La Misión Institucional como fin en las Organizaciones del Perú

LA MISIÓN COMO FIN SUPREMO INSTITUCIONAL, CASO PERÚ.
AUTOR: DOCTOR DOMINGO HERNÁNDEZ CELIS
Interpretando a Koontz & O’Donnell (2012)1; la misión institucional, es la
formulación de los propósitos de la entidad que lo distingue de otras entidades en
cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, sus áreas de influencias y
el talento humano que soporta el logro de estos propósitos.
La misión institucional es la actividad a la que se dedica la organización, las
necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se
desarrolla la institución y la imagen pública de la institución u organización. Son
ejemplos de misión: i) Atender las necesidades energéticas de la sociedad,
proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el
medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus
empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales; ii)
Transformar el conocimiento en valor para el beneficio de nuestros clientes, nuestra
gente y los mercados de capitales; iii) Somos una familia global, diversa con una
herencia orgullosa, confiada apasionado a proporcionar productos excepcionales y
servicios. En la técnica administrativa, para definir con precisión la Misión de la
organización se deben responder a las siguientes preguntas: ¿Para qué existe la
organización?, ¿Cuál es su negocio?; ¿Cuales son sus objetivos?; ¿Cuáles son sus
productos o servicios?; ¿Quiénes son sus clientes?; ¿Cuál es su responsabilidad y
derechos frente a sus colaboradores?
La misión institucional, es la expresión formal de la razón de ser de la institución
públicas, evoca la búsqueda y definición de los principios filosóficos y de los
1 Koontz & O’Donnell (2012) Administración por objetivos. México. Litográfica Ingramex
S.A.
valores más profundos que inspiran la organización y justifican su existencia en la
sociedad, se constituirá en el credo de la Entidad y su papel será integrar alrededor
de sí misma todos los elementos de la gestión.
Al formularse los contenidos que se expresen en la misión deben jalonar la Entidad
hacía su futuro realizable, con un lenguaje cálido y estimulante, con el doble
propósito de motivar a los miembros de la Entidad e inspirar su acción, y suscitar a
nivel externo sentimientos de admiración y reconocimiento por la organización y al
formularse que corresponda a un proceso de reflexión y cambio que involucre la
participación activa en la identificación y construcción de los planteamientos
esenciales que forman parte de la misión. A pesar de que la misión expresa la
finalidad de la Entidad, lo hace en términos generales; por esta razón es necesario
precisar los principales resultados que espera de misma, expresándolos como
objetivos generales, los cuales constituirán uno de los componentes más importantes
de la plataforma de gestión.
Interpretando a Robbins & Coulter (2012)2 coincide con Steiner (2011)3; cuando
indican que la base para alcanzar la misión institucional es lograr los objetivos
institucionales que vienen a ser el conjunto de pretensiones a alcanzarse con relación
al crecimiento, posicionamiento, rentabilidad, sobrevivencia o desarrollo de la
organización o unidad estratégica, expresado cualitativamente, como resultado
principalmente, del análisis estratégico, de la visión del futuro y de la creatividad de
los estrategas.
Teniendo en cuenta que el proceso de planificación estratégica comienza con la
fijación clara, exacta y precisa de la misión de la institución u organización, resulta
imprescindible que los planificadores (entre los que se encuentran, institución rios,
2 Robbins Stephen & Coulter Mary (2012) Administración por objetivos. México. Prentice
Hall Hispanoamericana, SA.
3 Steiner George (2011) Planeación Estratégica. México. Compañía Editorial Continental
SA. De CV.
ejecutivos y mercadólogos) conozcan antes, cuál es la definición de misión, con la
finalidad que tengan el fundamento básico para iniciar la elaboración de una misión
que sea capaz de mover a las personas a ser parte activa de lo que será la razón de
ser de la institución u organización.
La misión institucional es lo que pretende hacer la institución y para quién lo va
hacer. Es el motivo de su existencia, da sentido y orientación a las actividades de la
institución; es lo que se pretende realizar para lograr la satisfacción de los clientes
cautivos, de los clientes potenciales, del personal, de la competencia y de la
comunidad en general.
La misión institucional es el propósito de una organización; el cual, es una función
de cinco elementos: (1) la historia de la organización; (2) las preferencias actuales de
la gerencia y/o de los dueños; (3) las consideraciones ambientales; (4) los recursos
de la organización; y (5) sus capacidades distintivas". Asimismo, la misión es la
finalidad pretendida por una institución o definición del papel que desea cumplir en
su entorno o en el sistema social en el que actúa, y que real o pretendidamente,
supone su razón de ser.
Interpretando a Sallenave (2010)4; la misión institucional es el motivo, propósito, fin
o razón de ser de la existencia de una institución u organización porque define: 1) lo
que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, 2) lo que
pretende hacer, y 3) el para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos
concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las
preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del
entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas. La misión equivale a
enunciar explícitamente la razón de la existencia del pliego presupuestario, debe
reflejar lo que es, haciendo alusión directa a la función general y específica que
cumple como instancia de gestión.
4 Sallenave, Jean Paul (2010) Gerencia por resultados y planeación estratégica. Bogotá.
Editorial: Norma
La declaración de misión debe responder a quienes somos, que buscamos, que
hacemos y para quienes trabajamos.
