La auto formación, elemento para la capacitación en la empresa

En el presente trabajo se propone y analiza mediante ejemplos prácticos la factibilidad e impacto de utilizar cursos de auto preparación en la estrategia general de capacitación de la organización.

I. Introducción

La necesidad de la Humanidad de incrementar cada vez más el conocimiento sobre los fenómenos y procesos que tienen lugar, tanto en la Naturaleza como en la sociedad, ya sea para prevenirlos, utilizarlos en beneficio propio o ejercer acciones moduladoras sobre éstos, ha compulsado el desarrollo de la Ciencia a lo largo de la Historia.

Por otra parte, el hombre debido a sus limitaciones físicas, biológicas y psíquicas ha comprendido que es necesario cooperar con los demás para la consecución de sus fines, por lo cual la coordinación del esfuerzo humano es el problema esencial en toda acción de grupo, lo cual se lleva a cabo a través de instituciones de diferente carácter, entre las cuales se encuentran aquellas destinadas a obtener bienes materiales o prestar servicios, que han ido sufriendo transformaciones, que motivó el desarrollo de un nuevo concepto: «capital humano» como expresión y reconocimiento de que en cualquier empresa el factor decisivo es la acción del hombre.

A los aspectos antes señalados debe adicionarse que el entorno al que se enfrentan las empresas hoy día, es muy cambiante (dinámico) debido a las relaciones de interdependencia que se han establecido como consecuencia del proceso de globalización y el acelerado desarrollo de las comunicaciones a lo que debe añadirse el surgimiento de nuevas formas de trabajo como el trabajo virtual (actividades laborales no se realizan en un lugar especialmente dedicado a este fin, sino que el sujeto las desarrolla libremente y reporta sus resultados periódicamente a la empresa) y los sistemáticos cambios en la concepción de mercadeo y comercialización, como es el caso del comercio electrónico por sólo mencionar uno.

Lo expuesto pone de manifiesto la necesidad de una alta flexibilidad organizacional y una elevada preparación del personal, tanto en el plano profesional como en el dominio de aspectos organizativos y metodológicos que rigen en la empresa con lo cual se consolida la presencia de la entidad en el mercado a partir de la claridad, rapidez y grado de certeza de las respuestas que brindan a los clientes ante preguntas sobre productos o servicios, formas de pago y destinos poco usuales.

Tomando en cuenta los aspectos antes señalados en el presente trabajo se propone y analiza mediante ejemplos prácticos la factibilidad e impacto de utilizar cursos de auto preparación en la estrategia general de capacitación de la organización.

II. Modalidades de auto preparación

Desde el punto de vista más general, sin pretender agotar el tema de la auto preparación, que desborda ampliamente el alcance y objetivos de este trabajo, esta modalidad de aprendizaje puede dividirse en dos grandes categorías: la «espontánea», que es la variante más universal, en el sentido que agrupa las acciones que realiza el sujeto de acuerdo a sus preferencias y que contribuyen a elevar su acervo cultural en diversas manifestaciones del saber y la «compulsada», que se corresponde con las actividades que desarrolla un individuo, en respuesta al efecto de un agente externo.

Por otra parte, en la práctica, cada una de las modalidades antes señaladas, puede llevarse a cabo de dos maneras: «no orientada», en la cual las actividades con impacto sobre el conocimiento que el sujeto realiza, carece de elementos metodológicos u orientaciones para facilitar su comprensión, como es el caso de la lectura de materiales impresos o en formato electrónico sobre diversos temas (ciencia y técnica, literatura, etc.), ampliación del conocimiento de las tecnologías de la información mediante su empleo reiterado, visitas a museos, etc. y, la «orientada», en la cual el individuo dispone de cierto nivel de orientación para su realización, que puede ser metodológica como es el caso de los cursos de idiomas que combinan materiales impresos y audiovisuales (Spectrum, Interchange, etc.) o de los disponibles en portales de Internet (Mailxmail.com; EnPlenitud.com; etc.) o la Intranet Corporativa, si existe en la organización, que proporcionan elementos metodológicos que facilitan el proceso de asimilación de los contenidos orientando los tipos y momento en los cuales realizar las acciones que tributan al objetivo fundamental.

