Manejo de información difusa en las organizaciones

Introducción

Los CEO  de las organizaciones necesitan conocer la organización, saber dónde están parados, “conocer el terreno que pisan,” de lo contrario no podrán tomar decisiones que lleven a cima a la empresa que dirigen.

Pero, para llevar a cabo dicha actividad es necesario contar con información, tanto externa como interna de las organizaciones.

Normalmente lo que consideramos activos tangibles es todo aquello que podemos disponer físicamente de ello, y podemos mencionar variados ejemplos: materias primas, stocks , terrenos, maquinarias y un largo etcétera. Sin embargo, estos factores no son lo suficiente para obtener éxito por parte de las empresas.

De igual manera, la empresa posee lo que se conoce como activos intangibles y son aquellos que no son de naturaleza material. (CANCINO VELASQUEZ) En este ramo, podemos hablar de derechos de autor, patentes, marcas registradas, la tecnología de la información y las bases de datos, y por último el know how . Todos estos activos intangibles, es lo que otorga un valor agregado a la empresa y que la diferencia de las demás.

Todo lo mencionado anteriormente, pero sobre todo la información, es la que proporciona eficiencia para la toma de decisiones, y permite obtener ventaja competitiva y permanencia dentro de un mercado cada vez más denso y complejo, donde el conocimiento del cliente, la calidad y la flexibilidad para adecuarse a las necesidades y requerimientos tanto del mismo cliente, como del ambiente, y del entorno en general.

Es importante destacar, que la información, como información es eso, conjuntos de datos y de experiencias, que, sin enfoque, seguirán siendo información.

La diferencia destaca en el hecho del manejo de esa información, pero, para manejar esa información debe ser interpretada, y para interpretarla, debe ser integrada, ensamblada y clasificada, para determinar en qué área, aspecto, situación, momento, y oportunidad utilizarla, tanto como información independiente, o como parte de mas información, de modo que finalmente se genere conocimiento, sabiendo que, lo que antes se consideraba como “Información es poder” ahora ha evolucionado a “Conocimiento es poder”, poder de decisión y poder de acción.

La diferencia entre información y conocimiento radica en inicio en, como se menciono antes, el hecho de que la información es limitada a datos, cuantitativos o cuantitativos, sin profundizar necesariamente en la naturaleza de dicha información. La información por sí misma no otorga una base fundamental, ni una perspectiva, ni una razón o dirección que ayuden al hombre a saber cómo actuar, como acciona o como decidir.

El conocimiento, que parte de la información y de los conjuntos de información es por tanto, un Saber “más amplio, que, dependiendo de la información, la transforma en un elemento vivo y participativo de las decisiones organizacionales.

Es por tanto, el conocimiento como definición:

Un proceso humano dinámico de justificación de la creencia personal en busca de la verdad.

La información permite establecer diferencias en base a comparaciones, permite hacer interpretaciones inmediatas, y obtener ciertos significados fácil o lógicamente visibles.

El conocimiento es la consecuencia, y el aprendizaje obtenido por medio de la información y las cualidades inmediatas que ofrece la información.

El conocimiento proporciona la capacidad de acción y ejecución consiente y direccionada.”

Definición

Entonces centrémonos ahora ya mas puntualmente en nuestro tema y empecemos conociendo algunas definiciones para empeza a empaparnos del mismo.

Información:

(Definición de)

“La información es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un cierto fenómeno o entidad. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su uso racional es la base del conocimiento”.

Difusa:

Que es poco clara, exacta o concreta.

Información difusa:

Es el conjunto organizado de datos que constituye un mensaje sobre un cierto fenómeno o entidad pero que tiene la característica de ser poco clara, exacta o concreta.

Para la mayoría de las organizaciones la información constituye un elemento que no se podría obviar ni improvisar. En la actualidad, el correcto manejo de la información permite afrontar con muchísimas más probabilidades de éxito el futuro y la competencia empresarial.

La información dentro de la empresa puede ser vista de tal forma que cumpla las siguientes características:

  • Debe de cumplir con su principal función, esta es aumentar el conocimiento de usuario o disminuir las incertidumbres que existan. En este caso, la información es medida en relación con la ayuda que genera a los individuos para que puedan tomar decisiones dentro de la empresa, en relación a los objetivos o metas establecidos.
  • Debe generar factores de competitividad, es decir, la competitividad no depende solo de la capacidad con la que cuenta la empresa para producir algún producto, sino que también depende del mercado externo, de los clientes, de sus gustos y preferencias, por eso es relevante conocer información proveniente del ambiente externo.

