La información en la organización, su gestión y auditoría

Introducción

La información es uno de los activos potencialmente más valiosos que puede tener una empresa. El valor real de esa información depende de cómo es gestionada, del tiempo que se emplea para procesarla y traducirla en el lanzamiento de producto o servicios y de en qué medida se utiliza eficientemente y es cualitativamente mejor que la de las empresas competidoras.

En la época del conocimiento, comunicación y tecnología en la que nos encontramos es de vital importancia contar con los datos y la información correcta, pues ahora más que nunca contamos con tantas fuentes donde obtener información pero hay que saber distinguir entre información útil e información de “relleno”. Desde que el internet se volvió más accesible para el uso del público en general, y el desarrollo veloz de las tecnologías de la información han logrado que el intercambio de información tenga una revolución impresionante; hoy en día  se tiene la necesidad de contar con información de manera cada vez más veloz; y además se cuenta con una gran variedad de fuentes de donde podemos obtener información y así mismo existen cada vez más canales por medio de los cuales se transmite cada vez más y más información.

Si bien, esta gran accesibilidad que tenemos para la transmisión y obtención de información a través de nuevas fuentes y canales de información, ha hecho cada día  más se tome conciencia del problema que siempre ha existido, más sin embargo se ha vuelto más remarcable sobre la confiabilidad y veracidad que se tiene sobre la información.

Se sabe que una persona bien informada es una persona mejor preparada, para las organizaciones, hoy más que nunca este dicho tiene una importancia vital para contar con una ventaja competitiva en el mercado; ha demostrado que una buena recopilación, interpretación y buen manejo de información significa dentro de las empresas una buena comunicación, mejor entendimiento, mejor rendimiento, mayor crecimiento y por lo tanto mayores ganancias; tanto económicas como de posicionamiento. Por el contrario, una mala información en general generará grandes perdidas económicas y de prestigio para las empresas.

La información por tanto es un “arma” de gran relevancia dentro de una empresa; el gran reto es saber distinguir entre toda la información que tenemos disponible;  que información en realidad nos sirve, que información es veraz y confiable para así poder tomar decisiones con muy buen sustento.

Partiendo de esta situación surge una gran necesidad de realizar una evaluación sobre la información; sus fuentes, sus canales, su relevancia, su uso, si todos estos elementos son los correctos para las decisiones y el funcionamiento de la organización.

Información

Norbert Wiener, reconocido como el padre de la cibernética, junto a Arturo Rosenblueth Stearns a partir de los años 40; formaron los fundamentos de la ciencia de la cibernética; ciencia que ha revolucionado totalmente nuestra actualidad. Wiener nos deja una frase célebre, la cual versa así:  “Vivir de manera efectiva significa poseer la información adecuada”.

En esta frase se puede observar, la gran importancia que tiene la información en nuestro día a día, en nuestro vivir; ya que estando bien informado nos permite tener un mayor conocimiento para la toma de decisiones. Por lo tanto, si la información nos permite tener una vida efectiva, de igual manera la información nos permite dirigir una empresa de manera efectiva, con mayor razón en la actualidad, ya que nos encontramos en una época en la que la información se encuentra a la orden del día y esta información puede llegar a influir de manera rotunda nuestra forma de pensar, de negociar, de vivir, al momento de tomar decisiones.

Pero, en realidad ¿qué es la información?

La información es un conjunto de datos que al ser  procesados de manera ordenada crean un mensaje el cual es transmitido con el objetivo de modificar el conocimiento y la percepción del receptor y por lo tanto tiene una influencia al momento de tomar decisiones.

La información para las empresas es de gran valor, pues como se mencionó en la definición anterior, la información tiene un gran peso al momento de decidir, por tanto una buena información puede lograr ganancias para la empresa, debido a esto la información debe considerarse como un activo para la empresa. El valor de la información estará relacionado con la utilidad que represente para los responsables de la toma de decisiones para el cumplimiento de las metas de la organización.

Un ejemplo sobre el gran valor de la información en una empresa es al momento de querer introducir un nuevo producto al mercado por lo que al realizar un estudio de mercado nos arrojará un pronóstico sobre la aceptación y la demanda del producto, por lo que si se toma en cuenta la información de este pronóstico en el desarrollo del producto, esa información obtenida generará  utilidades adicionales a las esperadas.

En algunas ocasiones se puede confundir el concepto de información y comunicación; la diferencia radica en la retroalimentación, si no hay retroalimentación no hay comunicación, la comunicación es una forma de interacción humana y existe cierta interdependencia de elementos; mientras que la información tiene como fin principal aumentar el conocimiento y apoyar en la toma de decisiones.

Dentro de la comunicación existe percepción crea expectativas ; mientras que la información nos brinda únicamente conocimiento. Comunicar es transferir información con cierta expectativa, mientras que informar es aumentar el conocimiento.

Algunos de los objetivos de la información son:

  • Transmitir toda la información necesaria para la toma de decisiones
  • Influir en la actitud de todo el personal de la empresa para que sus objetivos y actividades estén en armonía con los objetivos y operaciones de la empresa.

Características de la información

La información debe contar con ciertas características, las cuales acrecentarán el valor de la información para las organizaciones a la hora de tomar decisiones. Si la información no cumple con alguna de estas características se corre el riesgo de tomar una mala interpretación y por lo tanto una mala decisión.

Stair & Reynolds (2000) nos mencionan las características para que la información sea valiosa:

Exacta

La información exacta carece de errores. En algunos casos se genera información porque se insertan datos inexactos en el proceso de transformación, lo que comúnmente se conoce como “si entra basura, sale basura”.

