jefes de departamentos.
5. Cada trabajador de la empresa, de acuerdo con su jefe inmediato, deberá conocer su propia descripción de su puesto y su ubicación,
dentro de la empresa.
6. El director general, las gerencias de área y los jefes de departamento podrán proporcionar una copia de la descripción de puestos a sus
colaboradores, pero en ningún momento podrán extraerlo de la institución.
7. Todo el personal que labora en la empresa, deberá conocer, tanto su puesto como la estructura y las funciones principales de los demás
puestos de la organización.
8. Los gerentes de área serán los responsables de capacitar al personal actual y de nuevo ingreso en el uso y conocimiento de su
descripción de puestos.
9. Cualquier modificaron que sea necesaria llevar a cavo a cualquiera de las descripciones de puesto, deberá ser con la autorización del
director general.
10. Para la actualización de la estructura organizacional, asi como las descripciones de puestos, se realizara una revisión mensual de cada
uno de los cargos para proceder a su actualización.
11. Es necesario quE el consejo de administración y los accionistas conozcan y/o tengan una copia del manual de organización de la
empresa.
4. Objetivos de la metodología
Manual
de
organizació
n
Manual
de
organizació
n
Manual
de
organizació
n
Manual
de
organizació
n
Organización
Recursos humanos
Manual
de
organizació
n
Finanza
5. Antecedentes Historicos
A principios del mes de Octubre de 1991 se reunieron el Lic. Daniel Ruiz Guzmán, Ing. José Pérez García y el para formar una compañía
industrializadora de productos lácteos con el fin de fabricar los productos derivados de la leche que tradicionalmente producía Cremeria Eugenia,
ya que en esta empresa fue donde se origino la formación de conocimientos en productos lácteos de los tres miembros iniciadores y fundadores
de la compañía.
Las Palabras “ ” se eligió como nombre de la empresa para asegurarse de que cumpla con el registro de elaboración de productos de
calidad tradicionalmente conocida por mas de 50 años en la planta que dio origen a los miembros fundadores de esta compañía.
El 27 de Noviembre de 1991 se firmo el acta constitutiva que dio origen a la compañía “Lácteos”. Lo anterior después de haber localizado el
terreno donde se edificarían las instalaciones de la compañía era que tuvieran la facilidad de tener todos los servicios necesarios y la disposición
de tener recursos humanos que fueran de la misma zona para cumplir a la vez con una misión social como lo es crear fuentes de trabajo.
En la actualidad se conocen productos de la compañía en varias partes de la republica como son: Cancún, México, Acapulco, toda la zona del
pacifico desde Ixtlan del río hasta Tijuana y principalmente la zona conturbada de Guadalajara donde se inicio la presentación al mercado de
todos los productos que se elaboran en esta organización.
Dirección de
organización
Áreas de la
institución
Actualmente se elaboran quesos de varios tipos, mantequilla, margarinas de varios tipos, yogurt natural y de cuatro sabores, así como crema de
excelente calidad.
ESTRUCTURA ORGANICA
ES LA REPRESENTECION
GRAFICA(ORGANIGRAMA) QUE
CONTIENE LA DESCRIPCIÓN ORDENADA
DE LOS PRINCIPALES CARGOS O
PUESTOSY NUMERO DE PLAZAS, EN LA
CUAL FÁCILMENTE SE APRECIAN LOS
NIVELES JERÁRQUICOS, LINEAS DE
AUTORIDAD, RESPOSABILIDAD,
SUPERVICION Y ASESORIA, ADEMÁS DE
LOS CANALES FORMALES DE
COMUNICACIÓN.
DE ASCUERDO A LA MENCION
REFERNTE A LA ESTANDARIZACION DEL
CONTENIDO DE LOS MANUALES DE
ORGANIZACIÓN, SE HA DECIDIDO
UTILIZAR EL TIPO DE ORGANIGRAMA
VERTICAL, YA QUE ES EL MAS COMUN Y
ALGUNOS CRITERIOS PARA
LA ELABORACIÓN DE LOS
ORGANIGRAMAS
1. DEBERAN SER ORGANIGRAMAS DE
TIPO VERTICAL
2. DEBEN USARSE RECTÁNGULOS PARA
CADA PUESTO.
3. INDICAR EN EL ANGULO INFERIOR
DERECHO EL NUMERO DE PLAZAS (CON
UNA DIAGONAL), CUANDO ESTAS
SSEAN DE DOS EN ADELANTE.
4. MENCIONAR UNICAMENTE EL
NOMBRE DEL PUESTO Y NO EL
OCUPANTE.
5. EL AREA O UNIDAD ADMINISTRATIVA
DEBERA MOSTRAR LAS LINEAS DE
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD DE
ARRIBA HACIA ABAJO (EVITANDO
USAR FECHAS.
6. LAS LINEAS DE ACCESORIA Y DE
AUTORIDAD FUNCIONAL DEBERAN SER
PUNTEADAS.
7. CADA PUESTO OPUESTOS DEBERAN
DE TENER UNICAMENTE UN
SUPERVISOR O RESPONSABLE.
6. Natura Lácteos, S. A DE C. V
(Claves de organigrama)
Gerencia de recursos humanos.
1. Selección de personas
1.1 reclutamiento y selección
1.2 contratación e inducción
2. Capacitacion y desarrollo .
3. Sueldos y salarios .
3.1 analisis y descripción de puestos
3.2 evaluacion del desempeño
3.3 encuestas de salarios
4. Igiene y seguridad
5. Relaciones laborales
Gerencia de finanzas.
6. Contabilidad
6.1 registros
6.2 impuesto
6.3 nominas
7. Credito y cobranzas
8. Costos
9. Contraluria
9.1 auditoria interna
9.2 tesoreria
10. Inverciones
Gerencia de mercadotecnia.
11. Publicidad
11.1 medios
11.2 creatividad
11.3 productos
11.4 mensajeria
12. Investigación de mercados
12.1 analisis de datos
12.2 estadisticas
12.3pronosticos
13. Ventas
13.1 ventas mayoreo
13.2 ventas menudeo
13.3 ventas regionales
13.4 ventas nacionales
14. Distribicion
14.1 almacen producto terminado
14.2 trafico
14.3 trasportes
15. Planeacion y desarrollo de productos
15.1 diseño
15.2 precios
15.3 garantas y servicios
16. Planeacion de ventas
16.1 marcas y registros
16.2 empacado
16.3 patentes
16.4 embases
17. Relaciones publicas
17.1 desarrollo y comunicación
17.2 eventos
Gerencia de informatica
18. Procesamiento de datos
18.1 investigacion y desarrollo
18.2 desarrollo de sistemas
19. Soporte técnico
20. Operación de sistemas
20.1 captura de datos
20.2 control de procesos
Gerencia de producción
21.compras
1.1 almacen de materia prima
1.2 recepcion de materiales
1.3 control de inventarios
2. Ingenieria industrial
2.1 distribucion de la planta
2.2 tiempos y movimientos
2.3 sistemas y procedimientos
3. Fabricación
3.1 cremas
3.2 mantequilla y margarina
3.3 yoghurt
3.4 quesos
3.5 laboratorio
3.6 analisis pisicoquimico
4. Control de calidad
4.1 mermas
4.2 estandares de rendimiento
4.3 recuperacion de materiales
5. Planeacion de producción
5.1 ingenieria de la planta
5.2 mantenimiento industrial
5.3 servicios generales.
7. Jerarquias de la empresa
N I V E L 1
Dirección General
A) TRAMO DE CONTROL
: su jurisdicción abarca la totalidad de la empresa, todos sus aspectos y
unidades correspondientes.
B) GRADO DE RESPONSABILIDAD
: Influye en forma determinante en la forma de operación y es el principal
responsable de los resultados totales de la organización en particular y del
grado en que este contribuye a los objetivos del sistema.
C) COMPLEJIDAD DE LAS TAREAS
: Deben tomar decisiones que implican análisis completos generalmente baja
presiones de tiempo y de circunstancias desfavorables. Solo puede consultar
con la superioridad en casos extraordinarios.
