El kárdex como herramienta contable

La información, la valorización y el control de un gran número de existencias han constituido siempre un problema para las empresas. Para dar solución a este problema y conseguir una eficaz gestión del almacén es que se ha creado el kárdex (en el sector público del Perú se conoce como Existencias Valoradas de Almacén), que es una tarjeta donde se registra, en base a la documentación correspondiente, el movimiento de las entradas y salidas de las mercaderías que nos ayudará a obtener en forma inmediata su saldo físico, así como también su valor respectivo. Es recomendable que se lleve en un área distinta a la del almacén, que podría ser Contabilidad. En estos tiempos tecnológicos el kárdex se ha computarizado dejando de lado el aspecto manual y la tarjeta física, se ha creado ahora software especializado o se puede crear uno con el Excel, pero no por eso se debe dejar de conocer sus fundamentos.

En realidad es sencillo, pero su utilidad es enorme, informa con exactitud, en cualquier fecha, la cantidad y el valor de las existencias, siempre y cuando sean correctos los ingresos dados.  Las matemáticas usadas son aritméticas, el único problema que puede presentarse es cuando llega un nuevo lote de mercaderías a un precio de costo diferente al que se tenía.  Ejemplo: el saldo de un bien X al 9 de junio es de 4,000 kilogramos (kgs.) a S/. 11.00 cada kilo, lo que da un total de S/. 44,000. El 20 de julio ingresa un nuevo pedido de 6,000 kgs., pero a un nuevo precio de S/. 12.00 el kilo.

Existen diversos métodos para su valuación, los más usados son:

1. Método PEPS o FIFO, primeras entradas, primeras salidas.
2. Método UEPS o LIFO, últimas entradas, primeras salidas.
3. Precio Promedio o Promedio Ponderado.

Los métodos a) y c) son aceptados por la autoridad tributaria, el método b) ha sido derogado.

1. Método PEPS (primero en entrar, primero en salir) o FIFO (First In, First Out), es un método que se basa en el criterio lógico que indica que debe salir lo que ha entrado en primer lugar para evitar la obsolescencia o el deterioro del producto.
2. Método UEPS (último en entrar, primero en salir) o LIFO (Last In, First Out), el último en llegar será el primero en salir, es decir, una entrega de mercadería contraria al método anterior. Este método es considerado demasiado conservador porque mantiene los activos bajos, determinando consecuentemente menores utilidades y menores impuestos.
3. Método del Precio Promedio (Promedio Ponderado), hay una actualización constante de los precios después de cada adquisición. Su fórmula es igual a:

Método del Precio Promedio (Promedio Ponderado),

Ejercicio para el lector. El saldo de un bien XYZ al 20 de septiembre es de 8,200 libras a S/. 3.00 cada libra, lo que da un total de S/. …………….…. Una semana después ingresa al almacén 1,800 libras más del producto, pero a un precio de S/. 4.00 la libra. Hallar el precio promedio y el nuevo saldo.

Solución del ejercicio: el precio promedio es de S/. 3.18 y el nuevo saldo es de 10,000 libras.

Tarjeta kárdex: Caso práctico. Vamos a tratar el kárdex como es usado en el sector público, incluyendo su formato que puede observarse en la parte inferior. La columna  3 se refiere a cantidades físicas y la columna 6 a cantidades monetarias. Supongamos que la policía compra para su personal masculino (previa licitación) pantalones que serán distribuidos de inmediato. Se realizan las siguientes operaciones:

1. Con la Orden de Compra (O/C)  138 de 11 de Febrero 2013, a favor de la empresa Galia, se adquiere 1,200 pantalones verde azulino para varón a S/. 18.00 cada uno.
2. Con PECOSA (PCS) 41 de 20/02/13, se atendió a la VIII-DIRTEPOL con 80 pantalones.
3. Con PECOSA 56 de 25/02/13, se atendió a la DIRGEN con 150 pantalones.
4. Con PECOSA 65 de 02/03/13, se atendió a la FOVIPOL con 12 pantalones.
5. Con PECOSA 66 de 02/03/13, se atendió a la DIRECFIN con 224 pantalones.
6. Con PECOSA 78 de 14/03/13, se atendió a la DIRBIE con 125 pantalones.
7. Con PECOSA 85 de 15/03/13, se atendió a la X-DIRTEPOL con 146 pantalones.
8. Con PECOSA 90  de 21/03/13, se atendió al SOT1.PNP. AYALA VIVANCO Luis, con 2 pantalones.
9. Con PECOSA 93 de 25/03/13, se atendió a la VII-DIRTEPOL con 458 pantalones.
10. Con PECOSA 96 de 28/03/13, se atendió a efectivos de la seguridad de la DIRLOG con 3 pantalones.

La operación 1 es el ingreso del bien al almacén mediante el documento denominado Orden de Compra, el resto de las operaciones son salidas mediante el documento Pedido-Comprobante de Salida (Pecosa). Como todos los bienes han sido distribuidos al final el saldo será cero.  Tener en cuenta que la Orden de Compra es formulada por la unidad de adquisiciones de la entidad, mientras que la Pecosa es formulada por el almacén.

Preguntas:

1. ¿Cuántos pantalones  había el 14/03/13? Respuesta.-  609 pantalones.
2. ¿Cuánto era el saldo monetario del 21/03/13? Respuesta.-  S/. 8,298.00
3. ¿En qué fecha había 970 pantalones? Respuesta.-  El 25/02/13
4. ¿Cuánto es el importe de 224 pantalones? Respuesta.-   S/. 4,032.

