Introducción a la planeación y sus instrumentos

Resumen

La planeación es la primera etapa del proceso administrativo, que abre el camino a las demás etapas, es en ésta cuando se establecen la orientación y el enfoque de las actividades de la empresa, su estudio se ha llevado a cabo casi al mismo tiempo que la misma comercialización, ya que comprende el establecimiento de las variables de qué se va a ofrecer y a quién, su importancia radica principalmente en que ésta es la base para la estructura de la organización, es decir el por qué y para qué se establece, para obtener resultados efectivos en esta etapa, existen diversas herramientas para llevar a cabo una planeación exitosa, así como también las técnicas necesarias para que la empresa alcance los objetivos que se establece.

Introducción

La planeación constituye el primer paso del proceso administrativo, el cual comprende las 4 actividades principales que desempeña un gerente: planeación, organización, dirección y control. En este punto se definen los objetivos, así como las acciones necesarias para alcanzarlos. Para esto se debe está consciente del impacto de las variables que rodean a la empresa.

Este proceso conlleva una toma de decisiones que fijarán el curso acción necesario para llegar a los objetivos establecidos. Se debe definir la estructura de la organización que sea acorde a las estrategias a implementar, los recursos necesarios para llevar a cabo sus actividades, así como los indicadores y controles a utilizar en la producción de los productos finales de la empresa, ya sean bienes o servicios, por lo que constituye el elemento más importante del proceso administrativo, puesto que sin esta no se podrían llevar a cabo las demás etapas del mismo.

Por lo tanto una planeación es vista como un conjunto de procedimientos que tienen la finalidad de diseñar, contralar y valorar su eficacia. A través de este procedimiento se puede analizar el entorno externo e interno de la empresa, y en base a diversas políticas se guiarán hacia la consecución de las metas fijadas, cabe mencionar que la empresa debe tomar en cuenta que sus actividades deben ser acorde al entorno administrativo, financiero, productivo, cultural, tecnológico y social.

En pocas palabras la planeación pretende dirigir a la organización en base al estudio del entorno, así como de las estrategias, políticas y actividades que se han fijado para alcanzar los resultados esperados, para esto necesita de una o varias herramientas o instrumentos los cuales se expondrán en el presente trabajo.

Para efectos de poder comprender el enfoque del artículo, primero se definirá el término planeación:

“Comprende el proceso de tomar decisiones sobre la operación de la empresa y prever, hasta donde se pueda, sobre su funcionamiento” (H. Murcia, 1974)

Sin embargo existe diversos conceptos definidos por diferentes autores, desde su punto de vista la planeación la definen como se expone a continuación:

Para George R. Terry:

“Es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados”

Para Munch y García:

“Es la determinación de los objetivos y elección de los recursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro“.

Para Montana y Charnov:

“Es describir cómo elegir un destino, evaluar metas, alternativas y decidir un camino específico”.

“Es la determinación de los objetivos y elecciones de los cursos de acción para lograrlos con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro”

Para Harold Koonts y Heinz Weihrich:

“Es la selección de misiones, objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones; selección de un curso de acción entre varias opiniones”.

En una organización, la parte de la planeación consta de una visualización del futuro de la organización, así como del diseño del plan de acción.

Es por esto que este paso del proceso administrativo conlleva la cuestión y resolución de preguntas básicas como son: qué hacer, cómo hacerlo, cuándo se debe hacer y quién debe llevarlo a cabo. De manera más concreta se establece el por qué y para qué de la estructuración de la organización.

Este proceso conlleva una toma de decisiones debido a que se deben escoger dentro de un amplio conjunto de opciones, la alternativa más acorde a la empresa.

El concepto de planificación de la economía fue introducido por primera vez por el Conde de Saint-Simon basándose en los trabajos de Taylor y Fayol. Los primeros registros de planeación institucional se establecieron a finales del siglo XIX, sin embargo no fue hasta los inicios del siglo XX que se utilizó la planeación en algunos niveles social y económicos, al mismo tiempo que se introdujo en la literatura científica dando pie a que se estudiaran los principios de la organización , así como del trabajo.