Para mejorar la competitividad es necesario obtener la información antes que los competidores lo que precisa una buena recolección, captura y procesamiento de los datos para que pueda ser analizada la información obtenida.

Información difusa

Proceso del manejo de la información difusa

Proceso del manejo de la información difusa
Proceso del manejo de la información difusa

El proceso tiene que abarcar toda la organización y es punto clave el que se implemente desde la alta dirección de la empresa, quien es la encargada de plantear las necesidades de información de la organización desde el punto de vista estratégico.

Necesidad de información

Es aquí donde nace la inquietud por el conocimiento sobre:

Entorno interno y externo de la empresa:

Reconocer las situaciones ambientales, socioculturales, la posición que tiene la competencia, planes de mercadotecnia, situaciones laborales, economía nacional, local, etc.

Intereses y objetivos organizacionales

Intereses, necesidades, inquietudes o carencias de la propia organización para así lograr establecer objetivos y metas organizacionales.

Clientes y/o usuarios

Principalmente para tener el conocimiento de las necesidades que la organización pretende satisfacer.

Sistemas de producción y/u operación

Son los sistemas en los que se centra la capacidad y éxito de la empresa ya que estos sistemas son los que se encargan de proveer de productos a los clientes, por lo que la información que se refiere a los sistemas, es muy importante ya que se debe de contar con el ideal para el tipo de necesidades a satisfacer.

Tecnología

La información sobre la tecnología debe estar al día y a la vanguardia, ya que se pueden ahorrar costos de producción y pueden hacer más eficiente la atención al cliente.

Búsqueda de información

Para la búsqueda de la información se debe de tener muy en claro cuáles son las necesidades de información, es aconsejable elaborar un cronograma de actividades que contenga:

  • Las tareas para alcanzar los objetivos organizacionales.
  • Ordenar las actividades con orden lógico de acción.
  • Determinar los medios y recursos a utilizar.
  • Determinar el tiempo de ejecución.

Es necesario reconocer las instituciones que manejan el tipo de información que nos interesa, como por ejemplo:

INEGI: Instituto Nacional de Estadística y Geografía

IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información

INFOMEX: información pública del Gobierno Federal.

INFONAVIT: instituto de Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores

Se deben definir estrategias, armar mapas de prioridades y tácticas de búsqueda para no trabajar de más y ahorrar tiempo, además, es aconsejable reconocer algunas de las características de los motores de búsqueda en internet para agilizar aun más la búsqueda de la información.

Obtención de todo tipo de información (información difusa).

Durante el proceso donde surge la necesidad de información y posteriormente, se busca obtenerla, es muy común que el resultado es una gran cantidad de información, sin clasificar, desorganizada, inestable, con la impresión que carece de fondo y forma.

Para determinar si la información obtenida es difusa se deben plantear los siguientes cuestionamientos:

¿Es adecuada a las necesidades del negocio o empresa?

¿Es lo suficientemente accesible para aquellos miembros de la organización que la necesitan tomando en cuenta el momento y lugar adecuado?

¿Es precisa y completa?

¿Es segura refiriéndose a accesibilidad, integridad y confiabilidad?

¿Presenta o no duplicidades?

Uso de herramientas para localizar y obtener información clara y precisa

Para hacer frente a tanta información, y a tal desorganización, es aconsejable implementar algunas herramientas que harán de ese gran “cuasimodo” una importante fuente de información.

  • Identificar las palabras clave
  • Conocer y aplicar técnicas de lectura rápida
  • Aplicar alguna técnica de selección para resaltar las ideas principales
  • Elaborar fichas de contenido
  • Usar índices y buscadores temáticos
  • Preguntar a personas expertas en el tema
  • Implementar un método que registre, concentre, clasifique, organice y jerarquice la información.
  • Asignar personal en la organización que se haga responsable de cada tarea
  • Determinar la especialidad, giro o perfil de las fuentes de información
  • Evaluar la confiabilidad de las fuentes de información
  • Ser capaz de identificar los tipos de fuentes y su contenido
  • Saber cómo recopilar información

Evaluación de la información

La evaluación de la información es extraordinariamente importante ya que la eficiencia y efectividad con la que se desarrolla la organización depende en gran medida de esta parte del proceso ya que determina como se responde o reacciona frente a los objetivos y necesidades de información de los clientes para disponer de los diferentes indicadores.

