Información difusa. Un mundo de datos inciertos

Las organizaciones manejan una gran cantidad de información que manipulan diariamente, que frecuentemente se encuentra incompleta o con cierto grado de incertidumbre; pero eso no impide que se haga uso de ésta, originando la necesidad de empaparse de conocimientos para comprender esa información. Es natural el desconocer información de un ámbito, ya que siempre es común que la información sea abundante, poco clara y no precisa al recibirla; esto lleva a darle el termino de difusa.

Cuando se presenta una masa de información difusa es necesario el darle forma, coherencia, y validar su autenticidad, etc. ya que es importante supervisar y organizar la información para crear un mensaje verídico. Esto conlleva a señalar que en una organización la información toma gran valor ayudando a tomar decisiones y a alcanzar los objetivos. Éstas necesitan recurrir a fuentes externas como pueden ser primarias, secundarias, internas y externas; expuestas a tomar información poco clara e imprecisa, información difusa, que se convierte en un arma de dos filos.

En el proceso de manejo de información difusa se debe de emplear desde la alta dirección de la empresa, ya que se encarga de proponer las necesidades (información); hasta el nivel jerárquico, para que haya una correcta comunicación.

Generalidades

Antes de conocer el tema principal de este articulo, la información difusa, es importante el conocer conceptos afines que servirán para la correcta comprensión y entendimiento de éste.

Información

Según Idalberto Chiavenato la información “consiste en un conjunto de datos que poseen un significado, de modo tal que reducen la incertidumbre y aumentan el conocimiento de quien se acerca a contemplarlos. Estos datos se encuentran disponibles para su uso inmediato y sirven para clarificar incertidumbres sobre determinados temas” (2004). Por lo que la información  es relativa a un grupo de datos que construyen un mensaje basado en una cierta situación, casa o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su correcto aprovechamiento y entendimiento racional es la base del conocimiento. Es un recurso que da significado o sentido a la realidad.

Los datos que conforman la información, pueden ser percibidos a través de los sentidos  de manera que los integran, generando la información y producir  conocimiento. Especialistas afirman que existe un vínculo inherente entre la información, los datos, el conocimiento, el pensamiento y el lenguaje.

Tipos y fuentes de información.

Existen varios tipos de información, por ejemplo de acuerdo a su naturaleza, hay dos tipos:

Cualitativa: Ésta se genera a través de la descripción y la observación. Incluye descripciones detalladas de las situaciones, eventos, personas y comportamientos que se pueden observar. Incluye datos de actitudes, pensamientos y reflexiones; que se obtiene mediante la observación participante, visitas   o percepciones de la persona que investiga.  Los  datos obtenidos se basan en conclusiones obtenidas.

Cuantitativa: Son datos de manera numérica, obtenidos a través de encuestas y estadísticas; donde se pueden obtener porcentajes ya que la información se obtiene se puede contabilizar.

Otra clasificación que se puede dar, es en función de la disponibilidad de la información, como lo son:

Interna: Es la que se encuentra en movimiento y que se genera dentro de una organización, es almacenada dentro de la misma y está dirigida espacialmente a los individuos que toman decisiones. En el ámbito empresarial la información interna puede ser operacional, la cual resulta diariamente del  funcionamiento  de la  organización; y de conocimiento, resultado del análisis de la información y de  las capacidades creativas los miembros.

Externa: Esta proviene del entorno organizacional o contexto. Ésta es captada por la organización y que participa de manera directa en las actividades diarias como la del mercado al cual se dirige, información tecnológica, clientes, proveedores, competidores, entre otros.

Ahora bien para adquirir la información se recurre a “fuentes¨ y esta se divide en:

Fuentes internas: Se encuentra dentro de la organización, se encuentra almacenada para que pueda ser tomada por quien toma decisiones. Son bases de datos internos, los estados financieros, los registros, etc. Aquí se ve inmersa las fuentes primarias que generalmente son más costosas y se utiliza cuando la información es inadecuada, escaza, confusa; contribuyendo a realizar encuestas, entrevistas o sondeos.

Fuentes externas: Están fuera de la empresa donde se obtiene información referente a tendencias, preferencias, estados, etc. derivadas del internet, la competencia, proveedores, distribuidores, clientes, publicaciones, entre otros. Estas fuentes secundarias proporcionan información o datos ya publicados y recolectados, son poco costosas y se obtienen de una manera rápida. Son generalmente base de datos de comerciales, entidades gubernamentales, institutos de estadística, universidades, cámaras de comercio, bibliotecas, diarios, revistas, libros, publicaciones, etc.

