El Kaizen implica la búsqueda continua de la armonía y equilibrio organizacional. Equilibrio y armonía en sus procesos internos y, en sus relaciones con el entorno.
De la misma forma en que el cuerpo humano enferma ante el crecimiento desequilibrado de algunas células, de igual modo el crecimiento desequilibrado de los sectores o de la producción y sus inventarios termina generando graves problemas en la empresa.
Es una cuestión filosófica, pero también técnica. Si bien puede analizarse el desequilibrio mediante fórmulas matemáticas, para la persona embebida de la filosofía y espíritu del kaizen, el desequilibrio y desarmonía quedan patentizados con sólo recorrer la planta y las oficinas. Es por ello que Masaaki Imai aconseja visitar el lugar de trabajo (gemba) para tomar directamente contacto con la realidad.
Hay desequilibrio y falta de armonía cuando una empresa produce más de lo que el mercado demanda, hay desequilibrio y desarmonía cuando los objetivos de los diferentes sectores de la organización son opuestos o contradictorios. No hay armonía organizacional cuando no existe armonía entre sus integrantes. No existe armonía cuando los egresos superan a los ingresos.
No tenemos equilibrio si lo que se produce no se vende, cuando lo que se vende no se cobra, o cuando lo que se cobra no se reinvierte adecuadamente.
Los desequilibrios financieros no son más que los síntomas en los desequilibrios internos de la organización y de ésta con su entorno.
El ki (chi) como energía vital que debe correr por la organización encuentra murallas, restricciones, obstrucciones o cuellos de botella que deben ser removidos para dejar transitar libremente esa energía vital.
Hay restricciones cuando la comunicación no es entendida o comprendida por las personas a las cuales van dirigidas, hay restricciones cuando los niveles medios frenan o distorsionan dicha comunicación.
Hay restricciones cuando el diseño de los procesos no permite un flujo continuo y armónico de insumos y materiales. Tenemos restricciones por faltas de calidad, distintas velocidades de producción entre las distintas etapa del proceso, cuando se producen averías o los tiempos de preparación son demasiados extensos, cuando se demora la recepción de los insumos y partes enviados por los proveedores, o los mismos no respetan el cumplimiento en cuanto a cantidades y calidades.
Estas restricciones ocasionan una falta de equilibrio o armonía en el desplazamiento de los flujos de insumos, productos, comunicación, información. Ello termina generando un desperdicio o despilfarro de energías. Las mudas (desperdicios en japonés) no son pues otra cosa más que el producto de los desequilibrios de la organización y de esta con su entorno.
En tanto que las muras (variabilidades o irregularidades) describen tanto la falta de cumplimiento de estándares, como el desequilibrio en las velocidades de los procesos o actividades interrelacionadas. Con la expresión muri los japoneses hacen referencia a la tensión. Tensión que es causa y efecto de los desperdicios e irregularidades.
Es esa desarmonía la que genera los problemas financieros, de desmotivación, de estrés y crisis nerviosa de sus integrantes.
Cuando a un organismo o máquina se le exige más de lo que éste puede generar en una determinada cantidad de tiempo ello termina ocasionando un cansancio y un agotamiento provocado por ese desequilibrio. Cuando se produce más smog que lo que la naturaleza puede ir absorbiendo terminamos con contaminación, cambios climáticos y contaminación.
Es la falta de equilibrio o mejor dicho el desequilibrio ecológico lo que ocasiona los problemas. De igual forma un ser humano que consume más calorías de las necesarias termina generando acumulación de grasas, obesidad, exceso de azúcar en sangre, y problemas cardíacos.
De igual forma una empresa que crece en su tamaño, en la cantidad de líneas y en la cantidad de personal más allá de lo que puede tener bajo control y explotar de manera útil termina generando graves problemas financieros. El desequilibrio estructural, el desequilibrio productivo y el desequilibrio burocrático termina degenerando en un cáncer organizacional. Una empresa que produce más de lo que puede vender termina generando grandes stock generadores de mayores costos, de mayores gastos financieros y de un desperdicio de espacio, recursos monetarios y personal.
En una empresa se refleja económicamente estas desarmonías cuando la empresa pasa a operar en las zonas de pérdidas por no tomar en consideración los rendimientos marginales decrecientes y las deseconomías de escala. No guardar debidamente las proporciones entre los diferentes insumos, y de estos con las estructuras productivas y administrativas reducen las ganancias y/o incrementan las pérdidas.
Algo semejante acontece en la economía de un país y en los gastos del Estado. Cuando las actividades improductivas de éste crecen más allá de lo necesario terminan ahogando la actividad privada debido al incremento de impuestos, de la tasa de interés y/o de la inflación provocadas para su financiación.
La historia económica de un país no es más que el desarrollo secuencial de equilibrios y desequilibrios. De igual forma en que para restablecer la salud en el cuerpo humano es menester devolver a este su armonía y equilibrio, de igual forma resolver los problemas sociales y económicos de un país implica analizar y comprender la razón de sus desequilibrios y desarmonías, para volver a restituírselas.
Así los países más desarrollados no son otra cosa más que el producto de un mayor equilibrio y armonía generados a lo largo de extensos períodos de tiempo. Equilibrio y armonía política, institucional, económica y financiera, cultural y productiva fueron y son las bases de los logros obtenidos y por obtener en las naciones de mayor desarrollo. Así los desequilibrios entre la oferta y la demanda global, entre el ahorro y la inversión, en la balanza comercial y en la de pagos terminan generando inflación o deflación, recesiones, depresiones y desempleo, todas ellas expresiones de sociedades y economías enfermas.
Todo sistema sufre el ataque de fuerzas tendientes a desestabilizarlos. El ser humano, la empresa, el Estado, y la sociedad en su conjunto deben luchar por protegerse de tales fuerzas y, conservar y reponer el equilibrio en su funcionamiento y desarrollo.
Las políticas económicas y sociales a nivel país, y los planes y estrategias a nivel corporativos deben ser evaluados en función de los equilibrios o desequilibrios que terminan generando.
Es en esta lucha continua, casi perpetua en la búsqueda de la armonía donde debemos encontrar la razón, causa y sentido del kaizen. Kaizen como sistema destinado a conservar y restablecer la energía vital en la organización.
Una organización debe buscar su armonía en la sencillez y simplicidad de sus procesos, en el tamaño y flexibilidad de sus estructuras, en la fuerza y energía de sus actividades y en la disciplina y felicidad de su personal.
