Sea que estés dando los primeros pasos en tu nuevo negocio, o que ya tengas varios años como empresario, tendrás muchas oportunidades para enfrentar problemas –te lo garantizo– y tendrás que resolverlos pronto y de la mejor manera. Los problemas son oportunidades para mejorar aspectos de tu negocio. Enfrentas, a diario, problemas de todo tipo:
- relacionados con tus trabajadores,
- en las negociaciones con tus proveedores,
- en el suministro de las materias primas,
- en la producción,
- con los clientes,
- con la dirección de impuestos,
- etc, etc.
Bueno, en tu familia también.
Te lo he mencionado muchas veces en artículos pasados: ser dueño de tu propio negocio, ser empresario, es un estilo de vida y tiene impacto en tu vida personal también. Cuanto más obsesivo y dedicado seas a tu negocio, más éxitos vas a lograr. Eso afecta tu vida personal. Tendrás que buscar el equilibrio entre tu vida personal y de negocios. Es posible lograrlo.
Cuando enfrentamos problemas, muchas veces enfrentamos un bloqueo mental que nos dificulta resolver o estar seguros de estar tomando la mejor decisión. No es por falta de capacidad o por falta de conocimientos. Muchas veces es porque no tenemos un sistema organizado, paso a paso, para ir llevando el análisis del problema hasta la búsqueda de una verdadera solución que lo resuelva de la mejor manera.
En este artículo, te quiero enseñar un método simple; pero lógico para resolver problemas sencillos y complejos. Es un método, ya probado, lógico y sencillo para organizar el proceso de toma de decisiones; y te lo quiero enseñar mediante 5 pasos que podrás aplicar, tanto a problemas básicos del día a día, como a problemas verdaderamente complejos.
El método es este:
- Definir el verdadero problema.
- Hacer una lista de los hechos relevantes.
- Hacer una lista de posibles soluciones, cada una con sus ventajas y desventajas.
- Analizar cada una de las alternativas de solución; valorar riesgos y consecuencias.
- Decidir sobre la solución que pueda resolver mejor el problema principal.
Como te dije antes, el método de cinco pasos te puede ayudar a resolver problemas de negocios fáciles y también serios problemas que pueden tener graves consecuencias en tu crecimiento.
También te puede ayudar a enfrentar y resolver problemas personales o familiares… al menos lo puedes intentar. Los problemas personales son mucho más difíciles de resolver que los problemas de negocios ¿verdad?
Para problemas sencillos puedes utilizar el sistema mentalmente.
En una reunión con tu equipo de trabajo puedes usarlo para ir guiando una discusión sobre un tema de manera lógica y organizada hasta que juntos lleguen a una conclusión concreta.
Muchas reuniones comienzan con la mejor intención de resolver un problema que enfrenta el negocio. Se enfrascan en discusiones, cada uno aporta sus puntos de vista, discuten; pero salen de la reunión y se dan cuenta de que después de dos horas o más de discusiones no lograron llegar a una conclusión.
Este sistema ayuda al proceso de toma de decisiones, también ayuda a guiar este tipo de reuniones, que son comunes en los negocios.
Para problemas complejos y cuya solución tiene consecuencias determinantes en tu negocio, te recomiendo realizar todo el proceso por escrito en un cuaderno cualquiera o en tu computadora. Escribe los cinco pasos y anda realizando el proceso punto a punto, en varias sesiones, hasta llegar a tu decisión final.
Cuando termines, antes de resolver de manera definitiva y antes de comunicar tu decisión, te sugiero dejar que se asientes las ideas. Si es posible esperar un día o dos, excelente. Regresas, analizas todo el proceso y si estás completamente seguro lo comunicas para que se ejecute tal y como lo has dispuesto.
La ejecución es el paso más importante. Nada resuelves, decidiendo sistemáticamente si la solución no es ejecutada.
Empecemos con los 5 pasos:
1. Definir el verdadero problema
Este primer paso requiere tiempo, mucho pensamiento. Debes esforzarte para identificar el problema principal, el verdadero problema.
Sucede con mucha frecuencia que se confunden los síntomas con los problemas. También se confunden las causas con el problema. Y se confunde también las consecuencias con el problema.
¿Sabes qué pasa si identificas el problema equivocado? ¡Pues nada!, porque la decisión que tomes no va a resolver el verdadero problema y te darás cuenta muy pronto. A veces tomas decisiones, ejecutas y el problema sigue así. Es porque no era el verdadero problema.
¿Cómo identificarlo? Piensa en esto: si la solución que se tome resuelve el problema, es porque era un problema verdadero.
Como cuando pintas una pared porque la pintura se está cayendo; pero dos semanas después la pintura comienza a caerse de nuevo. El problema no era la pintura, la pared tenía humedad y ese era el verdadero problema. O quizás no era tu pared, quizás era la pared del vecino o un terreno que tienes contiguo a tu pared, o un tubo que tiene una fuga y pasa por esa pared. ¿Te das cuenta?