Para llevar a cabo esta evaluación se deben:

  • Establecer objetivos de evaluación
  • Distinguir lo general a lo particular de la información
  • Aplicar los criterios adecuados para captar, seleccionar, integrar y organizar
  • Dar congruencia a la información
  • Distinguir hechos de opiniones
  • Encontrar puntos de vista diferentes sobre la información y discutirlos
  • Saber identificar la postura que tiene la fuente en la información
  • Usar categorías de confiabilidad, validez y niveles de profundidad para la manipulación de la información
  • Retroalimentar las acciones que se van realizando
  • Ser lo suficientemente capaz de ver la evolución del trabajo de la información
  • Distinguir entre fuentes primarias y secundarias

Razones para llevar a cabo la evaluación de la información.

  • Porque algún alto directivo lo ha pedido
  • Para permitir modificaciones
  • Para dar información que pueda ser contrarrestada durante algún periodo de tiempo
  • Como parte de la planeación
  • Para la aportación de opiniones que den perspectivas nuevas
  • Para documentar resultados o impactos sobre la organización

Procesamiento y producción de la información

En esta etapa se procesa la información para posteriormente usarla para que beneficie de alguna manera a la organización. En este procesamiento y producción de la información se lleva a cabo con la finalidad de comprender, significar, ubicar y diferenciar en el tiempo y el espacio, conocer, participar, expresarse y convencer para lograr el éxito organizacional.

Estas son algunas de las acciones a realizar en esta etapa:

  • Sintetizar, organizar y presentar la información
  • Ser capaz de llevar a cabo un análisis y síntesis de información
  • Reflexionar y concluir
  • Dominar técnicas básicas de expresión escrita
  • Saber hacer reportes
  • NO copiar y pegar
  • Integrar parafrasear, transformar y representar de alguna manera la información
  • Utilizar esquemas
  • Utilizar cuadros sinópticos
  • Utilizar tablas
  • Utilizar graficas
  • Saber escribir un ensayo

Todo esto será capaz de generar instrumentos de comunicación veraces y oportunos que respondan a necesidades reales de información o comunicación. Capaces de atender a las características propias del medio de comunicación empleado y toma en cuenta las características del usuario.

Toma de decisiones

En esta época de globalización de información, económica y financiera, de internacionalización y de alta competitividad hay que hacerle frente a tantos cambios y variar estrategias. Las organizaciones tienen la obligación, si desean tener éxito, de plantear estrategias y tomar decisiones con gran rapidez.

El instrumento básico para la toma de decisiones es la información clara, oportuna y veraz. La información es la materia prima y fundamental en la toma de decisiones de los altos directivos de una organización ya que a mayor calidad de información, mejor es la calidad en la toma de decisiones.

Lógica difusa: Historia y aplicación

La lógica difusa es una metodología que proporciona una manera simple y elegante de obtener una conclusión a partir de información de entrada vaga, ambigua, imprecisa, con ruido o incompleta, en general la lógica difusa imita como una persona toma decisiones basada en información con las características mencionadas. Una de las ventajas de la lógica difusa es la posibilidad de implementar sistemas basados en ella tanto en hardware como en software o en combinación de ambos.

La lógica difusa es una técnica de la inteligencia computacional que permite trabajar información con alto grado de imprecisión, en esto se diferencia de la lógica convencional que trabaja con información bien definida y precisa.

El concepto de Lógica Difusa fue concebido por Lofti Zadeh un profesor de la Universidad de California en Berkley, quien inconforme con los conjuntos clásicos (crisp sets) que solo permiten dos opciones, la pertenencia o no de un elemento a dicho conjunto la presentó como una forma de procesar información permitiendo pertenencias parciales a unos conjuntos que en contraposición a los clásicos los denominó Conjuntos Difusos (fuzzy sets), el concepto de conjunto difuso fue expuesto por Lofti Zadeh en un paper hoy clásico en la literatura de la lógica difusa en el año de 1965, el artículo se titula “Fuzzy Sets” y fue publicado en la revista Information and Control. El mismo Zadeh publica en 1971 el artículo, “Quantitative Fuzzy Semantics”, en donde Introduce los elementos formales que acabarían componiendo el cuerpo de la doctrina de la lógica difusa y sus aplicaciones tal como se conocen en la actualidad.

Pocos años después, en 1974, el Británico Ebrahim Mandani, demuestra la aplicabilidad de la lógica difusa en el campo del control. Desarrolla el primer sistema de control difuso (Fuzzy Control) práctico, la regulación de un motor de vapor. Las aplicaciones de la lógica difusa en el control no pudieron ser implementadas con anterioridad a estos años, debido a la poca capacidad de cómputo de los procesadores de esa época.

Ejemplos. (JCVALDA)

Por ejemplo, analizando la información interna de una organización se puede obtener fácilmente datos sobre las ventas realizadas, la producción o el inventario, estos datos están medidos de manera cuantitativa, por lo cual se convierte en información clara para su comprensión y análisis.

