Kaizen en la gestión pública

El kaizen en la gestión pública
Índice
1. Introducción........................................................................................................................1
2. La planificación como base fundamental............................................................................2
3. El benchmarking.................................................................................................................4
4. Tercerización.......................................................................................................................4
5. Capacitación........................................................................................................................4
6. Estructura organizacional....................................................................................................5
7. Aplicando el kaizen.............................................................................................................6
8. Pensando y trabajando en el tema desperdicios..................................................................7
9. Las 5 “S”.............................................................................................................................8
10. Estandarización.................................................................................................................9
11. Aplicando el Control Estadístico de Procesos...................................................................9
12. La Regla del 80/20..........................................................................................................10
13. Análisis de actividades....................................................................................................11
14. Conclusión. La búsqueda de los ceros absolutos............................................................11
15. Anexo – Los principales sistemas Kaizen.......................................................................12
Gestión de Calidad Total (TQM).......................................................................................12
El Sistema de Producción Justo a Tiempo........................................................................13
Mantenimiento Productivo Total (TPM)...........................................................................15
Despliegue de políticas.....................................................................................................18
El Sistema de Sugerencias................................................................................................18
Actividades de Grupos Pequeños......................................................................................18
16. Anexo II - Control estadístico de procesos.....................................................................19
Bibliografía...........................................................................................................................20
Autor: Mauricio León Lefcovich
Consultor en Administración de Operaciones, Especialista en Kaizen y Seis Sigma.
Argentina - 2003
1. Introducción
Al margen de ideologías y posiciones políticas por parte de los gobernantes de turno, la
administración eficiente de los recursos por parte del Estado y sus reparticiones es
fundamental para el logro de los objetivos que estos tienen en su razón de ser.
Así pues y al igual que en cualquier otro tipo de organización es difícil, sino imposible
lograr la excelencia sin planes estratégicos que impliquen en primera instancia la fijación
de los valores, misiones, visiones y objetivos a largo plazo. Si bien ello podrán variar en
función del partido en el poder, ciertas políticas de estado a largo plazo, productos del
consenso, son fundamentales a los efectos de hacer factible un armonioso funcionamiento
del Estado y una mejora continua en la calidad de vida de sus habitantes.
Dejar la administración de los recursos y servicios del Estado y sus diversos organismos en
manos de especialistas de carrera es el primer punto a considerar para hacer un eficaz uso
de los mismos. Contar con un buen sistema de planificación, presupuestación y control
(tanto interno como de gestión) es otro aspecto a tener muy en cuenta cuando se trata de
mejorar el funcionamiento de los organismos gubernamentales.
Como el objetivo fundamental del Estado debe ser mejorar día a día su funcionamiento para
lograr con el menor uso posible de recursos, incrementar de manera constante los niveles de
satisfacción de sus ciudadanos, es necesario implantar un sistema que aplicando la mejora
continua a sus procesos decisorios y de servicios haga factible mejores niveles de
productividad, calidad, costos, flexibilidad y entrega.
Así como una empresa privada no puede producir bienes que no son requeridos o deseados
por los consumidores, tampoco el Estado debe producir servicios o desarrollar actividades
no requeridas por la población. Para ello un sistema de sondeo de opinión o más aún un
sistema de consulta es de fundamental importancia, sin dejar de lado las funciones
proactivas que el Estado debe desarrollar previendo y creando las condiciones para el logro
de cambios en el marco social, económico y cultural.
Entrados en el siglo XXI el Estado debe asumir el desafió de administrar mejor todos sus
recursos, haciendo posible el crecimiento económico que posibilite el desarrollo humano de
sus ciudadanos. Lograr ello requiere mejorar los conocimientos de sus integrantes vía
capacitación continua, aplicar y mejorar los sistemas para: la toma de decisiones, la
planificación y presupuestación, el control tanto de las recaudaciones como de los gastos, y
la aplicación de todas aquellas herramientas e instrumentos que la ciencia y técnicas del
management ponen hoy a disposición de las organizaciones.
La presente monografía pretende exponer la aplicación de diversas herramientas de gestión
dentro del marco del Kaizen a los efectos de mejorar la eficacia y eficiencia de la
administración pública. Su aplicación o no responderá a intereses políticos y sectoriales, y
en última instancia a los valores prevalecientes en la sociedad y al concepto ético tanto de
los gobernantes, como de los burócratas responsables de los manejos del Estado.
2. La planificación como base fundamental
Determinar claramente los valores es fundamental como paso previo a cualquier toma de
decisiones, ya que estas se deberán adoptar considerando dichos valores. Los mismos
generalmente están expuestos en la Carta Magna o Constitución de cada Estado. La
importancia que se le asigne al pleno empleo, la educación, la salud, la ancianidad, la
ecología, la libertad y la seguridad entre otros, serán los elementos centrales alrededor de
los cuales los administradores del Estado deberán adoptar sus decisiones a los efectos de
hacer factibles los mismos, al menor costo, con la máxima calidad y mayor satisfacción de
los ciudadanos.
También esa misma constitución expone la visión fundamental de los objetivos supremos
que a largo plazo debe alcanzar una sociedad. Por ello la Constitución como elemento vivo
debe ir adecuándose a las necesidades de los tiempos.
Pero además de esos valores y visiones, están las de los gobiernos de turno, valores y
visiones propias de sus ideologías y expresiones políticas, las cuales deben adecuarse a las
de la Constitución, de manera tal de lograr el suficiente consenso en toda la población en
aquellos aspectos fundamentales, aquellos que hacen a la visión compartida de todos sus
integrantes y que permiten llenar de vida y logros a sus integrantes y a la sociedad en su
conjunto.
Pensar en la misión del Estado es algo remarcado fundamentalmente dentro de la Carta
Suprema, pero habrá otros aspectos que cada gobierno de turno podrá adoptar y adaptar a
las circunstancias prevalecientes. Un análisis del entorno, una comprensión de la evolución
de los indicadores económicos y sociales en los últimos años y en los próximos, una
proyección de donde se va ha estar y donde se quiere llegar determinarán las políticas y
decisiones necesarias para cubrir dicha brecha.