Completa

La información completa contiene todos los datos importantes. Un informe de inversión que no incluyera todos los costos importantes, por ejemplo, no estaría completo.

Económica

La producción de la información debe ser relativamente económica. Los responsables de la toma de decisiones siempre deben evaluar el valor de la información con el costo de producirla.

Flexible

La información flexible es útil para muchos propósitos. Por ejemplo, la información acerca de las existencias en inventario de una parte específica le es útil a un representante de ventas para cerrar una venta, a un gerente de producción para determinar la necesidad de más inventarios y a un ejecutivo de finanzas para determinar el valor total de la inversión en inventario de la compañía.

Confiable

La información confiable dependerá de algunos factores. En muchos casos, la confiabilidad de la información depende del método de recolección de datos, en otros, de la fuente de información. Un rumor de fuente anónima sobre la posibilidad de un incremento en los precios del petróleo no sería confiable.

Pertinente

La información pertinente es la realmente importante para el responsable de la toma de decisiones. Información acerca de la posibilidad de un decremento en el precio de la madera no sería pertinente para una compañía fabricante de microprocesadores de computadoras.

Simple

La información debe ser simple, no excesivamente compleja. Por lo general no se precisa de información sofisticada y detallada. Un exceso de información puede provocar sobrecarga de información, caso éste en el que un responsable de la toma de decisiones tiene tanta información que le es imposible identificar la verdaderamente importante.

Oportuna

La información oportuna es la que recibe justo cuando se le necesita. Conocer las condiciones climáticas imperantes la semana anterior no servirá de nada para decidir el atuendo de hoy.

Verificable

La información debe ser verificable. Esto significa la posibilidad de comprobar que es correcta, quizá mediante la consulta de muchas fuentes al respecto.

Accesible

La información debe ser de fácil acceso para los usuarios autorizados, quienes deben obtenerla en el formato adecuado y el momento correcto para satisfacer sus necesidades.

Segura

La información debe estar protegida contra el acceso a ella de usuarios no autorizados.

Fuentes de información

Fuentes de información son aquellos elementos de los cuales se puede obtener información necesaria para la toma de decisiones en la empresa.

En cada nivel de la empresa, se suele requerir diferentes tipos de información, por ejemplo:

  1. En el nivel superior (conformado por directivos, gerentes, etc.) se podría requerir información necesaria para el diseño de estrategias que determinen el rumbo de la empresa, o que permitan su expansión (se suele requerir información específica y puntual).
  2. En el nivel medio (conformado por jefes, administradores, etc.) se podría requerir información necesaria para el diseño de estrategias comerciales (se suele requerir información más detallada que en el nivel anterior).
  3. En el nivel operativo (conformado por operarios, vendedores, etc.) se podría requerir información necesaria para la ejecución de tareas (se suele requerir información más detallada que en el nivel anterior).

Y para obtener la información requerida se recurre a las fuentes de información, las cuales se pueden dividir en fuentes internas y externa:

Fuentes internas

Son las fuentes que se encuentran dentro de la empresa.

Ejemplos de fuentes internas pueden ser las bases de datos internas por ejemplo, las que permiten obtener información referente a los clientes, los estados financieros, permiten obtener información referente a la situación financiera de la empresa, los registros de inventarios, registros de ventas, registros de costos, el personal de la empresa, etc.

Fuentes externas

Son las fuentes que se encuentran fuera de la empresa.

Ejemplos de fuentes externas pueden ser Internet (páginas web de organismos gubernamentales, páginas web de la competencia, etc.), oficinas de gobierno, locales de la competencia, proveedores, distribuidores, clientes, diarios, revistas, publicaciones, etc.; en donde se puede obtener información referente a estadísticas, tendencias, preferencias, etc. (Crecenegocios.com)

Canales de información

Un emisor cuando desea transmitir hacia un receptor cierta información, se puede utilizar determinados canales de información; se puede entender como canal de información a cualquier medio utilizado para transmitir la información, a diferencia de un canal de comunicación donde debe existir retroalimentación para que así se considere como comunicación, el canal de información no forzosamente debe existir retroalimentación por parte del receptor. Sin embargo un canal puede funcionar tanto de información como de comunicación.

Ejemplos de canales de información puede ser intranet, internet, los boletines informativos, libros, revistas, periódicos, radio, etcétera.

Flujos de información

Un flujo de información abarca desde la generación hasta la utilización de la información, precisando sus depósitos transitorios y definitivos

En toda empresa suelen coexistir tres tipos básicos de flujos de información, y cuanto mayor es la habilidad de la empresa para manejar dichos flujos, más importancia adquiere los activos intangibles (como su imagen, prestigio, marca, comunicación con los clientes) que se basan en ellos.

Por un lado, obtienen información del entorno con el fin de determinar qué productos necesita el mercado y qué tecnologías existen para cubrirlas, es lo que denominamos, información ambiental o externa.

Por otro lado, la propia organización genera internamente información, que surge del procesamiento de la información ambiental y la derivada de las relaciones en la empresa, es la que llamamos información interna.

Y por último, dan a conocer los productos y servicios que la empresa realiza, denominándose información corporativa. Veámoslos más detenidamente:

A) Información ambiental o externa. Es la  información que entra en la empresa procedente del entorno, es esencial para poder tener éxito en los mercados actuales,  fundamentalmente debe buscar:

  • Capacidad de respuesta a las necesidades del mercado. La empresa obtiene información procedente del entorno con el fin de determinar estrategias, como por ejemplo qué productos necesita el mercado.
  • Adquisición de habilidades tecnológicas. La empresa obtiene información procedente del entorno con el fin de determinar qué tecnologías existen, para el correcto funcionamiento de las funciones de I+D, formación, aumentar la habilidad tecnológica de la empresa.

