La planeación y control en la administración

La planeación

Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?).

La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los resultados que pretende alcanzar el grupo social.

Determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.

La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales, culturales.

Objetivos

Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Dos características primordiales que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeación son:

  1. Se establecen a un tiempo específico.
  2. Se determinan cuantitativamente.

Políticas y reglas

Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que:

  • Facilitan la delegación de autoridades.
  • Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.
  • Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
  • Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones.
  • Facilitan la inducción del nuevo personal.

Clasificación por su nivel:

Estratégicas: Si abarcan a toda la organización.

Ejemplo: El aguinaldo podrá pagarse dentro de los primeros veinte días del mes de enero.

Tácticas: Si abarcan una área o función. Ejemplo: En caso de solicitar un permiso para salir, de preferencia será autorizado por el gerente del área correspondiente.

Operacionales: Si abarca una sección. Ejemplo: Las compras se podrán realizar cuando se tengan por lo menos tres cotizaciones.

Las políticas son flexibles.

Proceso de planeación

Una vez definida la planeación, necesitamos conocer el “que” de las actividades, es decir, “que se va hacer”. Conocido lo anterior seguirá “como se va hacer”, posteriormente “en dónde se va a hacer” y, por último, “cuando se va a hacer”.

El hecho de que algunos gerentes no reconozcan que hay diferentes tipos de planes a menudo ha

causado dificultades para hacer eficaz la planeación. Es fácil ver que un programa principal, como el de

construir y equipar una nueva fábrica, es un plan. Pero otros cursos de acción futura también son planes. Al

tener presente que un plan abarca cualquier curso de acción futura, puede verse que los planes son variados.

Aquí se les clasifica como

  • Propósitos – Investigación- Estrategias – Políticas
  • Procedimientos – Programas – Presupuestos – Cursos de acción

Programas y presupuestos

Programas

Es un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento.

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.

2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.

3. Interrelacionar las actividades, es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, qué actividades deben efectuarse posteriormente.

4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

Presupuesto

Es un plan de acción financiera para un programa que cubre un periodo definido.

Es una proyección a futuro de lo que se va a necesitar en términos monetarios en un periodo establecido.

Son un medio de control, que comprende un programa financiero estimado para las operaciones de un periodo futuro.

Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.

La toma de decisiones como tarea central de planeación

Toma de decisiones – proceso de identificación y selección de la acción adecuada para la solución de u problema específico para aprovechar de la mejor manera.

Problema

Situación que se produce cuando un estado de cosas real difiere del estado de cosas deseadas.

Oportunidad

Situación que se produce cuando las circunstancias prevalentes le ofrecen a una organización la posibilidad de ir más allá de sus metas u objetivos.

Naturaleza de la toma de decisiones

Hay 2 tipos de decisiones:

Decisiones programadas: son aquellas decisiones tomadas de acuerdo con alguna política, regla o procedimiento.

Decisiones no programadas: Son aquellas que le toman por resolver un problema no habitual o excepcional, Ejemplo: devaluación, quiebra, huelga.

Enfoques modernos de la toma de decisiones

Análisis de riesgos.- asigna posibilidades matemáticas a los resultados de las decisiones.

Arboles de decisiones.- muestra cursos de acción acontecimientos fortuitos.

Teoría de referencia.- toma en cuenta disposición de administradores a correr ciertos riesgos.

Sistema de apoyo a las decisiones (SAP)

Se utiliza por medio de computadoras para tomar decisiones para tareas semi estructuradas.

La planeación táctica y la planeación estratégica

Planeación estratégica

Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.

Las características de esta planeación son, entre otras, las siguientes:

  • Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.
  • Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.
  • Establece un marco de referencia general para toda la organización.
  • Se maneja información fundamentalmente externa.
  • Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.
  • Normalmente cubre amplios períodos.
  • No define lineamientos detallados.
  • Su parámetro principal es la efectividad.

Planeación táctica

Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos.

La diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diferentes procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación. Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de publicidad.

Algunas de las características principales de la planeación táctica son:

  • Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.
  • Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel medio.
  • Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa.
  • Se maneja información externa e interna.
  • Está orientada hacia la coordinación de recursos.
  • Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.

Gráficas de Gantt: Técnicas actuales de planeación y control

  1. Es un método grafico de planeación y control en el que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada actividad, así como el tiempo total requerido para completar el proyecto.
  2. Fechas trascendentales: punto en la gráfica que nos permite hacer análisis de tiempo y de cómo van las tareas.
  3. Partes rezagadas: Tareas o actividades dentro del proyecto que no van con el tiempo planeado, para las cuales yo tengo que ejercer un esfuerzo adicional.
  4. La grafica de Gannt se utiliza en proyectos de secuencia ordenada. En donde hay actividades simultáneas.

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Couoh Adriana. (2013, octubre 29). La planeación y control en la administración. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/la-planeacion-y-control-en-la-administracion/
Couoh, Adriana. "La planeación y control en la administración". GestioPolis. 29 octubre 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/la-planeacion-y-control-en-la-administracion/>.
Couoh, Adriana. "La planeación y control en la administración". GestioPolis. octubre 29, 2013. Consultado el 8 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/la-planeacion-y-control-en-la-administracion/.
Couoh, Adriana. La planeación y control en la administración [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/la-planeacion-y-control-en-la-administracion/> [Citado el 8 de Diciembre de 2016].
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