El recursos más importante que administra el Estado es el tiempo. el tiempo como lo
acaba de leer. Es el tiempo de sus ciudadanos, el tiempo que ellos pierden por las
incorrectas políticas, por las medidas erróneas y / o fuera de tiempo, y por la falta de
voluntad para mejorar día a día el cumplimiento de las obligaciones del Estado.
La planificación debe comprender tanto los aspectos estratégicos, como tácticos y
operativos, sirviendo de base estos últimos para la elaboración de los respectivos
presupuestos. Dentro de este marco toma especial importancia la implementación del
Presupuesto Base Cero, herramienta fundamental a los efectos de lograr de una manera
continua el uso mas eficiente de los recursos. En lugar de tomar las partidas del ejercicio
económico o fiscal anterior y ampliarlo (en función a inflación proyectada, y futuras obras
y servicios, los responsables de las distintas áreas deben analizar la necesidades de los
diversos gastos, los objetivos y beneficios que de ellos se obtienen, y la manera más
productiva y económica de lograrla, debiendo justificar cada uno de los montos
presupuestados ante los entes superiores de la organización.
Una manera eficaz de control es poner en conocimiento de todos los ciudadanos vía internet
la conformación de los presupuestos antes y luego de su aprobación.
Por su puesto, de nada servirá la existencia de presupuestos que luego no son respetados,
para ello es menester la existencia de Tribunales con Jueces y Fiscales especialmente
destinados al control y juzgamiento de la legalidad de los gastos. Estos fiscales tendrán
bajo si especialistas encargados de las labores de investigación y controles. Entre sus
labores fundamentales estarán las de verificar el correcto funcionamiento de los principios
de control interno y por oposición.
De igual forma que existen tribunales especializados en temas civiles, comerciales o
penales, deberían existir tribunales espacialmente destinados al contralor y juzgamiento del
cumplimiento tanto de las normativas legales como de las normas presupuestarias. Si bien
existen tribunales de cuentas sus formas de actuar protegen a los políticos de turno. Es
menester dotar a estos tribunales de la independencia y seguridad que un ente de tal
importancia y envergadura tienen para la sociedad.
3. El benchmarking
La aplicación de ésta herramienta es de suma importancia dentro del proceso de mejora
continua. Si bien en materia privada es una herramienta con restricciones debido al temor
por parte de los posibles socios, no acontece lo mismo a nivel público donde los diferentes
países están dispuestos a mostrar sus actividades y procesos a los efectos de ser aplicados
luego por los realizadores del benchmarking.
De esta forma, y tomando en consideración patrones culturales, históricos y psicosociales,
es posible adoptar y adaptar procesos de aquellos países que se considerar líderes en
distintas áreas, sean estas la educación, la seguridad, los servicios penitenciarios, la salud
(servicios de primeros auxilios, hospitalarios, atención de desastres, planes de vacunación y
prevención, entre otros), el desarrollo deportivo, los sistemas de seguridad social y empleo,
entre muchos otros, incluyendo los procesos administrativos burocráticos propios de los
organismos oficiales.
A tal efecto es menester para una mejor coordinación y seguimiento en el logro de los
objetivos, la existencia de una Oficina de Benchmarking. Cabe acotar que no sólo deben ser
objeto de benchmarking otros Estados o entes estatales (ya sea la municipalidad de un país
en relación a otro, sino además entre municipios de un mismo país), sino además con otras
organizaciones privadas (como podría ser de un hospital público en relación a uno privado).
4. Tercerización
En esa búsqueda de las misiones fundamentales del Estado, han de detectarse aquellos
servicios que si bien el Estado debe garantizar, lo mismos pueden ser realizados de manera
más eficiente por empresas privadas. Tales pueden ser los casos de la recolección y
tratamiento de la basura, los servicios informáticos, y una gran cantidad de servicios de los
cuales las oficinas gubernamentales son usuarias o consumidoras.
Ello permitiría una importante liberación de recursos, no sólo monetarios, sino también de
tiempo que en lugar de destinarse a la planificación de estos servicios pueden destinarse a
cubrir labores y objetivos más perentorios.
5. Capacitación
Si a nivel privado muchos directivos y empleados desconocen por completo lo que son y
como funcionan herramientas e instrumentos tales como los Círculos de Calidad, la Gestión
de Calidad Total, el Control Estadístico de Procesos, sistemas de Resolución de Problemas
y Toma de Decisiones, el Mantenimiento Productivo Total, el sistema de sugerencias, el
Cuadro de Mando Integral y el Just in Time entre muchos otros, que cabe decir o acotar
acerca de lo que al respecto sucede a nivel estatal.
Una falta total de capacitación y mejoramiento campea entre los funcionarios y empleados
de los organismos latinoamericanos, con algunas pocas excepciones. Ello da lugar a
pésimos niveles en materia de calidad, control, planificación, prevención y satisfacción de
los ciudadanos.
Si a nivel privado se considera que en las organizaciones privadas de los países centrales se
utiliza cuatro veces más especio del necesario, dos veces más mano de obra de la necesaria
y diez veces más tiempo del requerido para completar los ciclos, que cabe decir de
organismos públicos correspondientes a países que no son centrales.
Una impresionante cantidad de empleados que nada aportan, y que consumen los recursos
escasos de estos países, no hacen más que reforzar el círculo vicioso de la pobreza. El
clientelismo político, sumado a los altos índices de desocupación amontonan ingentes
masas de individuos en despachos oficiales con paupérrimos salarios, y entorpeciendo con
sus inservibles reglas y en muchos casos corruptas decisiones, las actividades de las
empresas privadas. Por supuesto que dentro de estas kafkianas organizaciones, que
organizacionalmente semejan gigantescas pirámides, están los burócratas y políticos que
amasan ingentes fortunas productos de la corruptela y el desorden. Además éstas extensas y
pesadas burocracias impiden o desaceleran las decisiones que desde lo alto de la cúspide
toman los más altos poderes del Estado.