Las empresas necesitan información sobre dos entornos muy distintos: entorno inmediato y entorno remoto, para informase de cada no de estos dos entornos existen: fuentes informales de información (no se registran en ninguna parte y se basan en relaciones personales) y fuentes formales (registradas en papel, medio electrónico o en cualquier tipo de soporte físico).

  • Entorno inmediato. Constituido por aquellos elementos con los que la empresa debe tratar a diario: clientes, proveedores, distribuidores, competidores, fuentes de financiación y reguladores.
  • Entorno remoto, al que no se ha de enfrentar a diario, pero que debe monitorizar con el fin de identificar los cambios y tendencias que exijan una adaptación de las estrategias de la empresa a medio y largo plazo. Es un contexto más amplio: el clima político, la situación económica, las tendencias sociales y las innovaciones tecnológicas. Cada día el entorno remoto se hace más inmediato gracias a las NTIC.

B) Información Interna. La empresa a la vez que recibe toda esa información externa, la va asimilando y procesando, uniéndola a la información interna generada por la propia empresa, este proceso le ayuda a desarrollar los productos y servicios que posteriormente ofrece a sus clientes. En toda empresa cabe distinguir 2 grandes tipos de información interna:

  1. Las empresas generan una gran cantidad de Información operacional, información que resulta del propio funcionamiento rutinario de la empresa (listas de clientes, catálogos de productos, listados del inventario en almacén, registros contables, datos numéricos de control de la maquinaria), la cual suele ser formal, y fácilmente almacenable en algún tipo de registro físico.
  2. Las empresas generan conocimientos como resultado de la asimilación o digestión de información interna y externa, y de la explotación de las capacidades creativas de sus miembros (se diseñan nuevos productos, se mejoran los procesos, se optimizan los mecanismos de gestión, etc.). La empresa aprende y su conocimiento se acumula en forma de know-how. Esta información es básicamente informal, se almacena en la experiencia de las personas.

C) Información corporativa. Así denominamos la salida de la información desde la empresa hacia el exterior. Toda empresa que quiera sobrevivir debe esforzarse en emitir hacia su entorno un mensaje diferenciado que le permita ser claramente percibible por parte de los consumidores. Se puede distinguir 2 tipos principales de mensajes:

  • La empresa puede llevar a cabo acciones directas de comunicación: lanzar una campaña publicitaria, explotar su imagen a través de acciones de patrocinio, iniciar un proceso de I+D con el fin de genera un producto muy concreto, en este caso, la información que se emite al entorno está contenida en el producto en forma de tecnología aplicada.
  • La empresa puede llevar a cabo acciones indirectas de comunicación, a través de la ruta operacional: una empresa que cuide la calidad de sus productos, está, quizás  sin saberlo, esparciendo información por el entorno, ya que al satisfacer a sus clientes con productos de calidad consigue imagen de marca y un prestigio que los mismos clientes se encargan de difundir entre sus conocidos.

Sistema de información

Se entiende por sistema al conjunto de elementos o componentes que interactúan entre sí para cumplir metas. Los propios elementos y las relaciones entre ellos determinan el funcionamiento del sistema. Los sistemas poseen elementos tales como: entradas, procesamiento, mecanismos, salidas y retroalimentación.

Un sistema de información, definido por los autores Laudon y Laudon (2004) es un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y a crear productos nuevos. (Fernandez Alarcón, 2006)

Por tanto un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados para recolectar, manipular y diseminar información para disponer de un mecanismo de retroalimentación el cual apoyará para el cumplimiento de un objetivo.

Componentes de un sistema de información

Entrada

En sistemas de información, la entrada es la actividad que consiste en recopilar y capturar datos primarios. Por ejemplo, antes de lanzar un nuevo producto, se debe realizar un estudio de mercado para obtener información sobre si será aceptado o no.

La entrada puede adoptar muchas formas. Tomando el ejemplo anterior, la forma de saber si el producto será aceptado o no es mediante una encuesta.  La entrada puede ser un proceso manual o automatizado; ya sea que se realice la encuesta en hojas de papel o bien por correo electrónico donde se va realizando el conteo automáticamente. Independientemente del método de entrada que se utilice, la exactitud de la entrada es decisiva para obtener la salida deseada.

Procesamiento

En sistemas de información, el procesamiento supone la conversión o transformación de datos en salidas útiles. Esto puede implicar ejecutar cálculos, realizar comparaciones y adoptar acciones alternas, y el almacenamiento de datos para su uso posterior.

El procesamiento puede llevarse a cabo de manera manual o mediante computadoras. En el caso del estudio de mercado, el procesamiento requerido es contabilizar el número de respuestas afirmativas y el número de respuestas negativas sobre la aceptación del producto que se desea lanzar al mercado.

Salida

En sistemas de información, la salida implica producir información útil, por lo general en forma de documentos y/o reportes. En algunos casos, la salida de un sistema bien podría ser la entrada de otro. La salida de un sistema de mercadotecnia del nuevo producto si será aceptado o no podría servir de entrada de un sistema para saber la cantidad producción del nuevo producto. A menudo es común que la  salida de un sistema sirva como entrada para el control de otros sistemas o dispositivos. Por ejemplo, supongamos que el nuevo producto que se desea lanzar es un mueble de oficina, por tano debe tomarse en cuenta muchas variables, así, cliente, vendedor y diseñador deben repetir varias veces el proceso de diseño para cerciorarse de la efectiva satisfacción de las necesidades del consumidor.

