Manejo de grupos formales, informales y equipos de trabajo

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Manejo de grupos formales, informales y equipos de trabajo
El éxito de una organización depende en gran medida de sus recursos financieros,
su acceso a la tecnología y de la demanda de sus servicios a la sociedad. Sin
embargo, todos estos elementos serían de nula utilidad si los miembros de esta
organización no tuvieran la capacidad de integrar equipos de trabajo eficientes con
el fin de alcanzar los objetivos deseados.
La conformación de equipos dentro de la vida cotidiana es un aspecto presente en
cada una de las facetas del ser humano. El sistema de producción de bienes y
servicios es realmente una gran cadena que busca satisfacer objetivos
individuales por medio de actividades en conjunto. Bajo los incentivos correctos y
los conocimientos necesarios, los individuos son capaces de superar cualquier
reto.
Sin embargo, los individuos son seres complejos que responden de manera
diferente a los incentivos. Por lo tanto, aun cuando un individuo tenga las mejores
capacidades de manera solitaria, podría no integrarse de manera ideal a un
equipo de trabajo. ¿Cómo encontrar la mejor combinación de sujetos para un
objetivo en particular?
Los equipos tienen razón de ser cuando se requiere un poder superior al individual
para completar el objetivo deseado. La conformación de estos equipos se lleva a
cabo cuando existen múltiples individuos que desean obtener un beneficio con la
obtención del objetivo. Esta lógica que en un principio podría parecer simple
esconde los fundamentos de la civilización.
Dentro de la sociedad moderna, un equipo bien construido trae mejores resultados
en las tareas propuestas. En una comunidad donde se fomenta la competencia,
¿en qué lugar se encuentran los equipos? Aun cuando individualmente los seres
humanos buscan objetivos privados, estos forman alianzas estratégicas por medio
de intereses monetarios u otra clase de incentivos.
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¿Cómo formar el mejor grupo? Y al tener a los mejores elementos, ¿cómo
conducirlos para alcanzar los mejores resultados? La selección de los individuos y
el surgimiento de un líder dentro de un equipo o un grupo de trabajo depende de
múltiples variables cuyos parámetros han sido analizados por la psicología, la
economía y la administración.
La conformación de equipos puede darse de manera espontánea, sin embargo, el
diseño de equipos acorde a los objetivos y a las personalidades definidas es una
de las mejores herramientas para obtener una mayor eficiencia.
¿Qué son los grupos?
La palabra “Grupo” recibe diferentes definiciones, sin embargo, la psicología social
la define como (UAM, 2016):
“Conjunto de personas que, unidas por un objetivo común, pueden
interactuar entre sí, aceptando ciertas normas y compartiendo emociones,
pero, sobre todo, participando de un sentimiento común: el “nosotros”
grupal, espíritu que los mantiene unidos al menos durante el tiempo que
permanece la locomoción hacia el objetivo propuesto”
Los elementos más comunes de un grupo son:
Formado por 2 o más personas
Se comparten: contenidos, sentimientos que forman la cultura del grupo
Tienen una interacción mutua
Permanencia temporal
Las características esenciales de un grupo son el objetivo común, el cual define y
da vida al grupo, orienta sus conductas y las metas individuales de cada individuo.
La estructura que define al grupo es la configuración que adquiere al constituirse,
en un grupo existe un conjunto interactivo de roles y posiciones. Normalmente lo
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permanente siempre serán los roles, mientras que lo totalmente cambiante serán
las actividades y las relaciones.
En un modelo organizado de conductas, los roles ocupan un papel importante
dependiendo de la actividad demandada por el grupo en cuestión. El rol siempre
será un indicador de la posición del sujeto en la estructura y el desempeño de un
rol otorga un estatus en la organización.
Por lo tanto, dentro de un grupo deben de existir:
Roles
Conductas y tareas asignadas para cada rol
Una cadena de mando
Un objetivo para la conformación del grupo
Actividades para alcanzar el objetivo
Relaciones entre los individuos
Grupos formales e informales
¿Cuál es la diferencia entre un grupo formal e informal? Los grupos formales son
definidos por Robbins (2008, pág. 272) como aquellos que definen la estructura de
una organización, donde los trabajos designados establecen las tareas. En los
grupos formales, las metas organizaciones se dirigen y guían la conducta que
deberían exhibir los miembros. Por ejemplo, los miembros de la tripulación de un
vuelo comercial forman parte de un grupo formal.
