Las reuniones y el principio de la piñata. Un millennial dice…

El primer gran golpe de realidad de mi carrera profesional llego muy rápido. Ni bien había acabado mi licenciatura cuando inicie a trabajar para una firma de consultorías de sistemas de gestión y mejoras de procesos. Era una empresa nueva que se había ganado la oportunidad de realizar un proyecto enorme para una empresa del sector logístico de bastante relevancia a nivel mundial. La primera etapa del proyecto involucraba la mejora de los procesos de tres de sus “productos” principales, lo que conllevaba entrevistar al personal operativo, revisar los formatos que llenaban, documentar sus actividades en diagramas de flujo y tratar de encontrar mejoras que pudieran ser implementadas por la empresa. Si bien parte de nuestras responsabilidades involucraban uniformar procesos, verificar distribuciones de trabajo y tratar de imprimir innovaciones a la forma de trabajo actual, no había mucho que separa este proyecto de las tareas típicas desarrolladas por un departamento de procesos, mejora continua o como lo llamen por sus latitudes.

El proyecto inició rápidamente y aunque viví los primeros días hecho un manojo de nervios, creo que aprendí la metodología de trabajo bastante rápido; probablemente mucho tuvo que ver la confianza que me dio los cumplidos de mi jefa, una experta en gestión de calidad y el perfecto ejemplo de lo que es una profesional consumada. Iba aprendiendo más con cada pregunta que le hacía al personal y prontamente llegó la hora de nuestra presentación de mejoras del primer “producto” analizado.

Probablemente con algo más de tiempo hubiéramos podido haber encontrado mejoras adicionales, pero presentamos varias iniciativas interesantes y mi parecer es que habíamos logrado cumplir con los objetivos acordados con nuestro cliente al inicio del proyecto.

El golpe que mencionaba al inicio del post llegó repetitivamente durante aquella reunión. Cada sugerencia era seguida por un “pero…” y un “no se puede” por parte de algunos miembros del grupo gerencial de nuestro cliente. Yo con mi juventud e inocencia trataba de apoyar a mi jefa ante cada embiste de aquellas personas, pero fue una reunión muy difícil y ya hacia el final de la misma lo único que pensaba era en cómo había podido decepcionar de semejante forma a mi jefa luego de la confianza que me había dado.

La reunión pasó, se acordaron realizar revisiones adicionales a los entregables y el proyecto continuo con el siguiente “producto”. Mucha fue mi sorpresa cuando empecé a ver que varios de los comentarios de aquella aborrecible reunión habían originado cambios al “statu quo” que se vivía hasta ese entonces en los procesos de nuestro cliente.

Probablemente aquellas personas no tuvieron la actitud profesional que uno espera de personal con un rango tan alto, pero hay que rescatar que bien por nuestras propuestas de mejoras o por iniciativas propias, la gente empezó a trabajar y se hicieron cambios que antes iban acompañados de varias excusas para no hacerse. En aquel momento fue cuando conocí el principio de la piñata.

En Latinoamérica todos conocemos el juego de piñata. Cartón y papel se juntan en la forma de alguna caricatura popular que se rellena de dulces para que los niños le peguen hasta romperla y llenar sus manos de confeti, dulces y demás.

Bueno, los proyectos de mejora tienen que seguir el principio de la piñata. Las personas que ejecutan una tarea una y otra vez van perdiendo la creatividad ante tal tarea. La realidad es que con el paso del tiempo estas personas pierden la habilidad de crear algo nuevo. Sin embargo la habilidad para ser críticos es mucho más difícil de perder. Es extremadamente común encontrar personal que fácilmente puede identificar todo lo que crea dificultades en sus trabajos, pero muy pocos son los que pueden idear una mejora que solucione esas dificultades.  Esto no es ningún crimen porque igual de cierto es que la solución de la mayoría de los problemas de nuestras empresas se encuentra en la gente que hace las tareas. El “input” de estos colaboradores es invaluable y obtener la información de ellos es algo crítico para el éxito de cualquier proyecto.

Los asesores o encargados de idear mejoras tienen que iniciar armando una “piñata”. Aquí es donde los “millenials” somos valiosos. Puede que no tengamos una solución totalmente clara o que nuestra iniciativa no haya contemplado aspectos legales, financieros o de otra índole, pero si podemos crear una idea novedosa y alejada del estado “AS-IS” de los procesos. Para que la piñata llegue a su máxima capacidad es necesario pulirla con los “golpes” del personal que tiene experiencia ejecutando las tareas y cuya perspectiva realmente sirva para perfeccionar la “piñata”.

Las críticas (positivas y negativas) a nuestra piñata harán que se tenga mayor información para realizar ajustes a las mejoras propuestas. Los dulces que saldrán de la piñata son mejoras que habrán nacido con el apoyo de los profesionales que están directamente relacionados en la ejecución de las tareas que planeamos mejorar y que por consiguiente deberían ser más fácil de implementar posteriormente. Otro de los beneficios de este principio es que promueve la generación de más información utilizable por las gerencias para tomar mejores decisiones.

El principio de la piñata es aplicable a todos los aspectos de nuestra vida profesional y personal. Como un joven profesional debo admitir que estar reunido con gerentes y ver que tenía la oportunidad de hablar y ser escuchado generó un gran impacto en mí; por lo que mi consejo a mis contemporáneos es hacer el mayor esfuerzo por entender los procesos de trabajo de sus áreas. Tener el conocimiento total de cómo se ejecuta alguna actividad crea una confianza incomparable que debe servir de apoyo para perder el miedo a presentar sus “piñatas” ante equipos gerenciales y debería ayudar a manejar de mejor forma las críticas a nuestros trabajos.

Me gustaría conocer sobre sus experiencias en reuniones, ¿Cuáles son las principales dificultades que han vivido en reuniones y como las han superado? Sus comentarios son muy apreciados.

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Pérez José Antonio. (2016, mayo 3). Las reuniones y el principio de la piñata. Un millennial dice…. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/las-reuniones-principio-la-pinata-millennial-dice/
Pérez, José Antonio. "Las reuniones y el principio de la piñata. Un millennial dice…". GestioPolis. 3 mayo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/las-reuniones-principio-la-pinata-millennial-dice/>.
Pérez, José Antonio. "Las reuniones y el principio de la piñata. Un millennial dice…". GestioPolis. mayo 3, 2016. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/las-reuniones-principio-la-pinata-millennial-dice/.
Pérez, José Antonio. Las reuniones y el principio de la piñata. Un millennial dice… [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/las-reuniones-principio-la-pinata-millennial-dice/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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