METAS INSTITUCIONALES:
Chiavenato (2012)5, las metas institucionales son el resultado intermedio que se
quiere alcanzar en un tiempo determinado. Para que un objetivo específico se
pueda concretar, debe dividirse en metas más cercanas. Cada meta debe ser muy
concreta y evaluable.
Las metas son fines específicos, expresados en forma cuantitativa, sirve como guía
para las decisiones, las actividades y acciones que realizan la organización,
también un sub- objetivo y las metas dependen de los objetivos. Puede conseguir
lo que quiera al lograr sus metas. Pero primero debe trazar algunas metas.
Las metas son un plan para realizar cualquier cosa desde lavar el auto este fin de
semana hasta hacer un viaje alrededor del mundo algún día. Sin metas, estaríamos
perdidos. Las metas pueden ser simples o complejas, largas o cortas. Si no tiene un
plan ni siquiera un camino a tomar para llegar a la tienda hoy, por ejemplo es
posible que nunca llegue allí. Es posible que simplemente ande sin rumbo y nunca
encuentre la tienda. Si planea con antelación, lo logrará.
Las metas pueden estar relacionadas con cualquier cosa – su familia, sus carreras o
sus pasatiempos. Ellas proveen un plan de acción que usted quiere alcanzar.
También permiten ahorrar tiempo. A medida que tome decisiones en la vida, puede
utilizar sus metas como ayuda. ¿Por qué necesitamos metas? Nos ayudan a obtener
lo que deseamos en la vida. Quizás aún no sepa lo que quiere, y eso está bien. Pero
sentarse y hacer una lista de metas puede ayudarle a descubrir qué es lo que usted
desea. Las metas deben ser sus metas, no las de otra persona. Puede fijar una meta
5 Chiavenato, Idalberto (2012) Teoría General de la Administración. Santa Fe de Bogotá-Colombia. Mc.
Graw Hill Interamericana SA.
y no alcanzarla. Eso está bien. Tal vez su meta no era realista. Ahora puede
modificarla y tratar nuevamente de alcanzarla. Quizás usted o sus prioridades han
cambiado. Puede cambiar y modificar sus metas a medida que usted y el mundo a
su alrededor cambian. Por naturaleza establecemos metas. No podemos vivir sin
ellas, al menos, no por mucho tiempo. Por lo tanto, si todavía no has establecido
tus metas, no tardes en hacerlo. No importa tanto la meta, sino el hecho de tenerla.
Algunas personas se las ingenian para posponer continuamente aquello que les
gustaría hacer en la vida, Como no están totalmente seguras de que la meta que
tienen en mente sea la que más les conviene, ¡nunca hacen nada!
Según Koontz & O’Donnell (2012)6, la precesión es el principio por el cual, al
buscar una meta invariablemente obtenemos muchas más cosas. Lo importante no
es el solo hecho de alcanzar la meta, sino aprender y perfeccionarnos en el
proceso. Los logros que obtengas al perseguir tus metas no tienen mayor
importancia. Lo que realmente interesa es en qué te transformaste. Cuando te
empeñes por alcanzar una meta, vale la pena que recuerdes cómo operan las cosas
en este planeta. Nada se mueve en línea recta. Ninguna meta se alcanza sin antes
haber librado diversos obstáculos. Los obstáculos son parte de este mundo.
Desafortunadamente, ciertas personas pretenden progresar sin tener en cuenta esta
situación. Las personas con éxito no son tan brillantes, ni tan especiales, ni tan
talentosas. Sencillamente entiendes cómo funcionan las cosas, y saben que el
progreso personal tiene que ocurrir en concordancia con los principios que
gobiernan todo lo que existe a su alrededor. Ellos comprenden que el logro de
nuestras metas se debe a que nos corregimos continuamente. Nos salimos de curso,
corregimos y recuperamos la dirección correcta. Si tienes metas claras en tu mente,
tus pensamientos te ayudarán a llegar a ellas. Si no tienes metas, tus pensamientos
6 Koontz & O’Donnell (2009) Administración Moderna. México. Litográfica Ingramex
S.A.
de todas formas te llevarán hacia aquello en lo que más piensas. Tu mente te
proyectará en dirección de tus pensamientos dominantes, suponiendo que tus
pensamientos dominantes sean tus metas. Redacta tus metas; a pesar de que
sabemos que las listas funcionan, muy pocos de nosotros las empleamos para
ordenar nuestras vidas. En el evento más importante de todos, la vida, la mayoría
de la gente deambula sin tener la más mínima intención de elaborar una lista de lo
que quiere y sí, en cambio, todo el tiempo se pregunta por qué nunca logra nada.
Elaborar una lista no es lo único que debemos hacer, pero constituye un método y
una estructura que nos ayuda para lograr lo que deseamos en la vida.
