Importancia del control de inventarios en las empresas

Este trabajo analiza los inventarios como herramientas básicas de seguimiento y revisión de las empresas, la perspectiva actual de organizaciones con fines de lucro y el aumento de los montos de merma.

Introducción

El presente trabajo nace de la inquietud de sustentar los factores que determinan la importancia de llevar un control de inventarios dentro de las empresas, sin hacer exclusión por el tipo de negocio o por su tamaño, el llevar un control de inventario recae en la forma de ver los activos de modo tangible, en muchas ocasiones resulta ser una tarea no fácil, pero tampoco imposible y aunque puede resultar ser un ejercicio tedioso, sobre todo para pequeños negocios, es la base de un plan de negocios y rentabilidad del mismo.

A lo largo del presente ensayo se muestra de manera general la historia y el concepto de inventarios, para ser más amena la lectura se presentan tablas y gráficos que nos permitan comprender de manera muy práctica los factores y términos que conlleva la realización de inventarios, sus resultados e implicaciones.

Se tiene claro que el concepto no es algo nuevo, sin embargo lo que se busca es aportar en base a la experiencia profesional, factores característicos, pero sobre todo crear en el lector la conciencia que a gran o menor escala, sigue siendo un tema que es difícil manejar y que pasa a segundo plano en muchas organizaciones, por lo que se espera despertar el interés y la clave para cambiar y tener una nueva visión de algo que quizás siga siendo básico, pero sin lugar a dudas es significativo.

Marco teórico

a) Antecedentes Históricos

El concepto de inventario hoy en día es un término cotidianamente utilizado, dentro de las empresas sin importar su tamaño o giro, pero desde cuándo se puede hablar de la aparición de este concepto y es que desde tiempos inmemorables pueblos de la antigüedad como los Egipcios solían almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en épocas de sequía y escasez, de esta forma surge el dilema de llevar un registro, distribución y cuidado de los recursos, para hacer frente a la travesía de sobrevivir.

En América tendría sus antecedentes hacia el 2.500 A.C con el pueblo Inca ya que crearon una herramienta llamada Quipu[1] se consideran vestigios de inventarios por su uso en registros, censos, contabilidad de cosechas, reservas de producción agrícola, cantidad de productos de la minería etc (Cabrera Ibarra H., 2007).

Con el paso del tiempo y hacia la Segunda Guerra Mundial, con el surgimiento de grandes y complejas computadoras nacen los primeros sistemas para la planificación de inventario y material.

Para el final de los años 50, los sistemas de inventarios como medio de la planificación del requerimiento de material bélico y como gran parte de los adelantos y modernidades de hoy en día, se transformaron su uso en las guerras, para hallar cabida en los sectores productivos, en especial en los Estados Unidos de Norte América.

Con el adelanto tecnológico y diversificado surgieron sistemas para manejo de inventarios, incrementando el número de empresas que hacían uso de estas herramientas.

En nuestro país el surgimiento de empresa o ventas de artículos con fines lucrativos se remontan a la época prehispánica en donde se instalaban en espacios abiertos donde se comercializaban metales pretales preciosos, especies, alimentos, ropa y mercancía para rituales religiosos.

En cuanto al sistema de almacenamiento del inventario, se colocaba la mercancía en montones o se guardaba en bodegas localizadas en la parte trasera de los comercios, de tal forma que los empleados y/o vendedores, tenían que desplazarse para entregar los pedidos solicitados por los clientes.

b) Marco conceptual

Ahora bien si lo que se busca en revisar la importancia de los inventarios en la empresa, es  importante comenzar definiendo lo que el término representa, de acuerdo con la diccionario de la (Real Academia Española, s.f.) se define como una unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos.

A su vez las empresas presentan diversas clasificaciones, basados en diversos parámetros sin embargo para este análisis se tomará como factor de diferenciación el número de trabajadores, la Conducef (Comision Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros, Actualizado al 2013) expone la siguiente clasificación:

Tabla 1 Clasificación de empresas por número de trabajadores. Recuperado del sitio web Condusef, última Actualización viernes 19 de julio de 2013

Para poder adentrarnos al tema de inventarios es necesario detallar su significado: este proviene del lat. Inventarĭum, asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. (Real Academia Española, 2014)

Como consecuencia también se le llama inventario a la comprobación y recuento, tanto cualitativo como cuantitativo de las existencias físicas con las existencias teóricas que fueron documentadas.

En el sentido contable el C.P. Javier Romero López en su obra (Romero, 2006) señala que inventarios o almacén “son los bienes materiales propiedad de la entidad que son adquiridos con el propósito de venderlos como actividad principal de toda empresa comercial, que forma parte de los activos de la misma”.

