Herramientas y procesos para la planeación empresarial

8 DE MAYO DEL 2015
TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO
CAMPUS ORIZABA
CATEDRÁTICO:
DR. FERNANDO AGUIRRE Y HERNÁNDEZ
ALUMNO:
ING. MIGUEL MONTAÑO ALVAREZ
FUNDAMENTOS DE INGENIERÍA
ADMINISTRATIVA
HERRAMIENTAS DE
PLANEACIÓN
1
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 3
PLANEACIÓN ............................................................................................... 4
QUE ES LA PLANEACIÓN ....................................................................... 4
CARACTERÍSTICAS ................................................................................. 4
IMPORTANCIA ......................................................................................... 5
PROCESOS DE PLANEACIÓN ................................................................ 6
TIPOS DE PLANEACIÓN ......................................................................... 8
ESTRATÉGICA ..................................................................................... 9
TÁCTICA O FUNCIONAL: ................................................................... 10
OPERATIVA: ....................................................................................... 10
HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN ......................................................... 11
CUANTITATIVAS .................................................................................... 11
GRAFICA DE GANTT .......................................................................... 14
PUNTO DE EQUILIBRIO ..................................................................... 16
PRONOSTICO..................................................................................... 17
INGENIERÍA ECONÓMICA ................................................................. 19
VALUACIÓN DE PUESTOS ................................................................ 20
CUALITATIVAS ....................................................................................... 21
2
LLUVIA DE IDEAS ............................................................................... 23
MEZCLA DE MERCADOTECNIA ........................................................ 24
DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................... 25
ENTREVISTA ...................................................................................... 26
CONCLUSIÓN ............................................................................................ 27
AGRADECIMIENTOS ................................................................................. 27
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 28
3
INTRODUCCIÓN
Muchas veces, la planificación está sentenciada incluso antes de empezar,
porque se espera muy poco de ella o porque no se le imprime suficiente fuerza.
T.J. Cartwright.
El éxito de una empresa, consiste de una serie de esfuerzos que permitan
que una organización fluya en armonía con todos los elementos con los que
interactúa.
La planeación es un peldaño en toda organización y es parte fundamental
para la toma de decisiones.
En este artículo se especificaran las características que debe tener una
planeación adecuada, además de la clasificación que puede tener en base a sus
objetivos y la importancia de realizar una planeación.
Se identificaran las herramientas de planeación y se clasificaran en
cualitativas y cuantitativas, además de que se explicara los beneficios o importancia
de algunas de las herramientas.
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PLANEACIÓN
QUE ES LA PLANEACIÓN
La planeación (planificación o planeamiento) es una función administrativa
que comprende el análisis de una situación, el establecimiento de objetivos, la
formulación de estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos, y el desarrollo
de planes de acción que señalen cómo implementar dichas estrategias (K, 2015)
Otra definición planeación es la aplicación racional de la mente humana en
la toma de decisiones anticipatoria, con base en el conocimiento previo de la
realidad, para controlar las acciones presentes y prever sus consecuencias futuras,
encausadas al logro de un objetivo plenamente deseado satisfactorio (TEORIA DE
LA PLANEACIÓN).
La planeación es una función administrativa que determina el rumbo hacia
donde se dirige la organización, la cual comprende, el análisis de la situación, el
establecimiento de los objetivos y la formulación de estrategias en base al
conocimiento previo de la realidad y así minimizar riesgos tendientes a lograr el
propósito de la organización, generando una mayor probabilidad de éxito.
CARACTERÍSTICAS
Para que una planeación resulte exitosa debe contener algunas
características importantes, como son:
Ser precisa: contempla objetivos específicos expresados en términos
de cantidad y tiempo.
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Ser factible: contempla objetivos que se encuentren dentro de las
posibilidades de la empresa, del área o departamento para la cual se
ha realizado.
Ser coherente: contempla todos los objetivos, estrategias y planes
realizados en la empresa para procurar que todos sean coherentes
entre sí.
Ser evaluada constantemente: contempla la evaluación de los
resultados y el desarrollo.
Ser flexible: contempla el permitir cambios, ajustes y correcciones a
medida que se vaya ejecutando.