Según los estudios de Robbins (2012)7, las metas institucionales son vehículos
que pueden llevar a la entidad a lograr más de lo que ha logrado. Se necesita metas
no tanto por los resultados finales, sino porque, al perseguirlas, la entidad se
transforma, mejora, se vuelve competitiva. Lo único que limita los logros, es la
idea de que no se pueda ser capaz de lograrlo. No es novedad para nadie el hecho
de que quienes dicen que pueden, pueden; y quienes dicen que no pueden, no
pueden. Las limitaciones que se ponga a la institución son responsabilidad de sus
autoridades. Desechar las etiquetas que nos colgamos es el primer paso hacia una
vida feliz. Siempre que dudemos de nuestra capacidad para lograr algo, vale la
pena evaluar los obstáculos que otros han superado. Lo que cuenta no es dónde
empiezas, sino donde decides terminar. Las desventajas son una bendición si
optamos por verlas como tales, y las utilizamos como incentivos para mejorar cada
vez más. Continuamente nos topamos con grandes oportunidades bajo el magistral
disfraz de un problema sin solución. Tenemos la capacidad para resolver
problemas y para descubrir nuevos métodos para hacer cosas. Los problemas son
parte integral del mundo y nos mueven a aprender, a experimentar, a ponernos en
acción. Lo singular de los seres humanos es que podemos experimentar mucho
7 Robbins Stephen (2012) Administración. México. Prentice Hall Hispanoamericana, SA.
más que las demás criaturas. Podemos crear de la nada. El hecho de que seamos
seres humanos implica problemas, pero también supone que podamos amar, reír,
llorar, intentar algo, caer, levantarnos. Quien piensa positivamente afirma que un
problema es sólo una oportunidad para aprender. Los jóvenes salen a la vida con
un ímpetu maravilloso e incansable. Algunos de los mayores retos en tu vida
tuvieron lugar en tus años mozos, ¡y lo lograste! Por alguna razón, quienes de
niños fueron conquistadores temerarios, de adultos son extremadamente miedosos,
tan tímidos que el menor de los propósitos les parece un monstruo invencible.
Según Koontz & O’Donnell (2012)8, las acciones institucionales son categorías
básicas sobre las que se centra la implementación estratégica de las institución s,
constituyendo las unidades fundamentales de asignación de recursos a fin de lograr
objetivos institucional es. Al respecto:
1) Las acciones Permanentes: Son aquellas que concurren en la operatividad y
mantenimiento de los servicios existentes. Representan la producción de los
bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones. Son
permanentes y continuas en el tiempo. Responden a objetivos que pueden ser
medidos cualitativa o cuantitativamente, a través de Indicadores de Producto
y recursos necesarios;
2) Acciones Temporales: Representan la creación, ampliación y/o
modernización de la producción de los bienes y servicios. Responden a
objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a través de
Indicadores de Producto y recursos necesarios. Son limitados en el tiempo y
luego de su culminación se integran o dan origen a una acción permanente.
Es preciso recordar que dada la naturaleza de los planes a formular, sólo debe
consignarse las principales acciones permanentes y temporales, las cuales se
asocian a la categoría funcional programática de actividad o proyecto
8 Koontz & O’Donnell (2012) Administración Moderna. México. Litográfica Ingramex
S.A.
respectivamente, y que en el caso de esta última, constituye un proyecto de
inversión pública (PIP) o en su defecto un conglomerado que consolida un
conjunto de PIP menores, los cuales deben necesariamente seguir el ciclo de
proyectos establecido en la Directiva General del Sistema Nacional de
Inversión Pública. El resto de acciones temporales y permanentes se
considerarán en un rubro genérico denominado
3) Otros, en el cual se consignará el monto estimado de recursos necesarios
solamente, no siendo necesario determinar indicadores.
Según Koontz & O’Donnell (2012)9, los indicadores para la medición del
desempeño institucional, son parámetros cualitativos y cuantitativos que detallan la
medida en la cual un determinado objetivo ha sido logrado. Al ser instrumentos de
medición de las principales variables asociadas al cumplimiento de los objetivos,
constituyen una expresión cuantitativa de lo que se pretende alcanzar y mediante la
cual establece y mide sus propios criterios de éxito, y proveen la base para el
seguimiento de su desempeño.
Por lo general para medir una cadena estratégica representada por Lineamientos de
Política - Objetivos Generales Objetivos Específicos - Acciones Permanentes y
Temporales, se utilizan indicadores de Impacto, Resultado y Producto, los cuales en
conjunto permiten medir la evolución del desempeño de la entidad. Al respecto debe
considerarse que los:
1) Indicadores de Impacto: Se asocian a los Lineamientos de Política y miden
los cambios que se espera lograr a mediano y largo plazo. Muestra los efectos
(directos o indirectos) producidos como consecuencia de los resultados y
logros de las acciones sobre un determinado grupo de clientes o población.
Usualmente medidos de manera más rigurosa y profunda y requiere de una
9 Koontz & O’Donnell (2012) Administración Moderna. México. Litográfica Ingramex
S.A.
definición precisa del tiempo de la evaluación ya que existen intervenciones
cuyo impacto sólo es medible en el largo plazo;
2) Indicadores de Resultado: Se asocian a Objetivos Generales y Específicos y
se relacionan con las distintas dimensiones que abarca el propósito del
objetivo. Indica el progreso en el logro de los propósitos de las acciones,
reflejando el nivel de cumplimiento de los objetivos. Por lo general, el
resultado de las acciones no puede ser medido sino hasta el final de las tareas
que la componen (en el caso de tratarse de proyectos, que por definición
tienen un tiempo definido) o hasta que las tareas hayan alcanzado un nivel de
maduración necesario en actividades de carácter permanente;
3) Indicadores de Producto: Se asocian a Acciones Permanentes o Temporales, y
miden los cambios que se van a producir durante su ejecución. Refleja los
bienes y servicios cuantificables provistos por una determinada intervención
y en consecuencia, por una determinada institución;
4) Línea de Base: Es la primera medición de los indicadores seleccionados para
medir los objetivos de una acción permanente o temporal, debe realizarse al
inicio del Plan con la finalidad de contar con una «base» que permita
cuantificar los cambios netos ocurridos en razón de su intervención.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES:
Interpretando la teoría de Terry (2012)10; a la institución como toda entidad del
estado pretende alcanzar los objetivos que se propone. Un objetivo institucional es
una situación deseada que la entidad intenta lograr, es una imagen que la
organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser
ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y
se busca otro para ser alcanzado.