N i v e l 2
Gerencias de areas
A) TRAMO DE CONTROL
: Ejerce el mando, a nivel de una entidad determinada,
sobre una rama de especialidad.
B) GRADO DE RESPONSABILIDAD
: Es el responsable primario de los resultados que
obtengan las unidades a su cargo y de la contribución
de estas a las metas generales de la organización.
C) COMPLEJIDAD DE LAS TAREAS
: Sus decisiones requieren análisis profundos y deben
tomarse bajo presión, pero solo en el ámbito de la
especialidad que tiene encomendada. Puede consultar
únicamente en circunstancias poco comunes.
N i v e l 3
Jefatura departamental
A) TRAMO DE CONTROL
: Tiene bajo su autoridad una sola rama de
especialidad y bien, esta encargada de diseñar
procedimientos o rendir dictámenes que afectan
grandes áreas de la organización.
B) GRADO DE RESPONSABILIDAD
: Su actuación afecta en forma directa, los resultados
de una unidad operativa importante; o indirectamente,
la eficiencia de varias subramas.
C) COMPLEJIDAD DE LAS TAREAS
: En el caso de jefatura departamental las decisiones
que toman, aunque baja presiones de tiempo, son en
su mayoría de complejidad media, y cuando presentan
mayor dificultad puede consultar.
N i v e l 4
Supervisión de linea
A) TRAMO DE CONTROL
: Encabeza un grupo que se dedica a las labores
operativas muy afines entre si.
B) GRADO DE RESPONSABILIDAD
: Las deficiencias en su actuación son fácilmente
detectables y la mayoría de las veces son susceptibles
de corregirse antes de que trasciendan a otras
unidades.
C) COMPLEJIDAD DE LAS TAREAS
: Actúan siguiendo normas y procedimientos bien
definidos y siempre pueden acudir con su superior
inmediato para aclarar dudas.
8. Objetivos
Objetivo De La Empresa
Optimizar el nivel de servicio interior y exterior de la empresa a través de mantener los productos solicitados en el lugar, tiempo, cantidad, y
calidad requeridos por la empresa y el mercado.
Misión De La Empresa
La misión de ser de “ .” es ofrecer productos higiénicos, confiables, de gran clase con el sabor de su tradición, elaborado por el mejor
personal, orgulloso de proporcionar plena satisfacción al paladar mas exigente, contando con el mejor servicio cerca de usted.
Objetivos De Servicio
La función de “ S.A. DE C.V.” no puede entenderse sino en términos de proporcionar un servicio social, es por ello que sabemos de antemano
que si natura, no considera el servicio como un objetivo a alcanzar esta llamada y desaparecer.
El hecho mismo de generar riqueza es para natura lácteos un servicio, pero deja de serlo en el momento en que natura lácteos genere riquezas a
costa de la sociedad y no en servicio de ella.
Para natura lácteos lo mas importante es lograr un aumento de riqueza, con una actitud de servicio, esto lo medimos en base a:
1. Calidad (servicio, satisfacción)
2. Penetración en el mercado
3.Ventas
4.Imagen
5. Prestigio
Objetivos Sociales
En natura lácteos resaltamos el esfuerzo cooperativo de la contribución conciente de todo y cada uno de los que integramos esta empresa, es
por ello que no aceptamos que cualquier elemento humano dentro de natura lácteos se siente ajeno a la misma, ya que esto ocasionaría un
retraso y una falta de colaboración en la labor de nuestro equipo.
En este sentido todos los que colaboran en natura lácteos son parte de ella.
En natura lácteos estamos conscientes de que nuestra sociedad tiene todo el derecho para juzgarnos en la calidad e intensidad del servicio que
proporcionamos, por tanto natura lácteos toma como punto de partida a la sociedad, depende de ella en todo momento e influye y es influenciado
por ella.
Para que en natura lácteos haya productividad y beneficios para la sociedad se requiere que de la generación de riquezas se beneficien tanto los
miembros internos de natura lácteos como los coeternos a ella.
Objetivos Economicos
Nosotros observamos en natura lácteos como hombre que aporta dirección, trabajo y capital conjuntado
sus esfuerzos eficientemente, produciendo entre si una mayor generación de riqueza a través de atender el mercado cada vez mejor.
En natura lácteos prestamos atención a la mayor generación de riqueza ya que en ella podemos pagar salarios justos y perfeccionar al hombre
sin limite, pagando así dividimos atractivos y desarrollar recursos financieros necesarios para la estabilidad de la empresa.
Esto lo medimos con los siguientes factores:
2. UTILIDAD Y RENTABILIDAD
3. MARGEN Y VOLUMEN
4. PLUSVALÍA
5. SOLVENCIA
6. LIQUIDEZ
POLÍTICAS GENERALES
EN ESTE CAPITUO DEBERAN
INCLUIRSE LAS POLÍTICAS
PARTICULARES DEL AREA
CONFORME A LOS LINEAMIENTOS Y
CRITERIOS INSTITUCIONALES, A FIN
DE NORMAR CRITERIOS ENCAUSAR
ACCIONES Y FACILITAR EL
CUMPLIMIENTO DE LAS
RESPONSABILIDADES Y DEBERES DE
LAS AREAS.
GUIAS
PARA ÑA FORMACIÓN
DE POLITICAS
VENTAJAS: QUE SE
OBTIENEN EN EL
MANUAL DE
- DELIMITAN FACULTADESY
RESPONSABILIDADES ENTRE
AREAS Y UNIDADES ADMINIS-
TRATIVAS.
- FAVORECEN LA COORDINA-
CIÓN Y UNIFORMIDAD EN LOS
CRITERIOS Y EN EL TRABAJA
EN EQUIPO.
- EVITAN FRECUENTES
CONSULTAS SOBRE ASUNTOS
FUNDAMENTALES.
- ORIENTAN AL PERSONAL EN
LAS DESICIONES QUE DEBE-
RAN TOMAR.
- QUEBRANTARSE
.
- CONTRADECIRS
E UNA CON OTRA.
- NO SON MERO
PENSAMIENTO
CAPRICHOSO.
- ACTUALIZAR
PERIÓDICAMENTE.
- AJUSTARLAS A
LAS DINAMICAS DE
LAS AREAS.
SE DEBEN:
NO DEBEN:
- AMPLIAS Y
EN NUMERO
SUFICIENTE.
DEBEN SER:
9. Gerencia de recorsos humanos
Objetivo:
Establecer los principios básicos del proceso de reclutamiento y selección de personal con la finalidad de administrar la preparación y desarrollo
integral de los recursos humanos de nuestra organización.
Política:
- Se capacitará al empleado para que cumplan satisfactoriamente con su puesto.
- Todo el personal deberá presentarse a laborar en el horario establecido.
- El personal deberá registrar su asistencia de entrada y salida en su tarjeta correspondiente.
- En caso de inasistencia el trabajador deberá reportar telefónicamente, durante la hora siguiente del horario convenido.
- El empleado tendrá una tolerancia de 10 minutos después del horario establecido.
- La evaluación del desempeño o calificación del trabajador se efectuara de manera periódicamente cada seis meses.
Jefatura de selección de personal
Objetovo:
Analizar las habilidades y capacidades de los solicitantes a fin de decidir, sobre bases objetivas, cuales tienen mayor potencial para el
desempeño de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro, tanto personal como de la organización.
Políticas:
- Ubicar dentro de la empresa a la persona en un puesto adecuado, procurar que tenga más conocimientos de los requeridos, así
posteriormente se promueve su cambio a otro cargo.
- Eliminar los candidatos que no reúnan los requisitos para el puesto; reubicando en todo orientando a la persona en su nuevo cargo.
- Tener capacidad (criterio y ética) y respeto sobre la información personal al entrevistar a un candidato a un puesto.
Gerencia de finanzas
Objetivo:
Asesorar a la dirección general en las decisiones que se tienen que tomar en relación con las finanzas e inversiones de la organización, su
sistema de información, manejo adecuado de tesorería y pago oportuno de nuestras obligaciones fiscales.
Políticas:
- Administrar los negocios financieros de la compañía a través de las jefaturas de inversiones y tesorería
- Investigar, desarrollar y formula planes financieros para asegurar la provisión de fondos adecuados para satisfacer los requerimientos a
corto y a largo plazo sobre la base mas económica.
