Implementación de la NC-ISO 50001 en una empresa de provisión mayorista de agua

Las empresas que se encuentran consolidando el Sistema de dirección y gestión empresarial trabajan por la mejora continua de sus procesos y en correspondencia con ello es necesario implementar la NC-ISO 50001:2011 para lograr la eficiencia energética como parte de la mejora continua de la gestión empresarial, por lo que el trabajo tiene como objetivos el diagnóstico para la implementación del sistema de gestión de la energía  (SGEn)  en una empresa de provisión mayorista de agua. Del diagnóstico de los requisitos asociados al SGEn se determina que se cuenta con una base documental que puede ser adecuada a este sistema y solamente se requiere redactar los procedimientos específicos, lo que facilita documentar el mismo y agiliza el proceso de implementación.

Introducción

Dado que los recursos energéticos se están agotando a nivel mundial y se encarecen cada día, todo país que intente mantener su desarrollo y/o desarrollarse debe mantener una política estable y sostenida de ahorro energético. Esto se traduce en llevar este ahorro a cada empresa, a cada área de la empresa, a cada equipo y crear la conciencia de ello a todos los directivos y trabajadores.

La política energética en una entidad es muy importante y se requiere establecer las medidas técnico-organizativas que garanticen la aplicación de la misma, de manera que se logren los objetivos en esta actividad y asegurar el control de los portadores energéticos, la utilización más racional y eficiente de los mismos, así como la elevación de la eficiencia energética en sus entidades.

La importancia que se le concede a la gestión de la energía en la provincia puede valorarse en el hecho que en los últimos cinco años se han realizado varios estudios en la Universidad de Cienfuegos relacionados con este tema, que involucra a empresas importantes en el territorio como es la Central Termoeléctrica Carlos M. de Céspedes (Berroa Borrell, 2007), la Fábrica de Cementos Cienfuegos S.A. (Peña Sklyar, 2011), la Empresa Oleohidráulica Cienfuegos (Díaz Medina, 2008), la Empresa Glucosa  (Rojas Gutiérrez, 2009), (Ricketts, 2010), empresas de servicios de transporte para el turismo como TRASTUR S.A. División Cienfuegos  (Cardoso Leandro, 2011) y entidades docentes como la Universidad de Cienfuegos  (Guzmán Hernández, 2011).

La empresa objeto de estudio, se encuentra entre las que consolidan el Sistema de dirección y gestión empresarial y según se establece en el Artículo 215 del Decreto No. 281/2007 (Consejo de Ministros, 2007), debe organizar la actividad energética y su ahorro, además lograr que los trabajadores participen con sus ideas en el ahorro de energía, ya que forma parte de los requisitos establecidos por las regulaciones legales para mantenerse dentro de este sistema.

Las premisas anteriormente planteadas permiten avanzar hacia la implementación de la NC-ISO 50001:20011 Sistemas de gestión de la energía. Requisitos con orientación para su uso publicada por la ISO en junio del 2011 y adoptada por la Oficina Nacional de Normalización de Cuba (ONN) para su aplicación en el país, con el objetivo rebajar los costos de energía a través de la gestión sistemática de este recurso  (Martín L. 2011).

De acuerdo al análisis de la documentación consultada, en la empresa no se tiene un diagnóstico actualizado del cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma NC-ISO 50001:2011 para lograr una gestión eficiente de los portadores energéticos, por lo que se plantea como objetivo del trabajo realizar  el diagnóstico para la implementación de esta norma.

Entre los beneficios energéticos y ambientales que representa la adopción de la NC-ISO 50001:2011 se encuentra la optimización del uso de la energía, el fomento de la eficiencia energética, disminución de emisiones de gases a la atmósfera, reducción de los impactos ambientales, adecuada utilización de los recursos naturales y el impulso de energías alternativas y renovables  (AENOR 2012).

Desde el punto de liderazgo e imagen empresarial el compromiso con el desarrollo energético, refuerza la imagen empresarial comprometida frente al cambio climático y cumplimiento de los requisitos legales.

Desde el punto de vista socioeconómico se produce una disminución del impacto sobre el cambio climático, ahorro en la factura energética, reducción de la dependencia energética exterior y la reducción de los riegos derivados de los cambios de los precios de los recursos energéticos.

Desarrollo

1. Premisas para la implementación del Sistema de gestión de la energía

La empresa se encuentra dentro de las que deben consolidar el Sistema de dirección y gestión empresarial , por lo que está obligada a la implementación de varios sistemas de gestión como es el de calidad, seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y de capital humano.