10 Terry, George R. (2012) Principios de Administración. México: Compañía Editorial Continental SA.
La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa "a donde se dirigen
nuestras acciones.
Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un
periodo determinado.
Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de una
institución, los puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden aceptarse
tal cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeación. Un objetivo
se concibe algunas veces como el punto final de un programa administrativo, bien
sea que se establezca en términos generales o específicos. Los objetivos tienen
jerarquías, y también forman una red de resultados y eventos deseados.
Una institución es un sistema. Si las metas no están interconectadas y se sustentan
mutuamente, la gente seguirá caminos que pueden parecer buenos para su propia
función pero que pueden ser dañinos para la entidad como un todo. Estos objetivos
deben ser racionalmente alcanzables y deben estar en función de la estrategia que
se elija. Los objetivos son una obligación que se impone la entidad porque es
necesaria, esencial para su existencia.
Las funciones de los objetivos son las siguientes: Presentación de una situación
futura: se establecen objetivos que sirven como una guía para la etapa de ejecución
de las acciones; Fuente de legitimidad: los objetivos justifica las actividades del
ente; Sirven como estándares: sirven para evaluar las acciones y la eficacia de la
organización; Unidad de medida: para verificar la eficiencia y comparar la
productividad de la organización. La estructura de los objetivos establece la base
de relación entre la organización y su Medio ambiente. Es preferible establecer
varios objetivos para satisfacer la totalidad de necesidades del ente. Los objetivos
no son estáticos, pues están n continua evolución, modificando la relación de la
institución con su medio ambiente. Por ello, es necesario revisar continuamente la
estructura de los objetivos frente a las alteraciones del medioambiente y de la
organización.
Interpretando a Chiavenato (2012)11, los objetivos institucionales deben servir a la
entidad por lo tanto deben reunir ciertas características que reflejan su utilidad. Los
objetivos incluyen fechas específicas del objetivo o su terminación implícita en el
año fiscal; resultados financieros proyectados (pero lo están limitados a ello);
presentan objetivos hacia los cuales disparará la institución o institución conforme
progrese el plan; logrando llevar a cabo su misión y cumplir con los compromisos
de la institución s.
Los objetivos institucionales deben reunir alguna de estas características: i)
Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista
ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su logro; ii)
Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser
modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser
flexibles para aprovechar las condiciones del entorno; iii) Medible o mesurable:
los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo para poder determinar
con precisión y objetividad su cumplimiento; iv) Realista: los objetivos deben ser
factibles de lograrse; v) Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta
que éste debe servir al ente. Los objetivos por áreas funcionales deben ser
coherentes entre sí, es decir no deben contradecirse; vi) Motivador: los objetivos
deben definirse de tal forma que se constituyan en elemento motivador, en un reto
para las personas responsables de su cumplimiento; Deben ser deseables y
confiables por los miembros de la organización; Deben elaborarse con la
participación del personal de la institución (administración por objetivos).
Interpretando a Stoner (2012)12, el establecimiento de objetivos institucionales,
implican seguir una metodología lógica que contemple algunos aspectos
11 Chiavenato, Idalberto (2012) Introducción a la Teoría General de la Administración.
Santa Fe de Bogotá-Colombia. Mc. Graw Hill Interamericana SA.
importantes para que los objetivos reúnan algunas de las características señaladas.
Para establecer objetivos tenemos que tener en cuenta: Escala de prioridades para
definir objetivos: es necesario establecer escalas de prioridad para ubicar a los
objetivos en un orden de cumplimiento de acuerdo a su importancia o urgencia;
Identificación de estándares: es necesario establecer estándares de medida que
permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qué tiempo
y si es posible, a que costo. Los estándares constituirán medidas de control para
determinar si los objetivos se han cumplido o vienen cumpliéndose, y si es
necesario modificarlos o no.
Interpretando a Petrick, Furr, y Petrick (2009)13, los objetivos estratégicos
generales, son los propósitos o fines esenciales que la entidad pretende alcanzar
para lograr la misión que se ha propuesto en el marco de su estrategia. Un Objetivo
Estratégico General constituye un propósito en términos generales que se asocia
principalmente a un Programa dentro de la clasificación funcional vigente. Los
Objetivos Estratégicos Generales son, por definición objetivos de largo plazo que
contribuirán al logro de la Visión del Sector. Por lo tanto estos objetivos deben
responder a qué deseamos cambiar de la realidad interna y externa en la cual
actuamos, y deben ser expresados en términos cualitativos y ser susceptibles de
medición a través de Indicadores de Resultado objetivamente verificables. Los
Objetivos Estratégicos Específicos, son propósitos en términos específicos en que
se divide un objetivo general, se asocian principalmente a un Subprograma dentro
de la clasificación funcional vigente y comprende un conjunto de acciones
permanentes y temporales. Los Objetivos Estratégicos Específicos son, por
definición objetivos de mediano plazo que contribuirán al logro del Objetivo
12 Stoner, Freeman Gilbert (2012) Administración. México. Compañía Editorial
Continental SA. De CV.