Ser permanente: contempla ser un proceso permanente y continuo en
donde una vez alcanzado los objetivos propuestos, se deben proponer
nuevos objetivos.
IMPORTANCIA
La planeación analiza dónde estamos, establece dónde queremos ir, y señala
qué vamos a hacer para llegar ay cómo lo vamos a hacer. Algunas de las ventajas
de una buena planeación son:
Define el rumbo de la organización: prevé que todos los esfuerzos y
recursos se dirijan a sus objetivos.
Reduce la incertidumbre y minimiza el riesgo: al prever los cambios
del entorno y señalar cómo se va a reaccionar ante estos en cuanto
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lleguen, reduce la incertidumbre que presenta el futuro y minimiza el
riesgo de que dichos cambios afecten negativamente a la empresa
generando alternativas para enfrentar dichas contingencias.
Genera eficiencia: al proponer objetivos concretos y señalar qué es lo
que se va a hacer para poder alcanzarlos, evita la improvisación y, por
el contrario, permite una mejor coordinación de las tareas y
actividades, y un mejor uso de los recursos.
Genera compromiso y motivación: al ser un proceso que involucra a
todos los miembros de la empresa y requerir la participación de varios
de estos en su elaboración, genera compromiso e identificación con
los objetivos, y con ello, motivación en su consecución.
Establece las bases para efectuar el control.
PROCESOS DE PLANEACIÓN
Arturo K. (K, 2015) establece que el proceso de la planeación está compuesta
por 4 etapas, las cuales son:
1) Análisis de la situación.
Planeación general: implica realizar el análisis de las diferentes
fuerzas externas que afectan o podrían afectar a la empresa
(económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas,
consumidores, competencia, etc.), así como el análisis de las
diferentes áreas que puedan existir en la empresa
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(administración, marketing, finanzas, recursos humanos,
producción, etc.).
Planeación a un área en específico: implica realizar el análisis
de los diferentes elementos que puedan existir en dicha área;
por ejemplo, para el área de marketing, podría implicar el
análisis del producto, el precio, la distribución, la promoción, la
publicidad, el servicio al cliente, etc.
Planeación a nivel operacional: implica realizar el análisis de los
elementos necesarios para realizar una tarea o actividad
específica;
2) Establecimiento de objetivos.
Objetivos estratégicos (generales y a largo plazo).
Objetivos tácticos (departamentales y a mediano plazo)
Objetivos operacionales (actividades y a corto plazo)
3) Formulación de estrategias.
Estrategias organizacionales (afecta a la empresa).
Estrategias funcionales (afecta un área funcional).
4) Diseño de planes de acción: son documentos en donde se especifican
las tareas y otros elementos necesarios para implementar o ejecutar
las estrategias formuladas. Algunos elementos son:
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Tareas a realizar.
Asignación de recursos.
Responsables y encargados.
El programa de tareas (cronograma).
Presupuesto requerido.
TIPOS DE PLANEACIÓN
Lourdes Münch (MUNCH, 2010) establece que de acuerdo con el nivel
jerárquico en el que se realice (Ver Ilustración 1), con el ámbito de organización que
abarque y con el periodo que comprenda, la planeación puede ser:
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ESTRATÉGICA
Se realiza en los altos niveles de la organización. Se refiere a la planeación
general; generalmente es a mediano y a largo plazo, y a partir de ésta se elaboran
todos los planes de los distintos niveles de la empresa.
Se analiza el entorno de la empresa y su situación interna, se establecen
objetivos estratégicos, se formulan estrategias organizacionales, y se diseñan
planes de acción que parecen simples y genéricos pero que afectan a una gran
variedad de actividades (planes estratégicos).
Otras características de la planeación estratégica son:
Considera un enfoque global de la empresa.
Es elaborada por la cúpula de la empresa (dueños o altos directivos).
Es proyectada a largo plazo (en teoría para un periodo de 5 años a
más, aunque hoy ena en la práctica, debido a los constantes
cambios del entorno, para un periodo de 3 a 5 años).
Sirve de base para las demás planeaciones de la empresa (planeación
táctica y planeación operativa).
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TÁCTICA O FUNCIONAL:
Comprende los planes que se elaboran en cada una de las áreas de la
empresa con la finalidad de lograr el plan estratégico.