Concepto de Difuso

Para desarrollar el término información difusa, es de importancia vitalicia el tener claro que significa la palabra “Difusa”. Lo difuso se puede definir como “aquello que no presenta contornos definidos. Se presenta con poca claridad, certeza, muy dilatado y con rasgos de imprecisión” (DeConceptos.com , s/f).  Es decir cuando la información, objeto, cosa, etc. no está precisado, no puede comprenderse con facilidad y puede confundirse con otra cosa o situación,  estamos frente al concepto de difusa o difuso, que comprende a ese grupo de características vagas o ambiguas, difíciles de comprender y entender.

Lógica Difusa

Este es un concepto aplicado para definir cuando una computadora analiza información real común, en una escala binaria o de verdadero o falso; siendo esta una rama de la  Inteligencia artificial. Actualmente, ha tenido muchas aplicaciones ya que le ha permitido a los ingenieros construir aparatos y dispositivos que puedan comprender información difícil de definir, es decir, información difusa.

La lógica difusa es una herramienta que puede controlar  y describir información difusa a partir de reglas de sentido común que se refieren a cantidades indefinidas. Los sistemas para descifrar y comprender la información y cantidades difusas suelen tomar reglas impuestas por los expertos; sin embargo, igualmente pueden adaptarse por sí solos.

¿Qué es Información Difusa?

Después de concebir los conceptos anteriores, es más fácil de comprender y deducir que es la información difusa. Ésta es un conjunto de datos que constituyen un mensaje, sobre una situación o cosa, pero que a manera de entidad, tiene la característica de ser poco clara,  precisa e incierta; el ser imprecisa  la información hace que se evite un cordial y fácil entendimiento de la misma, que puede bloquear el significado nato de la información.

Es de aquí donde toma prioridad el saber manejar y controlar este tipo de información para su correcto manejo y destino, ya que en una organización la información es fundamental para el buen funcionamiento de sus procesos; por lo cual, no se puede dejar pasar.  Es difícil determinar en qué momento la información que se maneja, es perfectamente e indudablemente optima; sin embargo, se puede aproximar o tener un alto índice de confianza que permite el tomar decisiones.  Manejar información difusa en las organizaciones es vital por la gran cantidad de datos que se mueven en el entorno, por ello  si no se pueden procesar claramente, los gerentes, líderes y departamentos se encontraran expuestos a tomar decisiones incorrectas.

La información difusa se encuentra en situaciones donde los datos se encuentran interrelacionados y no se pueden medir para su análisis; por ejemplo, cuando la fuente de información interna esta medida y entendida por un departamento especifico (información aparentemente clara) y pasa a otro departamento distinto que analiza sus propios parámetros, esa información se vuelve difusa, al tener quizás aspectos subjetivos cuando a lo mejor éste se enfoca a lo objetivo.

Seguimiento de la información difusa.

Para dar seguimiento a la información difusa se debe procesar en la alta dirección de la organización, se pueden considerar los siguientes aspectos para clarificar y manejar este tipo de información (Escobar, 2013).

  1. Inquietud del conocimiento: Esto puede ser respecto al el entorno interno y externo de la organización, intereses y objetivos organizacionales, Clientes, sistemas de producción u operación, tecnología, entre otras.
  2. Búsqueda de información: Se debe tener presente las necesidades de información. En esta parte es importante el elaborar un cronograma de actividades que considere las tareas para alcanzar los objetivos organizacionales, el orden lógico de acción, contemplar los recursos y medios que se utilizarán y el tiempo de ejecución.
  3. Obtención de la información difusa: Obtener gran cantidad de información, no importando que este sin clasificar, desorganizada, inestable y con apariencia de que carece de fondo y forma. Para poder determinar si la información que se ha obtenido es difusa se debe plantear lo siguiente: ¿es adecuada a las necesidades del negocio de las empresas?, ¿es precisa y está completa?, ¿es confiable?, ¿es accesible para los miembros de la organización?
  4. Uso de herramientas: Servirá para localizar y obtener información clara, con la necesidad de facilitar la comprensión de información. Las herramientas que pueden ser útiles para el manejo de información difusa son: análisis de datos cuantitativos, análisis de datos cualitativos, generar una solución ideal y apoyarse de la lógica Difusa.
  5. Evaluación de la Información. Define como se responde o reacciona a los objetivos o necesidades de información. Antes de evaluar es necesario: establecer objetivos de evaluación; distinguir de lo general a lo particular; aplicar los criterios adecuados para captar, seleccionar, integrar y organizar; proporcionar coherencia a la información; distinguir hechos de opiniones; encontrar diferentes puntos de vista sobre la información y discutirlos; retroalimentar las acciones; ver la evolución del trabajo de la información; y entre fuentes primarias y secundarias.
  6. Procesamiento y Control de la producción. Busca comprender, significar,  ubicar y diferenciar en tiempo y espacio, lo que beneficie a la organización y se logre su éxito. Se sintetizar, organizar y representar la información; se lleva a cabo un análisis y síntesis de la información; reflexionar y concluir; dominar técnicas básicas de expresión escrita; hacer reportes, esquemas, integrar parafrasear y transformar de alguna forma la información; utilizar tablas y graficas.
  7. Toma de decisiones: Teniendo ya información más clara, veraz y oportuna, esta se podrá manejar mejo y a mayor calidad para poder tomar una buena decisión.