Retroalimentación

En sistemas de información, la retroalimentación es la salida que se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento. La presencia de errores o problemas, por ejemplo, podría imponer la necesidad de corregir datos de entrada o modificar un proceso. La retroalimentación también es de gran importancia para administradores y tomadores de decisiones. La salida de un sistema de información podría indicar, por ejemplo, que los niveles de inventario de ciertos artículos son cada vez más bajos. Un administrador podría utilizar esta retroalimentación para decidir el pedido de más artículos . Los nuevos pedidos para el reabastecimiento del inventario se convertirían entonces en entradas del sistema. En este caso, el sistema de retroalimentación reacciona a la existencia de un problema y alerta al administrador acerca de la escasez de ciertos artículos de inventario. Además de este método reactivo, un sistema de computación también puede adoptar un método proactivo y prever la futura ocurrencia de determinados hechos con el propósito de evitar problemas. Este concepto, llamado pronóstico, puede ser útil para estimar ventas futuras y realizar pedidos de inventario antes de que éste sea insuficiente.

Gestión de la información en las organizaciones

La gestión de información (GI) tiene como propósito fundamental el uso adecuado de la información que  una organización requiere para su mejor funcionamiento. Esto hace que su interés se centre no sólo en la información y el modo en que interviene en los procesos estratégicos y productivos, sino también en aquellos recursos de la organización que permiten su adecuado uso y tratamiento.

La GI es un conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de sus actividades.

También se entiende como la planificación, organización, dirección y control de la información en un sistema abierto y las técnicas que en forma eficiente y eficaz, posibilitan manejar los recursos y activos de información, a partir de fuentes internas y externas, un diálogo significativo y una comprensión que estimule la toma de decisiones proactivas y la solución de problemas para alcanzar metas y objetivos a nivel personal, operacional, organizacional y estratégico con ventajas competitivas y la mejora del funcionamiento del sistema, o todo lo relacionado con la obtención de la información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para tomar la acción correcta.

La GI es también una actividad económica mediante la cual se trazan objetivos y estrategias, se organizan y distribuyen recursos, y se conducen y controlan acciones para un mejor manejo y uso de la información, de forma que se garantice eficaz y eficientemente, su identificación, obtención, representación, almacenamiento, búsqueda y recuperación, circulación o distribución, análisis y uso, con beneficios y la creación de ventajas competitivas para la organización.

En esencia, planifica, organiza, dirige y controla recursos, sistemas y acciones asociadas con la información; su desarrollo tiene como objetivos minimizar costos y maximizar beneficios derivados de su uso y tratamiento, a la vez que se asignan responsabilidades informativas para asegurar una circulación constante de flujos informativos.

Todo esto es, en gran medida, resultado de la importancia reconocida del uso de la información como recurso estratégico para las organizaciones. En las organizaciones se gestionan dos tipos de recursos: los activos tangibles y los intangibles. Los primeros, entre los que se encuentran los recursos materiales y financieros, permiten el desarrollo de los procesos productivos en las organizaciones. Los segundos, conformados por la información y el conocimiento, entre otros, determinan los beneficios organizacionales y el cumplimiento de las estrategias y aspiraciones a largo plazo. Por estas razones ambos se deben administrar adecuadamente.

Ahora bien, en el caso específico de la información, esta constituye un recurso que puede localizarse, y a su vez, transmitirse fuera de la organización, por lo que entonces, pueden identificarse tres flujos informativos:

  • Los flujos de información ambiental: conformados por la información proveniente del ambiente externo que ingresan en la organización por su importancia para el desarrollo del negocio.
  • Los flujos de información interna: conformados por la información que, una vez que se convierte en un recurso organizacional, transita y se distribuye por la empresa, para aplicarse en los procesos que tienen lugar en ella.
  • Los flujos de información corporativa: conformados por la información que la organización envía hacia el ambiente externo, materializada en productos y servicios informativos.

Esto permite asegurar que el alcance informativo de las organizaciones se encuentra marcado por la dinámica de interacción que establece con su ambiente externo. Este último, conformado por los proveedores o suministradores, competidores, clientes y organismos que establecen políticas y regulaciones que inciden en el funcionamiento organizacional.

El conocimiento de estos elementos y de su influencia condiciona el logro de un efectivo desarrollo de la GI en las organizaciones. En este sentido, es esencial considerar, tanto el ambiente externo de la organización, porque en este, se genera y maneja gran parte de la información con valor para la institución, como el interno, donde con frecuencia, se produce información valiosa (experiencias, estadísticas) para la empresa. Todo esto hace que la GI se oriente hacia un componente individual (miembros de la organización), un componente estructural (en correspondencia los grupos de trabajo y sus funciones) y finalmente, a otro, de carácter organizacional (la organización y su dinámica de funcionamiento). Tenemos entonces, tres ambientes de uso de la información: el ambiente individual, el organizacional y el externo.

En correspondencia con esto, la GI debe partir del análisis del contexto en el que se desarrollará, de ahí que es importante comprender, en un primer momento, la dinámica de funcionamiento sistémico en la que tendrá lugar, y se deberá considerar:

La red o entorno de negocio de la organización. Sus componentes y relaciones:

  • Estructura organizacional.
  • Procesos estratégicos y productivos.
  • Productos y servicios.
  • Recursos organizacionales (materiales, financieros y humanos).
  • Cultura organizacional.
  • Aplicación de técnicas, herramientas , actividades, y enfoques de gestión.

Posteriormente, se debe analizar el uso y tratamiento real que se le brinda a la información en sus tres dimensiones o ambientes de la organización.

Todo esto exige conocer, desde un primer momento, la información que utiliza y necesita la organización y el modo en que circula en ella. Esto último permite identificar quién la usa, de qué forma, dónde se almacena y para qué se utiliza, es decir, qué se hace con ella. Sólo así es posible comprender el ciclo de vida de cada información, las transformaciones que experimenta y su aplicación. Sin este primer diagnóstico, no pueden orientarse las estrategias y acciones de la GI, debido al desconocimiento de la situación real del tratamiento y uso de la información.

