INCORPORAR SISTEMAS DE INFORMACION: UN PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EN LAS PEQUEÑAS EMPRESAS

Autor: Karina Susana Barahona Cobo

PyMEs

19-11-2007

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En el entorno dinámico en que se desarrollan los negocios, las pequeñas empresas que invierten en soluciones informáticas para soportar sus estrategias de negocio, mejoran su desempeño competitivo.

Incorporar sistemas de información se ha convertido en el pilar para una adecuada toma de decisiones, permitiendo a las empresas pequeñas tener una infraestructura que les permite competir con grandes corporaciones y penetrar a negocios internacionales, mejorando productividad y tiempos de respuesta hacia las necesidades de sus clientes y proveedores. El implementar negocios electrónicos en pequeñas empresas ha generado un proceso de transformación en la gestión de sus negocios, ya que cambiar la manera tradicional de administración de procesos incluye no sólo una re-estructuración de los mismos, sino también un cambio cultural dentro de la organización, donde los líderes y empleados tienen un rol importante para el éxito en la optimización de los sistemas tecnológicos.

INTRODUCCIÓN

El incorporar soluciones informáticas en las pequeñas empresas impulsa una interacción continua entre elementos claves dentro de la estructura organizacional: talento humano, transformación de gestión de procesos y tecnología informática. En el artículo se analizarán los aspectos involucrados dentro de la gestión de negocios que interactúan al implementar sistemas de información en empresas pequeñas. Es importante considerar que el conocimiento y manejo de información, se ha convertido en uno de los recursos más impactantes dentro de las pequeñas industrias, es por eso que los negocios electrónicos generan el canal necesario para la entrega de información con calidad, oportuna, relevante y adecuada para una asertiva toma de decisión, que si está bien administrada, permite a las empresas pequeñas tener una infraestructura competitiva.

METODOLOGÍA

La fuente bibliográfica utilizada para la elaboración del artículo fue la biblioteca digital del Instituto Tecnológico de Estudios Superiores Monterrey - ITESM. Las bases de datos que fueron consultadas fueron: EBSCO, ProQuest, Emerald Group Publishing Limited, ACM Digital Library y IEEE.

CAPÍTULO 1 “Proceso de Cambio - Manejo de Información”

El identificar claramente la información relevante para el negocio y como adquirirla es crucial para la implementación de soluciones informáticas como herramienta base para la toma de decisiones estratégicas. Tradicionalmente, en las pequeñas empresas no era una prioridad la inversión en sistemas informáticos, los líderes de empresas pequeñas tomaban decisiones basados en experiencias previas, utilizando mínima información sobre el mercado y poco se consideraba el impacto de la decisión dentro del entorno actual donde se maneja la empresa. Era común trabajar con inadecuada información, donde los canales de datos entre las áreas funcionales eran limitados, manteniendo insuficiente información integrada sobre avances de proyectos y cumplimiento de metas tanto al corto como para el largo plazo. Según Lind (2000), indica que las decisiones en pequeñas empresas se basaban en soluciones de problemas previos, considerando pocos parámetros y donde los sistemas de información eran básicamente utilizados para temas contables. Sin embargo, en la actualidad, los sistemas de información proporcionan la oportunidad para las empresas pequeñas de tener la información requerida y con calidad para la toma de decisiones apropiadas, donde el administrar información integrada de los procesos claves de la compañía, ya no era una solución de ventaja sólo para grandes corporaciones, sino también aplica para las pequeñas empresas.

Es importante señalar como las corrientes tradicionales en las pequeñas empresas han ido evolucionando hacia un enfoque competitivo al referirse a la implementación de sistemas informáticos, donde las pequeñas empresas manifestaban ser conservadoras en adoptar sistemas de información y su concentración estaba dirigido hacia procesos transaccionales y operativos más que estratégicos, presentaban altos limitantes de presupuesto para la inversión en tecnología y re-estructuración de procesos, además que no existía diversidad de productos y servicios en el mercado que cubriera las necesidades de las pequeñas empresas (Harney, 2005). Considerando estas corrientes de cambio, hoy, las empresas pequeñas tienen oportunidades que grandes corporaciones en optar por sistemas de información como solución competitiva para la optimización de sus procesos y manejo de información, donde si bien implementada, la inversión en tecnología genera resultados inmediatos.

Adicionalmente, el número de empresas que proveen de productos y servicios de soluciones informáticas ha ido aumentado su portafolio de servicios, proporcionando a las empresas pequeñas a tener más opciones de donde elegir el sistema de información que más se acople a sus necesidades a un costo más conveniente.

CAPÍTULO 2 “Transformación de procesos, Talento y Tecnología”

El implementar sistemas de información requiere de una re-estructuración de los procesos internos del negocio, generando una integración e intercambio de conocimiento entre las áreas de la empresa desarrollando una sinergia ente las mismas, cambiando procesos puramente transaccionales hacia nuevas maneras de analizar y compartir información. Esta transformación de procesos requiere de un equipo humano altamente conciente de los beneficios que estos cambios traerán a la organización y como al optimizar la tecnología reducirá re-procesos en elaboración de información, presentará indicadores en tiempos oportunos, proporcionando datos de calidad para toma de decisiones asertiva.

Es un reto para las pequeñas empresas iniciar con la implementación de sistemas de información, ya que se requiere alinear procesos de negocios e integrar nuevas herramientas, principalmente porque los dueños y gerentes todavía se encuentran obligados a cuestionarse si tienen la estructura para implementar sistemas de información y mantenerla activa y eficiente a lo largo del tiempo.