Al principio la planeación se utilizaba únicamente en el ámbito militar, sin embargo su estudio como teoría se comenzó a principios del siglo XX debido a los inconvenientes económicos de la época.

Alrededor de los años treinta, durante el acontecimiento conocido como la gran depresión, John M. Keynes, establece que la planeación era un factor importante para la evolución de la economía de un país, proponía la utilización de diversas fórmulas para vencer los inconvenientes de los países capitalistas en el Occidente.

Desde los años 50´s hasta hoy en día la planeación ha sido el núcleo sobre el que gira la mayor parte de la teoría administrativa, dado que se observa también que en la actualidad los problemas relativos a los desenvolvimientos administrativos, empresariales y económicos encontrados en los textos reconocen que el principal inconveniente de estos es la planeación.

Importancia de la planeación

La planeación se considera la base con la que se inician las actividades de la organización, sin embargo su importancia radica en otros puntos como que este paso representa un fundamento del proceso administrativo, en este punto deben realizarse la investigaciones pertinentes para orientar la empresa sobre bases adecuadas, se formula una preparación para que la empresa se encuentre fortalecida ante los inconvenientes que encuentre, establece el ambiente interno necesario para que sea acorde a las actividades que va desempeñar para conseguir sus objetivos.

Es importante también porque en esta etapa se debe estar orientando una mejora hacia el futuro, se lleva a cabo un análisis del entorno que lo rodea de manera que se aprovechen al máximo sus oportunidades, procura trabajar con efectividad en sus procesos para lograr el éxito, procura cimentar bases para aplicar un control adecuado, en esta etapa el gerente puede analizar los cursos de acción para una toma de decisiones efectiva, se considera una base para que la etapa de la dirección se lleve a cabo de la manera correcta y de la misma manera proyecta los recursos que se asignan a la estructura de la organización, así como el tiempo.

Principios de la planeación

De manera que se lleve a cabo una planeación adecuada, es necesario establecer como base ciertos principios, estos son:

Cuantificación y objetividad

La planeación debe estar basada en información verídica, así como en el uso de precisión y razonamiento eliminando por completo la subjetividad, y datos sin fundamento.

Los objetivos que se persigan deben ser alcanzables en la medida de los recursos de la organización, de modo que se debe evitar lo más posible el abuso de la ambición de metas inalcanzables.

La planeación debe permitir la incorporación de cambios a la estructura, de manera que sea dinámica y se pueda dar pie a resolver aquellos imprevistos no considerados, creando así un colchón de seguridad para la empresa.

Las metas, objetivos, procesos y procedimientos realizados por en la etapa de la planeación deben englobar a la organización en su totalidad, buscando siempre un equilibrio.

Del cambio de estrategias

La planificación por periodos debe estar sujeta a las actualizaciones que impliquen la mejora del ambiente interno y externo de la organización, por lo que es importante estar al tanto de las innovaciones y su aplicación a la empresa.

Tipos de planeación

La planeación puede dividirse en tres vertientes principales, estas son:

Planeación estratégica

Es el proceso que se proyecta a mediano y largo plazo, en el que se toman decisiones para establecer la misión, visión, valores, objetivos y estrategias de la empresa, así como también se analizan los recursos necesarios, las políticas que serán la base para dirigir sistemáticamente dichos recursos, tomando en cuenta a la organización como parte de un todo. Representa un auxiliar para hacer frente a problemas futuros. Cabe mencionar que las herramientas de la planeación estratégica son:

Visión

Es establecida por el más alto mando de la empresa, se debe proyectar a largo plazo y, es donde es establece lo que se quiere lograr con el desarrollo de la organización, debe atraer a grandes personalidades, así como también debe llamar a la gente a querer ser parte de la misma.

Misión

Corresponde al propósito, camino y la guía necesaria para poder cumplir la frase de la visión, ésta debe dar respuesta a cuatro preguntas principales, éstas son: ¿quién eres?, ¿en qué negocio estas?, ¿quiénes son tus clientes principales? y por último ¿qué te hace único y diferente?

Consiste en establecer las reglas, así como el marco de comportamiento de las personas dentro de la empresa, se establecen también los valores de la organización.