13 Petrick, Joseph Furr, Diana S. Petrick, Joseph A. (2009) Calidad total en la dirección de
recursos humanos. Madrid. Editorial Trillas
Estratégico General y deben ser expresados en términos cualitativos y ser
susceptibles de medición a través de Indicadores de Resultado objetivamente
verificables.
VISIÓN INSTITUCIONAL.
Interpretando a Johnson y Scholes (2012)14, la visión institucional es el camino al
cual se dirige a la institución a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar
las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad. El simple
hecho de establecer con claridad lo que está haciendo el día de hoy no dice nada del
futuro de la institución, ni incorpora el sentido de un cambio necesario y de una
dirección a largo plazo. Hay un imperativo administrativo todavía mayor, el de
considerar qué deberá hacer la compañía para satisfacer las necesidades de sus
clientes o usuarios el día de mañana y cómo deberá evolucionar la configuración de
negocios para que pueda crecer y prosperar.
Por consiguiente, los administradores están obligados a ver más allá de la actividad
actual y pensar estratégicamente en el impacto de las nuevas tecnologías, de las
necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas
condiciones del mercado y competitivas, etc. Deben hacer algunas consideraciones
fundamentales acerca de hacia dónde quieren llevar a la entidad y desarrollar una
visión de la clase de organización en la cual creen que se debe convertir.
En síntesis, la visión es una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la
entidad a largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de
las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes,
de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc.
14 Johnson Gerry y Scholes, Kevan. (2012) Dirección Estratégica. Madrid: Prentice May
International Ltd.
La visión es creada por las autoridades del ente, y quienes tienen que valorar e
incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de los agentes que componen la
organización, tanto internos como externos.
La visión se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y poniéndola por
escrito, a fin de crear el sueño (compartido por todos los que tomen parte en la
iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la institución. Una vez que se tiene
definida la visión de la institución, todas las acciones se fijan en este punto y las
decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad. Todo miembro que conozca bien
la visión de la institución, puede tomar decisiones acorde con ésta.
La importancia de la visión radica en que es una fuente de inspiración para el
negocio, representa la esencia que guía la iniciativa, de él se extraen fuerzas en los
momentos difíciles y ayuda a trabajar por un motivo y en la misma dirección a
todos los que se comprometen en el negocio. En sectores maduros, la importancia
de la visión es relativa, no tiene mucha trascendencia, pero en sectores nuevos, el
correcto planteamiento de la visión es esencial para conseguir lo que la institución
quiere.
Las ventajas que tiene el establecer una visión son las siguientes: i) Fomenta el
entusiasmo y el compromiso de todas las partes que integran la organización; ii)
Incentiva a que desde el director general hasta el último trabajador que se ha
incorporado a la institución, realicen acciones conforme a lo que indica la visión.
Recordando que los mandos superiores tienen que predicar con el ejemplo; iii) Una
adecuada visión, evita que se le hagan modificaciones, de lo contrario cualquier
cambio esencial dejaría a los componentes de la institución sin una guía fiable,
fomentando la inseguridad general. El propósito estratégico como parte de la
visión. Una vez que la visión ha sido creada e integrada en la actividad diaria de la
institución, aparece el propósito estratégico. Éste se refiere a buscar aspectos más
concretos de la visión, materializándola.
Las características esenciales del propósito estratégico son: i) Plantear metas muy
ambiciosas que llevarán a la compañía a un éxito total; ii) Tener una visión estable,
si modificaciones; iii) Todos hacia una misma visión: cada uno de los recursos que
componen la organización tiene que involucrarse totalmente en la búsqueda de la
visión. Para ello desarrollarán todos los esfuerzos que estén a su alcance,
compartiendo momentos de euforia y de crisis.
ECONOMÍA INSTITUCIONAL:
Interpretando a Terry (2012)15, la economía institucional es relacionada con los
términos y condiciones bajo los cuales a la institución adquiere recursos, sean éstos
financieros, humanos, físicos o tecnológicos (Sistema de Información
Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la
oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible. De no tenerse en cuenta estos
factores, podría resultar en bienes o servicios a costos mayores, de menor calidad u
obtenidos a destiempo. Una operación económica adquiere tales recursos en calidad y
cantidad apropiada y al menor costo posible. La distinción entre economía y eficiencia
es a menudo poco clara. Por ejemplo, si se obtiene los recursos pagando sobreprecios,
ello tend un impacto directo sobre el costo unitario de los servicios. Pero, esta
situación es un asunto relacionado con la economía, no con la eficiencia, que tiene que
ver con el empleo de los bienes en las operaciones de la entidad.
Una auditoría que comprenda la eficiencia y economía de los programas o actividades
tiene como objetivos: Determinar si la entidad, programa o actividad adquiere,
protege y utiliza los recursos de manera eficiente y económica; Establecer las causas
de ineficiencias o prácticas anti-económicas; Determinar si la entidad ha cumplido
con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y econoa; Establecer
la razonabilidad de los controles gerenciales para mantener la eficiencia y calidad del
servicio a un nivel satisfactorio; Determinar la confiabilidad de los procedimientos
15 Terry George (2012) Administración. México. Compañía Editorial Continental SA. De
CV.
establecidos para medir y reportar su rendimiento; Identificar los esfuerzos para
mejorar la eficiencia en el programa o actividad auditado y los resultados alcanzados.