Se hace necesario capacitar a los funcionarios y empleados del Estado tanto en Círculos de
Calidad, como en sistemas de sugerencias, utilización de computadoras, estadística básica y
Control Estadístico de Procesos, mejora continua, trabajo en equipo, calidad, productividad
y gestión del cambio entre otras muchas cuestiones necesarias para personas que han
ingresado al siglo veintiuno y pretenden mejores niveles de vida.
Además estas capacitaciones servirán para lograr dentro de un plan de mediano plazo ir
transfiriendo personal de la actividad pública a la privada, siendo para ello fundamental un
claro cambio tanto en el plano cultural, como motivacional.
6. Estructura organizacional
Las estructuras organizacionales gubernamentales responden a las filosofías, paradigmas,
sistemas de gestión y entornos propios de lo que Alvin Tofler define como la Segunda Ola.
Así pues, estructuras con numerosísimos niveles, alto nivel de formalismo, elevada
centralización en la toma de decisiones, elevada división del trabajo y departamentalización
llevan a organizaciones lentas, con múltiples duplicación de misiones y actividades, falta de
comunicación e información eficiente, mano de obra infrautilizada y escasamente
motivada.
Los sucesos del 11 de Septiembre en los Estados Unidos marcaron claramente, y en la
primer potencia mundial, los altos grados de ineficiencia estructural. Múltiples organismos
que cumplían parecidas o iguales funciones y objetivos, con elevadísimos presupuestos,
que no compartían su información, ni desarrollaban eficazmente las labores para las cuales
habían sido creadas.
Los nuevos tiempos marcados por la comunicación y la informática, que conforman lo que
se da en llamar la Tercer Ola, no es compatible con este tipo de estructuras
organizacionales. Un personal con mayor formación y mayores expectativas requiere de
tareas mas enriquecidas y amplias, con mayor autonomía. El clásico estereotipo del
burócrata que esta encargado de sellar formularios, desconoce su razón de ser y el resto del
proceso, es propio de organismos que infrautilizar sus recursos, provocando además altos
tiempos de espera y prolongados períodos de tiempo en sus procesos.
Estructuras planas, con tramos de control más amplios, mejorarán ostensiblemente la
eficiencia, reduciendo costos y prestando niveles más alto de satisfacción a la sociedad.
Los burócratas y políticos tienden a preservar las estructuras organizacionales del pasado
producto de sus intereses personales y / o de sus vetustos paradigmas. No corregir tal
situación condenará no sólo a los organismos públicos, sino también a la nación toda al
fracaso. En un mundo globalizado y cada día más competitivo las estructuras al estilo
soviético han caído producto de su propio peso e ineficiencia. Las estructuras weberianas
tienden a remozarse. Los países anglosajones al igual que Japón y otros países del sudeste
asiáticos tienden a profundos cambios y un proceso de mejora continua que lleva a menores
niveles de desperdicio de recursos.
Los países latinoamericanos, sobre todo los de habla hispana, tienen una fuerte cultura
burocrática y formalista propias de la herencia cultural. Reestructurarse mentalmente es
fundamental para estos países, de manera de no ver al Estado como si se tratará del sol o las
estrellas, el Estado es producto del hombre y el objetivo es organizarlo de manera tal de que
preste de la mejor forma posible su razón de ser.
La rápida evolución del mundo ya no resiste organismos que no acompañen estratégica y
funcionalmente dichos cambios. En términos marxistas el Estado como superestructura se
está oponiendo o frenando la evolución de la infraestructura económica.
7. Aplicando el kaizen
Aplicar el kaizen en cualquier organización requiere de fuertes cambios culturales, y mucho
más si se trata del Estado. La necesidad de ser más eficaces y eficientes, la búsqueda de una
mayor satisfacción por parte del usuario o ciudadano, unos tiempos de respuesta más
rápidos, y mayores niveles de calidad en las prestaciones requieren de una profundización
en la ética del trabajo.
En una empresa privada una motivación importante para el cambio en la mentalidad de
directivos y trabajadores es la simple supervivencia. En una economía de mercado sólo
sobreviven a mediano y largo plazo las empresas más competitivas. No sobrevivir significa
la pérdida de los puestos de trabajo. Ahora bien, como en las administraciones públicas de
muchos países los puestos de trabajo están garantizados y tienen el monopolio de los
servicios, les da lo mismo mejorar o no a los funcionarios y trabajadores. Para lograr una
mayor motivación debe ser necesario terminar con el aseguramiento de los puestos de
trabajo, haciendo competir a muchos de ellos vía tercerización de servicios. Por otra parte
el pago de suplementos en función de ahorros debe ser una forma de motivar la
optimización de los recursos. Para que ello se logre es fundamental altos niveles de control
interno, muy poco le ha de interesar a un funcionario o empleado no cobrar suplementos, si
logra importantes ingresos productos de la corrupción.
El kaizen trabaja en torno a tres aspectos: la eliminación de desperdicios (mudas), la
estandarización, y las 5 “S”. Permitir el desarrollo de estos objetivos requiere de la
implementación de los sistemas de Mantenimiento Productivo Total (TPM), la Gestión de
Calidad Total (TQM), el Just in Time (JIT), el despliegue de políticas, la actividad de
grupos pequeños y el sistema de sugerencias.
8. Pensando y trabajando en el tema desperdicios
Los siete grandes desperdicios definidos a partir de los análisis del JIT son:
1. Sobreproducción
2. Inventarios
3. Procesamientos
4. Esperas
5. Reparaciones, reprocesamientos y productos desechados
6. Movimientos
7. Transportes
Para cada uno de estos puntos se pueden dar una indefinida cantidad de ejemplos que día a
día se dan en los organismos públicos. Expedientes que se mueven lentamente de despacho
a despacho y muchas veces requieren de repetición de recorridos (tiempos de espera);
grandes inventarios de insumos (drogas, papelerías, de construcción) que consumen espacio
físico, mano de obra, costosos e ineficientes procesos de control, manejo de materiales,
custodias, degradación y recursos financieros, son causa de despilfarros en inventarios;
diseños de procedimientos duplicados e ineficientes, exceso de especialización entre otros
originan desperdicios por procesamientos; falta de planificación y capacitación, como así
también de evaluación motivados en escasos niveles de prevención originan elevados
costos en reparaciones, reprocesamiento, productos desechados e inclusive juicios por mal
desempeño; ausencia de estudios ergonómicos originan bajos niveles de productividad en la
mano de obra; la sobreproducción de elementos y productos o servicios innecesarios
originan altos niveles de derroches.