Se analiza la situación de una determinada área o departamento, se
establecen objetivos tácticos, se formulan estrategias funcionales, y se diseñan
planes de acción con un alcance menor pero más detallados que los estratégicos
(planes tácticos).
Otras características de la planeación táctica son:
Considera solo una determinada área o departamento de la empresa.
Es elaborada por los gerentes o jefes de cada área.
Es proyectada a mediano plazo (para un periodo de 1 a 3 años).
Se rige en función de la planeación estratégica.
OPERATIVA:
Se diseña de acuerdo con los planes tácticos; y, como su nombre lo indica,
se realiza en los niveles operativos.
Se analiza la situación de los elementos necesarios para realizar una tarea o
actividad específica, se establecen objetivos operacionales, se formulan estrategias
simples o cursos de acción, y se diseñan planes o programas de acción con un
alcance menor pero más detallados que los tácticos (planes operacionales).
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Otras características de la planeación operacional son:
Considera solo una tarea o actividad específica.
Es elaborada por los jefes o responsables de cada equipo de trabajo.
Es proyectada a corto plazo (para un periodo no mayor de 1 año).
Se rige en función de la planeación táctica.
HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN
Las herramientas son técnicas que pueden utilizarse durante todas las
etapas del proceso administrativo, específicamente en el momento de tomar
decisiones. Se dividen en cuantitativas y cualitativas
CUANTITATIVAS
Aplican un conjunto de reglas matemáticas o modelos estadísticos a una
serie de datos anteriores para predecir datos futuros.
Generales.
Investigación de mercados.
Redes CPM y PERT
Arboles de decisión
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Estudios de factibilidad
Simulación
Las siete herramientas de Ishikawa
Análisis del entorno
Grafica de Gantt
Modelos matemáticos
software
Finanzas
Estados financieros y estados de costos.
Presupuestos.
Estados proforma.
Razones financieras
Estados de origen y aplicación de recursos.
Punto de equilibrio.
software
Mercadotecnia
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Pronósticos y tendencias.
Presupuestos.
Ecuación de utilidades y ventas.
Software.
Producción
Tiempos y movimientos(ingeniería del trabajo)
Justo a tiempo.
Ingeniería económica.
Programación lineal (investigación de operaciones)
Software.
Recursos Humanos.
Pronósticos e inventarios de RH.
Valuación de puestos.
Encuesta regional de salarios.
Software.
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GRAFICA DE GANTT
Consiste en una representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se
disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo
(RODRÍGUEZ).
Este gráfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas (Ver
Ilustración 2) en que se indica:
En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos
de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes,
etc.
En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A
cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es
proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala
definida en el eje horizontal conforme se ilustra.
Símbolos Convencionales: En la elaboración del gráfico de Gantt se
acostumbra utilizar determinados símbolos, aunque pueden diseñarse muchos
otros para atender las necesidades específicas del usuario. Los símbolos básicos
son los siguientes:
Iniciación de una actividad.
Término de una actividad
Línea fina que conecta las dos “L” invertidas. Indica la duración
prevista de la actividad.
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Línea gruesa. Indica la fracción ya realizada de la actividad, en
términos de porcentaje. Debe trazarse debajo de la línea fina que
representa el plazo previsto.
Plazo durante el cual no puede realizarse la actividad. Corresponde al
tiempo improductivo puede anotarse encima del símbolo utilizando
una abreviatura.
Indica la fecha en que se procedió a la última actualización del gráfico,
es decir, en que se hizo la comparación entre las actividades previstas
y las efectivamente realizadas.
Ilustración 2 Ejemplo de una Grafica de Gantt
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PUNTO DE EQUILIBRIO
Es aquel punto de actividad (volumen de ventas) en donde los ingresos son
iguales a los costos (Ver Ilustración 3), es decir, es el punto de actividad en donde
no existe utilidad ni pérdida (VÁQUIRO).
El procedimiento para hallar el punto de equilibrio son:
Definir los costos.
Clasificar costos en fijos y variables.
Hallar el costo variable unitario.
Aplicar la fórmula de punto de equilibrio Pe=CF/(PVU-CVU)
Graficarlo.