En el caso de este trabajo, cuyo objetivo es la capacitación dentro de la organización, en lo sucesivo se abordará la modalidad «compulsada» en su vertiente «orientada», pues representa una vía muy rentable (sólo requiere del correo electrónico) de capacitar, sobre todo, cuando se desea acreditar el conocimiento de personas que lo adquirieron de manera empírica o autodidacta.

No obstante, es necesario señalar que la alternativa «espontánea» reviste gran interés para diversas entidades tales como editoriales, museos, etc., donde un componente importante de sus ingresos proviene de este comportamiento de la sociedad.

III. Procedimiento para el desarrollo de nuevos cursos

III.1. Aspectos generales

En el caso de la capacitación, uno de los componentes que requiere de un dinamismo permanente es la confección y puesta en práctica de nuevos cursos, pues demanda una determinada cantidad recursos en la etapa de elaboración, con especial énfasis en los materiales que se entregan a los participantes, a los que deben adicionarse los requeridos para su modificación de acuerdo a los resultados obtenidos en la práctica.

Atendiendo a esta razón, una forma para utilizar los prototipos en el desarrollo de cursos es utilizar la modalidad de auto preparación, entendida como un curso en el cual los interesados reciben las clases y la ejercitación correspondiente a través de plataformas electrónicas (correo, intranet de la organización, Internet, etc.); realizan de forma independiente (no asistida por profesores) el estudio de los materiales y resuelven los ejercicios propuestos, emiten sus criterios sobre el curso, acreditando sus conocimientos a través de una evaluación realizada en el centro docente en una fecha determinada, en la cual puede incluirse una sesión de aclaración de dudas, pero nunca de resolución de los ejercicios propuestos.

Para este propósito, puede utilizarse el procedimiento que se describe a continuación.

III.2. Diagnóstico de necesidades

El primer paso es la determinación de las necesidades de capacitación de los trabajadores, a través de diversas herramientas como pueden ser diagnósticos, evaluación del desempeño, etc., es la evaluación de si se requiere o no de un diagnóstico de necesidades, así como del impacto en tiempo (demora en la puesta en práctica de la acción) y recursos que demanda su realización, partiendo del principio de minimizar costos y tiempo, manteniendo la calidad, pues en ocasiones es más práctico someter el proyecto a la práctica de manera limitada y realizar las correcciones que ésta aconseje, a esperar por un diagnóstico, que de antemano se sabe demandará de modificaciones.

Por otra parte debe significarse que ésta herramienta es mucha utilidad para establecer prioridades, cuando, los recursos para acometer las acciones son escasos, lo cual corresponde a la mayoría de las ocasiones.

III.3. Preparación del curso

El segundo componente está relacionado con la preparación de los contenidos del curso, los cuales deben cumplir, en la medida de lo posible, con los aspectos siguientes:

• La extensión del curso debe capaz de mantener el interés de los estudiantes, al mismo tiempo que garantice alcanzar objetivos concretos cuantificables, para lo cual cada clase debe representar un reto, pero salvable. Por ejemplo al elaborar un curso sobre el Procesador de Textos Microsoft WORD: el objetivo más simple sería escribir un texto, cumpliendo con especificaciones de formato tales como márgenes, índice, etc.; salvarlo e imprimirlo; una variante intermedia de mayor complejidad incluiría además de las acciones anteriores la capacidad de elaborar gráficos y tablas y una tercera, todavía más exigente, es añadir a los anteriores la edición de formulas utilizando el editor de ecuaciones, incorporar fondos y elaborar documentos maestros.
• Cada clase, abordará un solo tema; extensión entre una o dos cuartillas de un documento Word escrito en Arial 12 con 2.0 cm de margen y su formato debe ser Adobe (pdf) para protegerlo de modificaciones. En cuanto a los contenidos, éstos incluirán ejercitación, tanto resuelta como propuesta o destinar la clase final de cada tema a una recapitulación, donde se envíen las respuestas de los ejercicios propuestos.
• La última clase del curso debe ser una Guía de Estudio que prepare al estudiante para realizar con éxito el examen de suficiencia convocado en determinados periodos, que no deben coincidir con fechas relevantes en la organización, como son: cierre del ejercicio económico, periodos de alta ventas en entidades cuyos bienes y servicios exhiban estacionalidad, etc.
• Los materiales auxiliares, si los hubiere, (no recomendable en este tipo de curso), deben formar parte del correo donde se envía la clase.