EFICIENCIA INSTITUCIONAL:
Interpretando a Terry (2012)16, la eficiencia institucional, es el conjunto de
actividades orientadas a lograr un resultado positivo luego de la racionalización
adecuada de los recursos humanos, materiales y financieros, acorde con la
finalidad buscada por los responsables de la gestión de la entidad. Es también la
obtención de resultados con los recursos disponibles de la entidad. Es sinónimo de
un mejor aprovechamiento de los tiempos y movimientos en los procesos del ente.
No es tan sencillo obtener eficiencia, tienen que disponerse en forma adecuada
todos los recursos, políticas, normas, procesos, procedimientos, técnicas y
prácticas institucional es.
Por otro lado, la eficiencia de la entidad está referida a la relación existente entre
los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados por el ente
para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño
establecido. A la institución podrá garantizar su continuidad si se esfuerza por
llevar a cabo una gestión institucional eficiente, orientada hacia el cliente y con un
nivel sostenido de calidad en los productos y/o servicios que presta.
La eficiencia de la entidad puede medirse en términos de los resultados divididos
por el total de costos y es posible decir que la eficiencia ha crecido un cierto
porcentaje (%) por año. Esta medida de la eficiencia del costo también puede ser
invertida (costo total en relación con el número de productos) para obtener el costo
unitario de producción. Esta relación muestra el costo de producción de cada
producto. De la misma manera, el tiempo (calculado por ejemplo en término de
16 Ibídem.
horas hombre) que toma producir un producto (el inverso de la eficiencia del
trabajo) es una medida común de eficiencia.
La eficiencia de la entidad es la relación entre los resultados en términos de bienes,
servicios y otros resultados y los recursos utilizados para producirlos. De modo
empírico hay dos importantes medidas: i) Eficiencia de costos, donde los
resultados se relacionan con costos, y, ii) eficiencia en el trabajo, donde los logros
se refieren a un factor de producción clave: el número de trabajadores.
Si un auditor pretende medir la eficiencia del ente, debe comenzar la auditoría
analizando los principales tipos de resultados/salidas de la entidad. El auditor
también podría analizar los resultados averiguando si es razonable la combinación
de resultados alcanzados o verificando la calidad de estos.
Cuando utilizamos un enfoque de eficiencia institucional para este fin, el auditor
deberá valorar, al analizar como se ha ejecutado el programa, que tan bien ha
manejado la situación el ente. Ello significa estudiar a la institución para chequear
como ha sido organizado el trabajo. Algunas preguntas que pueden plantearse en el
análisis de la eficiencia son: Fueron realistas los estudio de factibilidad de
proyectos y formulados de modo que las operaciones pudieran basarse en ellos?;
Pudo haberse implementado de otra forma el proyecto de modo que se hubiesen
obtenido mas bajas costos de producción?; Son los métodos de trabajo los más
racionales?; Existen cuellos de botella que pudieron ser evitados?; Existen
superposiciones innecesarias en la delegación de responsabilidades?; Qué tan bien
cooperan las distintas unidades para alcanzar una meta común?; Existen algunos
incentivos para los funcionarios que se esfuerzan por reducir costos y por
completar el trabajo oportunamente?.
La eficiencia institucional, es la relación entre costos y beneficios de la entidad
enfocada hacia la squeda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas
(métodos), con el fin de que los recursos (personas, vehículos, suministros
diversos y otros) se utilicen del modo más racional posible. La racionalidad
implica adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que se deseen
alcanzar, esto significa eficiencia, lo que lleva a concluir que la institución va a ser
racional si se escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados,
teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los organizacionales y
no los individuales. La racionalidad se logra mediante, normas y reglamentos que
rigen el comportamiento de los componentes en busca de la eficiencia.
La eficiencia institucional busca utilizar los medios, métodos y procedimientos
más adecuados y debidamente planeados y organizados para asegurar un óptimo
empleo de los recursos disponibles en la institución del estado. La eficiencia no se
preocupa por los fines, como si lo hace la efectividad, si no por los medios. La
eficiencia, se puede medir por la cantidad de recursos utilizados en la prestación de
servicios. La eficiencia aumenta a medida que decrecen los costos y los recursos
utilizados. Se relaciona con la utilización de los recursos para obtener un bien u
objetivo.
EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL:
Interpretando a Terry (2012)17, la efectividad institucional, se refiere al grado en el
cual a la institución logra sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían
alcanzar, previstos en la legislación o fijados por sus directivos. La efectividad
institucional busca que los recursos humanos faciliten el logro de las metas,
objetivos y misión institucional. La efectividad institucional, busca que los
recursos materiales y financieros faciliten lo que quiere lograr la entidad, es decir
sus metas, metas, objetivos y misión a cualquier costo, sin interesar los medios, es
decir la misión si o si.
17 Terry George (2012) Administración. México. Compañía Editorial Continental SA. De
CV.
Las autoridades y/o representantes de la entidad tiene que orientar todos sus
esfuerzos para que los recursos institucionales sean utilizados en las actividades,
procesos y procedimientos se orienten única y totalmente a las metas, objetivos y
misión institucional. El sistema de control interno razonable está directamente
relacionado con la efectividad institucional, porque ésta se entiende solo si se trata
de las metas, objetivos y misión institucional.
