Los ladrones del tiempo disminuyen nuestra eficacia y productividad de forma alarmante. Has hecho un plan estupendo. Y cuando tratas de ponerlo en práctica todo se te viene encima. Parece como si todo el mundo se pusiera de acuerdo para arruinártelo.
Los ladrones de tiempo están por todas partes e incluso por donde uno menos se lo imagina, y son muy diversos.
No es fácil establecer una separación clara a causa de su origen, externo o interno. De hecho, para bien o para mal, todos deben recibir la consideración de internos, dado que el problema no reside en el estímulo, sino en la respuesta.
Tienen una única cosa en común: disminuyen nuestra eficacia y productividad.
Aunque existe siempre un mayor o menor riesgo en función del entorno, la importancia de cada uno de ellos está, sobre todo, en función del perfil profesional. Serán, pues, los hábitos y actitudes personales lo que necesitarás modificar para combatir a esos ladrones de tiempo.
Y lo malo es que, como se trata de cosas relacionadas con tu trabajo, con tus responsabilidades, te sientes obligado a atenderlas. Y sientes que todas tus previsiones se vienen abajo.
El bueno, el malo y el feo
Por supuesto, algunos de estos ladrones son buenos, incluso altamente deseables, como cuando te llama un cliente para ofrecerte un nuevo contrato.
Otros pueden ser a veces buenos, a veces no tanto. Ahí está uno de los problemas, la dificultad de elegir qué suponen. Una reunión, una visita pueden ser más o menos importantes que otra actividad. Y elegir entre ellas no será sencillo.
Pero algunos resultan siempre negativos. Cambio excesivo de objetivos, hacer varias cosas a la vez, dejar las cosas a medias, comunicación deficiente. Te es preciso aprender a defenderte de esos ladrones de tiempo.
Los ladrones más importantes
Tenemos identificados más de dos decenas. Los más importantes son:
• Interrupciones.
• Redes sociales y chats.
• Teléfono (incluido el móvil).
• Reuniones.
• Visitas inoportunas.
• No saber decir NO.
• Hacerlo uno mismo (delegación pobre).
• Crisis, “incendios”, urgencias.
• Papeleo (incluido el informático). Planificación insuficiente.
• Dejar las cosas para luego (Indecisión).
• Despacho atestado.
• Tratar de abarcar demasiado.
• Exceso de detalle.
• …etc. etc. etc.
Como puedes ver, algunos están interrelacionados. El teléfono o las visitas inoportunas con las interrupciones, estas con no saber decir NO, con la falta de disciplina, o con hacer varias cosas a la vez…
No todas las novedades serán rechazables. Del 15 al 20 de los imprevistos que aparezcan serán asuntos de un interés tal que habremos de atenderlos de inmediato, bien por suponer un serio problema, bien por ofrecernos una oportunidad.
Pero otra parte cuantitativamente importante de las novedades que se nos presenten deberán ser rechazadas o demoradas por tratarse de auténticos ladrones de tiempo, de actividades menos importantes que las que estamos desarrollando.
Es muy habitual: Creer que los ladrones de mi tiempo son solo los otros.
Esto no es más que una verdad a medias. Si se profundiza en el análisis se llega con facilidad a otra conclusión: El problema es tu respuesta.
Pase lo que pase en tu entorno, está en tu mano reaccionar de un modo u otro. Puedes evitar muchos de ellos, abortar otros, reducir unos más y manejar los restantes del modo más conveniente.
Vamos a centrarnos en uno de ellos en concreto: Las visitas.
Las visitas
Probablemente no te hayas parado nunca a pensarlo, pero ¿cuándo aprendiste a atender visitas? Sin duda, de pequeño, en tu casa, viendo a tus padres.
Estás programado inconscientemente con un determinado modo de atenderlas. Recuerdas quizás a tus padres comentando, en una escapada a la cocina:
– Mira la hora que es y los niños sin cenar.
– Pero volvían al salón y ofrecían:
– ¿Otra cerveza? ¿Otra taza de café?
En tu inconsciente quedó grabado el modo en que “es preciso” atender a las visitas, aunque resulten inoportunas. Es un comportamiento universal.
He escuchado a alguna persona decir que sus visitas se van cuando ellas lo deciden: “¿Cómo las voy a echar?”.
Atender a las visitas inoportunas
La atención a tu visita tiene –debe tener para ti-, como todo, un objetivo (y si aún no lo tiene defínelo). Algo debes conseguir (puede ser, simplemente, facilitar una información o que tu visita se marche satisfecha).
Y si no es así, si se trata de una visita inoportuna, tu interés –y tu obligación- es quitártela de encima lo más rápidamente posible. Esto no te exige ser grosero, sino simplemente exponer desde el principio que estás ocupado (cosa perfectamente esperable y a respetar) y que dispones sólo de unos minutos.
Por supuesto que después de eso estás obligado a centrarte en el asunto e ir al grano. Todo lo cual es compatible con una exquisita cortesía, acompañada de tu mejor sonrisa.
Si la visita es inoportuna, puede serte útil mantenerte de pié. Es la mejor forma de mostrar tu prisa. Puedes justificarlo con un “me paso todo el día sentado”. Aunque lo cierto es que no necesitas justificarlo.
En cualquier caso, si quieres dar fin a tu entrevista es suficiente con que utilices tu lenguaje corporal. Una mirada más o menos subrepticia al reloj supone un mensaje de aviso. Y para cortar definitivamente utiliza el lenguaje corporal: apóyate en la mesa, inclínate hacia delante, y tus intenciones quedarán patentes si las acompañas de un: “Bueno, entonces”.
Es preciso que el gesto lo realices sobre tu propio parlamento, cuando seas tú y no el otro, el que habla.
Recuerda para ti, la visita ha terminado cuando llegas a la conclusión de que:
– Has alcanzado tu objetivo.
– No vas a alcanzarlo ahora.
La transformación
En definitiva tu eficacia y productividad se basa en saber manejar las acciones que inciden en tu tiempo y de tú responsabilidad de cómo llevarlas.
Llevar cambios efectivos y duraderos en tu productividad es un proceso por lo cual aprende cada uno de los pasos a dar para mejorar sustancialmente es fundamental. Leer un libro, un artículo o ver un vídeo pueden ayudar, en mayor o menor medida, pero la forma más efectiva de lograr esta transformación es que un experto te lleve de la mano. Aprende todo esto y más en nuestro entrenamiento online sobre ‘Productividad & Excelencia Personal’.