Información difusa y necesidad de información clara

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INFORMACIÓN DIFUSA Y NECESIDADES DE INFORMACIÓN
OBJETIVO
Explicar y dar conocimiento de lo que es la información difusa, para tener una
mejor comprensión y saber de una mejor manera como establecer métodos de
búsqueda de información clara.
INTRODUCCION
Es bien sabido que una empresa es una organización. Y que a su vez las
organizaciones son un conjunto de distintos factores que se unen con el fin de
lograr diversas actividades siempre teniendo en cuenta el orden y trabajo. Sin
embargo para poder desempeñar algunas actividades dentro de las
organizaciones, estas mismas se ven en la necesidad de investigar algún factor de
interés o hasta pueden llegar a generar algún nuevo tipo de conocimiento, y es por
ello que se debe de realizar las tareas de búsqueda de información.
Así mismo cuando nosotros personalmente nos vemos en la tarea de explorar lo
que es cierta organización, tenemos que asegurarnos que lo que estamos
hallando con nuestros métodos de investigación es lo más claro y acercado
posible a la realidad, ya que de no hacerlo se corre el riesgo de que nuestra
información obtenida sea errónea.
Regresando a lo que son las organizaciones, estas se sabe bien que tienen la
necesidad de información en todo momento ya que necesitan comprender el
medio que las rodea y de ser así poder detectar oportunidades que se presenten
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para llegar a tener una ventaja competitiva ante las demás empresas que tengan
el mismo giro.
Es así como en ocasiones se llega a caer en encontrar información que no es muy
conveniente o que de alguna manera no es clara para las necesidades de la
organización en cuestión y es así como llegamos a la información difusa y su vez
el hallar este tipo de información puede representar una barrera o trabe para el
logro de los objetivos de una organización.
INFORMACION DIFUSA
Antes de poder interpretar lo que es la información difusa, se debe entender de la
mejor manera que es la información y que es lo que comprende este concepto,
que aunque creemos conocerlo a profundidad, veremos que no es así.
Información. está constituida por un grupo de datos ya supervisados y
ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o
ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su
aprovechamiento racional es la base del conocimiento. (definicion.de, S.F.)
Como se pudo ver en la definición anterior, la información es un conjunto de datos
supuestamente ya revisados, sin embargo, en muchas ocasiones la información
es de dudosa procedencia, por ello se debe de mecanizar muy bien en la
búsqueda de información.
Una vez que la información ya ha sido adquirida por el interesado, se procede a
realizar un análisis de dicha información, con lo cual la persona interesada podrá
establecer algún proceso de toma de decisiones de acuerdo al conocimiento que
ha podido adquirir por la información ya recopilada.
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A continuación se muestra un diagrama por el cual una persona u organización
puede obtener conocimiento por medio de datos.
Fig. 1.1 Adquisición de conocimiento
Como se pudo apreciar en la figura anterior, el proceso para poder adquirir
conocimiento comienza por la obtención de distintos datos que sean de interés
para la persona u organización. Continuamente viene el procesamiento de los
datos obtenidos realizando un estudio de lo obtenido. Después de haber
procesado los datos obtenidos se pueden sacar conclusiones y obtener
información útil. Por último se procede a estudiar la información obtenida mediante
los pasos anteriores y así se puede obtener algún tipo de conocimiento.
Ahora bien, una vez que ya se ha entendido a grandes rasgos lo que es y lo que
comprende el concepto de información, continuemos con el concepto de “difusa”.
Difusa. “Impreciso, borroso, poco claro” (www.wordreference.com, 2005). Como
se puede observar la definición antes mencionada de difusa hace referencia a que
algo no es bien conocido o que se puede decir que está incompleto o que no es
nada claro, es por ellos que las organizaciones deben de evitar que la información
que buscan sea de esta manera.
Datos
Procesamiento
Información
Conocimiento
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Una vez entendido los conceptos de información y de difusa se puede obtener una
definición conjunta para el rmino información difusa, es un conjunto de datos
bien organizados los cuales no son claros o precisos del todo.
Es por lo anterior que el correcto manejo e información dentro de una empresa
podrá dar mejores esperanzas a la organización de tener éxito en el futuro y poder
tener algún tipo de ventaja ante la competencia.
La información que obtienen las organizaciones debe de cumplir con ciertas
características las cuales se enuncian a continuación.
La información obtenida por las organizaciones debe cumplir con la función
principal por la cual se hace la búsqueda de la misma, la cual es la de
aportar nuevo conocimiento a las personas y a la organización en general
para que así se pueda reducir la incertidumbre y la ignorancia de las partes
interesadas. Es en este caso que la utilidad que tiene la información para la
organización puede ser medida de acuerdo a la ayuda que aporta a los
individuos para que estos puedan realizar un correcto proceso de toma de
decisiones para los fines y objetivos que convengan a la organización.