Este diagnóstico informacional en la organización es un paso obligatorio en el que es necesario identificar:

  • Las fuentes informativas disponibles en la organización.
  • Las necesidades informativas que presenta.
  • Los flujos de información.
  • Los recursos de información existentes en la institución.
  • Cultura informacional.
  • Sistemas de información.
  • Principales procesos informativos que se realizan en la organización y en toda su estructura organizativa.
  • Principales servicios informativos.

Es importante destacar que este diagnóstico no debe orientarse exclusivamente al estudio de las condiciones materiales y la dinámica de distribución de la información en la organización, dígase los recursos, sistemas, procesos, servicios, flujos de datos, etc. También deben contemplarse cuestiones subjetivas como las políticas, reglas de actuación y procedimientos; así como los supuestos, creencias, estrategias, habilidades y competencias informacionales, en fin, todo lo relacionado con la cultura informacional y los modelos mentales de los miembros de la organización. Todos estos aspectos son importantes porque, con frecuencia, inciden favorable o desfavorablemente en el manejo y uso de la información.

Una vez realizado este diagnóstico, que permite observar mejor las fortalezas y debilidades informativas presentes en la organización, es posible orientar la GI, que debe considerar la importancia que posee, en materia informativa, la estructura, los procesos, los servicios y productos; los recursos informativos, las políticas, regulaciones y estrategias. Todo ello permite a la GI adecuar estos elementos de forma que:

  • La estructura organizacional beneficie la distribución y uso de la información. La dinámica de los flujos informacionales facilita entonces la accesibilidad, organización y uso de la información.
  • Los procesos informativos se gestionen mejor y se garantice que en ellos ocurra una verdadera trasformación y agregación de valor, que favorezca sustancialmente la toma de decisiones y la innovación organizacional.
  • Se administren los recursos informativos de forma que generen beneficios, una vez integrados en los sistemas y la prestación de servicios. Se dispondrá de los insumos adecuados para el desarrollo de las funciones de la organización sobre la base de una adecuada administración de la cadena de suministro, donde sea posible obtener los recursos informativos necesarios para realizar los procesos sin exceder costos ni generar pérdidas logísticas.
  • Los servicios y productos informativos se generen de acuerdo con las necesidades y requerimientos de los usuarios. Pueden desarrollarse, con anticipación a los cambios para contribuir eficaz y eficientemente a la rápida adaptación de la empresa a su cambiante entorno. Así, se incrementaría la demanda y el consumo de estos, al aportar información con valor agregado, siempre de acuerdo con el tratamiento que se le conceda a este recurso en la organización.
  • Las políticas, regulaciones y estrategias informativas favorezcan la consolidación de la cultura informacional la que, a su vez, contribuye a crear un clima laboral en el que se perciba el uso y aplicación de este recurso como un mecanismo para generar ventajas competitivas. (Rodríguez Cruz, 2008)

Dimensión económica de la información

La principal función de la información en la empresa es la de reducir la incertidumbre y contribuir a la toma racional de decisiones. Como paso previo a toda acción, se requiere una decisión concreta, decisión que necesariamente reclamará un conocimiento lo más completo posible de la realidad a transformar, de los medios disponibles y de los diferentes procesos a emplear. Por otro lado, una vez puesta en marcha la actividad se hace igualmente necesario un seguimiento de la misma, con el propósito de comprobar si se desarrolla según lo previsto y se permitirá conseguir los fines establecidos. En ambos casos se requiere un mismo elemento: información.

Además de la importancia de la información en la reducción de la incertidumbre, en la toma de decisiones y en el control de las acciones emprendidas, la información presenta una dimensión económica que le confiere un carácter crítico. El problema económico que se plantea es que el disponer de la mejor información para tomar mejores decisiones o afectar un mejor seguimiento, conlleva asociado el soportar un mayor coste. Es decir, hemos de determinar el nivel de exactitud suficiente de la información necesaria para la decisión a adoptar o para el control a realizar, en función de la relación entre la utilidad de dicha información y de su coste.

La función informativa en su totalidad se desarrolla a través del Sistema de Información de la Empresa, recordando que este sistema es el conjunto de medios (instrumentales y humano) y de procedimientos configurado para obtener, tratar y transmitir o almacenar la información necesaria para el normal funcionamiento de la empresa. Dicha información ha de ser la apropiada, en cantidad y calidad suficientes, debe ser exacta y correcta y tiene que facilitarse en el momento oportuno, en el lugar adecuado, de forma sencilla, a la persona que la necesite y al menor coste posible.

La empresa se relaciona con su entorno y capta información de él, información que es procesada y permite conocer cuál es el contexto en el que se desenvuelve (económico, social, político, técnico, legal, cultural, etc.) La empresa necesita “conocerse”, es decir, saber cómo es, cómo se estructura, cómo funciona, con el objetivo de optimizar sus estados y flujos, y alcanzar aquella configuración que más se aproxime a sus objetivos. Por último, la empresa necesita conocer para actuar, quizá sea este aspecto último el más importante en cuanto al valor que la empresa concede al recursos “información”. Si hay algún recurso prioritario y verdaderamente vital para la empresa, éste es disponer de información adecuada para la toma de decisiones.