- Mantener relaciones con instituciones bursátiles y bancarios, promoviendo buena voluntad hacia la compañía.
- Recomendar y supervisar la operación de un sistema adecuado de pronósticos de las necesidades de capital de trabajo de la
organización.
- Disponer el arreglo y administración de las líneas de crédito y de las cuentas de deposito en bancos apropiados.
Jefatura de contabilidad
Objetivo:
Presentación de información financiera mensual para uso interno y externo, así como el uso del catálogo de cuentas para facilitar el registro de
las misma.
Políticas:
- Presentar y procesar la información contable para uso interno.
- Tener un registro que se encuentre al día en cuanto a números y nombres de los clientes, proveedores, documentos por cobrar y por
pagar, mercancías etc.
- Una cuenta de contabilidad es el registro único que se establece para el control de los movimientos que se tienen por un concepto
especifico.
- Se deberá hacer un análisis y depuración periódica de las principales cuentas como son : clientes, proveedores, cuentas y
documentos por pagar y por cobrar, deudores diversos, funcionarios y empleados, acreedores diversos prestamos bancarios, gastos, etc.
Jefatura De Credito Y Cobranza
Objetivo:
Efectuar funciones de control para otorgar, ampliar, o suspender el crédito a clientes.
Políticas:
Toda solicitud de crédito o ampliación del mismo, deberá ser autorizada el jefe de esta unidad.
Clientes con factura vencida a mas de 5 días se suspende el crédito
Los clientes que entreguen como pago, cheque que sean devueltos por falta de fondos tendrá la cancelación de su crédito
Para la aprobación de un crédito, se deberá contar con la solicitud y la investigación de la misma
El vendedor entregará diariamente al cajero el total de ventas que realizó tanto de crédito como de contado o efectivo
Gerencia de mercadotecnia
Objetivo:
Conocer las características del consumidor y que debe hacerse para lograr la satisfacción de las necesidades del mismo, los componentes de
una adecuada comercialización de nuestros productos, así como detalles que se deben considerar para manejar las ventas.
Políticas:
- Supervisar y coordinar las operaciones de aquellas unidades que están bajo su control y trabajar hacia a logro de mejores en publicidad y
en el aumento de ventas.
- Iniciar, aprobar, y recomendar aquellos cambios en las líneas de productos envases, empaques, publicidad etc.
- Hacer continuos estudios y realizar recomendaciones sobre cambios en los precios al director general.
- Analizar, informar y recomendar la acción con respecto a la cobertura del mercado y a los esfuerzos de ventas de las zonas y mercados
meta.
- Estimular las noticias publicas favorables, ayudar a eliminar las desfavorables; aclarar y aprobar los despachos de prensa originadas en la
empresa.
Jefatura de ventas
Objetivo:
Coordinar y dirigir las operaciones de la organización con objetivo de maximizar los ingresos a través de una efectiva comercialización de
nuestros productos que nos permita satisfacer nuestras necesidades de efectivo, así como la satisfacción de nuestros clientes.
Políticas:
- Coordinar de acuerdo a los pronósticos e ventas la comercialización de nuestros productos
- Cumplir con los controles y supervisiones necesarias para que nuestros productos cumplan con las normas de calidad y presentación
establecidas.
- Asesorar a la agencia de publicidad que haya sido contratada
- Diseñar material promocional para ser usado por nuestra fuerza de ventas
- Realizar trimestralmente estudios de mercado en coordinación con la jefatura de investigación de mercados.
- Formular con sus colaboradores, los programas de trabajo, de esta área y que sean congruentes con los de la gerencia de
mercadotecnia
Gerencia de informatica
Objetivo:
Esta unidad se aboca primordialmente a la supervisión del equipo computacional, así como a la distribución del equipo de manera mas
adecuada; acorde a las necesidades que tenga cada departamento y presentar en le momento apropiado la información que requieran las
unidades de organización.
Política:
- Se prohíbe el acceso a las instalaciones de la computadora y demás áreas en el departamento de informática, a toda persona ajena a
éste.
- El personal de este departamento usará gafetes de identificación que portará en un lugar estratégico visible.
- Todo el material usado en proyectos, formas, papelería, procedimientos internos, discos y cualquier otro, o documento informativo que
utilice el departamento de informática para desarrollar sus labores, es propiedad exclusiva de la empresa
- Es responsable el gerente de informática, en vigilar que el empleo del equipo sea acorde con los tiempos asignados a cada área y / o
sistema.
- Todo los trabajos que se realicen en la computadora, deberán de algún modo comprobarse numéricamente para asegurar la correcta
captura y proceso informativo.
Gerencia de producción
Objetivo:
Lograr que nuestros productos lleguen al mercado en las mejores condiciones de calidad, costo y utilidad en base a la simplificación de procesos
y recursos materiales, humanos, técnicos, etc., tomando en consideración el concepto de productividad que medirá la relación entre los insumos
y los resultados o productos.
Políticas:
- Toda visita a nuestras instalaciones fabriles requiere, para poderse efectuar un aviso previo al jefe de la planta afectada
- Cuando por faltas de energía eléctrica se detenga las labores en las centros fabriles el personal deberá permanecer en su lugar de trabajo
- Todo operador quien por primera vez vaya a manejar alguna de nuestras maquinas, deberá recibir instrucciones previa de supervisor
responsable.
- Ningún supervisor desarrollará supliendo actividades distintas a las que son inherentes a su puesto, preparación y experiencia.
- Los documentos que autorizan el tiempo extra deberá tramitarse antes de las 12am de día en el cual surtirá efecto.
- Los supervisores de las áreas productivas deberán ser, generalmente reconocidos como el único enlace entre los obreros y las jefaturas
de esos departamentos; por lo tanto, tendrá que dárseles su lugar como tales.
- Todos los supervisores de las áreas productivas deberán usar corbata y bata blanca
- Corresponde a los jefes de departamento mandar reparar mediante el departamento de mantenimiento industrial los activos fijos que se
descompongan, y seguir su compostura hasta ser repuestos en su sitio, ya totalmente restaurados.
- Sin exceptuar persona, rango, categoría o funciones, no está permitido fumar en las áreas de fabricación de la planta.
Jefatura de compras
Objetivo:
Abastecer de materia primas, muebles, maquinaria y servicios necesarios para los procedimientos de producción; procurando que tanto la calidad
como la cantidad sea al mejor precio, del mejor proveedor en el lugar y momento oportunos a fin de satisfacer las exigencias de nuestras
operaciones.
Políticas:
- Todas las compras en bienes y servicios que efectué la empresa deberán ser hechas mediante esta unidad administrativa.
- Todas las requisiciones de compra deberán ser aprobados por el responsable del departamento solicitante.
- Ningún empleado de la compañía divulgará o revelara información a terceros sobre ofertas, características, condiciones y demás
datos obtenidos en negocios, o contactos con proveedores de la empresa.
- El jefe de compras es responsable directo sobre los términos y condiciones generales de compra en nuestros documentos .
- Los proveedores que soliciten cambios en nuestras condiciones de compra, serán atendidos por el jefe de esta unidad organizacional.
- El departamento de compras deberá verificar que el surtido de las remesas sea idéntico al de la requisición, señalados en que
consiste las diferencias en caso de que las hubiera.
Jefatura de control de calidad
Objetivo:
Garantizar el óptimo estado del producto, así como de su preparación, aprobar las materias primas que intervengan en la elaboración de
nuestros productos.
Políticas:
Nuestra organización no aceptara ninguna materia o insumo que no reúna los requisitos de calidad establecidos.
Se tomaran muestras representativas de la producción para determinar la inocuidad y calidad del producto.
Las materias primas deberán estar separadas de aquellas ya procesadas para evitar su contaminación.
Será necesario la rotación de materia prima dentro del almacén.
Ninguna persona del departamento de control de calidad podrá autorizar el recibo formal de materias primas o materiales que no cumplan
con los detalles de calidad establecidos.
Ningún material transformado en una sección productiva, podrá ser trasladado a otra si antes no lo ha consentido la jefatura de control de
calidad.