Además la información que obtengan las empresas debe de generar un
cierto margen de competitividad, ya que las capacidades con las que
cuenta una empresa para crear productos no sólo depende del mercado
externo, de los gustos de los clientes y de las demandas que se tengan,
sino que también es importante conocer la información que proviene del
ambiente externo de la organización.
Incluso para mejorar la competitividad de una organización es indispensable
obtener información antes que las empresas con las cuales se tiene un cierto
punto de competencia ya sea de forma directa o indirecta.
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Ahora bien, la información que resulte difusa después de algún tipo de
investigación con la cual una empresa busque un beneficio o conocimiento, debe
ser manejada de una manera diferente a otros tipos de información que resulta
rica o completa.
A continuación se muestra el proceso de manejo de información difusa:
Fig. 1.2 Proceso del manejo de la información difusa (Osorio Cortés, 2013)
Este proceso que se menciona para poder tratar la información difusa que se
pueda obtener mediante un proceso de investigación se debe de establecer desde
la alta gerencia de las organizaciones, ya que es ahí donde nacen las necesidades
de información y de conocimiento, dichas necesidades nacen del cubrir algún
interés o meta.
Necesidad de
información
Búsqueda de
información
Obtención de todo
tipo de información
(información difusa)
Uso de herramientas
para localizar y
obtener información
clara y precisa
Evaluación de la
información
Procesamiento y
producción de la
información
Toma de desiciones
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NECESIDADES DE INFORMACION
Dentro del ciclo de los sistemas de información, existe un proceso que se
denomina “análisis de las necesidades de información”. Estas necesidades de
información son “investigaciones capaces de proporcionar información relevante
para llevar a cabo una adecuada planificación del sistema de información”.
(Castillo, 2004)
Ahora bien la información que se necesite puede obtenerse de distintas fuentes y
puede ser requerida por cada uno de los niveles de la empresa, ya que cada nivel
suele requerir distintos tipos de información, por ejemplo:
1. Nivel superior. Este nivel se encuentra conformado principalmente por
todos los directivos, gerentes y todas las personas que tienen altos mandos
dentro de las organizaciones. En este nivel, la información que se puede
requerir habitualmente es para el diseño de estrategias que guíen así el
rumbo que seguirá la empresa en un futuro, y que si es necesario permitan
la expansión de la misma. La información que se requiere en este nivel
igualmente suele ser muy específica y puntual.
2. Nivel medio. Este nivel se encuentra conformado por los jefes de área,
administradores y todos aquellos puestos de nivel medio, en este nivel, la
información que se necesita casi siempre es para poder establecer
estrategias de índole comercial, como lo podría ser campañas de
publicidad, ofertas y promociones en dado caso de que se requiera
comercializar un nuevo producto. Asimismo la información requerida en
este nivel puede llegar a ser más refinada que en el nivel superior.
3. Nivel operativo. Este nivel se encuentra conformado regularmente por los
puestos más bajos de la organización, los cuales pueden ser los
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vendedores, operarios, obreros, etc. La información que se requiere en este
nivel habitualmente es para la ejecución de distintas tareas de la
organización, como podría ser tareas de mantenimiento de algún equipo o
cosas por el estilo.
La información que se requiere en este nivel es aún más detallada y
específica que en los dos niveles más altos, ya que estos puestos de
trabajo se encuentran más inmersos en las actividades más fundamentales
de la organización, como lo podrían ser, los procesos productivos o
controles de calidad.
Para obtener la información que se necesitan en todos los niveles de la
organización se puede recurrir a todas las fuentes cuatro fuentes que existen, las
cuales son:
Fuentes internas. Son fuentes que se encuentran dentro de la
organización. Claros ejemplos de estas fuentes de información pueden ser
bases de datos internas, estados financieros, registros de inventarios,
registros de ventas, registros de costos, personal de la organización, etc.
Fuentes externas. Son fuentes que se encuentran fuera de la
organización. Como por ejemplo puede ser el internet, oficinas de gobierno,
los negocios de la competencia, proveedores, distribuidores, clientes,
diarios, revistas, noticias, publicaciones, etc. En estas fuentes se puede
obtener información referida a estadísticas, tendencias, preferencias y
demás cosas que se estén presentando en el mercado.
Asimismo existe una subclasificación de estas fuentes de información las cuales
son:
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Fuentes primarias. Las fuentes de información primarias son las que se
obtienen de primera mano por parte de la empresa.