III.4. Prueba

El tercer paso es someterlo a la práctica, ya sea mediante su colocación de manera gratuita en algún portal de Internet con este perfil, con lo cual se logran dos cosas: primero conocer la demanda, que si bien «no necesariamente tiene que coincidir con la existente en la organización», constituyen un termómetro válido de cómo se comportará ésta y, en segundo lugar, brinda criterios acerca de los contenidos y su organización, lo cual sirve de elemento de retroalimentación previo a la utilización en la empresa, al mismo tiempo que tiene un impacto social global, pues se benefician muchas personas ajenas a la empresa, en tanto desde el punto de vista de la organización, contribuye a difundir su nombre e imagen a escala planetaria.

Otra alternativa, es colocarlo inicialmente en la Intranet de la organización si esta existe y en ese caso las características de la página web destinada a la administración de los cursos, esta debe disponer, como mínimo, de las tres facilidades que se describen a continuación.

En primer requisito es satisfacer la regla de los tres clics, es decir, con no más de tres clics el interesado debe llegar al contenido del curso de su interés. Para este objetivo puede utilizarse una estructura compuesta por una página principal (home page) de presentación de los cursos, donde se muestran, para orientar aún más al usuario en su búsqueda algunos de los disponibles (una cantidad entre cuatro y cinco puede ser suficiente) agrupados por categorías; un segundo nivel donde se presenta la relación de todos los cursos y un tercer nivel donde además del título del curso se incluye el nombre de los autores y breve reseña profesional de éstos, el índice de los contenidos del curso; las opiniones de los matriculados con una escala gráfica o numérica de valoración prefiriéndose para las evaluaciones cuantitativas una escala que varíe entre uno a diez, que sirve de orientación tanto a los usuarios como a los administradores del sitio para evaluar la calidad e impacto del curso y el acceso al formulario del suscripción.

Como segundo aspecto, muy relacionado con el anterior se encuentra el formulario de inscripción, que debe ser lo más sencillo y a la vez proporcionar la máxima flexibilidad al usuario para reflejar su posibilidades, para lo cual además de los datos personales mínimos (nombre, edad y sexo, correo electrónico y contraseña) debe permitir seleccionar los días de la semana y la cantidad de materiales en cada envío, esta última si se decide que en la práctica el estudiante puede estar en capacidad de recibir más de una clase los días seleccionados. A lo antes señalado debe adicionarse que la norma es enviar una sola clase en cada correo, con vistas a facilitar la automatización de este proceso.

Un tercer elemento que debe estar presente es el perfil del usuario, donde además de sus datos generales con posibilidad de modificación deben mostrarse cursos a lo cuales se ha suscripto, cursos a lo cuales está inscripto en la actualidad (en proceso), así como la posibilidad de recuperar clases de cursos recibidos, que por alguna causa haya perdido.

III.5. Análisis de criterios y modificaciones

Trascurrido el tiempo prefijado para el muestreo de los criterios, ya sea en Internet o la Intranet, se procede a la evaluación de los criterios que de manera voluntaria expresen los matriculados y de las conclusiones extraídas del análisis de éstos se procede a modificar el curso en aquellos aspectos que fueron evaluados de manera desfavorable por sus destinatarios.