Area de almacen
Objetivo:
Proporcionar a producción la materia prima de la mejor calidad en el momento oportuno; asegurando las continuidad de nuestras operaciones
con una garantía razonable contra la escasez de materia prima, pero evitando los excesos de inventarios.
Políticas:
Toda materia prima que deba ser ingresada o que salga del almacén deberá ser registrada para el control de inventario.
El manejo de las materias primas o insumos deberá ser de manera cuidadosa.
La temperatura del producto deberá ser la indicada para su conservación.
Se buscará que el producto terminado se maneje de acuerdo al sistema P .E .P .S. y no de U . E. P. S., para una adecuada rotación
de inventarios.
Todo material que se dañe en el almacén o durante su manufactura deberá entregarse al departamento de control de calidad con el
reporte correspondiente, dentro de las 24 horas posteriores a haberse localizado avería o desperfecto.
Previamente par permitir su venta, dádiva o destrucción sobre el material obsoleto, el responsable del departamento de almacén
solicitará por escrito a la gerencia de producción un fallo asegurado que no puede utilizarlo mediante nuevos procesos, adaptaciones, cambios
pasajeros, etc.
Area de mantenimiento industrial
Objetivo:
Mantener las instalaciones en estado adecuado para facilitar la elaboración de productos, ali como evitar los retratos en producción.
Políticas:
Mantener la limpieza y el perfecto estado de la maquinaria.
Al lubricar la maquinaria será con la debida precaución de evitar la contaminación del producto.
La instalación del equipo será despegado de la pared a ras de pisó y cielo para facilitar la limpieza.
La reparación de la maquinaria, que sea posible su movimiento, se realizará en el área de mantenimiento aislada del área de producción.
La limpieza e higiene estarán directamente relacionada con el buen mantenimiento de la planta.
5. AREAS DE
RESPONSABILIDAD
SON LOS FINES O METAS QUE LAS AREAS O UNIDADES ADMINISTRATIVAS PRETENDEN ALCAZAR DE ACUERDO A LA NATURALEZA Y FUNCIONES DE LAS
MISMAS.
SE DEBERA CONTAR CON LA OPINIÓN DE DIVERSAS PERSONAS.
EN LO POSIBLE DE LOS TRES PRIMEROS NIVELES DEL AREA.
DESCRIBE EN ORDEN DE
IMPORTACIA
PROCURARQUE NO SEAN MAS
DE CINCO
R E C O M E N D A C I O N E S
DEBEN SER ALCAZABLES Y SUFICIENTES DE TAL MANERA
QUE CONSTITUYAN UN RETO
DEBEN SER ENUNCIADOS, CLARA Y EXPLICITAMENTE
10. Metas generales y metas departamentales
Metas generales
1. Llegar con toda nuestra línea de productos a todos los hogares de la republica.
2. Buscar ser líder en la producción de lácteos tanto regional como nacional.
3. Llegar estar a la vanguardia en nuestras instalaciones.
4. Obtener la satisfacción de nuestros clientes y nuestro personal.
5. Mantener nuestra imagen de calidad de nuestros productos en el mercado.
6. Trabajar en equipo, con la finalidad de poner en alto el nombre de la organización.
Metas De Recursos Humanos
1. Obtener la mejor y adecuada adquisición y distribución de personal.
2. Hacer que las personas se sientan bien en su trabajo para su pleno desarrollo.
3. Realizar una eficaz y dinámica rotación de personal.
4. Desarrollar en el empleo un espíritu de trabajo y de convivencia.
5. Evaluar y calificar el desempeño del trabajador para remunerarlo de acuerdo con sus méritos laborales.
6. Desarrollar un sistema de organización y administración participativa.
7. Educación y estabilidad en la empresa.
8. Oportunidades de logro, progreso y realización personal.
Metas De Finanzas
1. Asegurar un retorno adecuado a las inversiones a corto y largo plazo para los accionistas.
2. Incrementar las utilidades y el valor accionario con liquidez en la BMV.
3. Atraer nuevos inversionistas institucionales y con inversiones.
4. Decretar dividendos por el 20% de las utilidades.
5. Obtener recursos monetarios a través de las funciones de contraloría y tesorería.
6. Mantener comunicación con inversionistas.
7. Incrementar la diversificación de negocios invirtiendo 20-25% de nuestros recursos.
8. Planear, supervisar y controlar los aspectos de índole fiscal.
Metas De Mercadotecnia
1. Anticiparnos a satisfacer los gustos, deseos y necesidades de nuestros clientes.
2. Ser el proveedor numero uno de productos lácteos; debiendo enfocar nuestros esfuerzos en mejorar continuamente la calidad de los
bienes.
3. Llegar a todos los hogares de la republica con productos de calidad.
4. Desplazar los productos y hacerlos llegar a los puntos de venta en las mejores condiciones.
5. Mantener los costos de publicidad en un 4% de las ventas.
6. Establecer una cartera de clientes potenciales a satisfacer.
7. Mantener una participación en el mercado de un 35% .
8. Buscar nuevas áreas de mercado a fin de que las ventas crezcan a una tasa anual del 15%.
Metas De Informatica
1. Lograr una utilización de la computadora del 85% par el año 2004, y mantener el mismo ritmo el resto del año.
2. Realizar las mejoras físicas necesarias al equipo existente, así como el usar paquetes, cursos y demás elementos en el software, las
cuales puedan perfeccionar las labores de la organización.
3. seleccionar, instruir y utilizar personal apropiado que opere el departamento.
4. Aportar especialistas de elevada jerarquía en análisis de sistemas, así como científicos de la administración que investiguen, diseñen y
ejecuten los procedimientos y sistemas de la empresa.
5. Actuar como consultores de la organización en todas las cuestiones de procesamientos de datos y computación electrónica.
6. Concebir, ayudar y operar el procesamiento de datos y la educación en el conocimiento de la computadora dentro de la organización.
Metas De Producción
1. Producir cantidad y calidad suficiente para satisfacer las necesidades y gustos de nuestro clientes.
2. Trabajar en armonía y confianza para llevar a la empresa a cumplir los objetivos.
3. Mantener el inventario a tres meses de ventas.
4. Motivar al trabajador a brindar su máximo esfuerzo.
5. mantener el costo de los productos a no mas del 50% de las ventas.
6. Incrementar la productividad de mano de obra en un 3%..
7. Mantener las devoluciones a no mas del 2%.
8. Mantener la tasa de producción estable con variación de no mas del 20% respecto del promedio anual.
FUNCIONES
* DEBERAN DESCRIBIRSE EN FORMA CLARA Y OBJETIVA, LAS ACTIVIDADES QUE REALICE EL AREA O UNIDAD
ADMINISTRATIVA, AGRUPÁNDOLAS POR BLOQUES QUE REPORTEN A LA DIRECCIÓN. LAS FUNCIONES ESTABAN
DETERMINADAS EN RELACIÓN Y CON BASE EN SUS AREAS DE RESPONSABILIDAD.
CRITERIOS PARA SU REDACCION
* ELABORAR UNA LISTA DE LAS
ACTIVIDADES, QUE SE LLEVAN A CABO EN
EL AREA, AGRUPANDO LAS QUE SON AFINES
Y ELIMINANDO AQUELLAS QUE SE REPITAN
PARCIAL O TOTALMENTE.
* UNA VEZ DEFINIDAS LAS FUNCIONES
SE DEBERA EFECTUAR UNA
REVISIÓN, CON OBJETO DE ELIMINAR
AQUELLAS QUE IDENTIFIQUEN LA
MISMA ACCION O FIN.
* DEBERAN REDACTARSE DE
MANERA QUE LLEVEN UNA
SECUENCIA LOGICA O
CONSECUTIVA.
* INDICAR CON CLARIDAD Y
PRECISION QUE SE VA A HACER,
REDACTANDO CON UN VERBO
EN INFINITIVO QUE DENOTE
ACCION. EJEMPLO:
CONTABILIZAR, REGISTRAR,
DESARROLLAR.