Partiendo del concepto de inventario, cabe recalcar que una consecuencia de analizar el resultado de un inventario es la Merma, entendido como el valor de la mercancía que deja de venderse por el deterioro ocasionado por el tiempo obsolescencia, por daños en su manejo y/o almacenamiento, descomposición, por robo o por un control inadecuado de su inventario (Políticas y Procedimientos, 2006).

Desarrollo

En base a los conceptos ya planteados, es momento de entrar en materia, resulta hoy en día ver las cifras y observar cómo muchas empresas no logran sobrevivir, como pymes, quizás se trate de una opción de negocio para un individuo experto en cierto giro, pero esto no garantiza el éxito de un negocio, según el Consejo Coordinador Empresarial (C., 2013) el 75% de las pequeñas empresas deja de existir durante los primeros cinco años de vida.

Un elemento clave que se pierde o se subestima es llevar el control del inventario, debe ser visto como la representación tangible de los activos de la empresa, muchas empresas al ser familiares, se pasan por alto estas herramientas, se considera un costo innecesario, sin embargo con el tiempo genera incertidumbre y la información necesaria para validar si el plan de negocio, es óptimo.

Sin lugar a duda es un factor clave,  no importa el tamaño de la empresa, en la actualidad grandes grupos empresariales sobre todo tiendas de autoservicio y departamentales arrojan montos de merma considerables.

Tan solo el 2014 la ANTAD (Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales) reporto más de 20 mil millones de pesos, pero de esa cantidad, 40 %, es decir, 8 mil 200 millones de pesos, corresponde a robo de ropa que después se comercializa en los tianguis, mercados sobre ruedas y puestos callejeros (Z., 2014).

Puede quizás no requerir una gran inversión, bastaría que de manera sencilla el emprendedor creara una base de datos de identificación con cada uno de los artículos que se venden o comercializan, de este modo se puede tener el conocimiento de qué es con lo que cuenta la empresa en cualquier momento, aunado a esto generar óptimos planes para resurtido de mercancía, validar y reducir costo de almacenaje por mercancía con poca rotación.

Hoy en día la tecnología juega un papel importante, por lo que existen software’s especializados para manejar el inventario de un empresa, esto varían en función del tipo de negocio o periodo de uso del programa especializado por mencionar algunos Inventory Pro, Inventory Organizar Deluxe., Inventory Power, Small Business Inventory Control, entre otros.

Es necesario no solo contar con la base de datos actualizados, sino también realizar revisiones de los inventarios de forma periódica y sin que contraponga con las operaciones de lucro de la empresa en cuestión.

Como bien se mencionaba de manera conceptual, existe un factor o una consecuencia inmediata al realizar una validación del inventario de una empresa conocido como merma, de esta forma me tomo el atrevimiento de mostrar una clasificación de la merma basada en las causas o las condiciones que la generan.

Clasificación de la merma:

Metodología para cuantificación de merma

El método que nos permitirá determinar las causas de la merma se realizará mediante la documentación procesos involucrados en la recepción y tratamiento de la mercancía desde que  ingresa a la empresa hasta que se exhibe para la venta. Esto permitirá que las áreas involucradas visualicen y personas involucradas tengan claros cuales serían sus funciones y cuáles son los objetivos que no se están logrando.

Por otro lado es importante identificar los factores y herramientas que convergen durante los inventarios:

Figura 1: Herramientas y factores de un inventario.

Collin Peacock, subraya:

“Debemos crecer como agentes de cambio en vez de esperar a que ocurra para actuar. La prevención de pérdidas debe funcionar como un proceso más, en el crecimiento de las utilidades de una empresa”, ( Collin Peacock, 2010 líder del equipo global para la Disminución de Pérdidas y Mejoras en las Operaciones de Retail de Procter & Gamble;).

Aunado a esto es importante recrodar que realizar inventarios forma parte de un requisito fiscal (SAT, s.f.), sin importar el ingreso o actividad de la organización, es un requisito que supervisa el Servicio de Admnistración Tributaria.[2]

Conclusión

En base a lo plasmado en estas páginas, podemos concluir que aun cuando en México existen grupos empresariales, es también de reconocer el hecho de que aún con diversos formatos de negocio y amplia experiencia en el mercado, tienen partes vulnerables con grandes áreas de oportunidad para alcanzar resultados y rentabilidad aún mayores, ya que los resultado de merma son altos, sobre todo en el giro de empresas retail.

Así se tenga un pequeño negocio o una entidad de tipo familiar, es indispensable no olvidar que es necesario llevar un control, tanto de entradas como salidas de mercancías, revisar continuamente los inventarios y contar con lo necesario para conservar los registros, ya que no solo nos permite planificar para años posteriores sino que nos indica cuales son las áreas de oportunidad.