Analizar los resultados
Ilustración 3 Ejemplo de grafico de punto de equilibrio.
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PRONOSTICO
Es la predicción de lo que sucederá con un elemento determinado (Ver
Ilustración 4) dentro del marco de un conjunto dado de condiciones (EXPERTO,
2002).
Para seleccionar el todo de pronóstico que se adecue mejor, se
consideran los siguientes factores
El contexto del pronóstico
La relevancia y disponibilidad de datos históricos
El grado de exactitud deseado
El periodo de tiempo que se va a pronosticar
El análisis de costo-beneficio del pronóstico
El punto del ciclo de vida en que se encuentra el producto.
Algunos son:
Análisis de series tempo
Promedio móvil
Promedio simple
Suavización exponencial
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Curvas de crecimiento
Estacionales
Causales
Regresión simple
Regresión múltiple
Ilustración 4 Ejemplo de grafica de pronósticos (regresión lineal)
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INGENIERÍA ECONÓMICA
Es una especialidad que integra los conocimientos de ingeniería con los
elementos básicos de la microeconomía. Su principal objetivo es la toma de
decisiones basada en las comparaciones económicas de las distintas alternativas
tecnológicas de inversión. Las técnicas empleadas abarcan desde la utilización de
planillas de cálculo estandarizadas para evaluaciones de flujo de caja (Ver
Ilustración 5), hasta procedimientos más elaborados, tales como análisis de riesgo
e incertidumbre, y pueden aplicarse tanto a inversiones personales como a
emprendimientos industriales (FAO).
Los conceptos que manejan son:
Valor del dinero en el tiempo.
Interés.
Tasa de interés.
Periodo de interés.
Tasa de rendimiento.
Valor de salvamento.
Flujo de efectivo.
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VALUACIÓN DE PUESTOS
Es un proceso (Ver Ilustración 6) que se auxilia de un conjunto de técnicas
especiales, para determinar el valor individual de un puesto dentro de una empresa
con relación a los demás puestos de la misma (VALUACIÓN DE PUESTOS).
Algunos de los beneficios son:
Proporcionar las bases científicas para lograr una buena
administración de sueldos y salarios.
Implantar datos precisos para alcanzar una correcta planeación y
control sobre los costos de fuerza y trabajo.
Formar una base para negociar cuotas de trabajo con el sindicato o
con otras autoridades.
Reducir quejas y rotación de personal.
Ilustración 5 Ejemplo de la aplicación de Ingeniería Económica.
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Alcanzar la realización de los objetivos para la empresa y para los
trabajadores mejorando la moral y las relaciones.
Mejorar la imagen externa que tenga la empresa.
CUALITATIVAS
Utilizan el juicio, las experiencias y las opiniones de conocedores.
Generalmente se usan cuando los datos precisos son limitados o difíciles de
conseguir.
Generales.
Círculos de calidad y equipos de mejora.
Lluvia de ideas.
Ilustración 6 Ejemplo de la aplicación de una valuación de puestos por el método de puntos.
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Método Delphi
Técnica de grupo nominal
Mercadotecnia
Entrevistas y encuestas.
Mezcla de mercadotecnia.
Sistema de información de mercadotecnia
Investigación de mercados.
Producción
Distribución de planta.
Tablero de control.
Diagrama de proceso.
Diagrama de hilos.
Diagrama de flujo.
Diagrama binomial.
Diagrama recorrido
Simplificación del trabajo.
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Recursos Humanos.
Evaluación del desempeño
Análisis de puesto.
Encuesta de actitud, de opiniones y de clima.
Entrevistas.
LLUVIA DE IDEAS
Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas
ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas, es una técnica de
grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado (LICENCIATURA EN
RR. HH., 2002). Pasos para llevar a cabo este método:
1) Se define el tema o el problema.
2) Se nombra a un conductor del ejercicio
3) Antes de comenzar la “tormenta de ideas”, explicara las reglas.
4) Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa
(Ver Ilustración 7).
5) Se listan las ideas
6) No se deben repetir
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7) No se critican
8) El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas
9) Se analizan, evalúan y organizan las mismas, para valorar su utilidad
en función del objetivo que pretendía lograr con el empleo de esta
técnica.