Por otro lado, Según Robbins (2008, pág. 272) los grupos informales son aquellos
que no están estructurados de manera formal ni determinados por la organización.
Los grupos informales son formaciones naturales del entorno laboral, que
aparecen en respuesta a la necesidad de mantener contacto social. Un ejemplo de
este comportamiento son tres empleados de distintos departamentos que suelen
comer juntos de manera regular aun cuando no hay relación laboral directa.
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¿por qué las personas forman grupos? La teoría de la identidad social muestra
como los individuos establecen que las personas tienen reacciones emocionales al
fracaso o éxito del grupo, ya que su propia autoestima se vincula con el
desempeño del grupo. Por lo tanto, un individuo desarrolla múltiples identidades
en el transcurso de su vida. Puede identificarse por la ciudad donde vive, su
profesión, su origen étnico.
Las características que definen la identidad social de un individuo son las
siguientes:
Semejanza: las personas con mayores niveles de identificación grupal
comparen los mismos valores e ideas.
Singularidad: Los individuos suelen tener un mayor nivel de identificación
cuando su grupo tiene características singulares en comparación con otros
individuos.
Estatus: Las personas usan sus identidades para incrementar su estatus.
Por ejemplo, los universitarios con su alma mater. Las personas suelen
identificarse a organizaciones con alto estatus y a evitar las de bajo estatus.
Reducción de la incertidumbre: La membresía grupal fomenta a entender
quiénes son los individuos en el mundo. Por lo tanto, cuando un individuo
pertenece a un grupo, refuerza su propia identidad.
Modelo de las 5 etapas de la conformación de un grupo
Todo grupo pasa por un proceso de conformación, sea este formal o informal. Al
estar consciente de los pasos por los que se ve sometido el proceso de creación,
es posible establecer pautas de ayuda para mejores resultados:
Según Robbins (2008, pág. 275) las 5 etapas son las siguientes:
Etapa de formación: Se caracteriza por una gran cantidad de
incertidumbre sobre el propósito y el liderazgo del grupo. Los miembros
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observan que conductas son aceptables y esta fase se termina cuando los
miembros se consideran parte de un grupo.
Etapa de tormenta: se trata de un conflicto dentro del grupo, normalmente
algunos miembros resisten a las limitantes que supone el grupo a la
individualidad además de un conflicto de identidad de liderazgo, esta etapa
finaliza cuando se elige a un líder.
Etapa de normatividad: se desarrollan las relaciones y la cohesión
además de un fuerte sentido de la identidad. Esta etapa concluye cuando la
estructura se consolida y se ha asimilado un conjunto de expectativas en
común.
Etapa de desempeño: La estructura es totalmente funcional y aceptada.
La energía se traslada de la comprensión al emprendimiento de la tarea
asignada.
Etapa de suspensión: El grupo cierra sus actividades y se prepara para
disolverse.
Propiedades de los grupos
Roles:
La primera propiedad de un grupo son los roles. Un individuo interpreta
diversos roles dentro de su vida, desde roles familiares como esposo o
padre, hasta roles profesionales como líder o jefe. Estos roles pueden o no
ser compatibles dependiendo de la situación enfrentada. La percepción del
rol es el punto de vista de cómo se debe actuar al interpretar un rol.
Normas:
La segunda propiedad son las normas. Todos los grupos establecen
normas, las cuales son los estándares aceptables de comportamiento. Las
normas incluyen en el comportamiento de sus miembros. Una de las
principales es la norma de desempeño, es decir cuánto debe trabajar un
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individuo dentro de la organización. También las normas de presentación
como la vestimenta o las de acuerdo social como por ejemplo la
conformación correcta de amistades o la asignación de recursos como
trabajos y salarios.
Estatus:
La tercera propiedad de los grupos es el estatus, es decir: “una posición o
un rango definido socialmente, que los demás dan a los grupos o a sus
miembros. Esta propiedad existe en cualquier sociedad. El estatus es una
motivación significante y tiene consecuencias importantes en el
comportamiento del grupo.
El estatus se determina con el poder que el individuo ejerce sobre los
demás, la capacidad de una persona para contribuir al desarrollo de metas
de grupo y las características personales del individuo como buena
apariencia o inteligencia.
El estatus tiene efectos sobre las normas. Los individuos con estatus altos
tienen mayor libertad para apartarse de las normas establecidas por el
grupo. Dentro de un grupo es importante que la jerarquía del estatus está
correctamente equilibrada.
