La carta de encargo y su importancia en el desarrollo profesional

Una de las mayores expectativas de los colaboradores en la organización es la posibilidad de ascender y crecer en la pirámide organizacional. Igualmente para la organización es de gran importancia asegurar la retención del talento que marcará la diferencia a la hora de alcanzar los propósitos estratégicos.

Quizá hemos escuchado, en las áreas comerciales, por ejemplo, la frase que dice: “perdimos un gran vendedor y ganamos un mal jefe” y en consecuencia al final es preciso despedirlo porque ya no es posible regresarlo a la posición anterior donde era tan exitoso en su gestión y resultados, al punto que se le consideró y otorgó la posibilidad de ser jefe del área. Esta situación ocurre en todos los puntos de la organización, contamos con colaboradores competentes  que evidencian cada día su capacidad de ofrecer más y mejores resultados y por tanto es posible que los planes de carrera le permitan avanzar y crecer en la línea de mando de la empresa.

El plan de carrera es una estrategia que se orienta a diseñar un proceso de crecimiento que permite a los colaboradores en la organización identificar un camino que va hasta  los niveles estratégicos y se nutre se actividades diseñadas y establecidas intencionalmente por los responsables del crecimiento profesional de los colaboradores tales como “semilleros de talento” “cuna del Management”, “Semillero de líderes”  y otros nombres que pueden resultar exóticos pero que se orientan finalmente al mismo resultado. Lo importante es reconocer la ruta que cada empresa debe seguir al momento de identificar y valorar las competencias tanto del cargo vacante como de los aspirantes a ocuparlo.

Un buen plan de carrera representa beneficios tanto para el colaborador como para la empresa y por tanto requiere también una estructura de capacitación y entrenamiento para que sea una experiencia que represente y agregue valor agregado para todos los participantes.(Sobre esto recomiendo el artículo de Myriam Astrid Ramírez López y Diego Fernando Sánchez Marín que encuentran en http://www.ceipa.edu.co/lupa/index.php/lupa/article/view/135/265

El propósito de esta reflexión puntualiza en la importancia que tiene la carta en encargo como mecanismo para asegurar que el plan de carrera tendrá éxito en el colaborador seleccionado para ocupar un cargo vacante. En primer lugar es preciso identificar los requisitos del cargo en términos de conocimientos, experiencia, competencias, etc., de tal manera que puedan reconocerse internamente los posibles candidatos a ocupar dicha vacante. Los candidatos a ocupar el cargo deben pasar por un proceso de evaluación que incluya entrevistas por parte de sus futuros jefes y compañeros de trabajo; algunas pruebas psicotécnicas e incluso alguna sesión de assesment que permita valorar las habilidades que tiene el futuro ocupante del cargo.

Una vez definido el colaborador que asumirá, en encargo, el nuevo puesto de trabajo es preciso darle a conocer de forma amplia y detallada las funciones y responsabilidades de su nuevo cargo, presentarle las principales actividades que debe realizar y los resultados que espera el área y la empresa de su nuevo trabajo. Formalmente se entrega el documento escrito donde se aclaran los principales aspectos del encargo, algunos de los cuales son:

  1. Debe expresar claramente el tiempo que dura el encargo, fecha de inicio y fecha de terminación.
  2. El documento debe mencionar que al finalizar el tiempo del encargo la empresa realizará una evaluación de adaptación al nuevo cargo y de desempeño verificando los logros y los aspectos en los cuales debe aún crecer y mejorar.
  3. Se informa quien será su jefe inmediato al cual debe reportar.
  4. Para que tenga éxito en el encargo, el área de gestión humana o de formación, diseñará y desarrollará un plan de entrenamiento y capacitación en los aspectos clave para asegurar una gestión sobresaliente.
  5. Se menciona también en el documento que el nuevo cargo se hará oficial una vez termine el encargo y sus evaluaciones sean satisfactorias de acuerdo con los indicadores asignados para el desarrollo y gestión del mismo.

Es importante mencionar que mientras dure el encargo el colaborador no recibirá ningún valor monetario adicional en lo salarial y en la nómina aparecerá con el mismo cargo; todas las modificaciones de nombre de cargo y de salario ocurrirán luego que se oficialice al colaborador en el nuevo puesto de trabajo.

El tiempo que normalmente se acostumbra para el encargo es de tres meses, tiempo suficiente para que los jefes inmediatos, el equipo de trabajo y el mismo colaborador identifiquen si responde y atiende las expectativas por las cuales fue nombrado. Es posible que ocurran situaciones donde el jefe o incluso el mismo colaborador o ambos en conjunto lleguen a la conclusión que lo mejor es quedarse en la posición que venía desempeñando, de tal manera que el colaborador asume nuevamente las funciones de su cargo original y la empresa seleccionará un nuevo candidato para el desarrollo de las funciones del puesto de trabajo.

La carta de  encargo permite al colaborador y a la empresa reconocer una oportunidad en el plan de desarrollo profesional del colaborador y un reto en el fortalecimiento de las competencias requeridas para desarrollar con éxito el puesto de trabajo donde se generó la vacante. Al oficializar al colaborador en el nuevo puesto de trabajo finaliza el encargo pero no significa que no deba tener un proceso de acompañamiento que le permita consolidarse en la gestión que realiza, es responsabilidad del jefe inmediato programar y realizar una retroalimentación que le permita al colaborador identificar los aspectos que debe mantener, los que de mejorar y los que debe adquirir mediante procesos de formación y entrenamiento.

En los casos en que es preciso devolver al colaborador al puesto de trabajo anterior se requiere un especial acompañamiento, especialmente del jefe inmediato, que le permita nuevamente adaptarse a la gestión que venía desarrollando y preparar al equipo de trabajo para que lo reciba nuevamente como parte de su grupo ya que es posible que los sentimientos que acompañen al colaborador puedan estar relacionados con el fracaso o con la sensación de no haber respondido a las expectativas que la empresa puso en él o en resentimiento por no estar de acuerdo con las decisiones que llevaron a dejar el encargo.

Espero que estas ideas nos permitan reconocer la importancia que tiene descubrir, desarrollar y consolidar los talentos que tenemos en nuestros equipos de trabajo y de igual manera podamos aclarar las expectativas de quienes ven en la escalera del organigrama una opción para continuar avanzando hacia nuevas posiciones que les permitan mejorar su contribución a los resultados empresariales.

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Vecino Pico José Manuel. (2016, febrero 18). La carta de encargo y su importancia en el desarrollo profesional. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/la-carta-encargo-importancia-desarrollo-profesional/
Vecino Pico, José Manuel. "La carta de encargo y su importancia en el desarrollo profesional". GestioPolis. 18 febrero 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/la-carta-encargo-importancia-desarrollo-profesional/>.
Vecino Pico, José Manuel. "La carta de encargo y su importancia en el desarrollo profesional". GestioPolis. febrero 18, 2016. Consultado el 10 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/la-carta-encargo-importancia-desarrollo-profesional/.
Vecino Pico, José Manuel. La carta de encargo y su importancia en el desarrollo profesional [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/la-carta-encargo-importancia-desarrollo-profesional/> [Citado el 10 de Diciembre de 2016].
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