El excesivo e improductivo uso de recursos, sean estos financieros, materiales, humanos y
el mas costoso de todos el tiempo, originan niveles de desperdicios multimillonarios que
explican en gran medida los elevados déficit estatales.
La implementación de sistemas de sugerencias y grupos de trabajo, destinados a mejorar la
calidad y productividad, reducir costos y tiempos de ciclos, concentrando la atención en las
mudas (desperdicios en japonés) es una tarea de todos los días. No debe pasar un solo día
sin análisis y mejoras concretas. No hacerlo lleva a la degradación continua de los
procedimientos, las personas y los organismos de los que forman parte.
En una sociedad que no acepta la inflación como metodología para cubrir los déficit del
Estado, sólo una utilización más eficiente de los recursos permitirá cumplir eficazmente su
cometido. El desperdicio o despilfarro de recursos tarde o temprano se termina pagando vía
mayor endeudamiento y menor crecimiento económico.
La lentitud en las decisiones y prácticas gubernamentales no se corresponden con la
velocidad de la era informática. En una época conde se deben tomar rápidas decisiones en
materia de seguridad y protección del medio ambiente cualquier decisión fuera de tiempo
provoca importantes perjuicios para el medio ambiente.
9. Las 5 “S”
Las 5 “S” es una fenomenal herramienta o procedimiento consistente en:
1. Separar lo necesario de lo innecesario. Ello permite numerosos resultados
positivos, pudiendo mencionarse los siguientes: a) Ahorro de espacio físico; b)
Detectar elementos, herramientas o documentación extraviada; c) Detectar
mudas (desperdicios) y clasificarlos; d) Reciclar elementos para usos varios; y e)
Genera un espacio de trabajo más amplio para el desarrollo de las tareas.
2. En relación a lo necesario ubicarlo y ordenarlo de manera tal de lograr su más
fácil detección. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar es una forma
clara de definir este segundo punto. De tal forma se evita la pérdida de
elementos, su más fácil detección disminuyendo los tiempos de búsqueda.
3. Limpieza del lugar de trabajo, incluyendo máquinas y equipos. Genera un lugar
más agradable, motivante y seguro para la realización de las actividades.
Contribuyendo además a un mejor mantenimiento de las instalaciones y
máquinas.
4. Aseo personal y utilización de elementos necesarios (ej.: guantes, anteojos
protectores, cascos). Produce mayor motivación en los empleados,
disminuyendo los niveles de accidentes y enfermedades; produce una mejor
imagen tanto interna como externa.
5. Disciplina, repitiendo una y otra vez los pasos anteriores. Consistente en
mantener y mejorar los niveles de orden, cuidado, limpieza y seguridad,
contribuyendo de tal forma a mejorar la autoestima del personal.
10. Estandarización
Implica la documentación de las mejores prácticas en la realización de los procesos
productivos y administrativos. El la administraciones públicas sin lugar a dudas que hay un
exceso de estandarización, pero ellas no representan en si las mejores prácticas, además de
no estar sometidas a un continuo proceso de mejora. La estandarización dentro de la
filosofía kaizen implica un nivel que debe ser objeto de superación a los efectos de lograr
nuevos estándares. En este continuo proceso de mejora se utiliza lo que se da en llamar el
Círculo de Deming, consistente en Planear – Realizar – Evaluar – Actuar (PREA). Este
proceso no debe ser efectuado por distintas áreas de las organizaciones, sino que cada una
de ellas las debe realizar en su totalidad.
Antes de proceder a la mejora de los procesos es menester la estandarización de los
mismos. Ello se realiza mediante el proceso denominado EREA (Estandarizar – Realizar –
Evaluar – Actuar). Una vez puesto bajo control el proceso puede pensarse en mejorar el
mismo a los efectos de reducir sus tiempos o plazos de realización o respuesta, reducir sus
niveles de fallos e insatisfacciones, y mejorar los niveles de productividad y costos.
11. Aplicando el Control Estadístico de Procesos
La aplicación del Control Estadístico de Procesos es fundamental a los efectos tanto de
mejorar los niveles de calidad, como de lograr mejores productividades y menores costos,
como de monitorear los niveles de satisfacción. Desconocer la diferencia existente entre
variaciones debidas a causas aleatorias o naturales y las motivadas a causas especiales o
atribuibles, lleva a cometer gruesos errores en la toma de decisiones. No son iguales los
análisis a efectuar y las acciones a aplicar si las variaciones dependen de una u otra causa.
La utilización de ésta herramienta de gestión, coordinada mediante la utilización del
Cuadro de Mando Integral, resulta en estos momentos de fundamental importancia para
lograr una mejor performance. Mientras no existía éstas herramientas sólo se utilizaban los
Controles de Gestión y Presupuestarios. Hoy que se los puede utilizar, no hacer uso de ellos
constituye un despropósito. Implica entre otras cosas, no saber donde se está parado, ni
adonde se esta encaminando los esfuerzos.
12. La Regla del 80/20
Esta Regla descubierta por el sociólogo y economista italiano Vilfredo Pareto, y
redescubierta y ampliada en sus aplicaciones por el especialista en calidad J. Juran, implica
la existencia de una relación aproximada en más o en menos, que asigna a unos pocos
factores o causas importancia trascendente, y a unas muchas o numerosas causas o motivos
una importancia trivial o intrascendente. Cabe subrayar que el hecho de que unos pocos
tengan menor trascendencia no debe implicar no hacerlos objeto de tratamiento,
simplemente se trata de lograr más rápidos y económicos resultados atacando aquellas
causas que generan la mayoría de las fallas, insatisfacciones, deseconomías e
improductividades.