Importancia de tratar información difusa.

Un factor sobresaliente y relevante en toda organización para la solución de problemas y manejo de información, es la comunicación, ya que es el camino en que se transfiere la información entre las distintas unidades que la conforman.  Esta puede darse de manera horizontal cuando los individuos son considerados del mismo estatus y la información fluye a manera de cadena; y vertical cuando es de manera jerárquica entre superiores y subordinados.

Para facilitar el entendimiento y lo que quiera comunicar la información, es necesario que ésta ya se encuentre clara, organizada y concisa; es decir, transformar la información difusa a una información clara y confiable. Esto facilitará el proceso de comunicación, ya que de lo contrario se crearán dificultades en los procesos, se tomaran decisiones erróneas y retrasara las actividades.

El manejo de información difusa en la toma de decisiones, es de especial cuidado, ya que puede repercutir negativamente e indudablemente puede ser perjudicial. El instrumento base para una buena toma decisión es la información veraz y oportuna, es la materia prima para la gerencia y los jefes; en cuanto a su determinación, podemos decir que a mayor calidad de información y menor incertidumbre (datos difusos) mejor será la calidad en la toma de decisión.

Conclusión.

Como se pudo comprender en el siguiente artículo, la información difusa es información que debe ser tratada y que no debe dejarse así, ya que creará una serie de problemas dentro de una organización afectando su comunicación y decisiones; es por ello necesario su tratamiento oportuno y traslado, a una información optima y precisa.

La correcta información integra las unidades que conformen una organización, de ahí la utilidad de evitar entornos e información difusa; para convertir a una organización más competitiva respecto a la explotación de la información que obtiene de su entorno. La importancia de la información radica en incrementar conocimiento y reducir  incertidumbres. En este sentido la información permitirá que los individuos hagan una buena toma de decisiones y exista una correcta comunicación, que conduzca a lograr los objetivos y metas propuestas dentro de la organización.

Bibliografía.

  • Chiavenato, I. &. (2004). Introducción a la teoría general de Administración. Colombia: McGraw-Hill.
  • com . (s/f). Concepto de difuso. Recuperado el 4 de octubre de 2015, de http://deconceptos.com/general/difuso#ixzz3nc1wSMcx
  • de. (s/f). Definición, Significado y Qué es. Recuperado el 4 de octubre de 2015, de Concepto de información: http://definicion.de/informacion/#ixzz3ncEhXgAX
  • Escobar, D. d. (2013). Manejo de información difusa en la organización. Recuperado el 4 de octubre de 2015, de Gestiopolis: http://www.gestiopolis.com/manejo-de-informacion-difusa-en-la-organizacion/
  • (s/f). Logica Difusa. Recuperado el 4 de octubre de 2015, de http://www.neurogenesis.com.mx/logica-difusa.html
  • Sánchez, L. R. (2014). El uso de información difusa en la toma de decisiones empresariales. Recuperado el octubre de 2015, de Gestiopolis: http://www.gestiopolis.com/el-uso-de-informacion-difusa-en-la-toma-de-decisiones-empresariales/

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Luna Rojas Nayeli Sarai. (2015, octubre 15). Información difusa. Un mundo de datos inciertos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-un-mundo-de-datos-inciertos/
Luna Rojas, Nayeli Sarai. "Información difusa. Un mundo de datos inciertos". GestioPolis. 15 octubre 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-un-mundo-de-datos-inciertos/>.
Luna Rojas, Nayeli Sarai. "Información difusa. Un mundo de datos inciertos". GestioPolis. octubre 15, 2015. Consultado el 7 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-un-mundo-de-datos-inciertos/.
Luna Rojas, Nayeli Sarai. Información difusa. Un mundo de datos inciertos [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-un-mundo-de-datos-inciertos/> [Citado el 7 de Diciembre de 2016].
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