Otro ejemplo: Un negocio no está obteniendo ganancias. Se podría pensar que ese es el problema, pero no es así. Esa es la consecuencia del problema que debes buscar. El problema podría ser: bajo volumen de ventas, bajos márgenes de ganancia, altos costos de producción, elevados costos fijos, retiros excesivos de los socios, etc. etc.
Algunas veces encontrarás varios problemas, porque la situación es muy compleja. Si esto sucede tendrás que abordar cada problema principal por separado y comenzando por el más difícil o el de peores consecuencias.
Cuando creas que tienes claro el problema principal, debes describirlo por escrito. Evita el error común de plantearlo como una solución. Por ejemplo, no digas: Si bajamos los cosos fijos de esta empresa resolveremos el problema de las bajas ganancias que estamos obteniendo. Ahí estás, asumiendo una solución. La definición de ese problema podría ser: “La empresa está gastando un 25% más en gastos fijos que en el periodo pasado, mientras que las ventas solo han crecido un 10%.
No es necesaria una definición demasiada extensa. Puedes redactar el problema en forma de pregunta, utilizando las palabras qué, cuándo, dónde, quién, cómo, por qué. Otra formar es plantear lo utilizando un verbo en infinitivo, así “Establecer la mejor forma de llevar nuestros productos hasta el cliente final, en forma eficiente y más económica”.
Espero haber sido claro. Este primer paso es el más importante. Hasta que no estés seguro de hacerlo correctamente y de haber definido el problema principal, no debes pasar al siguiente paso.
2. Hacer una lista de los hechos relevantes
Este punto es bien importante, porque te permite separar los hechos o factores pertinentes, de las consecuencias o de las causas.
Aquí haces un listado -puede ser extenso- de los elementos que tienen que ver con el problema que has definido. Pueden ser cifras, pueden ser estadísticas o datos tomados del mercado. También pueden ser conclusiones o situaciones que se han presentado.
En este punto no se incluyen posibles soluciones, ni soluciones que se han probado. Solo hechos, datos concretos, factores relevantes relacionados con el problema directamente.
Relevantes, pertinente, cruciales, determinantes, verificables, etc. Estas son las palabras que debes tener presentes cuando anotes los hechos o datos en este listado.
Incluso puedes agregar conclusiones, conjeturas, suposiciones y hasta opiniones de terceros. También puedes agregar datos tomados de publicaciones e investigaciones.
Todo lo que puede aportar algo de luz alrededor del problema y que debe considerarse.
Este último punto es importante.
A veces, después de haberse tomado una decisión importante alguien dice: “Pero hay datos que no tomaron en cuenta, resulta que la carretera que pasa por esa ciudad será cerrada dentro de seis meses y la ruta…” Quizás ese único dato, hubiera cambiado completamente la decisión tomada.
Siempre vas a tener problemas que resolver.
Cuando estás comenzando tendrás que resolver sobre:
- la mejor ubicación de tu negocio
- cómo obtener el financiamiento que requieres
- qué funciones le encomendarás a tu primer administrador
- cuál será tu nicho de mercado
- el marco legal que utilizarás
- si incorporas o no un socio en tu negocio
- si incorporar a un familiar o a tu cónyuge en tu aventura
- etc.
Bueno, y si ya tienes un negocio en marcha te mencioné las múltiples situaciones que se presentan cada día. Hay problemas sencillos, cotidianos. Podrás tomar las decisiones de pie, ahí mismo en el “campo de batalla”. Incluso, algunas decisiones tendrás que tomarlas por teléfono y resolver inmediatamente.
Otros problemas son muy complejos y requieren de mucha información para resolverlos. La decisión que tomes podría cambiar completamente el giro de tu negocio.
Este método de 5 pasos, puedes utilizarlo para problemas sencillos y para problemas realmente serios, también podrías intentar utilizarlo para resolver algunos problemas personales.
Tendrás muchas oportunidades para practicar. En los negocios siempre hay problemas para resolver. Pero recuerda: los problemas son oportunidades para mejorar.
Este estilo de vida que eliges al ser dueño de tu propio negocio, es una verdadera aventura, muy parecida a lanzarse río abajo en una pequeña canoa con aguas turbulentas, después de un día lluvioso. ¿Muy dramático? Para nada, es tu aventura, es la aventura que has elegido. ¡Y te felicito!
Hasta aquí los dos primeros pasos para resolver problemas en tu negocio. Te los menciono rápidamente para refrescar:
1. Definir el verdadero problema
Te mencioné que es el paso más importante y que debes dedicar todo el tiempo necesario para asegurarte en definir el verdadero problema principal.
Por favor, no sigas nunca al siguiente paso hasta que hayas definido claramente tu problema principal.
2. Hacer una lista de los hechos relevantes
Esto es simple, pero es la base del análisis. Haz una lista de datos, hechos, suposiciones, factores, opiniones, publicaciones, etc. que puedan dar sustento a la decisión y que giren alrededor del problema y que sí deben tomarse en cuenta.
Ahora voy a continuar enseñándote los otros tres pasos. Todo el proceso parece simple, y en realidad lo es! Pero requiere dedicación y práctica para dominarlo. Así que sigue estudiando y comienza a practicar hoy mismo.