Tamaño:
El tamaño es la cuarta propiedad de los grupos. El tamaño de un grupo
afecta el comportamiento general de los individuos. De acuerdo con
Robbins (2008, pág. 287) los grupos con 12 o más miembros son buenos
para hacer aportaciones variadas, si la meta consiste en encontrar
información sobre hechos, los grupos grandes son más eficaces, pero los
grupos con menos de 7 personas son mejores para hacer algo productivo
con esa información.
Uno de los problemas importantes del tamaño grupal es la pereza social, la
cual es la tendencia de los individuos para esforzarse menos cuando
trabajan de forma colectiva en constaste de cuando trabajan solos.
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Sin embargo, la pereza social tiene un sesgo cultural, debido a que en los
países orientales donde existen metas grupales, no existe una disminución
de la productividad.
La pereza social se puede evitar estableciendo metas grupales, incrementar
la competencia intergrupal, realizar evaluaciones individuales y elegir
elementos con una motivación elevada como líderes.
Cohesión:
La quinta propiedad es la cohesión. Es decir, el grado en que sus miembros
se sienten atraídos entre si y su motivación por permanecer en el grupo. La
cohesión afecta la productividad. Para estimular la cohesión del grupo se
puede reducir el tamaño del grupo, fomentar las metas de grupo,
incrementar el tiempo que los miembros pasan juntos, aumentar el estatus y
la dificultad de pertenencia, aumentar la competencia, recompensar más de
forma grupal que individual o aislar físicamente al grupo.
Diversidad:
La ultima propiedad es la diversidad, es decir que tanto se asemejan o se
diferencian entre si los integrantes del grupo. La diversidad aumenta el
conflicto grupal. No es sencillo permanecer a un grupo diverso, sin
embargo, los individuos pueden superar sus diferencias con la ayuda de un
buen líder.
Toma de decisiones en grupo
De acuerdo con Robbins (2008, pág. 295) para tomar una decisión en grupo se
debe de:
1. Antes de cualquier discusión, cada integrante anota ideas acerca del
problema.
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2. Después de un periodo de silencio, cada miembro presenta una sola idea al
grupo. No se permite discutir hasta que se hayan presentado y registrado
todas las ideas.
3. El grupo analiza las ideas para aclararlas y evaluarlas.
4. En silencio, y en forma independiente, cada miembro del grupo jerarquiza
las ideas y la que queda en punto más alto determina la decisión final.
Los equipos de trabajo
En las organizaciones contemporáneas, los equipos se usan como el medio
principal para organizar el trabajo. Las primeras compañías que introdujeron los
equipos de trabajo en los procesos de producción fueron Volvo y General Foods.
Estos equipos se han vuelto populares debido a que los equipos son más flexibles
a los elementos cambiantes además de que pueden servir como método para
democratizar las organizaciones.
Diferencias entre grupos y equipos
Grupo de trabajo:
Aquel que interactúa principalmente para compartir información y tomar
decisiones que ayuden al desempeño de cada uno de sus miembros en su
área de responsabilidad. Los grupos de trabajo no tienen necesidad u
oportunidad de involucrarse en el trabajo colectivo que requiere un esfuerzo
en conjunto, de igual manera que su desempeño es únicamente la suma de
la contribución individual de cada uno de sus integrantes. No existe sinergia
positiva que genere un nivel general de desempeño que sea mayor que la
suma de sus aportaciones.
Equipo de trabajo:
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Aquel que genera una sinergia positiva gracias al esfuerzo coordinado. Los
esfuerzos de sus individuos dan como resultado un nivel de rendimiento
superior a la suma de sus aportaciones individuales.
Tipos de equipos:
Equipos para resolver problemas:
los equipos están compuestos de cinco a 12 empleados y rara vez tienen poder
para aplicar su poder de manera unilateral. Sin embargo, estos crean diversas
propuestas de solución
Equipos auto dirigidos:
Los equipos para resolver problemas solo hacen recomendaciones, los equipos
auto dirigidos son grupos de empleados que llevan tareas interdependientes.
Estos equipos funcionan eliminando los supervisores, pero suelen no ser buenos
con los conflictos.
Equipos transfuncionales:
Están integrados por trabajadores e nivel jerárquico similar, de diversas áreas de
trabajo. Actualmente la mayoría de las empresas grandes. Este medio es eficaz
para lograr que el personal de distintas áreas intercambie información.