III.6. Evaluación de estudiantes

El siguiente paso es la realización de la evaluación del cumplimiento de los objetivos del curso mediante un examen presencial, cuya convocatoria se planifica y comunica con suficiente antelación a los alumnos, para que éstos puedan solicitar su examen y prepararse adecuadamente.

No resulta ocioso señalar, que las evaluaciones deben corresponderse con los objetivos propuestos que deben estar recogidos en la Guía de Estudio que forma parte.

III.7. Medición de impacto

La medición de impacto tiene dos aspectos fundamentales: los relativos a los conocimientos adquiridos por el personal, que pueden obtenerse a través de índices obtenidos al culminar el periodo de evaluación presencial tales como la relación existente entre la cantidad de evaluados versus cantidad de matriculados y calificación promedio obtenida por éstos, y los asociados al efecto sobre el desempeño en el puesto de trabajo o en su carrera dentro de la empresa, por lo cual requiere de una valoración específica en cada caso, donde la evaluación del desempeño tiene un rol protagónico.

III.8. Consideraciones finales

Como ha podido apreciarse, el procedimiento propuesto es a ciclo completo, pues comienza en el diseño, continúa con la prueba del prototipo (criterios de los matriculados), sigue con la medición de resultados a partir de la eficiencia (cantidad de evaluados versus cantidad de matriculados) y calificación promedio obtenida por éstos, y comenzando un nuevo ciclo realizando las modificaciones requeridas, hasta tanto se logre la concordancia entre los objetivos previstos en el diseño y los percibidos por los usuarios, con lo cual se garantiza la permanente actualización y evaluación de la vigencia del curso.

IV. Presentación de un caso ilustrativo

Como parte de este trabajo se desarrollaron cinco cursos , los cuales fueron publicados de menara gratuita en los portales de Internet maialxmail.com y enplenitud.com, cuyas principales características se relacionan en la tabla siguiente, cuyo análisis se realiza a continuación.

Tabla 1. Ejemplos de cursos.

*: Estos datos corresponden a la fecha de elaboración del trabajo 5/oct/2007.
•: No disponibles en el sitio.
§: Incluyen intercambios vía correo con los autores.

Como primer aspecto de interés debe señalarse el impacto que de conjunto han tenido los cuatro cursos cuyos datos de matricula se encuentran disponibles, pues 48356 personas se han inscrito en los mismos, a lo que debe añadirse que 385 de ellas emitieron por propia voluntad su valoraciones acerca CB, en un periodo inferior a dos meses, cuando se agotó el espacio disponible en el sitio para este propósito.

Otro resultado que puede apreciarse es que, los criterios ante señalados (385), corresponden al curso de CB y fueron emitidos en sólo dos meses, cuando se agotó el espacio disponible en el sitio para este propósito, a lo que debe añadirse que en ese momento la matricula distaba de la cifra actual (26575), que tiene asociado un promedio histórico de 24 cada día.

Un tercer elemento a destacar es que, la no disponibilidad de los datos de matrícula y opiniones, disminuye la posibilidad de mejoras a éste y la medición de su impacto, ya que se reduce al contacto que los alumnos realicen por correo electrónico al profesor del curso, lo cual en la práctica es poco común, como se aprecia en la siguiente tabla donde se relaciona la cantidad de contactos realizados por los estudiantes a través de esa vía.

Tabla 2. Contactos vía correo electrónico

Un tercer resultado a destacar es la demanda asociada a cada curso, que se muestra en la figura 1, donde puede apreciarse lo siguiente:

• Mas la mitad del total de la matricula, corresponde al curso de CB, la cual representa prácticamente el doble de la que ocupa el segundo lugar (MF).
• El curso Presentación de Resultados exhibe una demanda despreciable respectos los restantes evaluados.
• Los cursos de Contabilidad (CB y CI) representan el 70% de la matricula total.
• El promedio de matricula diaria más alto, respecto al total, corresponde al curso de CB, que supera en más de un 50% al segundo lugar ocupado por CI, que a su vez excede en un 20% al tercer lugar, MF.