La información y la toma de decisiones

La empresa tiene como objeto de su existencia el alcanzar una serie de objetivos. Para alcanzar dichos objetivos es necesario llevar a cabo una serie de acciones. Esta actuación se reduce a meros procesos transformadores de insumos, como resultado de los cuales se obtienen unos productos cuya principal cualidad es la de ser útiles o aptos para otros entes, transformadores o consumidores. Es una característica principal de la gestión de la empresa la del proceso de convertir la información en acción. Se entiende que detrás de toda acción existe una decisión, decisión que tiene que estar basada en el análisis riguroso de una información adecuada. Por tanto, la información aparece como elemento esencial para la toma de decisiones.

La utilidad de la información estará en función del grado de necesidad de dicha información, de su oportunidad respecto al factor tiempo y de que sea más o menos adecuada en su contenido y forma de presentación.

El coste de la información, en cambio, es una magnitud perfectamente medible cuyo valor dependerá del grado de exactitud que queramos alcanzar y del tiempo necesario para obtener dicha información.

El problema que se plantea es determinar cuál es el nivel de exactitud sobre la información necesaria a la decisión a adoptar. En función de considerar uno u otro grado de exactitud así incurriremos a unos costes determinados. Ahora bien, qué criterio podemos aplicar para fijar cuál debe ser dicho nivel de exactitud “suficiente”, se puede utilizar el de confrontar la utilidad que nos reporte dicha información “suficiente” con el coste que tal información supone.

En este caso estamos considerando que el disponer de la información necesaria, en cantidad, calidad y presentación adecuada, a la decisión a tomar, supondrá obtener unos resultados medibles en términos económicos. Mientras que el no disponer de tal información, en los términos anteriormente expresados, presupone no solamente no obtener aquellos resultados esperados, y por tanto, no lograr los objetivos propuestos, sino también el hecho de que se produzcan una serie de prejuicios, igualmente cuantificables en términos económicos, por la circunstancia de no poder llevar a cabo el proceso decisorio en las condiciones más adecuadas.

Por otro lado,  hay un aspecto igualmente determinante tanto en el factor utilidad como en el factor coste, dicho aspecto es la dimensión temporal. En la medida en que podemos disponer de la información necesaria con mayor prontitud, dicha información será más útil; conforme más se prolongue en el tiempo la disponibilidad de tal información, menos útil será ésta para la decisión a tomar. Dicha relación podemos expresarla en los términos: a más tiempo menos utilidad y viceversa.

Lógicamente dicha función de utilidad tendrá un valor máximo, que podemos cuantificar en unidades monetarias; en la medida en que podamos disponer de la información necesaria en el momento de la toma de decisión y obtengamos unos resultados cuantificables en los mismos términos. El valor de la información necesaria para la toma de la decisión, expresado en términos de utilidad, será como máximo igual al valor mínimo de los resultados que esperamos obtener tras desarrollar dicha decisión.

Conseguir la información necesaria a la decisión a tomar en un corto espacio de tiempo, es decir, invirtiendo poco tiempo en el proceso de obtención de dicha información, comúnmente supondrá un coste muy elevado; de tal manera que el coste de disponer de toda la información necesaria en el momento justo de la toma de decisión, es decir, en el momento cero, sería muy alto, tendente a infinito. Conforme se demore en el tiempo la obtención de la información necesaria a la decisión, es decir, conforme se haga menos perentoria dicha información, entendemos que será posible conseguirla a costes más reducidos. O expresados en otros términos, el valor en términos de coste de una información que se demora en el tiempo será menor que el valor de dicha información si podemos disponer de ellas más prontamente. En la medida en que más anticipadamente podamos disponer de la información necesaria a la decisión a tomar, menor valor económico tendrá tal información.

La importancia que tiene la información en la reducción de la incertidumbre y en la toma de decisiones, la información presenta una dimensión económica que es la que le confiere su carácter de factor crítico. Para adoptar una decisión adecuada a los objetivos perseguidos se ha de desarrollar un proceso racional de análisis que será tanto más objetivos y útil según la cantidad, calidad, adecuada presentación y oportunidad de la información recibida. El problema económico que se plantea es que disponer de la mejor información implica tomar mejores decisiones, pero conlleva asociado soportar un mayor coste. Es decir, hemos de determinar el nivel de exactitud suficiente de la información necesaria a la decisión a adoptar, en función de la relación entre la utilidad de dicha información “suficiente” y de su costo. (Mateo Mateo & Álvarez Herranz, 1999)

Auditoría de la información

A lo largo de este artículo se ha definido lo que es la información sus características, que es un sistema de información; su importancia económica que tiene en las organizaciones así como la necesidad de gestionarla; y es aquí donde entra la auditoría de la información, ya que como se definió anteriormente la gestión de la información es todo lo que se refiere a la obtención de la información adecuada, de la forma adecuada, para la persona adecuada, a su precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuados. Pero ¿cómo saber si la información obtenida es la adecuada? Ya que nos encontramos en una época donde hay exceso de información, exceso de fuentes de información por lo que cada vez es más difícil obtener información verídica a pesar de tener tanta información a la mano.

La auditoría sin calificativos es un proceso que, a grandes rasgos, pretende estudiar, descubrir, identificar y evaluar algo.

La auditoría financiera o auditoría externa examina los registros contables de una empresa para revisar irregularidades y asegurarse de  que se ofrece una imagen fiel del patrimonio de la empresa.

La auditoría de la información analiza y evalúa, y se espera con ella que mejore el uso de la información dentro de la organización.

Las definiciones de auditoría de la información son variadas, pero la mayoría de ellas parten de unas premisas básicas:

  1. El hecho de entender la información como un recurso, un activo de la organización.
  2. En tanto que recurso, la información tiene que ser gestionada, y así la asimilamos a otros conceptos como la gestión de la información, la política de información y el término que nos ocupa, la auditoría de la información.
  3. La gestión de la información se halla estrechamente vinculada a los objetivos, la misión y la estrategia de la organización.