Si un auditor se centra en la efectividad institucional, deberá comenzar por
identificar las metas de los programas de la entidad y por operacionalizar las metas
para medir la efectividad. También necesitará identificar el grupo meta del
programa y buscar respuestas a preguntas como: Ha sido alcanzada la meta a un
costo razonable y dentro del tiempo establecido?; Se definió correctamente el
grupo meta?; Está la gente satisfecha con la educación y equipo suministrados?;
En que medida el equipo suministrado satisface las necesidades del grupo meta?;
Está siendo utilizado el equipo por los ciudadanos? La gestión eficaz está
relacionada al cumplimiento de las acciones, políticas, metas, objetivos, misión y
visión de la entidad tal como lo establece la gestión institucional moderna.
Según Chiavenato (2012)18, la efectividad institucional se plasma en la gestión por
resultados de la entidad, siendo así es el proceso emprendido por una o más
personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad
de lograr resultados de alta calidad que una persona no podría alcanzar por si sola.
En este marco entra en juego la competitividad, que se define como la medida en
que la entidad bajo condiciones de competencia es capaz de generar servicios que
superen la prueba de las necesidades, manteniendo o expandiendo al mismo
tiempo los beneficios para los usuarios de la entidad. También en este marco se
concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y las características de un
18 Chiavenato Idalberto (2012) Teoría General de la Administración. México. Mc Graw
Hill.
servicio que refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o
implícitas.
La efectividad institucional, también es el conjunto de acciones que permiten
obtener el máximo rendimiento de las actividades que desarrolla la entidad. Es
hacer que los miembros de una entidad trabajen juntos con mayor productividad,
que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean
buenos representantes de la institución, presenta un gran reto para los directivos de
la misma. La gestión puede considerarse efectiva si: i) Se están logrando los
objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta
el punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se prepara de
forma fiable la información administrativa, financiera, económica, laboral,
patrimonial y otras de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y normas
aplicables. Mientras que la gestión institucional es un proceso, su eficacia es un
estado o condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los
estándares establecidos facilita alcanzar la eficacia.
La determinación de si una gestión es efectiva o no y su influencia, constituye una
toma de postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y
funcionando eficazmente los cinco componentes de Control Interno del Informe
COSO: entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control,
información y comunicación y supervisión. El funcionamiento eficaz de la gestión
y el control, proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las
categorías de objetivos establecidos va a cumplirse.
MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL:
Interpretando a Johnson y Scholes (2012)19, la mejora continua debe entenderse
como la innovación continua de la entidad para lograr sus metas, objetivos y misión
a los menores costos, menores tiempos, menores movimientos y con el mayor
beneficio posible. La mejora continua institucional, es sinónimo de cambio en todo
su contexto, políticas, estrategias, tácticas, acciones; procesos, procedimientos y
técnicas que vienen desarrollándose, todo con el propósito de lograr eficiencia,
efectividad, productividad y competitividad a favor de los usuarios de los servicios
que presta el ente. Si bien siempre fue necesario aplicar la mejora continua, evitando
quedar atrapado en los moldes que dieron origen a las pasadas situaciones, hoy los
cambios son más veloces y poderosos, razón por la cual continuar viendo los
procesos con los paradigmas del pasado llevará a institución a la pérdida de
competitividad y la falta de confianza ciudadana. Es necesario reactualizar
constantemente los paradigmas. Revisar y criticar éstos de manera permanente se
hace una necesidad y una obligación.
La mejora continua de la entidad implica alistar a todos los miembros de la
institución en una estrategia destinada a mejorar de manera sistemática los niveles
de calidad y productividad, reduciendo los costos y tiempos de respuestas,
mejorando los índices de satisfacción de los contribuyentes y usuarios del sistema en
general, para de esa forma mejorar la calidad de la prestación del servicio
institucional.
Mejorar de manera continua en la entidad implica reducir constantemente los niveles
de tiempos de atención, oportunidad de la atención, calidad de atención, algo que se
adecua a la época actual signada en la necesidad de salvaguardar los escasos
recursos.
La mejora continua de la entidad implica tanto la implantación de un sistema, como
también el aprendizaje continuo de la organización, el seguimiento de una filosofía
de gestión eficiente y efectiva, y la participación activa de todo el personal. La
19 Johnson, Gerry y Scholes, Kevan. (2012) Dirección Estratégica. Madrid: Prentice May
International Ltd.
entidad no puede seguir dando la ventaja de no utilizar plenamente la capacidad
intelectual, creativa y la experiencia de todo su personal. Ha finalizado la hora en
que unos pensaban y otros sólo trabajaban. Como en los deportes colectivos donde
existía una figura pensante y otros corrían y se sacrificaban a su rededor, hoy ya en
los equipos todos tienen el deber de pensar y correr. De igual forma como producto
de los cambios sociales y culturales, en las instituciones todos tienen el deber de
poner lo mejor de para el éxito de dichas instituciones. Sus puestos de trabajo, su
futuro y sus posibilidades de crecimiento de desarrollo personal y laboral dependen
plenamente de ello. Hoy el personal de la entidad debe participar de equipos de
trabajo tales como los círculos de control de calidad, los equipos de benchmarking,
los de mejora de procesos y resolución de problemas. Con distintas características,
objetivos especiales y forma de accionar, todos tienen una meta fundamental similar:
la mejora continua de los procesos y, productos y servicios del ente.
