Introducción
Lean Manufacturing, como es conocido en el occidente a la disciplina y forma de facturar del JIT (Just In Time), fue desarrollado entre Taichi Ohno y Shigeo Shingo alrededor de los años 40, cuando estuvieron laborando en la compañía automotriz Toyota.
El principio de Lean radica en implementar mejoras a los procesos con lo que se tiene a la mano, sin necesidad de adquirir o invertir más, utilizando una simple estrategia.
La estrategia que se utiliza es la de DMAIC, que significan, por sus siglas en inglés: Define, Measure, Analyze, Improve y Control.
Al combinar esta técnica de Lean Manufacturing con el control estadístico se llama a lo que es conocido como 6 Sigma.
1. ¿Porque Lean Manufacturing es la respuesta más efectiva para mejorar la calidad?
Lean Manufacturing se expresa como la esencia del trabajo en equipo, de hacer el trabajo en orden y al pie de la letra, de seguir estrategias e implantar mejoras, que al final resultan en una mejor calidad. Esto se refleja en la producción, con muy bajos niveles de defectos y al final, la simplificación del trabajo para todo el personal.
Lean significa esbelto en inglés. Esto da a entender que debemos de transformar un problema grande en uno más pequeño, y para ello, debe de encontrarse la raíz principal de este.
2. Los pasos del DMAIC
Los pasos del DMAIC
Figura No 1. Pasos del DMAIC. (Elaboración propia)
Definir
Si algo no se puede definir, no se puede entender y si es así, no se puede hacer nada al respecto para resolverlo. El propósito de definir es el de saber que algo está mal, y localizar de donde viene ese problema. Si no se sabe el problema, no sé puede plantear un solución.
Medir
Un proceso es tan bueno como el método con el que se mide. Esto no quiere decir que debe de contener herramientas o aparatos caros, sino que debe de ser lo suficientemente sencillo y fácil de leer para que el operador o los encargados de este, puedan medir el progreso, si va bien o no, y definir, desde ahí mismo, las acciones correctivas o preventivas a tomar, para que este no se salga fuera de control.
Analizar
Aquí llega la parte de encontrar la aguja en el pajar, es donde entra el trabajo en equipo. Lo que un equipo puede hacer es dar nuevos enfoques o formas de ver al problema, que donde al final logran analizar este y se encuentra la causa raíz. Ya sabiendo la causa raíz, se prosigue a actuar para solucionarlo.
Mejorar
Aquí involucra nuevamente el trabajo en equipo. Involucra arreglar el problema, ya sea parar la maquinaria para darle mantenimiento, recalibrarla, etc. Es en donde se deben hacer los ajustes necesarios para poner el proceso de nuevo en orden, y ya de ahí arrancar el proceso de nuevo con la nueva mejora.
Controlar
Esta etapa involucra mantener el proceso bajo control, verificando de esa manera que la mejora implantada este causando el impacto positivo deseado. Ya sea vigilar que la máquina esté produciendo bajo los estándares definidos, que el tiempo de producción sea el adecuado para cada etapa, que el error que previamente se presentaba no se esté presentando nuevamente y que no se hayan generado nuevos problemas.
3. Ejemplo práctico de implementación de la metodología DMAIC.
Definir
El problema en cuestión trata sobre el método de como llevar a cabo el proceso de Suministro y Demanda de Recursos para los proyectos que solicita un cliente en una compañía.
Para cumplir los requisitos del proyecto, se debe de cumplir con el plazo de tiempo que es otorgado por el cliente para entregar el proyecto en cuestión.
Dicha control de tiempo se lleva utilizando un archivo de Excel compartido donde el dueño o integrantes de los proyectos llenan las horas que le han dedicado a este. Este archivo se usa para tener un control del tiempo que llevan invertidos todos los integrantes de la división, con sus respectivos proyectos.
El problema aquí yace en que sólo existe un archivo y se necesita saber quién es la persona, de las 30 de la división, que la tiene, para pedírselo y poder llenar los datos de tu(s) proyecto(s). El problema se magnifica cuando llega la junta mensual donde se debe de presentar el avance de los proyectos, y como no se tiene el control o la localización de este, se realizan copias, para que al final el archivo de Excel este actualizado.