A continuación se presentan algunas definiciones de varios autores;

Guy St Clair define la auditoría en los siguientes términos:

“El método más sencillo para entender cómo se utiliza la información, qué niveles de servicio se piden, quienes son los clientes y que tipo de información es necesario proveer es una auditoría de la información. En términos sencillos, la auditoría de la información consiste en un proceso que examina todas las funciones de la empresa relacionadas con la información y determina como la utilizan”.

Information Resources Management Network (IRM) del Reino Unido define:

“Un análisis sistemático del uso, los recursos y los flujos de información, y una comprobación que establezca tanto en lo que concierte a la gente como a los documentos existentes hasta qué punto éstos contribuyen a los objetivos de una empresa”.

E.M. Cortez, E.J. Kazlauskas mencionan que:

“Auditoría de  la información es un término genérico que designa un conjunto de estrategias que sirven para estudiar la efectividad del flujo de información dentro de una empresa”.

P. Morgat define que:

“La auditoría de la información permite como mínimo, determinar cuáles son las fuentes de información de que dispone la empresa (el patrimonio de información) cuáles son las fuentes que realmente necesita (la información vital) cuáles son las fuentes que no tiene (las carencias de información) y para finalizar, cuáles son las fuentes que generan costos inútiles (la información superflua)”.

Por tanto, una auditoría de la información es básicamente un proceso de identificación y evaluación de los recursos de información necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa. Se trata de un paso previo a la determinación de una estrategia de gestión de la información. Puesto de manera muy simple: el objetivo de la auditoría de la información es asegurar que la información que circule por el sistema sea la que más convenga a la organización.

La auditoria de la información tiene tres componentes principales:

  1. La identificación de la información que la organización precisa para cumplir sus objetivos.
  2. La comparación de esas necesidades con la información que la organización ya utiliza, de  modo que se desvelan necesidades no satisfechas y valora si los recursos actuales aportan realmente valor a la organización.
  3. Definir una estrategias sobre información que debe circular por la organización, y puede llegar a detallar de qué modo debe circular. (Cornella, 2003)

El alcance de la auditoría es muy amplio y es adecuada para cualquier tipo de organización ya que la auditoría de la información propone hacer lo siguiente:

  • Diagnosis del uso de la información dentro de la organización.
  • Identificación y muestreo de los recursos de información disponibles.
  • Descubrimiento de qué información es esencial, por qué y para quién.
  • Uso y comparación de la información.

Utilidad de la auditoría de la información

La auditoría de la información evalúa la efectividad y eficiencia del sistema de información, las necesidades actuales de información, la efectividad del uso y distribución de la información y los usos y necesidades de información por área funcional o departamento. También identifica las lagunas, inconsistencias y duplicidades, recursos de información nuevos, puntos débiles y oportunidades del sistema y comportamiento y prácticas de los usuarios/clientes con respecto a la información (formas de obtenerla y distribuirla).

Una auditoría de la información establece las necesidades de información de la organización, determina cómo dan respuesta los recursos de información a estas necesidades y establece unas pautas de mejora del recurso información.

La auditoría de la información pretende averiguar los puntos siguientes:

  1. La información de la organización, ya sea en papel, electrónica o la que reside en las mentes de los empleados.
  2. Los recursos para hacer accesible la información a aquellos que necesitan convertirla en conocimiento.
  3. Las personas implicadas en el uso de la información.
  4. Las formas en que se utiliza la información con el fin de alcanzar los objetivos.
  5. Las herramientas que hay que utilizar para interactuar con la información desde los índices manuales hasta los sistemas automatizados más complejos.

Algunas de las preguntas a las que una auditoría de la información debe dar respuesta son:

¿Qué uso hacen las organizaciones de la información?

¿Quiénes son sus usuarios o clientes reales y potenciales?

¿Qué recursos de información tienen? ¿Resultan adecuados para los objetivos de la organización y para los niveles de servicio que requieren los usuarios o clientes?

¿Cómo se distribuye y disemina la información?

¿Para qué se utiliza?

¿Quién la gestiona y controla?

¿Cómo establecemos su valor y costo?

Aplicación de la auditoria de la información

La auditoria de la información es aplicable a cualquier tipo de organización, con independencia de su titularidad: pública, privada o entidad sin animo de lucro, sector económico o área de actividad.

Los ámbitos de aplicación de la auditoría de la información son:

Creación de un servicio de información y establecimiento de una política de información corporativa.

El hecho de auditar en la fase inicial de establecimiento de una unidad de información constituye una garantía del futuro de éxito de la misma.

Evaluación de un servicio.

Podemos efectuar la evaluación desde cuatro puntos de vista diferentes:

  • Midiendo los resultados con respecto a los objetivos.
  • Analizando la gestión por medio de indicadores y cuadros de mando.
  • Contrastando el análisis con estándares existentes.
  • Dejando que sean los usuarios quienes valoren la eficacia de la unidad.

Revisión estratégica del servicio de información.

Un proceso de auditoría puede servir para llevar a cabo una revisión estratégica del servicio de información.

Redefinición de la estrategia empresarial.

Cualquier proceso de cambio en una organización afecta a todos los recursos y activos y en este sentido, la información no le es ajena. La auditoría es la metodología idónea para identificar los elementos cambiantes y ofrecer soluciones adecuadas al nuevo contexto.

Establecimiento de una estrategia en materia de información.

En tanto que proceso de identificación y evaluación de los recursos de información necesario para conseguir los objetivos de la empresa, una auditoría de la información es el paso previo a la determinación de una estrategia de gestión de la información.

Fusión o reestructuración de servicios.