Descripción
Del puesto
HOJA:
DE:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
VIGENTE A PARTIR DE:
2 de mayo del 2003
PUESTO:
DIRECTOR GENERAL
SUSTITUYE AL ANTERIOR DE FECHA:
AREA:
DIRECCIÓN GENERAL
ELABORADO POR:
1.
2. Planear, organizar y evaluar periódicamente la eficiencia y productividad del trabajo de las gerencias
bajo su responsabilidad.
3. Verifica el correcto cumplimiento de las políticas establecidas por el consejo de Administración, así
como orientar y vigilar los apoyos técnicos recibidos por sus asesores.
4. Solicita presupuestos de materias prima para obtener los mejores precios del mercado regional y
nacional.
5. Planea, en coordinación con el Gerente de mercadotecnia y Gerente de Producción, la fabricación de
productos, procurando satisfacer las demandas.
6. Supervisa y verifica periódicamente en proceso de producción y sugiere modificaciones.
7. Solicita reporte de producción y control de calidad para verificar los estándares de fabricación.
8. Supervisa a la Gerencia de Producción y a la Jefatura de Control de Calidad para que mantengan las
normas de calidad en toda la empresa y laboratorio.
9. Evalúa mensualmente, con la Gerencia de Mercadotecnia los resultados del plan establecido, y efectúa
nueva planeación estratégica.
10. Recibe, analiza y autoriza las solicitudes de crédito de los prospectos y clientes cuidando la
recuperación oportuna.
11. Solicita y revisa los reportes financieros y de bancos que recibe de la Gerencia de Finanzas.
12. Realiza las inversiones necesarias para incrementar la rentabilidad de la compañía.
13. Presenta estudios financieros mensualmente al Consejo de Administración y sugiere nuevas
inversiones.
14. Autoriza, de acuerdo a normas, plazos y flujo de efectivo, los pagos a proveedores.
15. Vigila y verifica, con las diferentes Gerencias, el adecuado y oportuno cumplimiento de las obligaciones
de tipo fiscal, patronal, oficial e industrial, en cuanto a normas del producto y envasado.
16. Mantiene actualizados los procedimientos de fabricación de nuestros productos.
17. Solicita mensualmente la presencia de sus asesores para analizar los problemas que presenta la
organización.
18. Aplica las sugerencias dadas por sus asesores para el buen funcionamiento de la organización.
19. Planea de acuerdo al crecimiento y necesidades de la empresa, la adquisición de maquinaría, equipo,
vehículos y sistemas de computación.
20. Establece el sistemas de reportes por el cual se mantendrá informado de los trabajos, actividades y
resultados de los departamentos bajo su responsabilidad.
21. Presenta ante el Consejo de Administración los resultados que arrojen las Auditorias.
22. Dirige la ejecución de los trámites relacionados con el registro y renovación de patentes y marcas.
23. Planea y autoriza las actividades culturales y sociales de la empresa.
DESCRIPCIÓN
DEL PUESTO
HOJA:
DE:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
VIGENTE A PARTIR DE:
2 de mayo del 2003
PUESTO:
GERENTE DE FINANZAS
SUSTITUYE AL ANTERIOR DE FECHA:
AREA:
GERENCIA DE FINANZAS
ELABORADO POR:
1.
2. Analizar y presentar al Director General oportuna y correctamente los estados financieros, balance
general y la información complementaria.
3. Supervisa periódicamente al área de contabilidad en la actualización de los registros contables de
acuerdo a las políticas fiscales establecidas.
4. Elaboración mensual de la solicitud de devolución de IVA. y realización del tramite ante la S.H.C.P. y
banco correspondiente.
5. Revisión mensual de pólizas de egresos e ingresos, así como de las demás aportaciones de los
accionistas.
6. Revisa mensualmente la valuación de los costos de producción para obtener los costos de lo vendido y
mantener el costo promedio de los productos.
7. Programar y realizar el registro de inventarios físicos semestrales de todos los almacenes.
8. Cumplir con las obligaciones fiscales, tanto mensual como anual en forma oportuna.
9. Revisión y autorización de la nomina del personal de la compañía cada 15 días.
10. Verificar y autorizar mensualmente las conciliaciones de bancos para cotejar con nuestros registros
contables.
11. Revisa mensualmente estadísticas e información de ventas, proveedores, honorarios, arrendamientos
para determinar las declaraciones anuales.
12. Elaborar cada 2 años la información requerida para la S.T.P.S., llevando control y registros de avances
y presentar constancias anualmente.
13. Revisar y autorizar los cálculos de las prestaciones de personal y elaborar el calculo sobre P.T.U.
14. Coordinar y evaluar el inventario de activos fijos en la empresa.
15. Supervisar el resultado del trabajo del área de Contabilidad, Informática y Crédito y Cobranza, así
como de corregir fallas.
16. Trabajar en equipo con las demás gerencias para lograr mayor productividad.
17. Elaboración de las declaraciones anuales de I.S.R.; I.A.; I.V.A.; INFONAVIT, etc,. Y revisión de los
pagos provisionales.
18. Atención a los auditores y asesores el despacho contable, que dictamina los estados financieros.
DESCRIPCIÓN
DEL PUESTO
HOJA:
DE:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
VIGENTE A PARTIR DE:
2 de mayo del
2003
PUESTO:
GERENTE DE INFORMATICA
SUSTITUYE AL ANTERIOR DE FECHA:
AREA:
GERENCIA DE INFORMATICA
ELABORADO POR:
1. Contemplar y organizar las instalaciones, los requerimientos físicos del equipo de computo y elemento a
fines y el personal de apoyo.
2. Seleccionar, Instruir y Utilizar personal capacitado que opere el departamento.
3. Aportar especialistas de jerarquía en análisis de sistemas y si es necesario de científicos de la
administración, que investiguen, diseñen y ejecuten los procedimientos y sistemas de la empresa.
4. Operar y controlar la unidad de procesamiento de datos y el enfrenamiento en el conocimiento en la
computadora dentro de la organización.
5. Actúa como asesores de la organización en el procesamiento de datos y computo electrónico.
6. Concebir, asesorar y operar el procesamiento de datos y la educación en el conocimiento de la
computadora dentro e la organización.
7. Vetar la documentación de sistemas para garantizar que se ajuste a la norma de detalle requerida y para
estimular la factibilidad de la programación.
8. Emitir especificaciones del programa para sus principales programadores y convenir acuerdos con ellos.
9. Aconsejar acerca del uso del programa de los fabricantes sobre todo los lenguajes de programación y los
paquetes utilitarios.
10. Suministrar normas del programa técnico, mantenimiento de las mismas y análisis del desempeño.
11. Impresión de información, resaltando la de ventas e inventarios.
12. Verificar la veracidad de los reportes de la Gerencia de Producción en cuanto a: consumos, rendimientos
y reproceso.
13. Diseñar y mantener el sistema de auditoria (actualización) de existencias en producción y proceso.
DESCRIPCIÓN
DEL PUESTO
HOJA:
DE:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
VIGENTE A PARTIR DE:
2 de mayo del
2003
PUESTO:
GERENTE DE MERCADOTECNIA
SUSTITUYE AL ANTERIOR DE
FECHA:
AREA:
GERENCIA DE MERCADOTECNIA
ELABORADO POR:
1. Planea con el Director General las metas mensuales de ventas, así como las políticas de ventas, créditos,
cobranzas y presupuestos para cada zona.
2. Realiza el análisis de zonas para ampliación de nuevos mercados, cuidando verificar el potencial, la
competencia, prospectos, líneas de crédito y el acercamiento a los clientes.
3. Revisa y verifica que los gerentes de ventas cumplan con sus funciones verificando que la atención y el
servicio a clientes sea de forma amable y respetuosa.
4. Busca y realiza en forma constante, el establecer relaciones públicas con personas o grupos
relacionados con el giro de nuestra organización para conocer necesidades del mercado, mantener la presencia,
así como estudiar nuevas zonas, con el propósito de ampliar la cartera de clientes.
5. Supervisa semanalmente a accionistas y distribuidores especiales con el propósito de brindarle asesoria
técnica, conocimiento de nuevas promociones y motivación permanente.
6. Realiza visita personal
7. Entrega su plan mensual de producción, basándose en estimaciones de ventas, necesidades de mercado
y promociones a la Dirección General.