Este archivo funge como una base de datos para poder gestionar y mover los recursos necesarios para acabar los proyectos a tiempo, pero si no se tiene documentados al día, en tiempo y en forma los proyectos, no se puede llevar un correcto control y se puede estar tomando tiempo de otro proyecto que ya tiene fecha límite para concluir.
Lo que se busca es un sistema amigable donde todos puedan ingresar sus datos al mismo tiempo, sin depender de ese único archivo, para así llevar un correcto control y se le llegue a dar la prioridad a los proyectos que ya están por cumplir con fecha límite.
Medir
Para el proceso de medir, se utiliza la herramienta del VSM. Con ello, identificamos todos los pasos a seguir del proceso para que sea llenado. Además, identificamos las actividades previas al proceso y posteriores a este.
Se encuentran discrepancias en la forma de llenado de la información, encontrando que había situaciones en las que un miembro de un grupo dentro de la división llenaba los datos de todo su equipo, y que no todos llenaban sus propios datos, incluso encontramos personas que no sabían cómo llenarlo.
Se encuentra que el proceso anterior al proyecto es la asignación de este por el cliente, y que para que pueda ser asignado, se debe de llenar un orden de proyecto, y que esta pueda tardar en ser aprobada por el cliente si no se cumple con las especificaciones requeridas. Hasta que el cliente da el visto bueno, ya se asigna el proyecto al ingeniero.
Para el proceso posterior, encontramos las actividades que se dan durante y después de la junta mensual, y cuanto tiempo llega a tardar el jefe de la división en poder desplazar a miembros de un grupo a otro para cumplir con los proyectos.
Analizar
Para esta etapa, se utilizaron varias herramientas como el diagrama de flujo, el análisis FODA, el análisis de factibilidad de soluciones. Para ello, se convoca a los ingenieros líderes y a los encargados de llenar el archivo para algún equipo y se trabaja con ellos para encontrar la mejor opción.
Al realizar este análisis, se toma como la mejor solución factible el transferir la base de datos (archivo de Excel), a una comunidad en línea que a la cual solo tienen acceso los miembros de la empresa, en donde se puede llenar en tiempo real y de forma paralela, es decir, dos o más personas a la vez, la cantidad de horas para los distintos proyectos.
Mejorar
Tomando en cuenta los resultados de la fase anterior de análisis, se toma la decisión de crear la base de datos en la página para creación de comunidades de la empresa. Para ello, se investiga con personal de la empresa el funcionamiento de la página y la forma en cómo se programa para elaborar el código/mecánica de la comunidad.
Se realiza un prototipo y se presenta a los clientes, y se concluye que está bien y funciona bien, sólo hay que hacerle unas modificaciones, las cuales se realizan.
Controlar
Para que todos los ingenieros ahora llenen el archivo en la nueva comunidad, se les dan unas capacitaciones por grupo, en las cuales se les explica paso a paso el proceso de llenado, como revisar los resultados (gráficas) y como editar algún resultado si llegan a introducirlo de manera errónea.
Como se sabe que en ocasiones no basta con una simple capacitación, se realiza un manual de usuario, el cual todos los ingenieros (miembros de la comunidad) podrán descargar para revisar alguna etapa del proceso de llenado que no les haya quedado claro.
Además, se dejan a cargo de la comunidad en línea un facilitador y un co-facilitador, que puede resolver cualquier conflicto o que surja en la comunidad.
Por último, se elabora de igual manera un manual de facilitador/co-facilitador, para que en la situación de que el encargado de la página sea cambiado de división, alguien pueda quedar a cargo de la comunidad y esta pueda seguir funcionando sin problema.
Conclusión
Como se pudo expresar anteriormente, Lean es una forma de ser. Es un conjunto de pasos a seguir que nos ayudan a resolver y a simplificar los problemas, y que nos ayudan a implantar mejoras, con el objetivo de reducir tiempo, y al hacer esto, estamos disminuyendo costos.
Para que sea efectivo un proyecto Lean, se debe de tener bien claro el objetivo, a donde que quiere llegar y ver si es viable.
Referencias bibliográficas
- Socconini, L.; Barrantes, M. (2006). El proceso de las 5’s en acción. México: Grupo Editorial Norma.
- Socconini, L. (2008). Lean Manufacturing Paso a paso. México: Grupo Editorial Norma.