De acuerdo al estudio realizado por Ihlstrom (2003), es recomendable mantener presente los objetivos de la organización, las acciones y resultados esperados entre todos los miembros, así, el primer paso para cualquier inversión en sistemas de información, es definir claramente la visión de la empresa de la cual se construirá los planes de negocios estratégicos y se establecerá los métodos de trabajo. El definir las prioridades y estrategia del negocio será la base para la inversión ya que de dicha definición saldrán los requerimientos de sistemas de información. Es importante considerar que cuanto más complejo sea el entorno del negocio, más información es requerida, así con un sistema de información, las gerencias pueden tener las herramientas necesarias para la mejor toma de decisiones.

Como parte del proceso de transformación es indispensable mantener un equipo de trabajo altamente motivado y con empoderamiento que permita generar sugerencias en los procesos manejados, enfocándose a un continuo mejoramiento tanto del servicio interno como el brindado también a entidades externas, sea un proveedor o un cliente final. Los miembros de la organización tienen que tener participación activa en cualquier re-estructuración de procesos o manejo de cambio, ya que aportan con su experiencia y conocimiento para la optimización y evaluación de modificaciones de procesos para la implementación de sistemas de información, adicionalmente, conocen los requerimientos puntuales que se necesitan para cada área funcional.

Es así que para optar por la implementación de sistemas de información, las pequeñas empresas deben revisar cuidadosamente cual es su visión y estrategia de negocio, establecer objetivos claros y desplegarlos a todos los miembros de la organización y descentralizando la información. Los procesos de cambios y estructuración de procesos trae un cambio organizacional que tiene que ser manejado adecuadamente, comunicando a todos los involucrados el porque se está optando por ese cambio y los beneficios planificados de retorno de la inversión. El gráfico número 1hace referencia a la relación que existe entre los agentes participes de la transformación de procesos en conjunto con el talento y tecnología de una empresa. Es importante considerar, que se debe mantener presente el entorno en donde se esté desarrollando la empresa, que están realizando los competidores, la industria, y que opciones de productos y servicios informáticos están disponibles (Ihlstrom, 2003).

Gráfico 1, [Ihlstrom, 2003]

CAPÍTULO 3 “Oportunidad de Mejoramiento Continuo”

El mercado de pequeñas empresas tiene tendencia a crecer dramáticamente a nivel global en los siguientes 10 años (Harney, 2005), por lo cual impulsa a las empresas a adoptar soluciones tecnologías como pieza fundamental para mantenerse competitivos, por ejemplo optar por la implementación de Internet y contenidos de administración tecnológica en la Web. El uso de Internet permite a las empresas pequeñas sobrevivir y crecer en mercados globales, ventas internacionales, y competir con grandes corporaciones (Zerendeler, 2007).

De acuerdo con Van Brakel(2006) más del 60% de las pequeñas y medianas empresas en Estados Unidos y Canadá han adoptado sistemas de información, mientras que en Asia y América Latina, se encuentran también en crecimiento aunque a un ritmo un poco más lento. Las pequeñas empresas que tienen la visión de realizar negocios a un nivel internacional, reconocen que sin sistemas de información tienen un alto nivel de fracaso.

Es importante señalar que aunque se implemente exitosamente un sistema de información en una empresa pequeña, es clave evaluar y dar seguimiento a cada etapa del proceso de valor de la compañía, garantizando que los requerimientos se estén cumplimiento de acuerdo a lo planificado, y principalmente manteniendo una revisión continua de mejoramiento a lo largo del proceso.

Gráfico 2, [Johnston, 2004]

Como se indica en el gráfico número 2, la administración de los procesos e implementación de mejores prácticas es un proceso continuo que debe ser considerado desde el momento de planificar la selección del sistema de información que mejor cumpla con las expectativas y necesidades de la empresa hasta la etapa final una vez completa la incorporación de sistemas de información (Johnston, 2004).

Este proceso de flujo iterativo genera resultados de aprendizaje a lo largo de las áreas funcionales y empresa, incorpora mejores prácticas y conocimiento dentro del ciclo de implementación de actividades. La alta calidad y eficiencia en el uso de la información, así como la habilidad de una empresa pequeña para mantenerse competitiva en un mercado global, es fuertemente establecida por la capacidad de manejo de su información como un activo clave compartido a lo largo de toda la empresa, permitiendo una mejor decisión de negocios en cada etapa del proceso de negocio.

CONCLUSIÓN

Aunque se consideraba que únicamente multinacionales y grandes corporaciones se verían impactadas por la globalización, hoy, son las empresas pequeñas que incorporan negocios electrónicos en sus procesos de valor para mantenerse competitivas en el mercado.

El incorporar negocios electrónicos en las pequeñas empresas impulsa una interacción continua entre elementos claves dentro de la estructura organizacional: talento humano, transformación de gestión de procesos y tecnología informática. Administrando correctamente esta interacción alineada con las estrategias de las empresas, se genera del negocio electrónico como una herramienta competitiva. Es importante considerar, que la optimización de los negocios electrónicos también genera un impacto con el entorno de mercado, es decir que la comunicación con proveedores y clientes se ve involucrada.

Mantener presente los beneficios que genera el invertir en negocios electrónicos en empresas pequeñas, ayuda a conocer y estructurar los procesos de negocios, mejora continuamente el rendimiento de las personas que los direccionan, en la cadena de procesos estandarizados y con el entorno de mercado. Esta oportunidad y demanda de mercado ha permitido a empresas de Software a desarrollar sistemas que cumplan con los requerimientos de negocios electrónicos para empresas pequeñas.

BIBLIOGRAFÍA

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Karina Susana Barahona Cobo

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