8. Se coordina con el Gerente de Producción para establecer las prioridades de fabricación de productos,
vigilar los volúmenes y evitar errores en la producción.
9. Se desarrollan nuevos productos en coordinación con el gerente de producción y el jefe de planeación y
desarrollo de productos.
10. Se realizan las pruebas correspondientes al mercado y una vez liberados estos se lanzan al mercado y
se evalúan los resultados.
11. Investiga, recopila y diseña publicidad para los productos, con el apoyo de la Dirección General,
Publicidad y Ventas.
12. Recibe y resuelve los problemas de nuestros clientes manteniendo una imagen de calidad y buen
servicio.
13. Trabaja en equipo con todas las áreas Gerenciales para cumplir en forma más productiva con su trabajo.
DESCRIPCIÓN
DEL PUESTO
HOJA:
DE:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
VIGENTE A PARTIR DE:
2 de mayo del 2003
PUESTO:
GERENTE DE PRODUCCION
SUSTITUYE AL ANTERIOR DE FECHA:
AREA:
GERENCIA DE PRODUCCION
1. Elabora el programa diario de fabricación de productos por líneas, cuidando tiempos, eficiencia y la
disminución de costos.
2. Distribuye oportuna y equitativamente las cargas de trabajo con todo su personal, asesorando si existen
dudas o confusión en el quehacer.
3. Verificar diariamente que los procesos de fabricación se efectúen de acuerdo a procedimientos y técnicas
establecidos tanto dentro como fuera de esta área productiva.
4. Soluciona todos los problemas que se presenten durante la fabricación del producto y cuando se
requiere, cambia y organiza procesos nuevos según las necesidades de la Gerencia de Mercadotecnia o de la
Dirección General.
5. Entrega reporte diario de producción a la Dirección General notificando los avances de acuerdo con lo
planeado.
6. Solicita las salidas correctas de materia prima y material de empaque del Almacén requeridos para el
cumplimiento de la producción diaria y mensual.
7. Realiza y verifica el calculo correcto de la materia prima que se va a utilizar en la producción. En caso de
faltantes en el stock, reporta a la Dirección General.
8. Elabora diariamente las ordenes de producción de cada lote con el calculo correcto de las cantidades de
materia prima.
9. Realiza el control de traspaso de producto terminado del área de almacén de producto terminado
llevando control de este proceso.
10. Planea y organiza oportunamente el programa de mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinaria
y equipo de esta unidad administrativa.
11. Solicita oportunamente al responsable de mantenimiento, realice los arreglo necesarios en las maquinas
del Área de Producción.
12. Controla toda la herramienta existente propiedad de la organización.
13. Supervisa y verifica oportuna y diariamente la limpieza y esterilización de los equipos y maquinaria que se
van a utilizar en la producción.
14. Mantiene capacitado y motivado al personal de producción para que cumpla con más eficiencia la
ejecución de sus labores.
DESCRIPCIÓN
DEL PUESTO
HOJA:
DE:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
VIGENTE A PARTIR DE:
2 de mayo del
2003
PUESTO:
GTE. DE RECURSOS HUMANOS
SUSTITUYE AL ANTERIOR DE FECHA:
AREA:
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
ELABORADO POR:
1. Mantener al día los organigramas de la empresa incluyendo los puestos ocupados por personal sindicalizado.
2. Asesorar al Director General y a los gerentes de área sobre cambios organizacionales que se planean
realizar.
3. Asesorar al Director General en el establecimiento de políticas generales para toda compañía en relación con
el reclutamiento, contratación, capacitación y seguridad de la empresa.
4. Dar acesoria a todos los niveles de la organización sobre la interpretación de la Ley Federal del Trabajo.
5. Analizar las condiciones y prestaciones que tiene el personal de confianza dentro de la empresa para
diseñar los programas que conduzcan a su uniformidad.
6. Asesorar a la empresa en las contrataciones colectivas y análisis de pliegos petitorios.
7. Asesorar a los gerentes y jefes en el establecimiento de normas para contratos individuales de trabajo del
personal de confianza.
8. Asesorar a los departamentos en las formas y términos de contratación y separación de personal, estudiando
y determinando los procedimientos de expedición, renovación y modificación de los contratos de trabajo.
9. Proponer políticas generales de salarios apoyados en encuestas y en estudios de valuación de puestos.
10. Asesorar a los departamentos en sus relaciones con el IMSS, INFONAVIT, Secretaria del trabajo, etc,.
11. Asesorar a la empresa en sus vínculos con las comisiones mixtas de seguridad, de higiene y modificación de
reglamentos internos.
12. Analizar los procedimientos que sigue la empresa para el pago del Impuesto sobre el trabajo y cuotas al
INFONAVIT e IMSS, con objeto de homogeneizar criterios y procedimientos.
13. Asesorar en el establecimiento de programas de capacitación y adiestramiento.
14. Asesorar en el establecimiento de sistemas de valuación de la actuación del personal.
15. Asesorar a los departamentos en el establecimiento y reglamentación de cajas de ahorro.
16. Auxiliar a la empresa en todos los problemas de índole extraordinario que se le presente en relación con la
administración del personal.
17. Elaborar programas motivacionales para los distintos niveles jerárquicos de la organización.
18. Elaborar programas de entrenamiento, capacitación e inducción para el personal.
19. analizar a las personas que son candidatos a futuros ascensos para proponer a la Dirección General planes
específicos de entrenamiento.
Procesos
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PROCESO DE RECLUTAMIENTO
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
RECURSOS HUMANOS
ÁREA:
RECLUTAMIENTO
1. Se inicia con la generación de una VACANTE como resultado de la separación del empleado de la empresa, siendo
por mutuo acuerdo de las partes ya sea por faltas, causales de rescisión, transferencias o promociones, por invalidez
total o muerte del empleado.
2. REQUISICION.-Al momento de generarse la vacante, es importante llenar una requisición de personal que es el
documento en el cual se establecen los requisitos mínimos que debe cubrir el candidato señalando los motivos que
originaron la vacante.
3. DESCRIPCION DEL PUESTO.-para conocer a fondo el perfil del puesto es importante tener a la mano la descripción
del puesto, el cual contiene las funciones o actividades fundamentales que deben realizar los ocupantes del puesto
que lo hacen distinto de todos los existentes en la empresa. Este documento nos sirve de guía en el desarrollo de la
entrevista profunda.
4. INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS.-Debido al crecimiento de la empresa es de vital importancia contar con
plantillas de reemplazo o planeación de carrera. , Que permitan en el futuro tener personal idóneo para cubrir
puestos inmediatos superiores. Antes de iniciar el reclutamiento externo, es importante revisar de manera interna
nuestra cartera -pues esto nos ayudará a mantener empleados motivados a reducir costos para la organización, en
cuanto a capacitación y adaptación a la empresa a sí se contrata nuevo personal. Con lo anterior se pretende
propiciar un clima laboral sano y un ambiente de competencia con un alto grado de ética profesional, y por
consiguiente, se tendrán empleados de calidad.
5. EXISTENCIA DE CANDIDATOS.-Una vez estudiado el Inventario e Recursos Humanos de la empresa por el Gerente
de Recursos Humanos, llegando a la conclusión de que no existen dentro de la misma, candidatos idóneos para
cubrir la VACANTE, se procederá a las Fuentes Externas de reclutamiento como ultima opción, en caso contrario se
efectuarán los exámenes psicómetricos acordes al puesto en cuestión, y finalizar posteriormente con la promoción
del empleado.
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
.
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PROCESO DE SELECCIÓN DE
PERSONAL
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
RECURSOS HUMANOS
ÁREA:
SELECCION
1. RECEPCIÓN DE CANDIDATOS. En el momento en que un candidato llega a la empresa a solicitar empleo, es
necesario brindarle un servicio y atención adecuados. Para tal fin, se entregaran presolicitudes a todos los
candidatos sin excepción.. En algunas ocasiones esta puede utilizarse paras rechazar amablemente a los
aspirantes por diversas razones ( edad, sea, presentación, etc.
