La información en contabilidad debe permitir a los administradores del negocio identificar, medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar todas las operaciones y actividades de la organización.
Las personas que tienen algún negocio en el cual prestan servicios, tiene una empresa de producción o realiza cualquier actividad de comercio debe llevar un registro continuo de la actividad económica, es por ello que se hace necesario que se implemente un tipo de lineamiento que le permita tener la información necesaria para la evaluación de su entidad.
La información contable debe servir esencialmente para:
- Conocer los recursos, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa.
- Apoyar a los usuarios de esta en la planeación, organización y administración de la actividad empresarial.
- Evaluar la gestión de los administradores.
- Tomar decisiones de corto y largo plazo.
- Establecer las obligaciones con el estado.
- Fijar operaciones de control.
- Evaluar el impacto social de la empresa.
La información contable debe tener cierto tipo de cualidades que satisfagan las necesidades de los usuarios, esta debe ser comprensible, útil, clara, pertinente, confiable, oportuna, neutral, verificable, comparable y debe representar fielmente los hechos económicos de la empresa.
Importante
Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externos debidamente fechados y autorizados por los responsables de su elaboración.
Normas básicas que contienen la información contable:
Ente económico: Este es la empresa, tiene que ver con la actividad económica organizada como una unidad, respecto del cual se controlan los recursos. Debe distinguirse y definirse como un ente diferente de los otros.
Continuidad: La empresa debe especificar la duración de funcionamiento y operación, si no fuera así debe expresarse en las notas. Una entidad puede llegar a cerrar cuando:
- Obtiene pérdidas continuas, deficiencias en el capital de trabajo o flujos negativos de caja.
- Incumple obligaciones, no puede acceder al crédito y constantes refinanciaciones.
- Se le imponen sanciones jurídicas, huelgas o imprevistos naturales.
Unidad de medida: Todos los recursos y hechos económicos deben expresarse en una misma unidad de medida entendido como la moneda funcional de cada país en el cual opera la empresa.
Periodo: La empresa debe preparar estados financieros durante su existencia. Según las disposiciones legales las entidades deben presentar esta información por lo menos una vez al año.
Medición y Valuación: Todos los hechos económicos deben ser cuantificados en la unidad de medida y según las disposiciones legales de cada país, establecer los criterios de valuación, en este caso tenemos:
- El valor histórico es el que representa el importe original consumido en el momento de la realización de un hecho económico.
- El valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo o en su equivalente, que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación en la actualidad.
- El valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo.
- El valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas que generaría un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada.
Los estados financieros son el medio principal de suministro de información contable a quienes no tienen acceso a los registros de una empresa.
Esencia sobre forma: Los hechos económicos deben ser reconocidos de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.
Realización: Solo se pueden reconocer hechos económicos realizados. Esto quiere decir que el hecho pueda comprobarse, como consecuencia de transacciones o eventos pasados en el cual se tendrá un cambio en los recursos o se presenta un sacrificio económico.
Asociación: Se deben asociar con los ingresos de cada periodo los costos y los gastos, puesto que estos son los que realmente dan la certeza de los beneficios o los sacrificios económicos.
Mantenimiento del patrimonio: Se entiende que la empresa obtiene utilidades por su operación, es por ello que se debe hacer una evaluación del patrimonio financiero (aportado) y del patrimonio físico (operativo).
Revelación plena: El ente económico debe informar en forma completa toda la información arrojada por la actividad económica para que esta sea evaluada y analizada correctamente para así precisar la situación financiera, los cambios en el patrimonio, el resultado de las operaciones y la capacidad para generar flujos positivos de efectivo.
Importancia relativa o materialidad: Un hecho económico se considera material cuando su conocimiento o desconocimiento puede alterar sustancialmente las decisiones de los usuarios de la información. Al preparar los estados financieros, la materialidad se debe determinar con la relación que esta tenga con el activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio según corresponda.
Prudencia: Cuando no se puedan medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por la posibilidad que tenga menos posibilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
Práctica de la actividad: Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones impuestas por las características y prácticas de cada actividad.
NOTA: Este artículo está basado en las disposiciones dadas en el decreto 2649 de diciembre de 1993 en el cual se regulan las normas contables y la información generada para la consolidación financiera de las empresas en Colombia. Aunque las leyes pueden cambiar de un país a otro, la normatividad está basada en los mismos principios generalmente aceptados para toda la profesión contable.