El establecimiento de los objetivos debe tomar en cuenta que deben ser específicos, medibles realistas y concretos dentro de un periodo de tiempo determinado.

Planeación táctica

Basándose en la planeación estratégica, se desarrolla a corto y a mediano plazo y su responsabilidad recae en los mandos de nivel medio de la organización. Engloba únicamente las áreas a las que los mandos pertenecen. Se basa en la administración de los recursos y en la efectividad. Transforma los objetivos de la planeación estratégica en específicos, es decir promueve que el área opere de manera que lleve a cabo la parte que le corresponde del plan estratégico.

Planeación operativa

Consiste en asignar por adelantado aquellas actividades que deben desempeñar los miembros de un área operativa. Toma como base la planeación estratégica y táctica, es llevada a cabo por los dirigentes de los niveles más bajos, usa de manera fundamental la precisión y se proyecta a corto plazo

Instrumentos de la planeación

Existen diversos instrumentos que utilizan los gerentes para llevar a cabo una planeación efectiva y exitosa, sin embargo es necesario establecer que cada una de ellas se empeña en analizar diferentes aspectos relativos a la organización, ya que es trabajo de la planeación realizar un análisis sobre el entorno, de manera que se puedan encontrar algunas oportunidades y también diseñar sus propios escenarios, también debe hacer un análisis exhaustivo de los competidores, para determinar cuáles son los competidores y las acciones que afectarán a la organización, es importante que evalúe el escenario que tendrá como finalidad proyectar un escenario del futuro de la empresa, algunas de las herramientas que utilizan los gerentes para llevar a cabo dichos análisis de presentan a continuación:

Pronósticos.

Consiste en la elaboración y desarrollo de supuestos o premisas relativas al futuro, que sirve como herramienta en la toma de decisiones de la etapa de planeación para los gerentes.

A su vez estos se pueden subdividir en categorías como:

Pronósticos de ventas.

Elaboración de una proyección de lo que la empresa podría vender en el futuro de manera que se puedan determinar los recursos monetarios necesarios para su funcionamiento.

Pronósticos de ingresos.

Es elaborado por las empresas con la finalidad de determinar su ingreso futuro provenientes de todas sus fuentes.

Pronósticos de tecnología.

Comprende la realización de una proyección de aquellas tecnologías que llegase a necesitar la organización, así como también su efecto económico sobre la organización.

Existen dos técnicas para determinar un pronóstico, la primera es de tipo cuantitativa que comprende la aplicación de una serie fórmulas matemáticas a un conjunto de datos para calcular estimaciones futuras, y la otra técnica corresponde a las cualitativas, la cual es más subjetiva al tomar como base la opinión y la experiencia.

Programación lineal.

Se considera una herramienta de tipo cuantitativa, que conlleva diversos procedimientos para hacer cálculos acerca de las posibles combinaciones de los distintos recursos y actividades que desarrolla la organización con la finalidad de determinar aquella que sea la óptima, se utiliza cuando se establece algún objetivo específico y se encuentra sujeto a un grupo de diversas restricciones.

Es una herramienta que se basa en el estudio del entorno que comprende una investigación acerca de las estrategias y cursos de acción de las empresas competidoras, para implementarlas en la propia.

Los presupuestos consisten en la planificación de la distribución de los recursos para ser asignados eficientemente a las actividades a las que corresponden, estos pueden ser de ingresos, egresos, gastos de capital, utilidades, gastos así como también pueden ser relativos a la compra de equipos. A su vez, éstos tienen dos enfoques:

Presupuestos incrementales:

Que consiste en aplicar recursos a un área en base a ejercicios anteriores.

Presupuestos de Base Cero:

Se aplican cuando no se tienen datos de asignaciones anteriores, o simplemente parten de cero.

Programación.

Conlleva hacer una planificación detallada de las diferentes tareas de es necesaria desempeñar, así como el orden en que deben hacerse, la persona que debe llevarlos a cabo y el periodo de tiempo que requieren. Dentro de estas herramientas se puede utilizar instrumentos como:

Gráfica de Gantt

Es una representación gráfica en forma de barras que sirve para realizar comparaciones de las producciones históricas, así como su evolución a lo largo del tiempo.

