En la mayoría de los aspectos importantes de la vida, los seres humanos tienen que tomar decisiones, las cuales pueden ser grandes o pequeñas, difíciles o fáciles, situaciones que deben ser solucionadas, u oportunidades que se desean aprovechar. Esta cobra importancia cuando se da en el contexto empresarial. Al respecto Cañabate, (2003) plantea:
En el contexto de una empresa la gestión de información tiene como uno de sus aspectos más relevantes el de la toma de decisiones. Entendemos así, que una decisión puede ser descrita como la respuesta a un problema o la elección entre distintas alternativas para conseguir unos objetivos. (p.1)
Lo anterior hace que se distingan las personas sobresalientes de las que no lo son, de acuerdo con las decisiones que toman y con ellas el camino por el que enrumban a sus empresas. Esto significa que sus decisiones la mayoría de las veces están basadas en información útil y oportuna, que obtienen desde la empresa, el entrono de la misma o la investigación del mercado cuando las dos anteriores, no satisfacen la necesidad de información.
Para que una decisión sea efectiva se hace necesario disponer de información clave, precisa, y de calidad. Esto hace necesario la creación de mecanismos dentro de la organización que permita la sistematización de la información. En otras palabras de un sistema que tenga la capacidad de disponer de la información pertinente, de calidad y de manera oportuna, que permita a la gerencia hacer uso de la misma y que pueda elegir entre varias alternativas de acuerdo a las metas y capacidad de la organización de llevar a cabo lo que se propone.
Sin embargo uno de los problemas que confrontan muchas organizaciones es la necesidad de tener que tomar decisiones, sin la información adecuada por carecer de la misma. Esto se debe muchas veces a la falta de visión o a la no disposición de recursos dentro de la empresa para la generación de información a pesar de que la misma constituye una inversión en la medida que su uso permita el logro de resultados que propician ganancias extraordinarias para la organización. La información es la materia prima y fundamental en la toma de decisiones de los analistas en una organización ya que a mayor calidad de información, mejor es la calidad en la toma de decisiones.
La información fundamental para ser integrada en un sistema de información viene de diferentes fuentes que son:
1. Información Interna de la empresa
Esta es generada por la propia empresa que permite conocer el comportamiento de las ventas con relación a las metas, su aumento o disminución con relación a otros periodos, además de que permite conocer la participación de mercado lograda cuando se compara con los demás del sector. Variables como los ingresos los costos requeridos y las utilidades o pérdidas del periodo. Esta información es valiosa en la medida que le permite al empresario medir la efectividad de la gestión gerencial, y la efectividad de las estrategias implementadas. Lo cual permite introducir los cambios pertinentes a la luz de los resultados y las perspectivas del entorno en que operan estas empresas.
Para disponer de la misma, dentro de la empresa se precisa dar seguimiento a las diferentes actividades desarrolladas en el periodo, a su análisis y comunicación en el momento oportuno, a quienes deben recibirla. Esta proviene de los clientes, los empleados, los vendedores entre otros.
2. Información del entorno del mercado.
En todo proceso de toma de decisiones se necesita información externa. Sin embargo para que dicha información pueda ser dirigida por los gestores requiere que sea tratada internamente. Además, es necesario que la información pueda fluir por los canales de la empresa para que obtenga el máximo provecho por parte de la organización (Cañabate, 2003).
Esta es la que proviene del entorno, tanto micro como macro de la organización. En el primer caso tiene que ver con información de la competencia, de los proveedores, los intermediarios financieros, las publicitarias los consumidores y sus actitud hacia los productos y/o servicios de la empresa, del gobierno. Conocer sobre estos públicos cercanos a la empresa te da la oportunidad de tener perspectivas más definidas, horizontes más diáfanos. Su integración a la empresa es fundamental, de manera que se disponga en los momentos requeridos.
Se puede disponer de información externa a través de organismos del estado relacionado con el sector de que se trate (Boletines de la secretaria de agricultura, Banco Central, sector financiero, oficina Nacional de estadísticas) que hoy en día están disponibles en la Web. Toda esta información de las que puede disponer el gerente, se considera información de carácter secundario porque en la mayoría de las veces ya ha sido elaborada con otros fines, pero que puede ser usada por la gerencia en los momentos que lo requiera. De acuerdo con Saunder (2003) “La información secundaria es aquella que ya existe y que fue recolectada para otro propósito y se dividen en datos documentales, las basada en investigaciones y aquellas compiladas de múltiples fuentes y compañías pueden proporcionadas a cambio de un costo”.
3. La investigación del mercado
Es un mecanismo eficaz para la búsqueda de respuesta a nuestras preguntas sobre los consumidores y su actitud hacia nuestros productos y servicios. Permitiendo conocer hasta donde ha impactado nuestro negocio en los que reciben lo que ofrecemos a través de sus demandas en los puntos de ventas.
Al respecto muchos autores, entre ellos Philip Kotler (2003), plantean que es el proceso de recopilación, procesamiento y análisis de información, respecto a temas relacionados con la mercadotecnia, como clientes competidores y mercados . La investigación de mercados puede ayudar a crear el plan estratégico de la empresa, preparar el lanzamiento de un producto o soportar el desarrollo de los productos lanzados dependiendo del ciclo de vida. Con la investigación de mercados, las compañías pueden aprender más sobre los clientes en curso y potenciales.
La investigación de mercados es una disciplina que ha contribuido al desarrollo de la Mercadotecnia y a la industria en general durante los últimos cincuenta años, siendo nutrida por la integración de múltiples disciplinas, como la (psicología, estadísticas, antropología, sociología, economía, estadística, comunicación, entre otras ). El propósito de la investigación de mercados es ayudar a las compañías en la toma de las mejores decisiones sobre el desarrollo y la mercadotecnia de los diferentes productos. La investigación de mercados representa la voz del consumidor al interior de la compañía.
Una lista básica de las preguntas que pueden ser respondidas a través de la investigación de mercados es:
- ¿Qué está ocurriendo en el mercado?
- ¿Cuáles son las tendencias?
- ¿Quiénes son los competidores?
- ¿Cómo están posicionados nuestros productos en la mente de los consumidores?
- ¿Qué necesidades son importantes para los consumidores?
- ¿Las necesidades están siendo cubiertas por los productos en el mercado?
En conclusión se puede afirmar que las buenas decisiones empresariales en su generalidad han sido tomadas por gerentes con una visión clara de la necesidad de la información como apoyo, tomando para ello las acciones requeridas para su consecución. Para esto han establecido los mecanismos necesarios para su obtención y análisis.
Las buenas decisiones siempre van acompañada de buenas información que implica pertinencia de la misma, oportunidad porque se obtuvo en el momento adecuado y de calidad porque permitió saber lo que había que saber, para la decisión.
Referencias
- Antonio Muñoz Cañabate (2003) Sistemas de información en las empresas. [En línea]. «Hipertext.net», núm. 1 http://www.hipertext.net/web/pag251.htm#3.2.2
- Saunders (2003) Ensayos y documentos. Recuperado el 1 de diciembre del 2010 de http://www.oppapers.com/subjects/saunders-2003-page1.html
- Philip Kotler (2003). Fundamentos de marketing