Equipos virtuales:
Los equipos virtuales usan tecnología para comunicarse con miembros no
presentes físicamente. Casi todos los equipos modernos son virtuales. Para que
estos equipos sean funcionales se requiere confianza entre sus individuos, control
del avance y la divulgación de los progresos del equipo virtual.
Creación de equipos eficaces
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De acuerdo con Robbins (2008, pág. 313) el modelo de eficacia del equipo es el
siguiente:
Contexto:
Factores que determinan el éxito de los equipos.
Recursos adecuados
Liderazgo y estructura
Clima de confianza
Evolución del desempeño y sistema de recompensa
Composición:
La forma en la que se debe asignar personal a los equipos
Aptitudes de los miembros
Personalidad
Asignación de roles
Diversidad
Tamaño de los equipos
Flexibilidad de los miembros
Preferencias de los miembros
Proceso:
Variables de compromiso de un equipo.
Propósito común
Metas especificas
Eficacia del equipo
Niveles de conflicto
Pereza social
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Acerca de la importancia de los equipos
Los equipos son la partícula fundamental de cualquier organización. La correcta
aplicación de diversos métodos de conformación de equipos lleva a las personas a
la correcta conclusión de objetivos.
La cooperación es fundamental para la supervivencia, es por ello que toda y cada
una de las formas de vida presentes dentro del proceso evolutivo guardan
relaciones con sus semejantes e incluso con otras especies teniendo una relación
simbiótica. Es curioso cómo el mundo de la biología tiene infinitas analogías con el
mundo de la economía y los negocios.
El desarrollo de la sociedad moderna comienza cuando un grupo de semejantes
se establece objetivos en común. En este caso particular la supervivencia de la
especie y la maximización de la utilidad. En el mundo de las organizaciones
modernas, esta maximización de la utilidad sigue siendo uno de los objetivos
principales tanto a nivel general y particular.
Propuesta de tesis
Se propone el tema: Grupos de trabajo y su impacto en la empresa con el fin de
realizar una investigación dedicada para observar las formas más eficientes de la
organización económica.
Agradecimientos
Debo agradecer a Dios, por la vida y por la ciencia. También le agradezco al
Profesor Fernando Aguirre Hernández por su interesante y enriquecedora catedra.
Por último, no debo de olvidar mencionar al Instituto Tecnológico de México, por la
oportunidad que me otorga al participar en este programa de posgrado.
Bibliografía
Robbins, S. (2008). Comportamiento Organizacional. México: Pearson.
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UAM. (2016). Concepto de gurpo. Obtenido de
https://www.uam.es/personal_pdi/psicologia/cmessina/LECTURAS/grupo_2.
pdf
Instituto Tecnológico de Orizaba
Fundamentos de Ingeniería
Administrativa
Manejo de grupos formales, informales y
equipos de trabajo
Profesor:
Dr. Fernando Aguirre y Hernández
Alumno:
Lic. Eusebio Alejandro Bolaños Ruiz
Orizaba Veracruz, 14 de febrero de 2016
Contenido
Manejo de grupos formales, informales y equipos de trabajo ................................................... 1
¿Qué son los grupos? ..................................................................................................................... 2
Grupos formales e informales ........................................................................................................ 3
Modelo de las 5 etapas de la conformación de un grupo .......................................................... 4
Propiedades de los grupos ............................................................................................................. 5
Toma de decisiones en grupo ........................................................................................................ 7
Los equipos de trabajo .................................................................................................................... 8
Diferencias entre grupos y equipos ............................................................................................... 8
Tipos de equipos: ............................................................................................................................. 9
Creación de equipos eficaces ........................................................................................................ 9
Conclusiones: Acerca de la importancia de los equipos .......................................................... 11
Agradecimientos ............................................................................................................................. 11

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Bolaños Ruiz Eusebio Alejandro. (2016, febrero 19). Manejo de grupos formales, informales y equipos de trabajo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/manejo-grupos-formales-informales-equipos-trabajo/
Bolaños Ruiz, Eusebio Alejandro. "Manejo de grupos formales, informales y equipos de trabajo". GestioPolis. 19 febrero 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/manejo-grupos-formales-informales-equipos-trabajo/>.
Bolaños Ruiz, Eusebio Alejandro. "Manejo de grupos formales, informales y equipos de trabajo". GestioPolis. febrero 19, 2016. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/manejo-grupos-formales-informales-equipos-trabajo/.
Bolaños Ruiz, Eusebio Alejandro. Manejo de grupos formales, informales y equipos de trabajo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/manejo-grupos-formales-informales-equipos-trabajo/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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