Desde el año 2002 se comienza a trabajar en la implementación de estos sistemas, determinando  los procesos empresariales, realizando la capacitación de los directivos, especialistas y trabajadores en general, elaborando la documentación básica vinculada a la gestión de la calidad, realizando auditorías internas y revisión por la dirección del sistema de gestión, lo que permitió la certificación del sistema de gestión de la calidad por la Oficina Nacional de Normalización (ONN) en el año 2008. Esta certificación se ha mantenido en las revisiones anuales y se actualizó a la versión de la NC-ISO 2001:2008.

En el año 2011 se trabajó en la integración con el Sistema de seguridad y salud en el trabajo según la NC-18001:2005 con el Sistema de gestión de calidad y de forma paralela se tiene parcialmente implementado el Sistema de gestión integrada de capital humano de acuerdo a la NC-3001:2007, que debe quedar totalmente terminado en el segundo semestre del presente año.

De las experiencias en la adopción de sistemas de gestión similares a la NC-ISO 50001:2011, se ha trabajado sobre la base documental elaborada, ya que incluyen procedimientos y registros obligatorios de la referida norma y sólo se requiere de su adecuación.

La NC-ISO 50001 establece un modelo del sistema de gestión tomando en cuenta el ciclo PHVA y está basada en los elementos comunes de las normas ISO de sistemas de gestión, lo que asegura un alto grado de compatibilidad con otros sistemas de gestión incluyendo aquellos vinculados con la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo.

Está estructurada en cuatro grandes aspectos que se relacionan a continuación:

1. Objeto y campo de aplicación.

2. Referencias normativas.

3. Términos y definiciones.

4. Requisitos del sistema de gestión de la energía.

Este último establece los requisitos del sistema que describen los siguientes requisitos específicos:

4.1 Requisitos generales.

4.2 Responsabilidad de la dirección.

4.3 Política energética.

4.4 Planificación energética.

4.5 Implementación y operación.

4.6 Verificación.

4.7 Revisión por la dirección.

A partir de los requisitos identificados en la norma se elabora la lista de chequeo de los requisitos de la NC-ISO 50001:2011 para identificar las necesidades de documentación.

De los 24 requisitos identificados, existe la documentación parcialmente elaborada para 10 de ellos, lo que representa el 42 % de los documentos y que solamente deben adecuarse, al ampliarse su objetivo al sistema de gestión de la energía. Entre ellos se encuentran los vinculados a los procedimientos obligatorios del sistema de gestión integrado, de información y comunicación, compras, proveedores, etc.

La NC-PAS 99 Especificación de requisitos comunes del sistema de gestión como marco para la integración está destinada a ser utilizada en organizaciones que están aplicando los requisitos de dos o más normas de sistemas de gestión. La adopción de esta especificación simplifica la aplicación de normas de sistemas múltiples y toda evaluación de la conformidad asociada a los mismos.

Los principales requisitos comunes se categorizan en los siguientes temas:

  • Política.
  • Planificación.
  • Aplicación y operación.
  • Evaluación del desempeño.
  • Mejora.

Cada norma de sistemas de gestión tiene sus propios requisitos específicos, pero estos seis tópicos están presentes  en todas ellas y se pueden adoptar como base para la integración, elementos que deben tenerse en cuenta en la adopción de la NC- ISO 50001:2011 en relación a su incorporación Sistema integrado de gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo y de gestión ambiental.

2. Identificación del Proceso de gestión de la energía

La empresa con la adopción de los diferentes sistemas de gestión sobre el principio del enfoque de procesos, ha determinado y documentado todos los procesos de la organización, independientemente que se encontraran o no al alcance del sistema de gestión de la calidad, que fue el primero en implementarse,  de forma tal que pudiera satisfacer los requisitos de las nuevas normas que se adopten en la organización.

La aplicación del enfoque de procesos en la gestión de la energía facilita la gestión del mismo, ya que de la gestión aparentemente aislada de actividades, se define como un conjunto de actividades encaminadas al logro de un objetivo, con sus entradas y salidas y formas de control.

De acuerdo a este criterio se determina un proceso de gestión de la energía, que se describe de acuerdo al formato establecido por el Procedimiento de elaboración de la documentación y control de los documentos y registros aprobado en la empresa.

Para cada uno de los indicadores propuestos se elabora la ficha del mismo, que facilita su manejo.

Ficha del Proceso de gestión de la energía

1. Nombre del Proceso

De Gestión de la energía.

2. Responsable

Director de Aseguramiento.