Si es tan evidente y necesaria la mejora continua, como es factible que muchos
directivos y funcionarios se nieguen a verla y adoptarla, o dicho en otras palabras,
porqué se niegan a tomar conciencia de dicha imperiosa necesidad. Se puede decir
que se niegan por varias razones, siendo las principales: en primer lugar la tan
mencionada resistencia al cambio, en segundo lugar la necesidad de compromiso,
persistencia y disciplina que la mejora continua requiere, en tercer lugar el poseer
tanto una ética de trabajo, como una cultura de creer y querer la mejora continua, y
en cuarto término la exigencia de un aprendizaje permanente. Como se mencionó al
principio, el fuerte conservadorismo, que lleva a no cuestionar paradigma alguno,
sumado a la falta de apertura mental para contemplar y comprender el cambio en el
entorno, como así también la incapacidad de ver en la mejora continua una ventaja
estratégica (o una desventaja o debilidad en caso de no aplicarla) lleva a las
instituciones a permanecer firmes en los procesos, productos, servicios y formas de
gestión que le permitieron crecer y desarrollarse en el pasado. Pero lo que hasta ayer
les permitió competir hoy ya no les permite ni siquiera participar en la contienda. A
tales efectos cabe citar el Efecto Fosbury. Durante muchos años la forma más común
de realizar el salto de altura era el “salto de rodillo”: el atleta corría hasta la barra y
se lanzaba hacia delante efectuando un movimiento de rodillo. Durante los juegos
celebrados en México 1968, el atleta Dick Fosbury sorprendió al mundo al
establecer una nueva marca olímpica y ganar la medalla de oro con una nueva
técnica en la que había trabajado durante varios años: el “salto Fosbury” consistente
en correr hacia la barra y sobrepasarla lanzándose de espalda. Fosbury “cambio el
modelo” en el salto de altura, sustituyó un modelo por otro nuevo en su totalidad.
Aplicando estos conceptos al área de la producción, administración y dirección de la
institución del estado ello implica que es menester adoptar las nuevas técnicas si se
quiere mantener a la entidad en competencia, ya no sirve perfeccionar los viejos
métodos.
Interpretando a Johnson y Scholes (2012)20, la mejora continua continua no implica
tratar de hacer mejor lo que siempre se ha hecho en la entidad. Mejorar
continuamente implica aplicar la creatividad e innovación con el objeto de mejorar
de forma continua los tiempos de preparación de las atenciones a los usuarios,
mejorar la forma de organizar el trabajo pasándolo del trabajo por proceso al trabajo
por producto o en células, mejorar la capacitación del personal ampliando sus
conocimientos y experiencias mediante un incremento de sus polivalencias
laborales. Mejorar significa cambiar la forma de ver y producir la calidad, significa
dejar de controlar la calidad para empezar a diseñarla y producirla. Todo ello y
mucho más significa la mejora continua, por ello tantos huyen de ella, y por ello es
tan necesaria, lo cual lleva a los que la adoptan a conciencia y como una filosofía de
vida y de trabajo a mejorar no sólo la institución, sino además la calidad de vida en
el trabajo.
BIBLIOGRAFÍA
20 Johnson, Gerry y Scholes, Kevan. (2012) Dirección Estratégica. Madrid: Prentice May
International Ltd.
1) Chiavenato Idalberto (2012) Teoría General de la Administración. México.
Mc Graw Hill.
2) Johnson Gerry y Scholes, Kevan. (2012) Dirección Estratégica. Madrid:
Prentice May International Ltd.
3) Koontz & O’Donnell (2009) Administración Moderna. México. Litográfica
Ingramex S.A.
4) Koontz & O’Donnell (2012) Administración por objetivos. México.
Litográfica Ingramex S.A.
5) Petrick, Joseph Furr, Diana S. Petrick, Joseph A. (2009) Calidad total en la
dirección de recursos humanos. Madrid. Editorial Trillas
6) Robbins Stephen & Coulter Mary (2012) Administración por objetivos.
México. Prentice Hall Hispanoamericana, SA.
7) Robbins Stephen (2012) Administración. México. Prentice Hall
Hispanoamericana, SA.
8) Sallenave, Jean Paul (2010) Gerencia por resultados y planeación estratégica.
Bogotá. Editorial: Norma
9) Steiner George (2011) Planeación Estratégica. xico. Compañía Editorial
Continental SA. De CV.
10) Stoner, Freeman Gilbert (2012) Administración. México. Compañía Editorial
Continental SA. De CV.
11) Terry George (2012) Administración. México. Compañía Editorial
Continental SA. De CV.
12) Terry George (2012) Administración. México. Compañía Editorial
Continental SA. De CV.

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Hernández Celis Domingo. (2016, marzo 22). La Misión Institucional como fin en las Organizaciones del Perú. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/la-mision-institucional-fin-las-organizaciones-del-peru/
Hernández Celis, Domingo. "La Misión Institucional como fin en las Organizaciones del Perú". GestioPolis. 22 marzo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/la-mision-institucional-fin-las-organizaciones-del-peru/>.
Hernández Celis, Domingo. "La Misión Institucional como fin en las Organizaciones del Perú". GestioPolis. marzo 22, 2016. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/la-mision-institucional-fin-las-organizaciones-del-peru/.
Hernández Celis, Domingo. La Misión Institucional como fin en las Organizaciones del Perú [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/la-mision-institucional-fin-las-organizaciones-del-peru/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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