Como la azada en manos del campesino, o el ratón en las del informático, así el presupuesto para el directivo es un instrumento no sólo necesario sino útil, no sólo obligación sino herramienta eficaz para la dirección.
Es todavía común, por desgracia, la concepción del presupuesto como mera bola de cristal, obligación penosa, intromisión en las actividades técnicamente interesantes, generadora de desviaciones… algo externo, impuesto, molesto e ingrato. Así piensan los que no han entendido ni digerido esta función tan enriquecedora y guía a lo largo del año.
Bien gestionado, el presupuesto es de inestimable valor como instrumento de motivación y orientación a la acción del equipo y tiene un enfoque a futuro.
Ayuda a:
- Salirse del miope plano diario -operativo.
- Situarse con la mente en el punto de llegada y trazar el camino.
- Disponer los recursos.
- Medir su consecución.
Qué quiero. Qué debo. Qué puedo… A continuación, el cómo, el cuándo y el quién.
Se requiere ambición en el deseo y realismo en el planteamiento.
Los pasos a seguir en la elaboración de un buen presupuesto pasan por:
- El análisis del entorno: mercado y competidores.
- Establecer los objetivos para las actividades habituales y las nuevas, en el contexto del plan a medio plazo.
- Inversiones que posibiliten nuevos productos y servicios.
- Previsión de las personas, teniendo en cuenta su factor intangible.
- Plan de tesorería que asegure la viabilidad financiera de esos proyectos.
La herramienta informática utilizada no debe distraer ni dificultar la actividad presupuestaria. Que el medio no se interponga al fin. Formatos engorrosos, difíciles de entender por mentes técnicas especializadas, hacen a veces odiosa esta tarea y la alejan del radio de interés. Es labor siempre añadida a la apretada agenda de todo directivo y gestor y por esto requiere que sea amigable. El esfuerzo debería ir dirigido a los contenidos y no a las formas.
El presupuesto es referencia, tendencia, posibilita conocer el posicionamiento entre lo deseado y lo realizado. Es, además, fuente de evaluación: huye del todo vale, haga lo que haga y ayuda a objetivar y gratificar las consecuciones.
El directivo debe tener en cuenta varios puntos a la hora de enfrentarse al presupuesto:
- Generar el entorno que suscite su interés y utilización.
- Aprobarlo sólo si es ambicioso y realista.
- Asegurar la viabilidad de los recursos propuestos.
- Posibilitar un adecuado control posterior.
No consintamos que el presupuesto nos persiga. Vayamos en su búsqueda, utilicémoslo en toda su potencialidad. No es tarea de carpetazo rápido para dejar paso a lo verdaderamente productivo: quien actúa así está cercenando, sin darse cuenta, sus posibilidades de motivación y comunicación.
Una vez entendido el papel que desempeña el presupuesto, el directivo no duda en dedicar sus mejores esfuerzos, durante el tiempo adecuado, a obtener el mejor presupuesto, el que más le ayude a dirigir y a gestionar al equipo durante el próximo ejercicio.