3. Objetivos

Realizar las actividades necesarias para mejorar el desempeño energético, incluyendo la eficiencia energética y el uso y el consumo de la energía en las oficinas de la empresa y las dependencias de la misma.

4. Descripción del Proceso

El Proceso de gestión de la energía contempla las actividades de:

  • Planificación energética para determinar las líneas bases energéticas, los indicadores de desempeño energético, los objetivos y los planes de acción.
  • Implementación  y operación para implementar los planes de acción de gestión de la energía.
  • Realizar el seguimiento y la medición del proceso y las características claves de las operaciones que determinan el desempeño energético en relación a las políticas y objetivos energéticos e informar sobre su desempeño.
  • Acciones para mejorar en forma continua el desempeño energético y el sistema de gestión de la energía.

En el Anexo A se presenta la descripción del mismo.

5. Recursos Necesarios

5.1 Recursos Materiales

Infraestructura para la realización de las actividades del proceso, portadores energéticos y materiales e insumos generales como materiales de oficina.

5.2 Recursos Humanos

Personal competente en gestión de la energía, ubicado en los puestos claves del  proceso.

5.4 Financieros

Presupuesto asignado al proceso.

6. Documentos normativos

6.1 Procedimiento de requisitos legales y de otra índole aplicable.

6.2 Procedimiento de revisión energética.

6.3 Documento de los valores de la línea base.

6.4 Procedimiento para actualizar y determinar los Indicadores de desempeño energético (IDEns).

6.5 Procedimiento del método de verificación de la mejora del desempeño energético y de verificación de los resultados.

6.6 Procedimiento de competencia, formación y toma de conciencia.

6.7 Procedimiento de información y comunicación.

6.8 Procedimiento de control de la documentación.

6.9 Procedimiento para el diseño energético en nuevas o mejoradas instalaciones.

6.10 Procedimiento de compras.

6.11 Informe de seguimiento, medición y análisis.

6.12 Procedimiento de auditorías internas al sistema de gestión de la energía.

6.13 Procedimiento de no conformidades, corrección, acción correctiva y acción preventiva.

6.14 Procedimiento de revisión por la dirección.

7. Medición de la eficacia del proceso

7.1 Indicadores fundamentales del proceso a medir:

  • Gastos en CUP/Consumo combustible movimiento de tierra en MCUP/t.
  • Gastos en CUP/Consumo combustible mantenimiento electromecánico en MCUP/t.
  • Gastos CUP /Consumo combustible construcción civil en MCUP/t.
  • Gastos CUP/Consumo de combustible en otras actividades de mantenimiento mayor en MCUP/t.
  • Área limpiada/Consumo de combustible en mantenimiento menor en ha/t.
  • Recorrido/Gasto de combustible en otras actividades  de operación del sistema en km/L.
  • Consumo de combustible en actividades administrativas en L/actividad.
  • Recorrido/Consumo de combustible en la actividad agroforestal.
  • Índice energético en MWh/hm3 agua bombeada.
  • Índice de Intensidad Energética.

7.2 Método para la medición de la eficacia del proceso.

No.

Indicadores

Criterio de medida

Grado de consecución

Nivel de Desempeño

Evaluación Puntos

Frecuencia de la  evaluación: Semestral.

Criterio de evaluación: De los aspectos evaluados debe lograrse una calificación promedio de 4 para evaluar al proceso de Eficaz.

Calificación Promedio: Se suman los puntos obtenidos en cada aspecto y el total de la suma se divide entre el número total de aspectos avaluados.

Anexo A. Descripción del Proceso de gestión de la energía

Descripción del Proceso de gestión de la energía
Descripción del Proceso de gestión de la energía
Descripción del Proceso de gestión de la energía
Descripción del Proceso de gestión de la energía

3. Implementación del sistema de gestión de la energía

La implementación del sistema de gestión de la energía implica un cambio en la gestión empresarial, y como todo cambio debe enfrentar la resistencia de los actores del mismo. Del análisis de la documentación, las visitas a las áreas y del contacto con los directivos y trabajadores, se identifican las fortalezas y debilidades en el entorno interno de la organización que se presentan en la Tabla 1.  Aunque no se realiza un análisis del entorno externo, es necesario tomar en cuenta que la Empresa tiene como fortaleza que se encuentra consolidando el Sistema de dirección y gestión empresarial que le ha permitido estructurar adecuadamente la misma para el objeto social aprobado y como oportunidad la de brindar un servicio de provisión de agua indispensable para la vida humana.