La aplicación de la Regla del 80/20 no sólo debe ser utilizada a los efectos de mejorar la
calidad, reducir los costos, disminuir los accidentes y tiempos de respuesta, y aumentar los
niveles de productividad, por medio de lo que se da en llamar el Diagrama de Pareto, sino
que además tiene una importancia crucial a la hora de fijar estrategias y políticas de acción
que permitirán un uso más eficiente de los recursos.
Así en el campo de la educación esta comprobado que con posterioridad al proceso de
enseñanza, ya sea en la vida privada o en el trabajo, las personas hacen uso en un 80% del
20% de las materias cursadas. Ello lleva a: a) Destinar más horas a las materias de mayor
peso específico; y b) Especializar la enseñanza de forma tal de que los alumnos reciban
mayor capacitación en aquellos aspectos que de acuerdo a su futura especialización
requiera mayor tiempo de aprendizaje y dedicación.
En el campo de la recaudación y controles impositivos, implica concentrar los sistemas de
recaudación y monitoreo en aquellos contribuyentes que concentran la capacidad de
ingresos. Un 20% de los contribuyentes genera aproximadamente el 80% de la recaudación,
y un porcentaje igual genera también la mayor parte de la evasión. Controlar a pequeños
contribuyentes constituye un desperdicio de recursos, inspeccionando y administrando una
gran base de contribuyentes que generan escasos recursos y no son la causa de la mayor
parte de la evasión.
Igual forma de razonamiento puede y debe ser aplicado en materia de seguridad,
salubridad, accidentes y transportes entre muchos otros.
Así si se identifican estadísticamente las principales problemas de salud, y las causas mas
importantes que las motivan, podrá destinarse recursos a la prevención, con lo cual se
reducirá drásticamente los posteriores costos de correcciones reactivas. Con ello no sólo se
logra reducir los costos de atención de la salud, sino que además se mejora la calidad de
vida de la población. Así sí en una zona determinada la principal enfermedad es el mal de
chagas, y la causa fundamental son las viviendas en los cuales habitan los pobladores que
contraen dicha enfermedad, la política a aplicar aparte de la fumigación de la vinchuca debe
consistir en mejorar la calidad de las viviendas. Actuando de tal forma se reducirá el
principal motivo de enfermedades, teniendo que pasar a continuación con la prevención de
las restantes enfermedades de manera sistemática.
Aplicar esta regla implica concentrar las energías, tiempos y recursos, de una forma más
eficiente, logrando resultados de forma más rápida y contundente.
13. Análisis de actividades
Analizar las actividades implica en materia de organismos públicos, distinguir entre las
actividades que generan valor agregado para los contribuyentes o ciudadanos, de aquellas
que generan valor agregado para la administración, y aquellas otras que no generan valor
agregado alguno.
Debe concentrarse el análisis de manera tal de acumular la mayor parte de los recursos en
aquellas actividades y procesos útiles para la sociedad, disminuyendo a su mínima
expresión las actividades de apoyo, y eliminando sistemáticamente las que no generan valor
agregado alguno.
Los servicios de consultores y especialistas en Administración de Operaciones, Ingeniería
Industrial, y Organización y Métodos, es de gran importancia a los efectos de analizar
debidamente las actividades y procesos, evaluando sus niveles de eficacia, como de
eficiencia, y comparándolos con los benchmark de otras organizaciones civiles o privadas.
14. Conclusión. La búsqueda de los ceros absolutos.
Si bien lograr los ceros absolutos es un imposible, lograr cada vez menor cantidad de fallas
por millón de oportunidades, obtener tiempos de esperas o respuestas cada vez más
reducidos, utilizar cada día menos papel y llevar al mínimos las reparaciones y accidentes,
no es una utopía, y debe ser un objetivo claramente establecido como política de estado.
En la administración pública el objetivo de cero papel, implica trámites más rápidos,
papeles que no se pierden, reducir al mínimo los tiempos de: manipulación, traslado,
copiado, archivo, espacio y búsqueda de distintas documentaciones. Ello produce
claramente menos: tiempos, personal, espacio, energía e insumos; en última instancia lleva
a reducir ostensiblemente los costos o gastos. Esos recursos liberados pueden y deben ser
utilizados en usos más necesarios y prioritarios.
15. Anexo – Los principales sistemas Kaizen
Los siguientes son los principales sistemas que debe establecerse apropiadamente, con el
fin de lograr el éxito de una estrategia Kaizen.
Control de calidad total / Gestión de Calidad Total
Un sistema de producción justo a tiempo
Mantenimiento productivo total
Despliegue de políticas
Un sistema de sugerencias
Actividades de grupos pequeños
Gestión de Calidad Total (TQM)
El objetivo perseguido por la Gestión de Calidad Total es lograr un proceso de mejora
continua de la calidad por un mejor conocimiento y control de todo el sistema (diseño del
producto o servicio, proveedores, materiales, distribución, información, etc.) de forma que
el producto recibido por los consumidores este constantemente en correctas condiciones
para su uso (cero defectos en calidad), además de mejorar todos los procesos internos de
forma tal de producir bienes sin defectos a la primera, implicando la eliminación de
desperdicios para reducir los costos, mejorar todos los procesos y procedimientos internos,
la atención a clientes y proveedores, los tiempos de entrega y los servicios post-venta.
La Gestión de Calidad involucra a todos los sectores, es tan importante producir el artículo
que los consumidores desean, y producirlos sin fallas y al menor coste, como entregarlos en
tiempo y forma, atender correctamente a los clientes, facturar sin errores, y no producir
contaminación. Así como es importante la calidad de los insumos y para ello se persigue
reducir el número de proveedores (llegar a uno por línea de insumos) a los efectos de
asegurar la calidad (evitando los costos de verificación de cantidad y calidad), la entrega
justo a tiempo y la cantidad solicitada; así también es importante la calidad de la mano de
obra (una mano de obra sin suficientes conocimientos o no apta para la tarea implicará
costos por falta de productividad, alta rotación, y costos de capacitación). Esta calidad de la
mano de obra al igual que la calidad de los insumos o materiales incide tanto en la calidad
de los productos, como en los costos y niveles de productividad.