En un contexto de fusión o reestructuración de empresas y de sus servicios de información, la auditoría puede ser la metodología más adecuada para definir la estructura del nuevo servicio de información, establecer su misión y objetivos, y determinar la dotación de recursos necesarios para afrontar la nueva etapa con garantáis de éxito.

Implementación de una intranet.

La intranet en tanto que herramienta tecnológica de comunicación y distribución de información necesita poseer un conocimiento muy exacto de cuáles son los requerimientos de los usuarios/clientes en términos de información, cómo se utiliza y comparte esta información, con qué recursos internos y externos cuenta la organización entre otros elementos.

Revisión de políticas parciales del servicio de información.

Una auditoría también puede servir para hacer una revisión de las políticas parciales del servicio de información.

Implementación de proyectos de gestión del conocimiento.

La auditoría es la herramienta más adecuada para determinar cuáles son los flujos de información dentro de la organización, las necesidades de los usuarios y la información clave para la organización que constituye el primer paso para implementar una política de gestión de la información.

Fases de la auditoría de la información

Existen diferentes metodologías para realizar las auditorias de la información, a nivel general se destacan las siguientes fases:

  1. Planificación. desarrollar de forma clara los objetivos, saber qué queremos conseguir, conocer la organización e identificar a las personas claves en la organización (no a nivel jerárquico, sino funcional). Conocer la envergadura del proyecto y los recursos (envergadura física, de información, humanos, financieros y físico de localización de recursos). Escoger la metodología: colección de datos, análisis de datos, evaluación de datos, presentación de finalidades y recomendaciones y plan de acción para la implementación y recomendaciones. Desarrollar un plan estratégico y de comunicación: antes, durante y después de la auditoria. Alistar la gestión del soportes, desarrollar un plan de negocio, encontrar un forma de fomentar o promover.
  2. Colección de datos. Desarrollar una base de datos de recursos de información. Preparación para la colección de datos, cuestionario, entrevistas en grupo e individuales.
  3. Análisis de datos, preparación de los datos, métodos de análisis.
  4. Evaluación de datos, evaluar vacíos y duplicaciones, interpretar el flujo de información , evaluar los problemas, formular recomendaciones, desarrollar un plan de acción para el cambio
  5. Comunicar recomendaciones, escribir el informe, presentaciones orales y seminarios, intranets/extranets corporativos, obtener feedback con participantes y personas claves en el proceso.
  6. Implementación de las recomendaciones. Desarrollar un programa de implementación, incorporar los cambios dentro de los planes formales  (marketing, negocios y estrategia), desarrollar una estrategia de post-implementación, desarrollar una política de información.
  7. Continuar con el seguimiento de la auditoria. Medir y valorar los cambios, planear un ciclo de auditoria de información regular.

Conclusiones

La información para las empresas, actualmente forma ya parte de sus activos, sin embargo es importante reconocer cuando una información es realmente valiosa y útil a la empresa o cuando ésta información es únicamente de “relleno”.

La auditoría de la información es una manera de evaluar todos lo relacionado a la información, sus fuentes, canales, sistemas, todo esto con el fin de poder tener la información adecuada y entonces sí, tener una buena gestión de ésta.

Sin embargo, la auditoría de la información, a diferencia de las demás auditorías no se encuentra regulada por normas de tal manera no es una obligación o un requisito de las empresas, por lo que se  corre el riesgo siempre de contar con mala información y por tanto tomar malas decisiones.

Bibliografía

  • Cornella, A. (2003). Prólogo. En C. Soy Aumatell, Auditoría de la información. Barcelona, España: UOC.
  • Crecenegocios.com. (s.f.). Fuentes de información. Recuperado el 23 de Mayo de 2013, de crecenegocios.com: http://www.crecenegocios.com/fuentes-de-informacion/
  • Stair, R., & Reynolds, G. (2000). Principios de sistemas de información: un enfoque administrativo. D.F., México: International Thomson.
  • Biblioteca Universidad Alcalá. (s.f.). Tipios de fuentes de información. Recuperado el 23 de Mayo de 2013, de Biblioteca Universidad Alcalá:
  • Fernandez Alarcón, V. (2006). Desarrollo de sistemas de información: Una metodología basada en el modelado. Cataluña, España: UPC.
  • Mateo Mateo, C., & Álvarez Herranz, A. (1999). La economía del factor información. España: Universidad de Castilla- La Mancha.
  • Rodríguez Cruz, Y. (08 de Abril de 2008). Artículos Gestión de información e inteligencia: integración en los contextos organizacionales. La Habana, Cuba.

Hazle saber al autor que aprecias su trabajo

Estás en libertad de marcarlo con "Me gusta" o no

Tu opinión vale, comenta aquíOculta los comentarios

Comentarios

comentarios

Compártelo con tu mundo

Escrito por:

Cita esta página
Martínez Orencio Alejandra. (2013, junio 17). La información en la organización, su gestión y auditoría. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/la-informacion-en-la-organizacion-su-gestion-y-auditoria/
Martínez Orencio, Alejandra. "La información en la organización, su gestión y auditoría". GestioPolis. 17 junio 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/la-informacion-en-la-organizacion-su-gestion-y-auditoria/>.
Martínez Orencio, Alejandra. "La información en la organización, su gestión y auditoría". GestioPolis. junio 17, 2013. Consultado el 3 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/la-informacion-en-la-organizacion-su-gestion-y-auditoria/.
Martínez Orencio, Alejandra. La información en la organización, su gestión y auditoría [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/la-informacion-en-la-organizacion-su-gestion-y-auditoria/> [Citado el 3 de Diciembre de 2016].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de ca_dept_insurance en Flickr