Herramientas para la toma de decisiones en proyectos

Una decisión es una elección entre distintas opciones o posibilidades, que se toman para resolver problemas o aprovechar oportunidades.  “Problema”, “Oportunidades de Mejora”, “Problemática”,  “Proceso”, se refieren  en cualquier caso a lo que vamos a analizar y decidir. Para simplificar el entendimiento lo llamaremos “Proyecto” bajo el enfoque “Problema-Solución”. Recomendamos seguir un proceso:

Definir: Formular el Proyecto.

Implica definir los objetivos del proyecto en base a un modelo preliminar del problema que contemple las siguientes actividades:

– Definir al  equipo de Trabajo.

– Recolectar necesidades y expectativas de los involucrados.

– Identificar problemas u oportunidades de Mejora.

– Establecer objetivos preliminares, plazos y costear actividades.

Herramientas recomendadas:

– Ficha del Proyecto, para consolidar Objetivos, Plazos, Costos.

– Cuadro Bidimensional, para Rankear Nivel de Importancia vs Nivel de Satisfacción.

– Diagrama de Caracterización, para entendimiento general del sistema.

Tormenta de Ideas combinada con Diagramas de Afinidad y Grupo Nominal, para seleccionar ideas más importantes.

Medir: Establecer  Sistema de Medición

Medir la frecuencia y posibilidades de errores para establecer metas en base a recolección de información numérica interna y de la competencia. Actividades sugeridas:

– Establecer el Flujo del Proceso.

– Establecer elementos claves del problema.

– Definir Indicadores relevantes.

– Recolectar información numérica.

– Validar el Sistema de Medición para emplearlo en fases siguientes.

Herramientas recomendadas

– Fichas de Indicadores para precisar las mediciones y las fuentes de los mismos

– Flujograma de Procesos, para Identificar elementos claves.

Benchmarking, para definir metas realistas y relevantes.

Analizar: Estructurar  Problema  y Soluciones

Profundizar en las causas que determinan los errores y definir oportunidades de mejora priorizándolas. Actividades sugeridas:

– Analizar relaciones Causa – Efecto

– Validar relaciones en base a los Indicadores

– Definir alternativas de solución.

Herramientas recomendadas

Diagramas Causa-Efecto para identificar elementos determinantes de las salidas.

– Tormenta de Ideas combinada con Diagramas de Afinidad y Grupo Nominal para seleccionar ideas más importantes

Implantar: Seleccionar y Aplicar Soluciones

Definir los elementos específicos que serán cambiados y  las metas finales. Desarrollar el proyecto de cambio. Actividades sugeridas:

– Seleccionar alternativas a Implantar

– Plan definitivo del Proyecto

– Implantar soluciones

Herramientas recomendadas:

– Reporte de Gestión para hacer un seguimiento sistemático del proyecto.

– Diagrama de Pareto para seleccionar las soluciones que aportan mayor valor

Controlar: Asegurar Mejora Continua

Implantar un Sistema de Monitoreo para prevenir que se retorne prácticas anteriores y se identifique problemas adicionales.

– Monitorear el proceso para identificar intentos de “volver al pasado”

– Identificación de problemas adicionales

Herramientas recomendadas

Tablero de Control, para establecer sistemas de incentivos para los involucrados.

– Benchmarking, para mantener el proceso dentro de parámetros competitivos.

– Definir roles y responsabilidades en las actividades de mejoramiento.

Para tomar decisiones en ambientes de certidumbre, riesgo e incertidumbre, la materia prima fundamental es la información formal.

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Escrito por:

Magíster en Dirección de Marketing Premio Especial Robert Maes 2005 de la Universidad del Pacifico, Master en Administración de Negocios – UNT, Licenciado en Administración. Postgrado en Finanzas, y especialización en Gestión Empresarial en ESAN, Universidad de Piura. Consultor en Dirección Estratégica, Comercial, Sparring y Coach Directivo.

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Ponce Polanco Orlando. (2012, septiembre 4). Herramientas para la toma de decisiones en proyectos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/herramientas-toma-de-decisiones-en-proyectos/
Ponce Polanco, Orlando. "Herramientas para la toma de decisiones en proyectos". GestioPolis. 4 septiembre 2012. Web. <http://www.gestiopolis.com/herramientas-toma-de-decisiones-en-proyectos/>.
Ponce Polanco, Orlando. "Herramientas para la toma de decisiones en proyectos". GestioPolis. septiembre 4, 2012. Consultado el 22 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/herramientas-toma-de-decisiones-en-proyectos/.
Ponce Polanco, Orlando. Herramientas para la toma de decisiones en proyectos [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/herramientas-toma-de-decisiones-en-proyectos/> [Citado el 22 de Mayo de 2015].
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Imagen del encabezado cortesía de landerholm en Flickr

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