La calidad no es menos importante en áreas tales como Créditos y Cobranzas. La calidad de
ello es fundamental para la continuidad de la empresa. De poco sirve producir buenos
productos y venderlos si luego hay dificultades en el cobro o estos son realizados a un alto
costo.
Calidad y productividad son dos caras de una misma moneda. Todo lo que contribuye a
realzar la calidad incide positivamente en la productividad de la empresa. En el momento
en que se mejora la calidad, disminuye el costo de la garantía al cliente, al igual que los
gastos de revisión y mantenimiento. Si se empieza por hacer bien las cosas, los costes de
los estudios tecnológicos y de la disposición de máquinas y herramientas también
disminuyen, a la vez que la empresa acrecienta la confianza y la lealtad de los clientes.
Existen dos factores que tienden a reducir costes con el control de calidad:
1. La parte de la producción que antes se desechaba es vendible.
2. La producción puede aumentarse utilizando el mismo equipo.
Pensemos en lo que sucede cuando conducimos un coche por una carretera en mal estado.
Obviamente, tenemos que reducir la velocidad, mientras que en una autopista bien
pavimentada se puede circular más deprisa. Así es como es; pero hay que experimentar la
mejora para comprenderla de verdad. El control de calidad puede hacer maravillas en una
empresa y el éxito de muchos productos japoneses da fe de este hecho.
La mecanización se ocupa de las cosas, mientras la especialización se ocupa de los recursos
humanos. La combinación efectiva de personas y cosas es competencia de la dirección.
Podemos tener instalaciones similares y gente parecida, pero según como dirijamos estos
dos factores, los resultados pueden ser bastante diferentes. Dos empresas pueden fabricar el
mismo tipo de productos, con instalaciones y equipos prácticamente idénticos y con un
número de trabajadores parecido. Según la empresa, no obstante, los productos acabados
pueden ser bastante distintos en lo referente a calidad, coste y productividad.
John Heldt, consultor de empresas en sistemas de Coste de Calidad dijo: “La reducción del
coste de mala calidad incrementará su beneficio global más que si se duplicara las ventas”.
Y añadió: “La mayoría de las empresas gastan en mala calidad más de tres veces lo que
sacan de beneficios. Reduzca a la mitad su coste de la mala calidad y, por lo menos,
duplicará sus beneficios”
El Sistema de Producción Justo a Tiempo
El sistema de producción justo a tiempo se orienta a la eliminación de actividades de todo
tipo que no agregan valor, y al logro de un sistema de producción ágil y suficientemente
flexible que de cabida a las fluctuaciones en los pedidos de los clientes.
Los principales objetivos del Justo a Tiempo son:
a) Atacar las causas de los principales problemas
b) Eliminar despilfarros
c) Buscar la simplicidad
d) Diseñar sistemas para identificar problemas
Las técnicas de JIT son aplicables no sólo a la industria manufacturera sino a la de
servicios. Pensemos por ejemplo en una entidad bancaria. Ubiquémonos en el tema
formularios, las entidades tradicionales producen los mismos por tandas con los costos de:
stock de insumos, stock de formularios impresos en las Casas Central y Sucursales,
destrucción por humedad y manipulación, a ello debe agregarse pérdida ocasionada por los
cambios reglamentarios o de márketing que invalidan los existentes y el costos de
transporte. A ello debe sumarse los costos de pedidos consistentes en realización de
conteos, integración de formularios de pedidos, contabilización de gastos por sucursal,
preparación de los pedidos, y el espacio físico y de estantería necesaria en Depósito y
Sucursales. Aplicando el concepto de JIT existen diversas alternativas, desde un CD con los
modelos de formularios enviados desde la Casa Central a las Sucursales para que estas
impriman los mismos a medida que es necesaria su utilización, o la impresión de
formularios vía Intranet. Y en el último de los casos, de no contarse con sistemas
computacionales acordes, utilizar el sistema Kanban (cada block de formularios o repuestos
viene acompañado de un Kanban de transporte el cual es enviado a Casa Central una vez
terminado el block o resma, Casa Central al recepcionar los mismos envía un nuevo block a
la Sucursal con el Kanban de transporte y envía el Kanban de producción del block enviado
a imprenta para que procedan a imprimir el block de reemplazo, ello es factible reduciendo
los tiempos de preparación en los rotaprim.
Entre los desperdicios incurridos en el proceso de producción tenemos:
Sobreproducción
Desperdicio del tiempo dedicado a la máquina
Desperdicio involucrado en el transporte de unidades
Desperdicio en el procesamiento
Desperdicio en tomar el inventario
Desperdicio de movimientos
Desperdicio en la forma de unidades defectuosas
“La sobreproducción es el enemigo central que lleva al desperdicio en otras áreas”
Por otra parte es menester mencionar los desperdicios producidos por los trabajos
adicionales debidos a:
Un diseño deficiente del producto
Los métodos deficientes de fabricación
A la administración deficiente, y
La incompetencia de los trabajadores
Entre las ventajas del Justo a Tiempo tenemos:
Acortamiento del tiempo de entrega
Reducción del tiempo dedicado a trabajos de no procesamiento
Inventario reducido
Mejor equilibrio entre diferentes procesos
Aclaración de problemas
El Just in Time promueve a los efectos de incrementar los niveles de productividad y
disminuir los niveles de desperdicios:
La combinación de secciones en U
Versatilidad de los trabajadores (mediante rotación de los trabajadores, el control de
la efectividad de las rotaciones se efectúa mediante el cálculo de la tasa de
polivalencia)
Versatilidad de las máquinas (mediante el sistema SMED, el cual permite disminuir
los tiempos de preparación).
Si bien en el Japón el sistema JIT fue y es una necesidad imperiosa producto de su escasez
de espacios físicos y materias primas, en la Argentina la escasez de capitales y los elevados
costos financieros hacen imperiosa su utilización. También el espacio físico es de cuidar,
sobre todo en zonas de altos precios de terrenos, altos costos de alquiler o el costo de la
construcción y mantenimiento de grandes almacenes, como así también el elevado costo de
la administración, manipulación, transporte, control y seguridad de los inventarios de
insumos y productos terminados. El almacenaje es una actividad que no agrega valor, sólo
consume recursos.