Ejercicio

Para el lector se le deja el presente  ejercicio,  en este caso por cuestión de decimales el precio del bien tendrá dos precios, diferenciados uno del otro por apenas  un  céntimo. Si no puede resolverlo, en la siguiente hoja está la solución.  No olvidar que el saldo final será cero.

1. 1. Una entidad pública desea renovar sus escritorios por lo que adquiere 445 escritorios metálicos a un precio de S/. 216,271.00, incluyendo impuestos. Ganadora de la licitación resulta la empresa Inversiones Sur Pacífico por lo que se formula la Orden de Compra Nº101 de 15 de Febrero del 2013. La empresa cumple con internar los escritorios al almacén listos para ser distribuidos. En la Sección Kárdex se realiza los cálculos correspondientes estableciendo que 325 escritorios tienen el precio de S/. 486.00 cada uno y  120 escritorios tienen el precio de S/. 486.01 cada uno.
   2. Con PECOSA 120 de 20/02/13, se atendió a la sede de Lima con 90 escritorios.
   3. Con PECOSA 145 de 25/02/13, se atendió a la sede de Ica con 23 escritorios.
   4. Con PECOSA 151 de 02/03/13, se atendió a la sede de Tumbes con 12 escritorios.
   5. Con PECOSA 168 de 10/03/13, se atendió a la sede de Puno con 41 escritorios.
   6. Con PECOSA 172 de 14/03/13, se atendió a la sede de Loreto con 25 escritorios.
   7. Con PECOSA 173 de 15/03/13, se atendió a la sede de Ancash con 45 escritorios.
   8. Con PECOSA 189  de 21/03/13, se atendió a la sede de Madre de Dios con 30 escritorios.
   9. Con PECOSA 197 de 25/03/13, se atendió a la sede de Junín con 42 escritorios.
   10. Con PECOSA 210 de 28/03/13, se atendió a la sede de Piura con 17 escritorios.
   11. Con PECOSA 216 de 30/03/13, se atendió a la sede de Cajamarca con 23 escritorios.
   12. Con PECOSA 218  de 02/04/13, se atendió a la sede de La Libertad  con 22 escritorios.
   13. Con PECOSA 223 de 05/04/13, se atendió a la sede de Cusco con 20 escritorios
   14. Con PECOSA 235 de 10/04/13, se atendió a la sede de Arequipa con 30 escritorios.
   15. Con PECOSA 247 de 14/04/13, se atendió a la sede de Pasco con 15 escritorios.
   16. Con PECOSA 258 de 20/04/13, se atendió a la sede de Tacna con 10 escritorios.

Solución al ejercicio

1. 1. 1. Una entidad pública desea renovar sus escritorios por lo que adquiere 445 escritorios metálicos a un precio de S/. 216,271.00, incluyendo impuestos. Ganadora de la licitación resulta la empresa Inversiones Sur Pacífico por lo que se formula la Orden de Compra Nº101 de 15 de Febrero del 2013. La empresa cumple con internar los escritorios al almacén listos para ser distribuidos. En la Sección Kárdex se realiza los cálculos correspondientes estableciendo que 325 escritorios tienen el precio de S/. 486.00 cada uno y  120 escritorios tienen el precio de S/. 486.01 cada uno.
      2. Con PECOSA 120 de 20/02/13, se atendió a la sede de Lima con 90 escritorios.
      3. Con PECOSA 145 de 25/02/13, se atendió a la sede de Ica con 23 escritorios.
      4. Con PECOSA 151 de 02/03/13, se atendió a la sede de Tumbes con 12 escritorios.
      5. Con PECOSA 168 de 10/03/13, se atendió a la sede de Puno con 41 escritorios.
      6. Con PECOSA 172 de 14/03/13, se atendió a la sede de Loreto con 25 escritorios.
      7. Con PECOSA 173 de 15/03/13, se atendió a la sede de Ancash con 45 escritorios.
      8. Con PECOSA 189  de 21/03/13, se atendió a la sede de Madre de Dios con 30 escritorios.
      9. Con PECOSA 197 de 25/03/13, se atendió a la sede de Junín con 42 escritorios.
      10. Con PECOSA 210 de 28/03/13, se atendió a la sede de Piura con 17 escritorios.
      11. Con PECOSA 216 de 30/03/13, se atendió a la sede de Cajamarca con 23 escritorios.
      12. Con PECOSA 218  de 02/04/13, se atendió a la sede de La Libertad  con 22 escritorios.
      13. Con PECOSA 223 de 05/04/13, se atendió a la sede de Cusco con 20 escritorios
      14. Con PECOSA 235 de 10/04/13, se atendió a la sede de Arequipa con 30 escritorios.
      15. Con PECOSA 247 de 14/04/13, se atendió a la sede de Pasco con 15 escritorios.
      16. Con PECOSA 258 de 20/04/13, se atendió a la sede de Tacna con 10 escritorios.

Bibliografía

1. 1. María Vildoso Picón. Contabilidad General y Sociedades. Universidad Inca Garcilaso de la Vega. Lima, 1998.
   2. Jorge Días Mosto. Contabilidad General (Comercial). Editorial Universo. Lima, 1979.
   3. Roberto Salazar Guzmán. Asignatura de Técnicas de Almacenaje e Inventarios, apuntes de clase. Lima, 2012.