Gráfica de Carga

Toma como base la gráfica de Gantt pero en el eje vertical se enlistan las áreas, departamentos, o incluso también los recursos.

Punto de equilibrio

Sirve para determinar el punto en el que el ingreso total es el adecuado para solventar el total de los costos.

Teoría de colas

Consiste en equilibrar el costo que se genera por tener una fila en espera con respecto al costo del servicio que requiere atender dicha fila.

Teoría de probabilidad

Implica el uso de métodos estadísticos para evaluar los patrones establecidos anteriormente con la finalidad de disminuir el riesgo en el futuro.

Matriz de resultados

Se utiliza para determinar un valor probable de entre distintas alternativas, de acuerdo a las diferentes posibles soluciones que conlleva cada una, su uso requiere de un conjunto amplio de alternativas, de la ocurrencia de diversos eventos y que exista un grupo de consecuencias asociadas a cada alternativa y por último su asociación a cada evento.

Teoría de juegos

Esta herramienta fue diseñada para proyectar  el resultado de la selección de una alternativa de una organización, con respecto a sus competidores, pretende proyectar la reacción de la competencia ante las acciones de la empresa en cuestión correspondientes a: alteraciones a los precios, promociones, así como el lanzamiento de nuevos productos, proporciona una base que sirve como referencia para desarrollar un análisis del comportamiento competitivo.

Técnicas de planeación

 Entre las diferentes técnicas de planeación se pueden mencionar:

La intuición

Consiste en dar crédito a la experiencia, así como al buen juicio de los gerentes, esta no es una técnica obsoleta ya que aún hoy en día se utiliza para aquellas situaciones que no se pueden pronosticar, sin embargo esta técnica está en constante perfeccionamiento.

Volumen de ventas

Corresponde a la confianza otorgada a lo que se vende, y consiste también en la intuición de decidir con respecto a las inversiones, y los nuevos mercados, pero tomando en cuenta el volumen de ventas, su utilización se debe a la facilidad de emplearla.

Consiste en una toma de decisiones basado en un análisis de un plan anual de utilidades, en otras palabras, se basa en predecir el futuro de una organización en base al crecimiento de la misma.

Margen de contribución

Corresponde a una técnica basada en la contribución total relativos a los recursos marginales y las utilidades totales. De la misma manera se pueden determinar algunas estrategias para incrementar la utilidad en base a un volumen de ventas en base a la combinación de productos.

Retorno de inversión

Conlleva el uso de decisiones financieras relativas a la inversión de capital, incluye un análisis del mercado, las industrias y la economía, así como también la consideración de la información interna.

Conclusión

La planificación representa una etapa fundamental en el proceso administrativo, ya que en esta etapa se establecen las razones de ser de la empresa, es decir es cuando se establecen los cimientos de la estructura de la organización, su adecuado desempeño se traducirá en los resultados de la toma de decisiones que se lleve a cabo en la misma, puesto que será la base para la dirección, organización y control de la empresa, los objetivos que se establecen en esta etapa serán las bases para los determinar los cursos de acción, así como las actividades de la organización, para conseguir los resultados deseados, se define también la razón de ser la empresa para que sea siempre su marco de acción.

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Conde Sánchez Samantha. (2015, octubre 13). Introducción a la planeación y sus instrumentos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/introduccion-a-la-planeacion-y-sus-instrumentos/
Conde Sánchez, Samantha. "Introducción a la planeación y sus instrumentos". GestioPolis. 13 octubre 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/introduccion-a-la-planeacion-y-sus-instrumentos/>.
Conde Sánchez, Samantha. "Introducción a la planeación y sus instrumentos". GestioPolis. octubre 13, 2015. Consultado el 10 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/introduccion-a-la-planeacion-y-sus-instrumentos/.
Conde Sánchez, Samantha. Introducción a la planeación y sus instrumentos [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/introduccion-a-la-planeacion-y-sus-instrumentos/> [Citado el 10 de Diciembre de 2016].
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