Mantenimiento Productivo Total (TPM)
En tanto el TQM hace énfasis en el mejoramiento del desempeño gerencial general y la
calidad. TPM se concentra en el mejoramiento de la calidad de los equipos. TPM trata de
maximizar la eficiencia de los equipos a través de un sistema total de mantenimiento
preventivo que cubra la vida del equipo.
Mediante el TPM se trata de racionalizar la gestión de los equipos que integran los procesos
productivos, de forma que pueda optimizarse el rendimiento de los mismos y la
productividad de tales sistemas. Para ello se centra en unos objetivos y aplica los medios
adecuados.
Los objetivos son lo que se denomina las seis grandes pérdidas. Todas ellas se hallan
directa o indirectamente relacionadas con los equipos, y desde luego dan lugar a
reducciones de eficiencia del sistema productivo, en tres aspectos fundamentales:
Tiempos muertos o de paro del sistema productivo
Funcionamiento a velocidad inferior a la capacidad de los equipos
Productos defectuosos o malfuncionamiento de las operaciones en un equipo
Los medios de que se vale el TPM, son los distintos sistemas de gestión que han permitido
implantar el adecuado mantenimiento, tanto a nivel de diseño como de la operativa de los
equipos, para paliar al máximo las pérdidas de los sistemas productivos que puedan estar
relacionadas con los mismos. Básicamente estos son los aspectos fundamentales:
Mantenimiento básico y de prevención de averías realizado desde el propio puesto
de trabajo y por tanto por el propio operario.
Gestión de mantenimiento preventivo y correctivo optimizada.
Conservación completa y continua de los equipos y aumento consiguiente de su
vida.
Más allá de la conservación, se tratará de mejorar los equipos, su funcionamiento y
su rendimiento.
Formación adecuada al personal de producción y de mantenimiento, acerca de los
equipos, su funcionamiento y su mantenimiento.
El TPM supone un nuevo concepto de gestión del mantenimiento, que trata de que éste sea
llevado a cabo por todos los empleados y a todos los niveles a través de actividades en
pequeños grupos. Ello implica:
Participación de todo el personal, desde la alta dirección hasta los operarios de
planta. Incluir a todos y cada uno de ellos para alcanzar con éxito el objetivo.
Creación de una cultura corporativa orientada a la obtención de la máxima eficacia
en el sistema de producción y gestión de equipos. Es lo que se da a conocer como
objetivo: EFICACIA GLOBAL: Producción + Gestión de equipos
Implantación de un sistema de gestión de las plantas productivas tal que se facilite
la eliminación de las pérdidas antes de que se produzcan y se consigan los objetivos
de: Cero Defectos – Cero Averías – Cero Accidentes
Implantación del mantenimiento preventivo como medio básico para alcanzar el
objetivo de cero pérdidas mediante actividades integradas en pequeños grupos de
trabajo y apoyado en el soporte que proporciona el mantenimiento autónomo.
Aplicación de los sistemas de gestión de todos los aspectos de la producción,
incluyendo diseño y desarrollo, ventas y dirección.
Las seis grandes pérdidas de los equipos
Tiempos muertos y de vacio
1. Averías
2. Tiempos de preparación y ajuste de los equipos
Pérdidas de velocidad del proceso
3. Funcionamiento a velocidad reducida
4. Tiempo en vacío y paradas cortas
Productos y procesos defectuosos
5. Defectos de calidad y repetición de trabajos
6. Puesta en marcha
Todos estos aspectos no sólo son propios de empresas industriales, sino además de las
prestadoras de servicios, llámense transportes, bancos, sanatorios, distribuidoras de energía
entre otras.
Pensemos en casos mas simples: el costo de papelería y tinta (o toner) por mal
funcionamiento de fotocopiadoras o impresoras, sumados al costo que hoy en día esos
insumos tienen.
Así pues tenemos que la TPM implica:
Que los operadores participen en el mantenimiento preventivo, que estén
capacitados en el funcionamiento interno de su máquina y se hagan responsables de
que no haya paros por descomposturas.
Diagnosticar por adelantado el mal funcionamiento, antes de que ocurra un paro.
Que todo paro de mantenimiento y toda compra de refacciones se prevea y
programe. Cero paros por descompostura y mínimo inventario de refacciones.
El TPM requiere de lo siguiente:
1. Un programa de computadora adecuado para captar cifras, tendencias y
comentarios acerca de la historia del mantenimiento de cada máquina.
2. Que el personal de operación esté capacitado en cuanto al funcionamiento
interno de las máquinas que maneja, y sea capaz de diagnosticar sus problemas
estando en operación, por síntomas perceptibles por el oído, vista, tacto y olfato.
3. Que se disponga de procedimientos para que el operador pueda pedir y recibir
ayuda inmediata cuando necesite consulta sobre un síntoma nuevo de la
máquina.
4. Que haya listas de agenda, generadas por la computadora o manualmente, que
indiquen con anticipación cuándo deben reemplazarse las partes de desgaste.
5. Que el operador cuente con un “Equipo SEIKETSU”, con todo lo necesario para
arreglar detalles pequeños que permitan conservar la máquina siempre en
perfecto estado.
Lo principal que ordena el TPM es que no se tenga ningún ingeniero o técnico de
mantenimiento que considere imposible programar los trabajos de mantenimiento al grado
de lograr cero paros imprevistos. Hay que desterrar la actitud de vivir a la expectativa de
descomposturas. La técnica TPM ordena estar en continua vigilancia de cualquier síntoma
para poder diagnosticar temprano; esto consiste en saber que la máquina tiene problemas
antes de que se pare. Para ello los operadores deben estar perfectamente capacitados en
cuanto al funcionamiento interno de las máquinas.
Despliegue de políticas
La gerencia debe establecer objetivos claros para guiar a cada persona y asegurarse de
suministrar liderazgo para todas las actividades kaizen dirigidas hacia el logro de los
objetivos. La alta gerencia debe idear una estrategia a largo plazo, detallada en estrategias
de mediano plazo y estrategias anuales. La alta gerencia debe contar con un plan para
desplegar la estrategia, pasarla hacia abajo por los niveles subsecuentes de gerencia hasta
que llega a la zona de producción.