MEZCLA DE MERCADOTECNIA
El conjunto de herramientas tácticas controlables de mercadotecnia que la
empresa combina para producir una respuesta deseada en el mercado meta.
La mezcla de mercadotecnia incluye todo lo que la empresa puede hacer para influir
en la demanda de su producto (MERCA2.0, 2013).
Producto. Se refiere a los bienes, productos, servicios,
organizaciones, etcétera, que se ofrezcan en un mercado en
particular. Dentro es esta categoría se puede hablar de la cartera de
Ilustración 7 Imagen alusiva al proceso de lluvia de ideas
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productos, la diferenciación de éstos, así como la marca y la
presentación.
Precio. Se trata del valor de intercambio del producto y se establece
previo al lanzamiento. El precio es fijado sin base en estudios que
determinan si tal o cual producto serán adquiridos por el público, así
como el precio de sus competidores.
Plaza.-También conocida como distribución, en este apartado se
busca hacer que el producto llegue a manos del consumidor. Aquí se
recurre a diferentes canales de distribución, a una planificación de
esta, así como a diversas cnicas de comercialización o
merchandising.
Promoción.- En esta categoría se engloban todas aquellas estrategias
de comunicación que tengan como propósito difundir un mensaje a la
audiencia que esperamos que se convierta en consumidor de los
productos de nuestra marca.
DIAGRAMA DE FLUJO
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso
del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve
descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están
unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso (AITECO).
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades
implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la
rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la
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información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles
repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de
interdepartamentales. Facilita también la selección de indicadores de proceso.
ENTREVISTA
Es un acto de comunicación oral que se establece entre dos o más personas
(el entrevistador y el entrevistado o los entrevistados) con el fin de obtener una
información o una opinión, o bien para conocer la personalidad de alguien. En este
tipo de comunicación oral debemos tener en cuenta que, aunque el entrevistado
responde al entrevistador, el destinatario es el público que está pendiente de la
entrevista (ROMEO & DOMENECH).
Atendiendo a la finalidad con que ha sido escrita, podemos distinguir dos
tipos de entrevistas:
Informativas: conocer la opinión sobre un determinado tema.
Psicológicas: conocer la personalidad o el ambiente que rodea al
entrevistado.
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CONCLUSIÓN
Las herramientas de planeación generan un aporte estratosférico de
información la cual permitirá que el plan se encuentre sustentado y tenga una mayor
confiabilidad en el momento que se presente una toma de decisiones.
Una planeación adecuada catapultara al éxito a una empresa, siempre y
cuando identifique la herramienta correcta en base a la información que desea
obtener.
Tenemos que entender que una organización es un sistema que se encuentra
en constante cambio y que a su vez necesita estar constantemente alineada a sus
objetivos, metas y propósitos para lo cual el uso combinado de herramientas
generara una adecuación mayor al sistema y así predecir los cambios futuros.
AGRADECIMIENTOS
Al Instituto Tecnológico de Orizaba por la formación que he recibido gracias
al excelente nivel de los catedráticos de este centro de formación profesional.
Al CONACYT por el apoyo solidario que imparte con los becarios en sus
programas.
Al Dr. Fernando Aguirre y Hernández por sus comentarios y asi seguir en un
proceso de mejora continua.
A los gestores, creadores e investigadores de la información ya que sin ellos
este artículo no sería nada.
28
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Montaño Álvarez Miguel. (2015, junio 3). Herramientas y procesos para la planeación empresarial. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/herramientas-y-procesos-para-la-planeacion-empresarial/
Montaño Álvarez, Miguel. "Herramientas y procesos para la planeación empresarial". GestioPolis. 3 junio 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/herramientas-y-procesos-para-la-planeacion-empresarial/>.
Montaño Álvarez, Miguel. "Herramientas y procesos para la planeación empresarial". GestioPolis. junio 3, 2015. Consultado el 5 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/herramientas-y-procesos-para-la-planeacion-empresarial/.
Montaño Álvarez, Miguel. Herramientas y procesos para la planeación empresarial [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/herramientas-y-procesos-para-la-planeacion-empresarial/> [Citado el 5 de Diciembre de 2016].
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