Los cuatro comportamientos anteriores pueden resumirse en que la mayor demanda se encuentra en los temas de Contabilidad, específicamente en los elementos básicos, que resultan los más demandados tanto en magnitud absoluta, como en promedio de matrícula diaria.

V. Conclusiones

Como conclusiones de este trabajo pueden señalarse las siguientes:

• Se propuso un modelo a ciclo completo viable para el empleo de la modalidad de auto preparación orientada en la estrategia de capacitación en la empresa.
• Se detallaron los aspectos a considerar en el proceso de puesta en práctica de nuevos cursos en la modalidad de auto preparación.
• Se ilustró a través de cinco cursos desarrollados como parte de esta investigación, publicados de manera gratuita en Internet, los resultados que pueden obtenerse utilizando esta alternativa de capacitación en la empresa.

VI. Bibliografía

• Mesa, J.; Paz, V.: «Contabilidad Básica», Mailxmail.com, nov/2004.
• Mesa, J.: «El desarrollo de prototipos como herramienta de medición del impacto de la capacitación en la organización», https://www.gestiopolis.com/desarrollo-prototipos-medir-impacto-capacitacion-organizacion/; mar/2007.
• Senn, J.A.: «Análisis y diseño de sistemas de información», Editorial McGrawHill, 2da Edición, México D.F., 1989.

VII. Anexos

VII.1. Anexo A. Programa del Curso de Contabilidad Básica

Clase #1: Breve historia del desarrollo de la Contabilidad
Clase #2: Cualidades requeridas por la información contable
Clase #3: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Clase #4: Teoría del Cargo y del Abono o Partida Doble (I)
Clase #5: Teoría del Cargo y del Abono o Partida Doble (II)
Clase #6: Libros de Registro fundamentales
Clase #7: Estados financieros (I)
Clase #8: Estados financieros (II)
Clase #9: Operaciones bancarias
Clase #10: Pignoraciones
Clase #11: Valoración de activos
Clase #12: Inventarios
Clase #13: Provisión en cuentas malas o incobrables

VI.2. Anexo B. Programa del Curso de Contabilidad Intermedia

Clase #1: Comisiones
Clase #2: Mercancías en Consignación
Clase #3: Ventas a plazos
Clase #4: Impuestos y Contribuciones. Generalidades (I)
Clase #5: Impuestos y Contribuciones. Impuesto sobre el Valor Agregado (II)
Clase #6: Impuestos y Contribuciones. Métodos de Análisis de Impuestos (III)
Clase #7: Provisión en Cuentas Malas o Incobrables. Generalidades (I)
Clase #8: Provisión en Cuentas Malas o Incobrables. Métodos para estimar la provisión (II)
Clase #9: Documentos Mercantiles. Generalidades (I)
Clase #10: Documentos Mercantiles. Clasificación de los Documentos de Crédito (II)
Clase #11: Documentos Mercantiles. Letra de Cambio y Pagaré (III)
Clase #12: Documentos Mercantiles. Carta de Crédito y Certificado de Depósito (IV)
Clase #13: Operaciones de Banco y Caja. Generalidades (I)
Clase #14: Operaciones de Banco y Caja. Cuentas Bancarias (II)
Clase #15: Operaciones de Banco y Caja. Comprobantes Bancarios (III)
Clase #16: Operaciones de Banco y Caja. Conciliación Bancaria (IV)
Clase #17: Operaciones de Banco y Caja. Fondos Fijos (Fondo de Caja Chica) (V)
Clase #18: Pignoraciones. Generalidades (I)
Clase #19: Pignoraciones. Contabilización (II)
Clase #20: Inventarios. Generalidades (I)
Clase #21: Inventarios. Métodos para registrar el costo de los inventarios (II)
Clase #22: Inventarios. Métodos para estimar los inventarios (III)