2. PRESOLICITUD-ENTREVISTA INICIAL. La solicitud tiene ultimo ser el primer filtro del proceso de selección, el
cual permite verificar si el candidato puede continuar con el proceso o en caso contrario mantenerlo en cartera, al
mismo tiempo generar una mayor fluidez para continuar con el siguiente paso.
3. EXAMEN TECNICO. En el caso de puestos especializados se canalizara al candidato a un examen técnico, con
el jefe del departamento que requiere la vacante. Este paso se hace con la finalidad de realizar un mejor costo-
beneficio tanto para el aspirante como para el aspirante como para la empresa.
4. EXAMENES PSICOMETRICOS. Tienen como finalidad medir aspectos de personalidad, inteligencia,
proyecciones, destreza, aptitudes, etc.
5. ENTREVISTA PROFUNDA. El objetivo principal es conocer de manera más analítica al candidato. Siendo este
un sistema de comunicación entre el entrevistado y el entrevistador.
La entrevista profunda se considera la herramienta de selección de mayor influencia en la decisión final, respecto a la
vinculación del candidato al empleo, y por ende la empresa. Por medio de la entrevista de selección se podrán
evaluar factores específicos de la personalidad del solicitante, como por ejemplo: su trato, su vos, su forma de vestir y
su relación social.
6. ENTREVISTA JEFE DEL DEPARTAMENTO. Cuando el candidato ha logrado pasar por los filtros anteriores y
teniendo sus evaluaciones psicometrías. Corresponde al jefe de selección de personal canalizarlo con el que en
el futuro será su jefe inmediato, con la finalidad de una integración del nuevo empleado a la organización y al
grupo de trabajo; pues en ultima instancia será el jefe inmediato quien decida la contratación del aspirante,
debido a que es la única persona que conoce a fondo el perfil del nuevo empleado a su puesto de trabajo.
7. EXAMEN MEDICO. Conociendo que el factor humano es lo mas relevante en la organización es de vital
importancia que todo aspirante que ingrese a al empresa, no importando el departamento o nivel jerárquico,
deberá pasar a revisión medica, y en base a lo anterior, contar con el recurso humano en optimas condiciones
condiciones físicas como mentales.
8. INVESTIGACIÓN SOCIO- LABORAL. Es él ultimo filtro en el proceso de selección en el cual se van a verificar
todos aquellos datos proporcionados por el aspirante en la solicitud y en el proceso de selección.
Asimismo se investigaran las referencias proporcionadas por el aspirante en la solicitud.
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
Oswaldo Guzmán Ruiz .
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
TRAMITE DE PÓLIZAS ELABORADAS POR LA
CAJA
HOJA #
DE
EDICIO
N
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En
vigor:
22 de mayo
26 de mayo
CONTABILIDAD
ÁREA:
Caja Glosa y
registro
6. La jefatura de contabilidad encomienda a la oficina o departamento de caja la elaboración de sus pólizas, tanto de
egresos como de ingresos.
6.1 ORIGINAL. Con sus comprobantes anexos para registro en cuentas.
6.2 DUPLICADO. Con las copias de los comprobantes anexos para registro en cuentas corrientes.
6.3 TRIPLICADO. Se queda en el departamento de caja como antecedente y descargo de responsabilidad.
Con frecuencia se confunden las funciones de contabilidad que son exclusivamente de análisis. Registro y valoración, con
las de tipo administrativo de elaborar documentos de comprobación interna, en algunos casos las pólizas son elaboradas
por el propio departamento de contabilidad, en cuyo caso los comprobantes son de ingresos y egresos de la caja se
remite a la oficina de glosa y registro, para que ahí se formulen las pólizas por duplicados, destinando el original y sus
comprobantes, para registro, y el duplicado con las copias, para los kardex de cuentas corrientes.
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
.
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
TRAMITE DE COBRANZA DIRECTA
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
CONTABILIDAD
ÁREA:
COBRANZA
1. Se realiza por medio de un cuerpo de cobradores a los que se le asigna un salario o una comisión sobre la cobranza
que realicen.
2. La conveniencia de contratar cobradores a sueldo base, basándose en comisión o inclusive, basándose en sueldo y
comisión, depende de algunos factores como él numera de cuentas por cobrar cuantía de la cobranza y, sobre todo,
del grado de dificultad para hacer efectivo el cobro.
3. Los cobradores deben llenar diariamente un formulario llamado REPORTE DE COBRANZA, precisamente por
duplicado, para destinar: el original y el efectivo recaudado a la oficina o departamento de caja; el duplicado se queda
en la oficina de cobranza para hacer las anotaciones correspondientes en los registros y finalmente agregarse al
expediente a efecto de mantener al dia la información individual sobre la solvencia de los clientes.
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
TRAMITE DE COBRANZA POR
CORRESPONDENCIA
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
CONTABILIDAD
ÁREA:
COBRANZA
1. Se realiza por vía postal enviando a los clientes un ESTADO DE CUENTA que les permitirá efectuar sus pagos por la
misma vía por medio de cheques o giros, que serán acreditados en su cuenta al hacer efectivos, o al haber
instituciones bancarias que abonan a la cuenta de la empresa los pagos que efectúan los clientes.
2. al quedar liquidado el saldo de un cliente, se le remite por vía postal el documento que firmo de aceptación
debidamente cancelado y anexando la factura que ha sido pagada.
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PROCESO DE VENTAS
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
ALMACEN
ÁREA:
VENTAS
1. ELABORA PEDIDO. Ya sea el cliente directamente, o bien, a través de un agente de ventas del
proveedor, se elabora el pedido de mercancía.
2. RECIBE PEDIDO. El cliente recibe el pedido junto con un recibo y firma de recibido.
3. ANALIZA CONDICIONES DE VENTA. Revisa si las condiciones requeridas por el cliente, a tanto al
monto del crédito y el plazo para pagar son aceptables, así como la disponibilidad de artículos
requeridos.
4. SE AUTORIZA
4.A NO.
4.B SI.
5. SURTE ORDEN DE DESPACHO. El almacén surte la orden de despacho y elabora la remisión que
ampara la mercancía enviada al cliente tanto la mercancía como la nota de remisión.
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
TRAMITE DE CRÉDITOS
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
VENTAS
ÁREA:
COBRANZAS
1. El Departamento de Crédito Proporciona los formularios necesarios, tal como el denominado SOLICITUD DE
CREDITO, o un formulario pro forma de CONTRATO DE CONPRA-VENTA CON RESERVA DE DOMINIO, este
ultimo estableciendo la transmisión de la propiedad o los bienes comprados únicamente hasta la liquidación del
contrato.
2. El formulario complementado con los datos del solicitante presenta por conducto del departamento del
departamento de ventas que elabora una nota de remisión que detiene hasta en tanto es investigada la
factibilidad del crédito solicitado.
3. La investigación de la solvencia económica y moral del cliente, se efectúa por medio de personal experimentado
en comprobación de antecedentes en registros públicos y otras entidades económicas, sociales y privadas.
La investigación comprende la veracidad de los datos otorgados por el propio solicitante y, fundamentalmente, la
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
EXPEDICIÓN Y TRAMITE DE LAS NOTAS DE
SALIDA
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
PRODUCCION
ÁREA:
PRODUCCION
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
REVISADO
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
1. Por la salida de mercancías, el almacén elabora una NOTA DE SALIDA DE MERCANCÍAS, en las que informa al
departamento de contabilidad sobre las características y destino de las mercancías que han sido despachadas
con base en las remisiones expedidas por el departamento de ventas.
2. De otra forma, cuando no exista establecida nota de salida, es un ejemplar, generalmente el duplicado, de la
remisión expedida por: Venta, el que hace las veces de reporte de salida y el almacen se concreta a remitirlo a
contabilidad, después de sellarlo y efectuar las anotaciones en la tarjeta o etiqueta correspondiente.
PROCESO DE COMPRAS
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
ALMACEN
ÁREA:
COMPRAS
1. DETERMINA NECESIDADES. El encargo del almacén, sobre la base de, los mínimos y máximos establecidos para cada articulo
determina necesidades y oportunidad de entrega
2. ELABORA REQUISICIÓN DE COMPRA. Una vez que se ha detectado la necesidad de dotarse de alguno o varios artículos,
elabora la requisición de compra, la misma que envía al departamento de compras.