Por otro lado la información puede volverse difusa. En un estudio de mercado, tomando en cuenta los gustos de las personas en cuanto al gusto de cierto producto, en este caso pueden existir variables difíciles de medir, por ejemplo aspectos subjetivos de producto, calificadores, o emociones, suponiendo que la información es recolectada mediante encuestas, después esta información se vuelve difícilmente medible, se vuelve una información difusa, que está clara para su buen entendimiento.

La información difusa puede comprenderse con el conjunto de datos que difícilmente pueden ser procesados u analizados para obtener información veraz que pueda dar las herramientas necesarias a los individuos y los guíe en la toma de decisiones.

El manejo y uso de esta información dentro de las organizaciones es relevante ya que se puede tener gran cantidad de datos pero si estos no pueden ser transformados en información clara y concisa difícilmente ayudara a la gerencia y los demás departamentos para poder realizar la toma de decisiones.

Mapeo de conocimiento difuso
Mapeo de conocimiento difuso

Mapeo de conocimiento difuso

Por último, hablaremos de una técnica mas para tratar la lógica la cual es el Mapeo de conocimiento difusivo.

Una de las herramientas para convertir datos cualitativos  en información que pueda cuantificarse es precisamente esta técnica de mapeo de conocimiento difuso.

La herramienta consiste en unos nodos y conexiones conceptuales que son ilustradas de manera gráfica y que muestra el grado de relación causal entre elementos y conceptos.

En la imagen, vemos como cinco elementos están presentando diferentes tipos de relaciones en cuanto a los otros. Solo se conectan con algunos y esa conexión puede representarse mediante una escala de valores para analizar cuál de ellas es la más fuerte o la más apropiada.

Tanto los nodos como el valor de las conexiones en un fenómeno, son determinadas por un grupo de expertos que aseguran que haya coherencia en los valores, y que solo se estén utilizando elementos claves en un proceso.

Se establecen las conexiones y las relaciones causales ponderadas entre cada uno de ellos. Se determinan niveles de influencia, jerarquías  y se toman decisiones para mantener o modificar ese sistema. Un ejemplo, sería el análisis biológico sobre el impacto que tendría la desaparición de uno de esos nodos si el mapeo estuviera representando relaciones entre las especies de un ecosistema y de un sistema alimenticio. La desaparición de una de ellas seguramente afectaría a otras, pero en qué nivel y como podríamos hacer algo para evitarlo  o tener estrategias de contingencia.

Implicaciones de la información difusa en las organizaciones. (ZAMUDIO GARCIA, 2013)

Conocedores de todas las consecuencias que conlleva el conocimiento producido por la información difusa o no, ahora debemos entender, solo por recalcar, qué ocurre en las organizaciones dados los fenómenos mencionados anteriormente.

Ya mencionadas anteriormente, pero ahora buscando hacer mas específicas las implicaciones en la empresa de la información difusa sería como si esta fuera ajena a lo que ocurre en el mundo.

Sus decisiones no podrían permitir una rápida adaptación a los cambios en el mercado, no entenderían claramente el sentir y deseos de sus clientes, su poder de innovación no podría desarrollarse o quizá caería en el desinterés.

Evaluando profundamente estos conceptos y otros mencionados antes, empezamos a entender porqué la información debe tener cierto grado de nitidez, ya que de lo contrario, el no tener información clara podría llevarnos a un estado de caos e incertidumbre.

Gestión del conocimiento
Gestión del conocimiento

Fuentes de información

Propuesta de tesis:

Identificar y analizar la información difusa que se presente en la empresa Agropecuaria ACA, como base para la toma de decisiones.

Objetivo:

Lograr que la empresa pueda mejorar su competitividad identificando las posibles oportunidades de desarrollo.

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Osorio Cortés Cruz Alberto. (2013, mayo 21). Manejo de información difusa en las organizaciones. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/manejo-de-informacion-difusa-en-las-organizaciones/
Osorio Cortés, Cruz Alberto. "Manejo de información difusa en las organizaciones". GestioPolis. 21 mayo 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/manejo-de-informacion-difusa-en-las-organizaciones/>.
Osorio Cortés, Cruz Alberto. "Manejo de información difusa en las organizaciones". GestioPolis. mayo 21, 2013. Consultado el 11 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/manejo-de-informacion-difusa-en-las-organizaciones/.
Osorio Cortés, Cruz Alberto. Manejo de información difusa en las organizaciones [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/manejo-de-informacion-difusa-en-las-organizaciones/> [Citado el 11 de Diciembre de 2016].
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