Estas fuentes de información suelen ser más costosas que las fuentes
secundarias, estas fuentes se utilizan cuando no existe presencia de las
fuentes secundarias o cuando la información que se obtiene de estas
fuentes resulta ser difusa.
Claros ejemplos de información obtenida mediante las fuentes primarias
son “las personas encuestadas, entrevistadas o sondeadas para una
investigación de mercado, el personal de la empresa, los registros de
ventas, el personal de ventas, etc.” (Crece Negocios, 2012)
Fuentes secundarias. Estas fuentes son aquellas que brindan información
la cual ya tiene un sostén debido a que es información que ya ha sido
publicado y asimismo utilizado para algún fin similar al que se necesita por
parte de la organización.
Estas fuentes de información no tienen un impacto económico tan alto a
como lo son las fuentes primarias, además de que se pueden obtener con
una mayor rapidez, por lo que estas fuentes de información deben ser
buscadas y analizadas antes que las fuentes primarias.
Ejemplos claros que se pueden apreciar de las fuentes secundarias son:
“las bases de datos de la empresa, bases de datos comerciales, entidades
gubernamentales, asociaciones, cámaras de comercio, institutos de
estadística, universidades, centros de investigación, ferias comerciales,
bibliotecas, libros, diarios, revistas, publicaciones, etc.” (Crece Negocios,
2012)
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CONCLUSIONES
Como se pudo analizar, la información difusa es una parte esencial que debe ser
evitada cuando una organización realiza squedas de información, ya que al
tener información difusa se puede llegar a tener algún tipo de sesgo en los
objetivos que se quieren alcanzar mediante el usos de esta información que se
está recabando, es por ello que se debe de plantear de manera muy clara que es
lo que se quiere resolver para así evitar tener información difusa.
De igual manera se pudo observar que una manera de evitar contraer este tipo de
información es mediante el uso de las fuentes secundarias, ya que estas fuentes
ya han sido publicadas y aprobadas por diferentes organismos, ya sean
dependencias de gobierno, instituciones de estadística o hasta revistas indexadas.
REFERENCIAS
Castillo, L. (2004). uv.es. Recuperado el 28 de febrero de 2016, de
http://www.uv.es/macas/T11.pdf
Crece Negocios. (2012). crecenegocios.com. Recuperado el 28 de febrero
de 2016, de http://www.crecenegocios.com/fuentes-de-informacion/
definicion.de. (S.F.). Recuperado el 28 de febrero de 2016, de
definicion.de/informacion/
Osorio Cortés, C. A. (2013). gestiopolis.com. Recuperado el 28 de febrero
de 2016, de http://www.gestiopolis.com/manejo-de-informacion-difusa-en-
las-organizaciones/
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www.wordreference.com. (2005). Recuperado el 28 de febrero de 2016, de
http://www.wordreference.com/definicion/difuso
AGRADECIMIENTOS
Quiero agradecer de una manera muy especial a la materia de Fundamentos de
Ingeniería Administrativa de la Maestría en Ingeniería Administrativa que estudio
en el Instituto Tecnológico de Orizaba, pero principalmente a mi profesor el Dr.
Fernando Aguirre y Hernandez por incentivar el deseo de investigar y leer acerca
de distintos temas tan interesantes.
Avenida Oriente 9 Núm. 852, Colonia Emiliano Zapata, C.P. 94320
Orizaba, Veracruz, México
Teléfonos: (272)7 24 40 96, (272)7 24 40 16, (272)7 24 45 79
Fax: (272) 7 25 17 28
e-mail: orizaba@itorizaba.edu.mx
www.itorizaba.edu.mx
SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
TECNOLÓGICA
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ORIZABA
“60 Años de Excelencia en Educación Tecnológica
CONTENIDO
OBJETIVO .................................................................................................................... 1
INTRODUCCION .......................................................................................................... 1
INFORMACION DIFUSA .............................................................................................. 2
NECESIDADES DE INFORMACION ............................................................................ 6
CONCLUSIONES ......................................................................................................... 9
REFERENCIAS ............................................................................................................ 9
AGRADECIMIENTOS ..................................................................................................10

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Rodríguez Franco Luis Gerardo. (2016, marzo 5). Información difusa y necesidad de información clara. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-necesidad-informacion/
Rodríguez Franco, Luis Gerardo. "Información difusa y necesidad de información clara". GestioPolis. 5 marzo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-necesidad-informacion/>.
Rodríguez Franco, Luis Gerardo. "Información difusa y necesidad de información clara". GestioPolis. marzo 5, 2016. Consultado el 7 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-necesidad-informacion/.
Rodríguez Franco, Luis Gerardo. Información difusa y necesidad de información clara [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/informacion-difusa-necesidad-informacion/> [Citado el 7 de Diciembre de 2016].
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