Tabla 1. Fortalezas y debilidades de la organización para implementar el SGEn

Variables

Fortalezas

Debilidades

Personas

Se ha logrado un nivel aceptable de toma de conciencia y formación en los sistemas de gestión de calidad, seguridad y salud en el
trabajo y capital humano. Se dominan términos y definiciones propios de estos sistemas, como no conformidades, acciones correctivas y
preventivas.

Es necesario elevar la formación y toma de conciencia en lo referido a la gestión de la energía para lograr involucrar a
todos los trabajadores en la búsqueda de la eficiencia energética.

Planificación

Se tiene experiencias en la formulación de objetivos y despliegue de los mismos en la organización. Se tiene experiencias en la
formulación de políticas, programas y metas.

Basado indicadores estadísticos de la Ministerio de Economía y Planificación. Es necesario definir indicadores apropiados
vinculados a la energía.

Control

Se tienen establecidos los indicadores de medición de la eficacia de los procesos, las auditorías y las revisiones por la
dirección y el control de las no conformidades.

Se evalúa la satisfacción de los clientes.

Basado en el cumplimiento de los indicadores del Ministerio de Economía y Planificación. No se tienen en cuenta los impactos de
la gestión energética en los resultados globales de la organización.

Mediciones

Se realizan las mediciones básicas y existen personas con experiencia en la gestión de los sistemas.

Se tienen los procedimientos asociados a las mediciones.

No se tiene un buen sistema de mediciones que permita fiabilidad de sus resultados en lo referido a la medición de la entrega de agua
a los clientes y su correlación con el consumo de energía.

Tecnología

Se cuenta con la infraestructura básica para la realización de los servicios vinculados a la infraestructura hidráulica.

Tecnología atrasada y con insuficientes presupuestos de mantenimiento que no permite mayor efectividad en la gestión empresarial
vinculada al uso de los portadores energéticos.

Información y comunicación

Se gestiona un Proceso de Información y Comunicación con la documentación básica exigida y está en proceso de
implementación el cuadro de mando de la empresa.

La información sobre la gestión energética es limitada al cumplimiento de los indicadores directivos y es pobre la
comunicación vinculada a los resultados energéticos de la empresa.

La empresa posee las condiciones para la adopción de la NC-ISO 50001:2011, ya que ha logrado la formación de valores y consolidar una base documental vinculada a otros sistemas de gestión como calidad, seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente  y capital humano con características generales similares en los requisitos de gestión. Las debilidades identificadas pueden ser superadas a partir de las fortalezas de la organización, partiendo de lograr mayores competencias organizacionales en la gestión energética.

Conclusiones

La empresa se encuentra consolidando el Sistema de dirección y gestión empresarial, por lo que es necesario implementar la NC-ISO 50001 como parte de la mejora continua establecida como premisas del sistema y cumplir con la política del país de introducir las mejores prácticas para lograr alcanzar una elevada eficiencia enérgica en todos los sectores de la sociedad. Las fortalezas que posee la misma con la implementación de otros sistemas de gestión con estructuras similares le permitirá avanzar rápidamente para alcanzar esta meta.

En el diagnóstico realizado para la implementación de la NC-ISO 50001 se identifican las necesidades de la documentación, sobre la base de la integración a los sistemas ya implementados o en proceso como calidad, seguridad y salud en trabajo, medio ambiente y capital humano. Considerando las fortalezas y debilidades de la organización se propone un plan de mejora que tiene como meta alcanzar el aval o la certificación del SGEn cuando así sea establecido por el Estado Cubano.

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Gil Fundora Silvia. (2013, abril 11). Implementación de la NC-ISO 50001 en una empresa de provisión mayorista de agua. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/implementacion-nc-iso-50001-en-una-empresa-de-provision-mayorista-de-agua/
Gil Fundora, Silvia. "Implementación de la NC-ISO 50001 en una empresa de provisión mayorista de agua". GestioPolis. 11 abril 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/implementacion-nc-iso-50001-en-una-empresa-de-provision-mayorista-de-agua/>.
Gil Fundora, Silvia. "Implementación de la NC-ISO 50001 en una empresa de provisión mayorista de agua". GestioPolis. abril 11, 2013. Consultado el 3 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/implementacion-nc-iso-50001-en-una-empresa-de-provision-mayorista-de-agua/.
Gil Fundora, Silvia. Implementación de la NC-ISO 50001 en una empresa de provisión mayorista de agua [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/implementacion-nc-iso-50001-en-una-empresa-de-provision-mayorista-de-agua/> [Citado el 3 de Diciembre de 2016].
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