Los beneficios de los inventarios podemos concluir como los principales:

• Permite desarrollar las habilidades de los empleados y/o emprendedores para conocer los artículos que se ofertan.
• Preparar y actualizar el acomodo de la mercancía
• Generar la confianza y validación del estado óptimo de los productos.
• Preparar de forma eficiente nuevos pedidos o resurtido de la mercancía.

Por lo que se concluye con los factores más relevantes, esperando que antes de evadir, postergar o eliminar un ejercicio de inventarios, se pueda reconsiderar y tomar esta herramienta como un medio viable, para lograr optimización de los recursos dentro de las empresas.

Referencias

• C.P., L. A. (2006). Contabilidad. México: Mc Graw Hill ISBN 970-10-27773-6.
• Sion S. E. 2005, “El Sistema Detallista como método de valuación y sistema de control de inventarios” Editorial ISEF Empresa Líder ISBN 970-676-720
• Fisco agenda 2014: Compendio de Leyes, Reglamentos y otras Disposiciones conexas sobre la materia, Código Fiscal de la Federación (2014) Editorial Ediciones Fiscales ISBN 9786074065947
• Gutiérrez A. Gestión de Stocks en la Logística de Almacenes 2007 ISBN 9788496743380
• Arce, J.C., y Gutiérrez, M. (2012). Indicadores financieros y su relación con la economía futura latinoamericana. En R.J. Porras (Ed.), El rumbo económico de América Latina (pp.100-121). Bogotá, Colombia: Nuevo Camino.

Consultas on line

• http://lema.rae.es/drae/?val=EMPRESA. Real Academia Española. (s.f.). Obtenido de Diccionario de la Real Academia Española:
• www.condusef.gob.mx. Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros CONDUCEF
• http://www.antad.net/index.php/la-asociacion/comites-de-trabajo/perdidas-y-mermas. (ANTAD) Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales, A.C. sitio web
• http://www.revistaciencia.amc.edu.mx/images/revista/58_4/PDF/06ok-512-26-33.pdf (Diciembre de 2007). Academia Mexicana de Ciencias. Cabrera H., R. H. Obtenido de Revista de Ciencia de la Academia Mexicana de Ciencias. Consultado 20 de septiembre de 2015.
• http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/obligaciones_fiscales/personas_morales/regimen_general/Paginas/articulo_28_cff.aspx Servicio de Administración Tributaria (SAT) / Cómo llevar la Contabilidad, Sitio Web Última modificación: 07 de mayo de 2014 a las 11:44  Fecha de consulta: 14 de septiembre de 2015
• http://www.economiaynegocios.cl/noticias/noticias.asp?id=56866#. M. Teresa Solinas y Felipe Castillo, Economía y negocios “Expertos aconsejan a retailers mejorar procesos antes que “perseguir ladrones” Martes, 02 de diciembre de 2008 Economía y Negocios, El Mercurio Consultado el 16 de septiembre de 2015
• http://ecr-shrink-group.com/files/Hot-Stores-White-Paper.pdf Informe: Hot spots in the Supply Chain Paul Chapman and Adrian Beck, Developing an Understanding of What makes some Retail Stores Vulnerable to Shrinkage. ECR Europa Publicado por University of Leicester November 2013, 62 pp  Obtenido de: Consultado el 9 de septiembre de 2014
• http://www.emb.cl/negociosglobales/articulo.mvc?xid=32&edi=2&xit=estrategia-colaborativa-de-trabajo-en-la-cadena-de-suministro-respuesta-eficiente-al-consumidor-40ecr41.
• http://www.revistaciencia.amc.edu.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=132. Concepto ECR: Negocios Globales, Logistica, transporte, distribución, obtenido de: Revista de Ciencia  de la Academia Mexicana de Ciencias es una asociación civil independiente, Consultado el 15 de septiembre de 2015

Videos

• Sitio web: https://www.youtube.com/watch?v=K_vOtSiyGLI (TV, 2010) TV PROFECO, La historia de los almacenes. Ciudad Mexico D.F. Publicado 24 Junio 2010

Notas al pie

[1] Código Fiscal de la Federación en art. 28 Fracción IV, establece que es obligación de las sociedades llevar un método de valuación y procedimiento de control de inventario.

[2] La palabra Quipu proviene del quechua [escrito: khipu] y significa nudo, estaban hechos de algodón o lana a base de pelo de llama o alpaca. Estos se coloreaban y se anudaban. Una vez hecho los hilos se codificaban en valores numéricos siguiendo un sistema posicional de base decimal.