3. Hacer una lista de las posibles soluciones, cada una con sus ventajas y desventajas
Debes comenzar directamente a escribir posibles soluciones al problema planteado. Las soluciones pueden ser decisiones que debes tomar o cursos de acción.
Para cada posible solución que vayas determinando, debes anotar las ventajas y desventajas que encuentras en cada una de ellas.
Es posible que buscar soluciones te lleve a redefinir el problema, no hay inconveniente, eso es posible.
Cada solución debe tener el potencial de resolver el problema.
Te parecerá que alguna soluciones no tiene desventajas; pero no te dejes engañar, si fuese así esa sería la solución y ya, se terminó tanto análisis. Habrán ventajas y desventajas muy, muy importantes, otras quizás no tanto, pero menciónalas por igual.
Al final de este paso, puedes haber eliminado de una vez algunas de las soluciones con las que empezaste, porque de frente viste que no resuelven o tienen enormes desventajas. No hay problema, sigue al Paso 4 con las que quedan.
En este paso en realidad no deberías hacer una preselección; pero sucede. Así que nada pasa.
4. Analizar cada una de las alternativas de solución, valorar los riesgos y las consecuencias
Ahora, comienza a analizar cada una de las alternativas de solución. Debes compararlas contra los hechos relevantes escritos en el Paso 2. Esos factores son hechos pertinentes, uno solo podría echar abajo una alternativa, por más ventajas que esta tenga.
Puede suceder que en todo este proceso de plantear alternativas de solución y de analizarlas, surjan otros factores o hechos relevantes, si son pertinentes al problema agrégalos y tómalos en cuenta. Esa información adicional no sobra.
Debes evaluar la importancia relativa, es decir el peso que tiene cada una de las ventajas y desventajas. Incluso puedes compararlas con respecto a tus valores y a los valores de la empresa. Puede darse el caso, en que una desventaja pase a perder importancia si la comparas contra un hecho pertinente. Por ejemplo: una desventaja podría ser “la distancia entre la planta procesadora y la bodega principal”, pero un factor relevante es “el costo de los alquileres por metro cuadrado y el costo de transporte por kilómetro son un 50% más bajos en la Zona X que en la Zona Y, la cual está 100 kilómetros más cerca”. Si eso sucediera, es posible que el bajo costo de traslado más el costo del alquiler compense de sobra el hecho de la distancia. Menos distancia podría resultar más costoso.
Uno de mis clientes tuvo que tomar una decisión muy importante. Tenía que elegir entre instalar una planta procesadora en su nueva finca a 150 kilómetros de distancia de donde se encontraba la actual o contratar el transporte para llevar el producto y procesarlo en una sola planta. Esta es una decisión muy compleja, pero uno de los factores determinantes fue que la inversión en unidades de transporte y el costo anual de esos traslados es muchísimo menos que el costo financiero de construir una nueva planta. Por supuesto, hubo muchos otros criterios.
Conforme avanzas en el análisis puede que te vayas inclinando por una de las soluciones; pero trata de mantenerte frío y objetivo. Podrías incluso asignarle un puntaje de de 1 a 10 en consideración a cómo te parece que resuelve más el problema. El puntaje más alto es para las soluciones que van pareciendo mejor.
Anota los riesgos y consecuencias que cada una de las decisiones podría tener para la empresa.
5. Decidir sobre la solución que pueda resolver mejor el problema principal
Empiezas haciendo una lista de conclusiones a las que has llegado con base en todo el proceso de análisis y examen de cada una de las alternativas.
No es necesario que anotes explicaciones, ya eso lo tienes anotado en el Paso 4. Solo resume cada una de las conclusiones a las que has llegado.
Tampoco menciones los factores o hechos relevantes, ya están anotados en el Paso 2. ¡Solo conclusiones!
Ahora toma la decisión: ¿Cuál es la solución que mejor resuelve tu problema principal?
Escribe de nuevo la solución planteada. Describe cómo puedes aprovechar las ventajas que tiene y cómo prepararte para las desventajas.
Sobre todo establece ahora mismo cómo se implementará la decisión, cuándo se hará y quiénes serán los responsables de ejecutarla.
Comienza ahora mismo y define mecanismos de seguimiento, coordinación y control para garantizar que el problema se haya resuelto o que ya se está comenzando a resolver, viéndose los beneficios en la empresa.
Listos. Estamos con este tema. Es fundamental y básico, porque todos los emprendedores y empresarios enfrentamos problemas todos los días, unos fáciles, otros difíciles. Hay que resolverlos, ignorarlos solo complica la situación y las consecuencias son peores.
Anota en un papelito los 5 pasos. La próxima vez que tengas un problema o que tengas una reunión para abordar una situación problemática, saca el papelito y déjate llevar por estos 5 pasos. Verás que obtendrás mejores resultados.
Me gustaría saber cómo te va aplicando estos pasos ¿Estarías dispuesto a compartir tus experiencias con nosotros? Deja un comentario. Si tienes consultas también, por supuesto!