VI.3. Anexo C. Programa del Curso de Matemática Financiera

Clase #1: Generalidades sobre las finanzas
Clase #2: Conceptos generales
Clase #3: Principios Financieros y su impacto
Clase #4: Recursos Financieros
Clase #5: Interés (I)
Clase #6: Interés Simple (II)
Clase #7: Interés Compuesto (III)
Clase #8: Interés Continuo (IV)
Clase #9: Valor Actual y Descuento
Clase #10: Rentas e imposiciones (I)
Clase #11: Rentas e imposiciones (II)
Clase #12: Rentas e imposiciones (III)
Clase #13: Amortización (I)
Clase #14: Amortización (II)

VI.4. Anexo D. Programa del Curso Manual de Normas y Procedimientos

Clase #1: El Manual de Regulaciones Internas: Generalidades
Clase #2: El Dpto. de Sistemas y Organización: estrategia de trabajo y alcance
Clase #3: Principios para la elaboración del Manual de Organización y Regulaciones Internas
Clase #4: Contenidos del Manual de Organización y Regulaciones Internas (I). Divisiones fundamentales
Clase #5: Contenidos del Manual de Organización y Regulaciones Internas (II). Generalidades y Organización
Clase #6: Contenidos del Manual de Organización y Regulaciones Internas (III). Control Interno y Recursos Humanos
Clase #7: Contenidos del Manual de Organización y Regulaciones Internas (III). Calidad e Informática
Clase #8: Contenidos del Manual de Organización y Regulaciones Internas (IV). Comunicación y Negociación y Contratación
Clase #9: Contenidos del Manual de Organización y Regulaciones Internas (V). Mercadeo y Comercialización, Red de Ventas y Operaciones
Clase #10: Contenidos del Manual de Organización y Regulaciones Internas (VI). Contabilidad y Finanzas
Clase #11: Contenidos del Manual de Organización y Regulaciones Internas (VII). Costos y Precios
Clase #12: Contenidos del Manual de Organización y Regulaciones Internas (VII). Situaciones Excepcionales o de Contingencia
Clase #13: Documentos que componen el Manual de Organización y Regulaciones Internas
Clase #14: Requisitos de los documentos que componen el Manual de Organización y Regulaciones Internas (I). Presentación y Redacción
Clase #15: Requisitos de los documentos que componen el Manual de Organización y Regulaciones Internas (II). Bibliografía consultada
Clase #16: Requisitos de los documentos que componen el Manual de Organización y Regulaciones Internas (III). Elaboración de diagramas
Clase #17: Estructura de los folios de Normas, Procedimientos, Modelos y Recomendaciones (I). Encabezado
Clase #18: Estructura de los folios de Normas, Procedimientos, Modelos y Recomendaciones (II). Cuerpo
Clase #19: Contenido de las Normas, Procedimientos, Modelos y Recomendaciones que componen el Manual de Organización y Regulaciones Internas
Clase #20: Estructura y Contenido de las Directivas
Clase #21: Estructura y Contenido de las Modificaciones
Clase #22: Contenido y Estructura de las Derogaciones
Clase #23: Proceso de creación o modificación de Regulaciones Internas (I). Proceso General.
Clase #24: Proceso de creación o modificación de Regulaciones Internas (II). Proceso de solicitud de elaboración
Clase #25: Proceso de creación o modificación de Regulaciones Internas (II). Proceso de elaboración
Clase #26: Proceso de creación o modificación de Regulaciones Internas (III). Proceso de aprobación
Clase #27: Proceso de creación o modificación de Regulaciones Internas (IV). Proceso de custodia de originales
Clase #28: Consideraciones finales

VI.5. Anexo E. Programa del Curso Presentación de Resultados

Clase #1: Generalidades
Clase #2: El Proceso de Comunicación
Clase #3: Sistema de Información Estratégica
Clase #4: El proceso de Presentación de Resultados
Clase #5. Diseminación de contenidos
Clase #6. Presentaciones orales
Clase #7. Presentaciones escritas (I)
Clase #8. Presentaciones escritas (II)
Clase #9. Presentaciones escritas (III)