3. RECIBE REQUISICIÓN DE COMPRA. El departamento de compras al recibir la requisición de compras, analiza la factibilidad
de adquisición.
4. DECIDE. Una vez analizada la requisición anterior, se decidirá si se compra o no la mercancía. En caso de negativa se archiva la
requisición y se da fin al proceso.
5. LOCALIZA PROVEEDORES. Si la decisión es comprar se procede a localizar en los registros de proveedores a aquellos en
posibilidad de surtir los artículos.
6. ELABORA COTIZACIÓN DE PRECIOS. Ya identificados los posibles proveedores se elaboran cotizaciones de precios para
cada uno y se les envía.
7. COTIZA. El o los proveedores reciben la solicitud de cotización y contesta (n.
8. RECIBE Y ANALIZA COTIZACIONES. Una vez recibidas las cotizaciones de los proveedores el departamento de compras
analiza la información.
9. SELECCIONA PROVEEDOR. Sobre la base del análisis anterior, se selecciona al proveedor de quien han de adquirir los
artículos.
10. ELABORA PEDIDO. Ya seleccionado el proveedor se elaborara y enviara el pedido correspondiente.
11. SURTE PEDIDO. El proveedor recibe el pedido y lo surte, concluyendo así el proceso.
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PROCESO DE PRODUCCIÓN
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
PRODUCCIÓN
ÁREA:
PRODUCCION
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
EXPEDICIÓN Y TRAMITE DE NOT DE
SALIDA
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
PRODUCCIÓN
ÁREA:
PRODUCCION
1. Si las mercancías, la remisión y el pedido concilian, el almacenista firma de “conformidad” la remisión del
proveedor, quedándose quedándose con el duplicado que le servirá de base para elaborar una nota de entrada
de mercancías.
2. El original de la nota de entrada y la copia de la remisión anexa, los envía al departamento de contabilidad o a la
de costos según el caso; remite la copia al departamento de compras; y el triplicado lo adjunta a la copia de la
requisicion de compra con la copia del pedido para archivarlos después de efectuar las anotaciones respectivas
a las anotaciones correspondientes.
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PPROCESO DE CONTROL DE
CALIDAD
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
CONTROL DE CALIDAD
ÁREA:
PRODUCCION
AREA
DESCRICION
1. CONTROL DE CALIDAD
Recibe la materia prima y aplica pruebas de laboratorio por
muestreo.
2. CONTROL DE CALIDAD
Entrega la materia prima al almacén deM.P.
3. ALMACEN DE MAT. P.
Registra, entrega al almacén y rechaza la M.P. que no cumpla con
las especificaciones de calidad
4. PRODUCCION
Recibe la materia prima y produce los diversos productos para
entregarlos a la inspección de calidad.
5. CONTROL DE CALIDAD
Supervisa el producto terminado de acuerdo a especificaciones de
calidad. Entregando el producto defectuoso a molienda para su
reproceso.
6. MOLIENDA
Limpia y muele entrega de control de calidad.
7. CONTROL DE CALIDAD
Elabora nota de entrada a almacén de producto terminado entrega
y acomoda dentro del almacén de P.T.
8. ALMACEN DE
PRODUCTO TERMINADO
Recibe el producto supervisado y registra entrada.
9. RECURSOS HUMANOS
Atiende necesidades de personal, calcula y entrega salarios.
10. CONTROL DE CALIDAD
Elabora reporte mensual de resultados y desempeño para
entregarlo al director general.
11. DIRECCIÓN GENERAL
Supervisa desempeño y resultado.
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
ALMACEN DE
M.P.
MOLIENDA
GERENCIA
GENERAL
CONTROL DE CALIDAD
PRODUCCION
CONTROL DE
CALIDAD
ALMACEN DE
PRODUCTOS
TERMINADOS
RECURSOS
HUMANOS
Inicio
Recepcion de M.P.
Aplica pruebas y
criterios
ACEPTADA
REGISTRA
ENTRADA
RECHAZA
Supervisa de acuerdo
a especificaciones.
CALIDAD
Entrega producto
defectuoso para
moler
LIMPIA Y MUELE
ENTREGA.
Elabora nota de
entrada a almacen
de P.T.
Entrega y acomoda
el P.T.
RECIBE Y
REGISTRA P.T.
SUPERVISADO.
FIN
Elabora reporte
de necesidades
y asistencias
Resuelve
Necesidades y
sueldos.
Elabora reporte
de resultados y
desempeño
Supervisa
desempeño y
resultados
FIN
RECIBE Y
PRODUCE
ENTREGA
PRODUCTO
TERMINADO A
PRODUCCION
1
SI
NO
NO
SI
PROCEDIMIENTO:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PPROCESO DE MANTENIMIENTO
HOJA #
DE
EDICION
AÑO
1ra.
2003
DEPARTAMENTO AFECTADO:
EMITIDO:
En vigor:
22 de mayo
26 de mayo
MANTENIMIENTO
ÁREA:
PRODUCCION
AREA
DESCRICION
1. PRODUCCIÓN
Notifica necesidades de servicio a maquinas al departamento de
mantenimiento.
2. MANTENIMIENTO
Elabora programa semanal de servicio y realiza mantenimiento
previo y/o correctivo
3. MANTENIMIENTO
Elabora en caso de necesitarlo, una requisición de compra de
lubricantes, accesorios, tornilleria, etc.y la entrega a compras.
4. COMPRAS
Pide autorización de compra del material requerido por
mantenimiento.
5. DIRECCIÓN GENERAL
Autoriza compra para mantenimiento.
6. MANTENIMIENTO
Elabora reporte semanal de asistencia y necesidades del personal
7. RECURSOS HUMANOS
Satisface necesidades y entrega salarios.
8. MANTENIMIENTO
Elabora reporte mensual de resultados y desempeño y lo entrega
a la dirección general.
9. DIRECCIÓN GENERAL
Evalúa resultados y desempeño del departamento
HECHO POR:
AUTORIZADO
DECONFORMIDAD
REVISADO
JAVIER BENAVIDES P.
JAVIER BENAVIDES P.
GERENCIA
GENERAL
GERENCIA
ADMVA.
COMPRAS
MANTENIMIENTO
PRODUCC
ION
OTRAS
ÁREAS
RECURSOS
HUMANOS
MANTENIMIENTO
INICIO
ENTREGA
NECESIDADES DE
MANTENIMIENTO
HACE PROGRAMAS
DE SERVICIO.
ELABORA
REQUISICION DE
COMPRA
REALIZA
M. CORRECTIVO
M. PREVENTIVO
PIDE AUTORIZACON
DE COMPRA
AUTORIZA
REQUISICION DE
COMPRA
SUPERVISION DE
DESEMPEÑO
ELABORA
REPORTE Y
PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO
EN ARCHIVO.
REPORTE DE
ASISTENCIAS
NECESIDADES DEL
PERSONAL
SATISFACE
NECESIDADES
DEL PERSONAL
FIN
AUTORIZ
A
FIN
2
2
1
1
NO
SI
LÁCTEOS
Aportado por: Oswaldo Guzman Ruiz

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Guzman Ruiz Oswaldo. (2004, febrero 7). Manual de organización de una empresa de lácteos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/manual-de-organizacion-de-una-empresa-de-lacteos/
Guzman Ruiz, Oswaldo. "Manual de organización de una empresa de lácteos". GestioPolis. 7 febrero 2004. Web. <http://www.gestiopolis.com/manual-de-organizacion-de-una-empresa-de-lacteos/>.
Guzman Ruiz, Oswaldo. "Manual de organización de una empresa de lácteos". GestioPolis. febrero 7, 2004. Consultado el 4 de Septiembre de 2015. http://www.gestiopolis.com/manual-de-organizacion-de-una-empresa-de-lacteos/.
Guzman Ruiz, Oswaldo. Manual de organización de una empresa de lácteos [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/manual-de-organizacion-de-una-empresa-de-lacteos/> [Citado el 4 de Septiembre de 2015].
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