El Sistema de Sugerencias
El sistema de sugerencias funciona como una parte integral del kaizen orientado a
individuos, y hace énfasis en los beneficios de elevar el estado de ánimo mediante la
participación positiva de los empleados. No se espera con ello cosechar grandes beneficios
económicos de cada sugerencia. La meta primaria es desarrollar empleados con mentalidad
kaizen y autodisciplinados.
Actividades de Grupos Pequeños
Una estrategia Kaizen incluye actividades de grupos pequeños que se organizan dentro de
la empresa para llevar a cabo tareas específicas en un ambiente de trabajo. Los mismos no
sólo tratan temas vinculados a la calidad, sino también referentes a los costos, la
productividad, y la seguridad entre otros. En cualquier empresa, dejando de lado su tamaño
y actividad es posible y necesario fomentar este tipo de actividades tendientes a lograr un
mejor trabajo en equipo y obtener la interacción entre sus componentes para mejorar los
estándares de la organización. Debe tenerse siempre presente que no hay compromiso sin
participación”.
16. Anexo II - Control estadístico de procesos
El control estadístico de procesos (CEP) es una técnica estadística, de uso muy extendido,
para asegurar que los procesos cumplen con los estándares. Todos los procesos están
sujetos a ciertos grados de variabilidad, por tal motivo es necesario distinguir entre las
variaciones por causas naturales y por causas imputables, desarrollando una herramienta
simple pero eficaz para separarlas: el gráfico de control.
Se utiliza el control estadístico de procesos para medir el funcionamiento de un proceso. Se
dice que un proceso esta funcionando bajo control estadístico cuando las únicas causas de
variación son causas comunes (naturales). El proceso, en primer lugar, debe controlarse
estadísticamente, detectando y eliminando las causas especiales (imputables) de variación.
Posteriormente se puede predecir su funcionamiento y determinar su capacidad para
satisfacer las expectativas de los consumidores. El objetivo de un sistema de control de
procesos es el de proporcionar una señal estadística cuando aparezcan causas de variación
imputables. Una señal de este tipo puede adelantar la toma de una medida adecuada para
eliminar estas causas imputables.
Las variaciones naturales afectan a todos los procesos de producción, y siempre son de
esperar. Las variaciones naturales son las diferentes fuentes de variación de un proceso que
está bajo control estadístico. Se comportan como un sistema constante de causas aleatorias.
Aunque sus valores individuales sean todos diferentes, como grupo forman una muestra
que puede describirse a través de una distribución. Cuando estas distribuciones son
normales, se caracterizan por dos parámetros. Estos parámetros son:
La media de la tendencia central
La desviación estándar
Mientras la distribución (precisión del output) se mantenga dentro de los límites
especificados, se dice que el proceso está “bajo control”, y se toleran pequeñas variaciones.
Las variaciones imputables de un proceso suelen deberse a causas específicas. Factores
como el desgaste de la maquinaria, equipos mal ajustados, trabajadores fatigados o
insuficientemente formados, así como nuevos lotes de materias primas, son fuentes
potenciales de variaciones imputables.
Las variaciones naturales y las imputables plantean dos tareas distintas al director de
operaciones. La primera es asegurar que el proceso tendrá solamente variaciones naturales,
con lo cual funcionará bajo control. La segunda es, evidentemente, identificar y eliminar
variaciones imputables para que el proceso pueda seguir bajo control.
El control estadístico de procesos es un medio por el cual un operario o directivo puede
determinar si un proceso genera outputs que se ajustan a las especificaciones y si es
probable que los siga generando. Consigue esto midiendo parámetros clave de una pequeña
muestra de los outputs generadas a intervalos, mientras está en marcha el proceso.
Esta información se puede utilizar como base para realizar ajustes sobre los inputs al
proceso o sobre el proceso mismo si es necesario, para evitar que se produzcan outputs que
no se ajustan a las especificaciones.
La producción de artículos que se ajustan por poco a las especificaciones puede ser
aceptable hoy día, pero toda variación del valor nominal que se tiene como objetivo pude
provocar rechazos y reelaboraciones a lo largo de la cadena de trabajo. Las variaciones del
valor nominal también pueden provocar problemas significativos a causa de la
interdependencia de los componentes en los productos complejos. El CEP permite a las
empresas mejorar de manera constante la actuación del proceso para reducir las variaciones
en los outputs. Esta capacidad de reducir las variaciones con respecto al valor nominal
puede aportar claras ventajas competitivas, y puede permitir cobrar precios más elevados
por los productos.
Bibliografía
IMAI, Masaaki. Cómo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo – McGraw Hill –
1998
IMAI, Masaaki. Kaizen. La clave de la ventaja competitiva japonesa CECSA
1999
DEMING, W. Edwards. La Nueva Economía – Díaz de Santos – 1997
LEFCOVICH, Mauricio. Kaizen. La mejora continua aplicada en la calidad,
productividad y reducción de costos – www.monografias.com – 2003
LEFCOVICH, Mauricio. Kaizen aplicado a los procesos y actividades
administrativos – burocráticos – www.monografias.com – 2003
LEFCOVICH, Mauricio. Kaizen. Filosofía Cultura y Ética de la Mejora Continua
– www.monografiass.com – 2003

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Lefcovich Mauricio. (2004, enero 30). Kaizen en la gestión pública. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/kaizen-en-la-gestion-publica/
Lefcovich, Mauricio. "Kaizen en la gestión pública". GestioPolis. 30 enero 2004. Web. <http://www.gestiopolis.com/kaizen-en-la-gestion-publica/>.
Lefcovich, Mauricio. "Kaizen en la gestión pública". GestioPolis. enero 30, 2004. Consultado el 2 de Septiembre de 2015. http://www.gestiopolis.com/kaizen-en-la-gestion-publica/.
Lefcovich, Mauricio. Kaizen en la gestión pública [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/kaizen-en-la-gestion-publica/> [Citado el 2 de Septiembre de 2015].
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